2.3.1.1 .Quy trình đánh giá đối với công chức không giữ chức vụ lãnh đạo
2.3.2. Hoạt động phân tích cơng việc
nhằm mô tả và ghi lại mục tiêu của một công việc bao gồm các nhiệm vụ, các hoạt động chủ yếu, các điều kiện, kỹ năng, kiến thức, thái độ cần thiết để hồn thành cơng
việc đó14. Phân tích cơng việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thơng tin quan trọng có liên quan đến những cơng việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Theo đó, hoạt động phân tích cơng việc tiến hành nghiên cứu, xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của một cá nhân khi thực hiện công việc và các kỹ năng, phẩm chất cần thiết để thực hiện tốt công việc.
- Muốn đánh giá kết quả thực hiện công việc đạt hiệu quả phải được tiến hành trên nền tảng của hoạt động phân tích cơng việc. Khi phân tích cơng việc cần xây dựng được 02 tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Phân tích cơng việc cung cấp các thơng tin về u cầu, đặc điểm của công việc, các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy móc, trang thiết bị, dụng cụ nào cần thiết trong q trình thực hiện cơng việc; các mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới, mối quan hệ trong nội bộ tổ chức với bên ngoài tổ chức… nhằm tạo ra sự đồng bộ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức, đánh giá chính xác yêu cầu của cơng việc; qua đó, làm cơ sở để tiến hành xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá cụ thể, hợp lý, sát hợp với yêu cầu nhiệm vụ cụ thể ở từng vị trí cơng việc. Trong đó:
+ Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê tất cả các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện cơng việc. Nó giúp người lao động hiểu rõ nội dung, yêu cầu của công việc, những quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ phối hợp giữa cá nhân trong bộ phận với các bộ phận khác trong tổ chức nhằm thực hiện có hiệu quả cơng việc.
+ Bản tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như: trình độ, kinh nghiệm, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng (giao tiếp, đánh máy, ghi chép nhanh,…) và các đặc điểm cá nhân (nhanh nhẹn, mềm dẻo, cứng rắn, linh hoạt, sáng tạo…) thích hợp nhất cho cơng việc. Nó giúp cho tổ chức định hướng, tìm kiếm và lựa chọn người thích hợp nhất cho từng vị trí cơng việc, đây là cơ sở cho hoạt động tuyển dụng từ nguồn nhân sự bên trong hoặc bên ngoài tổ
chức cũng như tiến hành hoạt động thuyên chuyển, điều động nhân sự giữa các vị trí cơng việc để phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
- Hoạt động phân tích cơng việc tại UBND quận Bình Tân được thực hiện từ năm 2012, chỉ thơng qua bản mô tả công việc và chưa xây dựng được bản tiêu chuẩn công việc. Lúc đầu, bản mô tả cịn sơ sài: chưa dựa trên vị trí việc làm cần thiết tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận; bản mô tả công việc chỉ nêu chung chung các công việc cần phải thực hiện, không nêu rõ từng nhiệm vụ cụ thể, những kỹ năng, mối quan hệ công tác phối hợp và điều kiện vật chất cần thiết cho vị trí cơng việc.
- Đến tháng 4/2014, UBND quận Bình Tân đã xây dựng Đề án vị trí việc làm, theo đó đã xác định được 67 vị trí việc làm cần thiết cho tất cả 12 cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận (phụ lục 4), trong đó có 04 vị trí việc làm thuộc nhóm cơng việc lãnh đạo, quản lý, điều hành; 56 vị trí việc làm thuộc nhóm cơng việc hoạt động chun mơn, nghiệp vụ và 07 vị trí việc làm thuộc nhóm cơng việc hỗ trợ, phục vụ; đồng thời, UBND quận có xác định khung năng lực của từng vị trí việc làm (phụ lục 5). Trên cơ sở xác định vị trí việc làm, UBND quận đã dần hồn thiện việc xây dựng bản mô công việc: bản mô tả công việc sau khi xây dựng lại đã thống kê, mô tả các công việc chủ yếu, điều kiện vật chất, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, năng lực cần thiết của một cá nhân tại một vị trí việc làm nhất định. Ngồi ra, có ước tính thời gian để hồn thành mỗi nhiệm vụ tại vị trí cơng việc đã được xác định để công chức nắm bắt và thực hiện.
Ví dụ: Bản mơ tả cơng việc của chun viên tổng hợp của Văn Phịng UBND
quận Bình Tân tại Phụ lục 8A15:
Nhận xét :
Mặc dù UBND quận đã đầu tư nghiên cứu, đổi mới hoạt động phân tích cơng việc theo hướng gắn kết với xác định vị trí việc làm thơng qua bản mơ tả cơng việc với các ưu điểm: thống kê, mơ tả tồn bộ các cơng việc chủ yếu, điều kiện vật chất, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, năng lực cần thiết của một cá nhân tại một vị trí việc làm nhất định; có ước tính thời gian để hồn thành mỗi nhiệm vụ trong q trình
15 UBND quận Bình Tân, 2014. Đề án vị trí việc làm của các cơ quan chun mơn. Hồ Chí Minh, tháng 4 năm
thực hiện công việc; xây dựng được khung năng lực của từng vị trí việc làm... nhằm tạo cơ sở cho cơng tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của mỗi cơng chức. Tuy nhiên, hoạt động phân tích cơng việc cịn một số hạn chế sau:
+ Chưa xây dựng được Bản tiêu chuẩn công việc để tạo cơ sở trong việc tuyển chọn người thích hợp cho vị trí việc làm tương ứng.
+ Chưa có sự gắn kết chặt chẽ giữa bản mơ tả công việc và công tác xây dựng các tiêu chí đánh giá cơng chức như: bản mơ tả công việc không liệt kê được các kỹ năng, thái độ, hành vi cần thiết để hồn thành cơng việc; khơng nêu được mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa cá nhân với nội bộ cơ quan và các cơ quan khác thuộc UBND quận Bình Tân...;
+ Đã xây dựng được khung năng lực cho từng vị trí việc làm nhưng cịn chung chung, hình thức: cụ thể là 56 vị trí việc làm gắn với cơng việc chun mơn, nghiệp vụ có chung năng lực gồm: chun mơn nghiệp vụ vững vàng; nắm vững các quy định pháp luật; chủ động thực hiện nhiệm vụ, phối hợp tốt với các cơ quan, đơn vị; năng lực tổng hợp, giải quyết vấn đề phát sinh trong thực tế... Theo đó, rất khó xây dựng các tiêu chí đánh giá về năng lực thực hiện cơng việc của cơng chức ở từng vị trí việc làm.
+ Một số nhiệm vụ mang tính kiêm nhiệm như: kế toán, thủ quỹ, thanh tra, kiểm tra công vụ... với khối lượng công việc nhiều và tỷ trọng thời gian cần thiết khá lớn nhưng không được quan tâm mô tả chi tiết trong bản mô tả công việc, đồng thời không được liệt kê trong danh mục vị trí việc làm. Từ đó, phát sinh sự khơng đồng đều trong phân công nhiệm vụ: một số nhân viên được giao quá nhiều công việc kiêm nhiệm nhưng kết quả đánh giá chỉ thể hiện những thành tích của cơng việc chính; thành tích của cơng việc kiêm nhiệm ít được quan tâm, chú ý và ghi nhận.
2.4. Thực trạng công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ, công chức tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Bình Tân:
2.4.1.Mục tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc:
- Làm rõ ưu điểm, khuyết điểm về phẩm chất chính trị, đạo đức, năng lực, trình độ chun mơn, nghiệp vụ, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao của cán bộ, công chức. Kết quả đánh giá là căn cứ để bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, quy
hoạch, đề bạt, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chính sách đối với cán bộ, cơng chức.
- Phản ánh đúng năng lực và phẩm chất của cán bộ, công chức phù hợp với kết quả thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.
- Đảm bảo thực hiện công tác đánh giá cán bộ, công chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, thảo luận dân chủ; công khai đối với cán bộ, công chức, viên chức được đánh giá. Qua đó, tạo dựng hệ thống thơng tin phản hồi trong đánh giá nhằm tiếp nhận những ý kiến trái ngược, không thống nhất đối với kết quả đánh giá công chức để kịp thời xem xét lại, hạn chế đến mức thấp nhất các lỗi trong đánh giá, làm cho kết quả đánh giá khách quan, chính xác hơn.
2.4.2.Các tiêu chí cơ bản cần đánh giá:
2.4.2.1. Các tiêu chí cơ bản cần đánh giá đối với cơng chức khơng giữ chức vụ lãnh đạo:
Tiêu chí đánh giá cơng chức, nhân viên hợp đồng của các cơ quan chun mơn gồm 6 tiêu chí:
- Chấp hành đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật nhà nước; - Giữ gìn phẩm chất chính trị; đạo đức, lối sống lành mạnh, tác phong và lề lối làm việc;
- Năng lực, trình độ chun mơn, nghiệp vụ thể hiện ở khối lượng, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc; tinh thần học tập nâng cao trình độ;
- Tiến độ và kết quả thực hiện nhiệm vụ;
- Tinh thần trách nhiệm và phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ; - Thái độ phục vụ nhân dân.
2.4.2.2. Các tiêu chí cơ bản cần đánh giá đối với cán bộ, cơng chức là cấp trƣởng, cấp phó của các cơ quan chun mơn:
Tiêu chí đánh giá cán bộ, cơng chức là cấp trưởng, cấp phó các cơ quan chuyên mơn thuộc UBND quận gồm 6 tiêu chí đánh giá công chức (không giữ chức vụ lãnh đạo), đồng thời bổ sung thêm 2 tiêu chí sau:
- Năng lực lãnh đạo, quản lý; năng lực tập hợp, đồn kết cán bộ, cơng chức, viên chức đơn vị.
- Kết quả hoạt động của cơ quan, đơn vị được giao quản lý, phụ trách.
Nhận xét :
Các tiêu chí đánh giá nêu trên chưa mơ tả, liệt kê được những công việc cụ thể, cần thiết để đo lường mức độ đạt hay khơng đạt đối với từng tiêu chí: như thế nào là chấp hành tốt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước; thế nào là có lối sống lành mạnh, tác phong, lề lối làm việc; tinh thần trách nhiệm và phối hợp tốt trong thực hiện nhiệm vụ; thái độ phục vụ nhân dân như thế nào mới đảm bảo đạt yêu cầu...
- Theo kết quả khảo sát:
+ Đo lường mức độ “rõ ràng, cụ thể” của các tiêu chí đánh giá: Có 80/110 (tỷ lệ 72,73%) đáp viên cho rằng các tiêu chí đánh giá hiện nay “Không rõ ràng cụ
thể” (70%) và “Hồn tồn khơng rõ ràng, cụ thể” (2,73%); Có 24/110 (tỷ lệ
21,82%) đáp viên cho rằng “Tương đối rõ ràng cụ thể”; còn lại 6/110 (tỷ lệ 5,45%) đáp viên cho rằng “Rất rõ ràng cụ thể”.
+ Đo lường mức độ “đầy đủ của tiêu chí đánh giá khi phản ánh các công việc cần thiết phải thực hiện”: có 87/110 (tỷ lệ 79,09%) đáp viên cho rằng các tiêu chí đánh giá hiện nay “khơng phản ánh đầy đủ” (71,82%) và “phản ánh hồn tồn khơng đầy đủ” (7,27%) các cơng việc cần thiết phải thực hiện ở vị trí chức danh của
họ; chỉ có 19/110 (tỷ lệ 17,27%) đáp viên cho rằng “phản ánh tương đối đầy đủ”, còn lại 4/110 (tỷ lệ 3,64%) cho rằng “phản ánh rất đầy đủ”.
- Nguyên nhân:
+ Các tiêu chí đánh giá đang sử dụng tại UBND quận Bình Tân được thực hiện theo quy định tại các văn bản hướng dẫn. Do đó, số lượng và tên gọi của các tiêu chí cơ bản cần đánh giá phải được đảm bảo theo quy định.
+ Mặc dù, đã có hướng dẫn về việc xây dựng vị trí việc làm, bản mơ tả cơng việc để phục vụ cho hoạt động phân tích cơng việc tại Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức và Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25 tháng 6 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch cơng chức; tuy nhiên, đến nay vẫn chưa có quy định, hướng dẫn hoặc nghiên cứu của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc kết nối giữa hoạt động phân tích cơng việc và cơng tác đánh giá kết quả thực hiện công việc.
+ Hiện nay chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể về nội dung thành phần trong các tiêu chí cơ bản cần đánh giá, về trọng số của các tiêu chí đánh giá cũng như chưa có hướng dẫn về phương pháp đánh giá khoa học để đo lường chính xác mức độ thực hiện công việc của cán bộ, công chức.
2.4.2.3.Đo lƣờng tiêu chí đánh giá và phân loại kết quả đánh giá:
*Phân loại kết quả đánh giá cán bộ, công chức:
Kết quả đánh giá cán bộ, công chức tại các cơ quan chun mơn được phân loại thành 4 mức: hồn thành xuất sắc nhiệm vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm vụ nhưng hạn chế về năng lực, khơng hồn thành nhiệm vụ. Kết quả đánh giá được phân loại dựa trên mức độ hoàn thành các tiêu chí đánh giá chung và tiêu chí đánh giá riêng phân biệt giữa công chức không giữ chức vụ lãnh đạo và lãnh đạo từ cấp phó trở lên.
*Đo lƣờng tiêu chí đánh giá:
Việc đo lường tiêu chí đánh giá và phân loại kết quả đánh giá được tổng hợp trong bảng 2.2, cụ thể:
- Đo lường tiêu chí đánh giá chung :
Yêu cầu chung đối với 3 kết quả phân loại gồm HTXSNV, HTTNV, HTNV nhưng hạn chế về năng lực là không vi phạm 2 tiêu chí đầu tiên về: Chấp hành đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước; Giữ gìn phẩm chất chính trị; đạo đức, lối sống lành mạnh, tác phong và lề lối làm việc (nếu vi phạm 1 trong 2 tiêu chí này sẽ bị xếp vào loại khơng hồn thành nhiệm vụ). Đồng thời, kết quả phân loại còn phụ thuộc vào việc đo lường mức độ hồn thành cơng việc trong mỗi tiêu chí theo các mức A+, A, B, C, như sau:
+ Việc đo lường mỗi tiêu chí trong 6 tiêu chí chung đánh giá đối với cơng chức không giữ chức vụ lãnh đạo không được quy đổi ra số điểm mà dựa trên 4 mức
A+, A, B, C, thông qua nhận xét của tập thể công chức (bao gồm cả đồng nghiệp,
cấp trên) và quyết định cuối cùng của thủ trƣởng đơn vị sử dụng cơng chức đó. + Việc đo lường mỗi tiêu chí trong 6 tiêu chí chung đánh giá đối với cơng chức giữ chức vụ lãnh đạo từ cấp phó trở lên: khơng được quy đổi ra số điểm mà dựa trên 4 mức A+, A, B, C thông qua nhận xét của tập thể công chức cơ quan (bao gồm cả đồng nghiệp, cấp dưới, cấp trên), nhận xét của tất cả Đảng viên trong Chi
bộ (tính Đảng – mang yếu tố chính trị) và kết luận cuối cùng của Ban Thƣờng vụ Quận ủy (tính Đảng). Đối với 02 tiêu chí đánh giá riêng đối với công chức giữ chức
vụ lãnh đạo gồm: Năng lực lãnh đạo, quản lý và năng lực tập hợp, đồn kết cán bộ, cơng chức và Kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị, phòng – ban và tương đương được giao lãnh đạo, quản lý, phụ trách khơng thực hiện để tính các mức đánh giá A+, A, B, C mà làm cơ sở để tập thể cán bộ, công chức cùng làm việc ở cơ
quan, đơn vị có ý kiến đánh giá, góp ý trước khi tổng hợp xếp loại cơng chức năm cho cán bộ, cơng chức là lãnh đạo, quản lý.
Ví
dụ : Kết quả phân loại hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ yêu cầu tiêu chuẩn