I. Khái niệm
Là công cụ khá đặc trưng của MS Access, đáp ứng các yêu cầu giúp cho người sử dụng tính tốn xử lý và khai thác dữ liệu trên CSDL dưới nhiều hình thức.
Số liệu thì được lưu trữ trên Table, cịn Query là cơng cụ để tìm và nhìn số liệu dưới nhiều góc độ khác nhau.
Query dùng để tạo ra nguồn số liệu cơ sở cho các thành phần khác như: Form, Report kể cả một Query khác, thậm chí tạo ra một Table.
Có 2 phương thức tạo Query
Thiết kế thơng qua cửa sổ đồ hoạ QBE (Query By Example)
Hình 3.1: Truy vấn thơng tin các thí sinh KV1.
Viết bằng lệnh SQL (Structured Query Language)
Tuỳ theo kết quả cho ra bởi Query, người ta phân ra các loại sau:
Select Query: Dùng để chọn dữ liệu trên các bảng
sử dụng rất phổ biến, trong một chừng mực nào đó nó gần giống Filter nhưng tính năng cao hơn một mức. Vì nó có khả năng:
Vấn tin trên nhiều Table Tạo thêm các trường tính tốn
Tóm lược và kết nhóm số liệu (Total Query)
Chọn các trường cần hiện hoặc ẩn, trình bày số liệu theo một trật tự mới theo yêu cầu đặt ra
Tạo ra truy vấn hỏi đáp tại thời điểm chạy Query
Các bước tạo Query
Muốn tạo Select Query thì trong CSDL phải có Table chứa dữ liệu rồi.
Nếu truy vấn trên nhiều bảng thì phải thiết lập quan hệ giữa các bảng (RelationShips)
Ta có thể tạo Select Query bằng các cách Simple Query Wizard: có trợ giúp. Design View: tự thiết kế.
Chú ý:muốn tạo truy vấn ta phải vào Queries trên thanh Objects để tạo. I.1. Simple Query Wizard
Ta chỉ cần chọn bảng chứa các trường tham gia truy vấn theo các bước mà Wizard h- ướng dẫn.
Cách 1: chọn Create query by using wizard trong cửa sổ Database Cách 2: New/ Simple Query Wizard.
Hình 3.3: Cửa sổ tạo mới Query. Bước 1: Xác định các trường tham gia vào truy vấn
Hình 3.4: Cửa sổ chọn các trường tham gia truy vấn.
Tables/Queries: chọn Table hoặc Query chứa trường cần lấy
Available Fields: liệt kê các trường có trong Table hoặc Query
Nhấn nút đưa một trường đã chọn Nhấn nút đưa tất cả các trường Nhấn nút bỏ một trường Nhấn nút bỏ tất cả các trường
Selected Fields: liệt kê các trường tham gia truy vấn (hiển thị khi chạy truy vấn)
Nhấn nút lệnh Next để chuyển tới bước sau
Bước 2: Lựa chọn việc hiển thị
Hình 3.5: Cửa sổ chọn cách hiển thị dữ liệu.
Chọn Sumary: nếu muốn thực hiện thống kê trên trường dữ liệu. Sau đó nhấn nút
Summary Option... để chọn các chỉ tiêu thống kê Sum: tính tổng giá trị của trường Avg: tính giá trị trung bình của trường Min: lấy giá trị nhỏ nhất của trường Max: lấy giá trị lớn nhất của trường Count: đếm số Record
Chú ý: chỉ xuất hiện nếu truy vấn trên trường có kiểu Number
Nhấn nút lệnh Next để chuyển tới bước sau
Hình 3.6: Các khoảng thời gian tổng kết.
Unique date/time: tổng kết (nhóm) theo ngày/giờ Day: tổng kết theo ngày
Month: tổng kết theo tháng
Quater: tổng kết theo quý (3 tháng) Year: tổng kết theo năm
Chú ý: chỉ xuất hiện nếu truy vấn trên trường có kiểu Date/Time Bước 3: Đặt tên cho Query kết quả rồi nhấn chọn nút Finish.
Trong Access cịn có các loại Query Wizard khác sau:
Find Duplicates Query Wizard
Chức năng: tìm các Record trùng lặp giá trị trên một số trường nào đó Ví dụ: tìm những bộ điểm giống nhau.
Find Unmatched Query Wizard
Chức năng: tìm các Record trong một bảng khơng có trong bảng khác Ví dụ: tìm những khu vực khơng có thí sinh dự thi.
I.2. Design View
Cho phép ta có thể tự tạo mới một Query bằng màn hình đồ họa (cửa sổ QBE) Cách 1: chọn Create Query in Design View.
Cách 2: New/ Design View
3.7: Cửa sổ đưa các Table chứa các trường tham gia truy vấn.
Hình 3.8: Cửa sổ thiết kế Query.
Field: chọn trường cần hiển thị.
Table: hiện bảng của trường được chọn. Sort: sắp xếp các bản ghi.
Ascending: sắp xếp theo thứ tự tăng dần Descending: sắp xếp theo thứ tự giảm dần Not sorted: không sắp xếp
Show: ẩn hoặc hiện dữ liệu của trường trong bảng khi trạy truy vấn (nếu ẩn thì tr-
ường đó để xây dựng biểu thức điều kiện).
Criteria: dịng để thành lập biểu thức điều kiện. Or: dòng để thành lập biểu thức điều kiện hoặc.
Chú ý: Trên cùng một dòng điều kiện là đồng thời (AND), khác dòng điều kiện là
hoặc (OR).
Ta có thể chạy truy vấn bằng các cách sau: Cách 1: chọn Query/Open.
Cách 2: chọn Query/ Enter
Cách 3: vào thực đơn View/ DataSheet View. Đổi tên của tiêu đề cột
Cú pháp: Tên mới: Tên cũ Ví dụ: DiemToan: [DToan] Tạo các cột (trường) tính tốn
Cú pháp Tên trường mới: Biểu thức
Ví dụ: Tien: [SoLuong]*[DonGia] Ví dụ: HoTen: [HoDem]&” ”&[Ten] Chú ý chung:
Tên trường trong Access phải được đặt trong dấu ngoặc vuông [ ]
Ví dụ: [Ho Ten]
Nếu tên trường xuất hiện trên nhiều bảng, khi sử dụng phải chỉ rõ nó nằm ở bảng nào theo cú pháp sau: [Tên bảng]![Tên trường]
Ví dụ: [HoSo]![SoBD], [DiemTS]![SoBD]
Khi phải xây dựng biểu thức phức tạp, ta nên sử dụng cửa sổ Expression Builder bằng các cách sau:
Cách 1: Kích phải chuột vào vùng cần xây dựng biểu thức/ Build... Cách 2: Chọn biểu tượng trên thanh cơng cụ.
Hình 3.9: Cửa sổ xây dựng biểu thức.