III. Thực trạng về hoạt động văn phịng tại cơng ty CPĐT Nam Đình Vũ.
2. Thực trạng công tác văn phịng tại cơng ty CPĐT Nam Đình Vũ 1 Công tác tham mưu, tổng hợp.
KẾ HOẠCH MUA VĂN PHÒNG PHẨM
( Nguồn: Phịng Tổ chức – Hành chính)
Mẫu 15: Sổ giao nhận văn phòng phẩm.
SỔ GIAO NHẬN VĂN PHÒNG PHẨM
STT Ngày tháng Chủng loại Số lượng Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5 6
( Nguồn: Phịng Tổ chức – Hành chính)
• Trong thời gian qua công tác hậu cần đã đạt được một số kết quả nhất định.
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
KẾ HOẠCH MUA VĂN PHỊNG PHẨM
Số:............Ngày tháng:............
STTNội dungĐơn vị tínhSố lượngGhi chú
Nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phòng
- Thực hiện tốt công tác quản lý Cơng ty.
- Văn phịng luôn đảm bảo những chuyến công tác của lãnh đạo được chu đáo, an tồn.
- Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học.
- Tổ chức hội nghị, các cuộc họp Công ty thành công tốt đẹp.
- Các điều kiện vật chất cần thiết như vật tư, phương tiện làm việc phát sinh đã được cung cấp đúng và đủ về số lượng và chất lượng.
- Các trang thiết bị được cung cấp và sửa chữa kịp thời đầy đủ đảm bảo duy trì hoạt động của Cơng ty.
- Do mọi kế hoạch cung cấp vật tư, phương tiện đều được lên kế hoạch cụ thể nên tránh được tình trạng cung ứng tràn lan, lãng phí.
• Bên cạnh những kết quả đã đạt được thì cơng tác hậu cần của cơng ty còn một số nhược điểm như sau:
- Chất lượng một số văn phòng phẩm còn hạn chế như: giấy in, giấy photo... dẫn đến tình trạng chậm trễ trong xử lý công việc.
- Thiết bị văn phòng chưa đáp ứng được cơng việc cụ thể như: có một máy in, một máy photo nên các bộ phận phải chờ đợi gây chậm trễ trong công việc, chỗ làm việc của văn thư kiêm lễ tân cần được trang bị máy tính để tiện thu thập thơng tin tài liệu và tra tìm tài liệu trên máy.
- Đôi khi lịch làm việc của lãnh đạo sắp xếp chồng chéo không khoa học. - Một số cá nhân chưa có ý thức trong việc bảo vệ tài sản chung của cơng ty. Ví dụ: Khi sử dụng xong máy in, máy photo, máy tính thì khơng tắt máy. Điều đó làm cho máy móc sẽ nhanh chóng hỏng hơn, tiêu tốn nhiều điện năng một cách không cần thiết. Điện thoại dùng trong công việc của công ty nhưng đôi khi vẫn còn sử dụng phục vụ cá nhân với ý thức không tiết kiệm. Nên nhiều khi khách hàng hoặc đối tác liên hệ không được ảnh hưởng xấu đến công việc.
Nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phòng
- Do văn phịng khơng tính tốn kỹ nhu cầu văn phịng phẩm cũng như nhu cầu về in sao tài liệu hàng tháng của các phòng ban mà tổng kết và rút kinh nghiệm ở tháng sau.
- Do nhân viên văn thư đơi khi cịn kém tinh thần trách nhiệm, thiếu khoa học và óc sáng tạo nên gây ùn tắc và gây khó khăn cho các nhân viên khác.
- Do thiếu vốn lao động nên gây khó khăn cho việc cung cấp đầy đủ các trang thiết bị cần thiết nhất là các trang thiết bị hiện đại đắt tiền.