9. Cấu trúc của luận văn
2.4. Thực trạng quản lý hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường
2.4.2. Thực trạng xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường
Trƣờng ĐHSPKT-ĐHĐN
Xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường ĐHSPKT - ĐHĐN là cơ sở quan trọng để triển khai công tác KĐCL CTĐT và là yếu tố quan trọng góp phần đảm bảo cơng tác TĐG CTĐT thực hiện đúng tiến độ và đạt hiệu quả. Kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT cần được xây dựng chi tiết, cụ thể, chặt chẽ, phù hợp với đặc điểm, tình hình của Nhà trường, địa phương. Kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT được xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật về KĐCLGD và được ban hành bằng văn bản hành chính. Trong kế hoạch TĐG CTĐT xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi TĐG, cơng cụ TĐG. Bên cạnh đó, kế hoạch TĐH CTĐT cịn có nội dung phân công nhiệm vụ cụ thể như nhiệm vụ cụ thể các thành viên Hội đồng TĐG, nhiệm vụ cụ thể của Ban thư ký, nhiệm vụ cụ thể của các nhóm cơng tác chuyên trách, nhiệm vụ cụ thể của các lãnh đạo đơn vị. Ngoài ra, kế hoạch TĐG CTĐT còn phải thể hiện kế hoạch huy động nguồn lực, thời gian biểu thực hiện các hoạt động TĐG, xác định những công việc phải thực hiện ứng với từng tiêu chuẩn, thời gian bắt đầu và kết thúc, người chịu trách nhiệm chính, người phối hợp; thời gian biểu cho từng hoạt động và các nguồn lực bao gồm nhân lực, tài lực và vật lực.
Bảng 2.7. Thực trạng việc xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trƣờng ĐHSPKT - ĐHĐN Xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT Mức độ đánh giá (%) Rất tốt Tốt Khá Trung bình Yếu SL TL SL TL SL TL SL TL SL TL Xác định chính xác mục đích và phạm vi đợt TĐG CTĐT 10 7,2 110 79,7 10 7,2 8 5,8 0 0 Phân công nhiệm vụ rõ ràng
cho từng thành viên 108 78,3 25 18,1 5 3,6 0 0 0 0
Dự kiến các nguồn lực và
thời điểm cần huy động 10 7,2 115 83,3 18 13 5 3,6 0 0
Xác định công cụ đánh giá 10 7,2 118 85,5 10 7,2 10 7,2 0 0 Xác định các thông tin và
minh chứng cần thu thập cho từng tiêu chí
10 7,2 30 21,7 18 13 65 47,1 15 10,9
Xác định thời gian biểu cho
từng hoạt động 10 7,2 104 75,4 10 7,2 12 8,7 2 1,4
Từ kết quả khảo sát tại bảng 2.7 cho thấy: Trường ĐHSPKT - ĐHĐN đã thực hiện việc xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT đảm bảo đầy đủ nội dung quy định về xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT. Số liệu ở bảng 2.6 cho thấy nhà trường xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định:
- Việc xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT của nhà trường xác định chính xác mục đích và phạm vi đợt TĐG CTĐT ở mức Rất tốt chiếm 7,2%, ở mức Tốt chiếm 79,7% ý kiến khảo sát; ở mức Khá chiếm 7,2% ý kiến khảo sát, ở mức Trung bình chiếm 5,8% ý kiến khảo sát và khơng có ý kiến nào ở mức Yếu;
- Phân cơng nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên ở mức Rất tốt chiếm 78,3% ý kiến khảo sát, mức Tốt chiếm 18,1% ý kiến khảo sát và mức Khá chiếm 3,6% ý kiến khảo sát, khơng có ý kiến nào ở mức Trung bình và Yếu;
kiến khảo sát, mức Tốt chiếm 83,3% ý kiến khảo sát, mức Khá chiếm 13% ý kiến khảo sát và mức Trung bình chiếm 3,6% ý kiến khảo sát, khơng có ý kiến nào chọn mức Yếu;
- Xác định công cụ đánh giá ở mức Rất tốt chiếm 7,2% ý kiến khảo sát, ở mức Tốt chiếm 85,5% ý kiến khảo sát, ở mức Khá chiếm 7,2 ý kiến khảo sát và mức Trung bình chiếm 7,2% ý kiến khảo sát, khơng có ý kiến nào ở mức Yếu.
- Xác định các thông tin và minh chứng cần thu thập cho từng tiêu chí ở mức Rất tốt chiếm 7,2% ý kiến khảo sát, ỏ mức Tốt chỉ chiếm 21,7% ý kiến khảo sát, ở mức Khá chiếm 13% ý kiến khảo sát, ở mức Trung bình chiếm 47,1% và ở mức Yếu là 10,9%;
- Xác định thời gian biểu cho từng hoạt động ở mức Rất tốt chiếm 72% ý kiến khảo sát, ở mức Tốt chiếm 75,4% ý kiến khảo sát, ở mức Khá chiếm 7,2% ý kiến khảo sát, ở mức Trung bình chiếm 8,7% ý kiến khảo sát và mức Yếu chiếm 1,4% ý kiến khảo sát;
- Qua khảo sát và nghiên cứu hồ sơ về nội dung kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT cho thấy Trường ĐHSPKT – ĐHĐN đã đảm bảo đầy đủ, thể hiện được các nội dung theo khoản 2, điều 9 của Thông tư 38/2013/TT-BGDĐT ngày 29 tháng 11 năm 2013 của Bộ GD&ĐT ban hành quy định về quy trình và chu kỳ KĐCL CTĐT của các trường ĐH, CĐ và TCCN. Cụ thể, kế hoạch TĐG của 02 CTĐT tại Trường ĐHSPKT-ĐHĐN là kế hoạch số 660/KH-ĐHSPKT ngày 25 tháng 11 năm 2021 TĐG CTĐT Ngành Công nghệ Kỹ thuật Cơ điện tử và kế hoạch số 661/KH-ĐHSPKT ngày 25 tháng 11 năm 2021 TĐG CTĐT Ngành Cơng nghệ Kỹ thuật Điều khiển và Tự động hóa đã thể hiện đầy đủ, rõ ràng các nội dung bao gồm: mục đích và phạm vi TĐG CTĐT; phân công nhiệm vụ cho từng thành viên; dự kiến các nguồn lực và thời điểm cần huy động; xác định công cụ đánh giá; dự kiến các thông tin và minh chứng thu thập cho từng tiêu chí; xác định thời gian biểu cho từng hoạt động (bao gồm thời gian cần thiết để triển khai TĐG CTĐT và lịch trình thực hiện các hoạt động cụ thể). Kế hoạch TĐG CTĐT cũng đã được công bố rộng rãi để mọi thành viên trong nhà trường nắm bắt và theo dõi trong suốt quá trình triển khai. Tuy nhiên, nội dung Xác định các thông tin và minh chứng cần thu thập cho từng tiêu chí đa số chỉ được đánh giá chỉ ở mức Trung bình, điều này cho thấy việc các thơng tin và minh chứng cần thu thập cho từng tiêu chí chưa được xác định rõ ràng, cụ thể trong kế hoạch TĐG CTĐT của Nhà trường. Việc xác định các thông tin và minh chứng cần thu thập giúp cho việc thu thập, phân tích và xử lý thơng tin và minh chứng TĐG CTĐT được nhanh chóng và thuận lợi.
2.4.3. Thực trạng thu thập, phân tích và xử lý thơng tin và minh chứng TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trƣờng ĐHSPKT-ĐHĐN
Thông tin, minh chứng là các loại văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá nhân để làm minh chứng và tra cứu khi cần thiết. Tài liệu minh chứng gồm tài liệu về quản lý hành chính, tài liệu về kỹ thuật, các tài liệu về phim ảnh, ghi âm; các tài liệu chuyên môn được sử dụng để minh chứng cho các nội dung được mô tả, yêu cầu của công tác ĐBCL.
Dưới đây là bảng khảo sát thực trạng thu thập, phân tích và xử lý thơng tin và minh chứng TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường ĐHSPKT-ĐHĐN.
Bảng 2.8. Thực trạng thu thập, phân tích và xử lý thơng tin và minh chứng TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trƣờng ĐHSPKT-ĐHĐN
Thu thập, phân tích và xử lý thơng tin và minh chứng
TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT Mức độ đánh giá (%) Rất tốt Tốt Khá Trung bình Yếu SL TL SL TL SL TL SL TL SL TL Minh chứng đầy đủ, rõ ràng và bảo đảm tính chính xác. 25 18.1 22 15.9 73 52.9 15 10.9 3 2.2 Bảo đảm chỉ rõ nguồn gốc của minh chứng 12 8.7 26 18.8 82 59.4 17 12.3 2 1.4 Xác định đúng, đủ nội hàm tiêu chí 3 2.2 28 20.3 27 19.6 79 57.2 1 0.7
Kiểm tra độ tin cậy, tính xác thực, mức độ phù hợp liên quan đến tiêu chí
20 14.5 26 18.8 79 57.2 8 5.8 5 3.6 Ứng dụng CNTT để số hóa
minh chứng thuận tiện cho việc lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết.
72 52.2 33 23.9 16 11.6 13 9.4 4 2.9
Minh chứng được lưu trữ,
bảo quản đúng quy định. 73 52.9 22 15,9 25 18,1 15 10.9 3 2.2 Từ kết quả khảo sát tại bảng 2.8 cho thấy: Trường ĐHSPKT - ĐHĐN đã thực hiện việc thu thập, phân tích và xử lý thơng tin và minh chứng TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT, cụ thể được đánh giá như sau:
- Minh chứng đầy đủ, rõ ràng và bảo đảm tính chính xác ở mức Khá chiếm tỷ lệ cao nhất là 52,9% ý kiến khảo sát, ở mức Rất tốt, Tốt, Trung bình và Yếu chiếm
tỷ lệ lần lượt là 18,1%, 15,9%, 10,9% và 2,2% ý kiến khảo sát;
- Bảo đảm chỉ rõ nguồn gốc của minh chứng chiếm tỷ lệ cao nhất ở mức Khá là 59,4% ý kiến khảo sát, còn lại ở mức Rất tốt, Tốt, Trung bình và Yếu chiếm tỷ lệ lần lượt là 8,7%, 18,8%, 12,3% và 1,4% ý kiến khảo sát.
- Xác định đúng, đủ nội hàm tiêu chí được đánh giá ở mức Trung bình là cao nhất, chiếm 57,2% ý kiến đánh giá, còn lại ở mức Rất tốt, Tốt, Khá và Yếu lần lượt ở mức 2,2%, 20,3%, 19,6% và 0,7% ý kiến đánh giá.
- Kiểm tra độ tin cậy, tính xác thực, mức độ phù hợp liên quan đến tiêu chí được đánh giá chủ yếu ở mức độ Khá chiếm 57,2% ý kiến đánh giá, các mức Rất tốt, Tốt, Trung bình và Yếu được đánh giá lần lượt là 14,5%, 18,8%, 5,8% và 3,6% ý kiến khảo sát.
- Ứng dụng CNTT để số hóa minh chứng thuận tiện cho việc lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết được đánh giá ở mức Rất tốt là 52,2% ý kiến khảo sát, chiếm tỷ lệ cao nhất, cịn lại ở mức Tốt, Khá, Trung bình và Yếu lần lượt là 23,9%, 11,6%, 9,4% và 2,9% ý kiến khảo sát.
- Minh chứng được lưu trữ, bảo quản đúng quy định được đánh giá cao nhất ở mức Rất tốt, chiếm 52,9% ý kiến khảo sát, cịn lại ở mức Tốt, Khá, Trung bình và Yếu lần lượt là 15,9%, 18,1%, 10,9% và 2,2% ý kiến khảo sát.
Từ số liệu ở trên, ta thấy rằng việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin và minh chứng TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường ĐHSPKT-ĐHĐN cơ bản cũng đã được triển khai, tuy nhiên mới chỉ ở bước ban đầu. Hai nội dung Ứng dụng CNTT để số hóa minh chứng thuận tiện cho việc lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết” và nội dung “Minh chứng được lưu trữ, bảo quản đúng quy định” đều được phần lớn ý kiến đánh giá Rất tốt. Để việc thu thập minh chứng được thuận lợi, Nhà trường đã xây dựng hệ thống phần mềm quản lý minh chứng, đồng thời cũng triển khai tập huấn cho các lãnh đạo, GV, giáo vụ về việc sử dụng phần mềm, cập nhật minh chứng lên phần mềm. Ngoài ra, tất cả các minh chứng đều được số hóa, chuẩn hóa để thuận lợi cho việc sử dụng, tìm kiếm nhanh chóng. Minh chứng được lưu trữ, bảo quản đúng quy định, định kỳ có tổ chức kiểm tra lại văn bản, cập nhật minh chứng, bảo đảm lưu trữ minh chứng đầy đủ và cung cấp minh chứng kịp thời …
Ba nội dung minh chứng đầy đủ, rõ ràng và bảo đảm tính chính xác; Bảo đảm chỉ rõ nguồn gốc của minh chứng; Kiểm tra độ tin cậy, tính xác thực, mức độ phù hợp liên quan đến tiêu chí được phần lớn ý kiến khảo sát đánh giá ở mức Khá. Nội dung Xác định đúng, đủ nội hàm tiêu chí được đánh giá ở mức Trung bình. Điều này cho thấy Nhà trường mới chỉ thực hiện việc thu thập, tập hợp minh chứng, chưa đi vào phân tích và xử
lý thơng tin, minh chứng, các minh chứng chưa được phân loại, đánh giá và phân tích nội hàm minh chứng. Trong thực tế, có những minh chứng có thể được sử dụng ngay để làm minh chứng, nhưng cũng có minh chứng phải qua xử lý, phân tích, tổng hợp mới có thể sử dụng làm minh chứng, và qua khảo sát, quá trình này chưa được triển khai tốt. Vì vậy, để đảm bảo minh chứng được đầy đủ, rõ ràng, có tính chính xác, đủ nội hàm tiêu chí, căn cứ vào các tiêu chí trong bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT, Hội đồng TĐG cần phân công cụ thể cho các thành viên của Hội đồng chịu trách nhiệm tổ chức thu thập, phân tích và xử lý thơng tin và minh chứng trước khi tiến hành viết báo cáo tự đánh giá và chỉ rõ nguồn gốc minh chứng. Nhà trường cũng xây dựng kế hoạch tổ chức các buổi tập huấn về công tác thu thập, phân loại minh chứng cho các thành viên trong Hội đồng TĐG CTĐT. Trong Hội đồng TĐG CTĐT, Nhà trường phân cơng các nhóm chuyên trách phụ trách các tiêu chuẩn trọn vẹn trong 1 chu kì đánh giá (thời gian 5 năm) nhằm tạo sự liên tục, tránh bị gián đoạn trong quá trình thu thập minh chứng. Quy định định kì, các nhóm cơng tác chun trách các tiêu chuẩn sẽ tổ chức và gửi cho Ban thư ký toàn bộ minh chứng mới để tổng hợp vào “Hồ sơ minh chứng của trường” trong bộ tiêu chuẩn TĐG CTĐT.
Nhà trường yêu cầu việc phân chia minh chứng phải được phân loại cụ thể, rõ ràng để thuận lợi hơn trong việc thu thập, xắp xếp và mã hóa minh chứng đồng thời có thể dễ dàng xác định được minh chứng đã đủ hay cịn thiếu. Có kế hoạch xây dựng chiến lược dài hạn bổ sung, cập nhật định kỳ nguồn tài liệu, minh chứng đảm bảo số lượng để phục vụ tốt nhất cơng tác TĐT CTĐT. Số hóa minh chứng, phối hợp với các khoa và Phòng KT&ĐBCLGD tổ chức khảo sát lấy ý kiến của SV, GV về CTĐT để lấy minh chứng làm cơ sở cho q trình TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT từ đó xây dựng kế hoạch điều chỉnh trên cơ sở kết quả khảo sát.
Ngày 30 tháng 11 năm 2021, Trường ĐHSPKT-ĐHĐN đã ban công văn số 680/ĐHSPKT – TTPC v/v góp ý cho dự thảo Quy định về việc lưu trữ và cung cấp thông tin, minh chứng phục vụ công tác ĐBCLGD Trường ĐHSPKT-ĐHĐN gửi đến các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường để lấy ý kiến góp ý, điều chỉnh trước khi ban hành chính thức. Trong quy định nêu rất cụ thể và chi tiết nội dung lưu trữ và cung cấp thông tin minh chứng để phục vụ cho các công tác liên quan đến ĐBCL và trách nhiệm của các phòng ban, các khoa trong Nhà trường đồng thời triển khai đến các toàn bộ CB, GV, CV để nghiêm túc thực hiện.
2.4.4. Thực trạng viết báo cáo TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trƣờng ĐHSPKT-ĐHĐN
đầy đủ về các hoạt động của CTĐT, chỉ ra những điểm mạnh, những tồn tại, khó khăn và kiến nghị các giải pháp cải tiến chất lượng, kế hoạch thực hiện, thời hạn hoàn thành, thời gian tiến hành đợt TĐG tiếp theo. Kết quả TĐG CTĐT được trình bày lần lượt theo các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT. Trong mỗi tiêu chuẩn, trình bày lần lượt theo từng tiêu chí. Đối với mỗi tiêu chí phải viết đầy đủ 5 phần: mơ tả và phân tích các hoạt động của CTĐT liên quan đến tiêu chí, kèm theo các thông tin, minh chứng; điểm mạnh và những yếu tố cần phát huy; những tồn tại; kế hoạch hành động; tự đánh giá mức độ đạt được của tiêu chí. Dự thảo báo cáo TĐG được công bố trong nội bộ CSGD để các CBQL, GV, NV và người học có thể đọc và góp ý kiến trong thời gian ít nhất 2 tuần. Báo cáo TĐG CTĐT được Hội đồng TĐG hoàn thiện trên cơ sở các ý kiến góp ý của CBQL, GV, NV và người học. Hiệu trưởng - Chủ tịch Hội đồng TĐG phê duyệt báo cáo TĐG.
Bảng 2.9. Thực trạng viết báo cáo TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trƣờng ĐHSPKT-ĐHĐN
Viết báo cáo TĐG CTĐT
trong KĐCL CTĐT Mức độ đánh giá (%) Rất tốt Tốt Khá Trung bình Yếu SL TL SL TL SL TL SL TL SL TL