9. Cấu trúc của luận văn
3.2. Các biện pháp quản lý hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường
3.2.2. Xây dựng kế hoạch thực hiện hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT
CTĐT phù hợp, khả thi
3.2.2.1. Mục tiêu của biện pháp
Chức năng kế hoạch hóa là cơ sở của các chức năng quản lý khác vì mọi hoạt động quản lý đều được thiết kế để phù hợp với kế hoạch và nhằm đạt được mục tiêu được xác định trong kế hoạch. Kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT là cơ sở quan trọng để triển khai hoạt động TĐG CTĐT của Nhà trường, đảm bảo thời gian hoàn thành báo cáo TĐG CTĐT. Kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT chỉ ra phương án đầy đủ, rõ ràng, dễ thực hiện để phối hợp các nguồn lực đạt được mục tiêu của kế hoạch TĐG CTĐT. Việc lập kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT là khâu quan trọng và cần thiết nhất để thực hiện các mục tiêu TĐG CTĐT một cách hiệu quả. Nhờ đó nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực và tiết kiệm được thời gian triển khai hoạt động TĐG CTĐT. Việc lập kế hoạch TĐG CTĐT tốt sẽ giúp giảm thiểu chi phí khơng cần thiết. Kế hoạch TĐG CTĐT cần phân tích kỹ lưỡng về tính phù hợp, tính khả thi khi triển khai, đảm bảo về các nguồn lực: nhân lực, tài lực, vật lực; phù hợp với bối cảnh của Nhà trường, điều kiện kinh tế xã hội của địa phương.
Việc xây dựng kế hoạch rõ ràng, đầy đủ nội dung sẽ giúp giảm thiểu hao phí về thời gian, chi phí, giúp hoạt động TĐG CTĐT đạt được hiệu quả, đúng tiến độ. Kế hoạch TĐG CTĐT tập trung được các mục tiêu bộ phận vào mục tiêu chung, thay thế những hoạt động đối phó bằng những hoạt động thiết thực, thay thế những quyết định không dân chủ thành những quyết định dân chủ có cân nhắc kỹ lưỡng.
Kế hoạch tổ chức TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường ĐHSPKT-ĐHĐN nhằm thống nhất mọi hoạt động, quy trình và quá trình thực hiện của các thành viên trong Hội đồng TĐG CTĐT, các lực lượng giáo dục ngoài Nhà trường để thực hiện tốt nhiệm vụ TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường ĐHSPKT-ĐHĐN
Nhà trường quản lý bằng kế hoạch là cách quản lý khoa học, giúp Chủ tịch Hội đồng TĐG CTĐT, CBQL, GV điều hành hợp lý công việc, hướng mọi hoạt động vào thực hiện các nhiệm vụ trung tâm của hoạt động TĐG CTĐT, tránh tình trạng chủ quan, không tập trung thiếu sự phối hợp giữa các thành phần trong Hội đồng TĐG CTĐT.
Kế hoạch TĐG CTĐT cũng là căn cứ để các cấp quản lý tiến hành tự kiểm tra, TĐG CHĐT, đánh giá các hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT đồng thời nêu cao tinh thần trách nhiệm của các cá nhân, tập thể đã phân công thực hiện. Những yêu cầu của mục tiêu và phương pháp hành động là cơ sở để xây dựng những tiêu chuẩn, tiêu chí, tiêu chí của cơng tác kiểm tra, đánh giá các hoạt động được soạn thảo chi tiết, rõ ràng và thống nhất.
3.2.2.2. Nội dung của biện pháp
Xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT chi tiết, cụ thể, chặt chẽ, phù hợp đặc điểm, tình hình của Nhà trường, tạo được sự đồng thuận của tập thể CB, GV, NV và phụ huynh SV. Xác định chính xác mục tiêu và phạm vi TĐG CTĐT là yêu cầu đặc biệt quan trọng trong kế hoạch TĐG CTĐT của Nhà trường.
Hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường ĐHSPKT-ĐHĐN sẽ không đạt hiệu quả cao nếu thiếu những định hướng chiến lược, sự thống nhất, tính phù hợp cho việc áp dụng vào thực tiễn các công việc cụ thể, sẽ giúp cho hoạt động TĐG CTĐT đáp ứng được sự thay đổi qua từng năm, từng giai đoạn.
Xác định chính xác mục tiêu của kế hoạch TĐG CTĐT chi tiết cụ thể, chặt chẽ, phù hợp với đặc điểm tình hình và phạm vi TĐG CTĐT là yêu cầu đặc biệt quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT của Nhà trường.
Phân cơng nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên, nhóm cơng tác và nhóm thư ký trong Hội đồng TĐG CTĐT, nêu rõ trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong Nhà trường.
Xây dựng chi tiết về công tác tổ chức tập huấn cho đội ngũ và các thành viên tham gia hoạt động TĐG CTĐT, thời gian, thành phần tham dự và nội dung tập huấn dễ hiểu, thực tế.
Dự kiến các nguồn lực và thời điểm cần huy động. Xây dựng nội dung thông tin minh chứng cần thu thập cho từng chỉ số, tiêu chí, tiêu chuẩn, nơi thu thập, phân cơng cá nhân thu thập và thời điểm thu thập, lập nhu cầu kinh phí để đảm bảo cho việc thu thập minh chứng (nếu có).
thiết để triển khai TĐG CTĐT và lịch trình thực hiện các hoạt động cụ thể).
Mục tiêu chính là TĐG CTĐT là mơ tả, phản ánh trung thực hiện trạng của Nhà trường để cải tiến chất lượng CSVC, CLGD, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động giảng dạy. Dự kiến nguồn kinh phí, các mục chi và mức chi thực hiện các nội dung theo định mức quy định. Kế hoạch TĐG CTĐT do Chủ tịch Hội đồng TĐG CTĐT phê duyệt.
3.2.2.3. Cách tiến hành biện pháp
Hiệu trưởng Nhà trường chỉ đạo các bộ phận phối hợp xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT đảm bảo theo khung thời gian gợi ý được thể hiện trong thông thư số: 38/2013/TT-BGDĐT29 tháng 11 năm 2013 v/v Ban hàn quy định về quy trình và chu kỳ KĐCL CTĐT của các trường ĐH, Cao đẳng và Trung cấp chuyên nghiệp. Kế hoạch TĐG CTĐT xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật về KĐCL CTĐT và được ban hành bằng văn bản hành chính. Trước khi ban hành chính thức, kế hoạch TĐG CTĐT cần được thảo luận một cách nghiêm túc, dân chủ và đồng bộ trong toàn bộ Hội đồng TĐG CTĐT để lấy ý kiến của các thành viên và tham khảo ý kiến của các chuyên gia về KĐCL CTĐT. Tất cả các nội dung của kế hoạch thống nhất cao mới có thể tạo được sự đồng thuận khi triển khai thực hiện, do vậy, trong kế hoạch TĐG CTĐT của Nhà trường nêu rõ: mục tiêu TĐG CTĐT; phạm vi TĐG CTĐT; trách nhiệm cụ thể của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân; công cụ TĐG CTĐT; dự kiến thông tin minh chứng cho từng tiêu chí; có thời gian biểu chi tiết cho từng hoạt động cụ thể. Kết quả của từng hoạt động trong kế hoạch phải đo được hoặc có minh chứng cụ thể để có kế hoạch đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch.
Nhà trường thành lập Hội đồng TĐG CTĐT, trong đó Chủ tịch Hội đồng TĐG CTĐT tại Trường ĐHSPKT-ĐHĐN phải xây dựng kế hoạch thực hiện TĐG CTĐT chi tiết, phù hợp với đặc điểm tình hình của Nhà trường. Để xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT phù hợp, khả thi với Nhà trường, chủ tịch Hội đồng TĐG CTĐT cần nắm rõ nhu cầu của trường, phân tích kỹ các đặc điểm về các nguồn lực: nhân tài, vật lực, nhân lực phù hợp với bối cảnh của Nhà trường, điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội của từng vùng miền.
Nhà trường xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT phải đảm bảo và được cụ thể hóa thành các nhiệm vụ, các giai đoạn: các phương pháp thực hiện và người thực hiện đúng tiến độ TĐG CTĐT và có được sản phẩm TĐG CTĐT có chất lượng cũng như tạo cơ sở cho việc kiểm tra. Trong kế hoạch TĐG CTĐT thể hiện rõ trách nhiệm của từng thành viên trong Hội đồng TĐG CTĐT cũng như các nhóm cơng tác. Điều này địi hỏi cơ cấu tổ chức Hội đồng TĐG CTĐT phải đủ về số lượng, có năng lực, trình độ chun mơn vững vàng, có kỹ năng tổ chức, điều hành tốt hoạt động KĐCL CTĐT, năng động phát huy được mọi nguồn lực trong Nhà trường. Tuy nhiên, không chỉ phân
công nhiệm vụ cho các thành viên trong Hội đồng TĐG CTĐT mà cần phải huy động thêm các lực lượng khác vào nhóm cơng tác để phối hợp thực hiện một cách tốt nhất. Việc phân công nhiệm vụ phải dựa trên khả năng, năng lực hiện có của đội ngũ, đảm bảo người được phân cơng sẽ hồn thành nhiệm vụ được giao.
Việc phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng sẽ tạo điều kiện công tác chuyên môn và hoạt động TĐG CTĐT được hỗ trợ cho nhanh tránh chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm. Kế hoạch hoạt động TĐG CTĐT cần xác định rõ nội dung công việc thực hiện, từng quy trình tương ứng với khung thời gian cụ thể, với thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc thực hiện từng công việc, bộ phận/cá nhân chịu trách nhiệm chính, bộ phận/cá nhân phối hợp. Bảng phân công phải nêu rõ trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến hoạt động TĐG CTĐT như trách nhiệm cung cấp thông tin minh chứng; đồng thời phải xác định được các mức độ cần đạt được ở từng nội dung công việc, thường xuyên kiểm tra, đánh giá tiến trình thực hiện để có biện pháp xử lý những thiếu sót và bổ sung phù hợp với điều kiện thực tế của trường để hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT đạt hiệu quả.
Trong quá trình xây dựng kế hoạch TĐG CTĐT, các bộ phận cần nghiên cứu, tìm tịi, học hỏi cách thực hiện hiệu quả nhất để từ đó hiểu rõ hơn sự cần thiết trong q trình thực hiện KĐCL CTĐT và quy trình TĐG CTĐT, các tiêu chuẩn, tiêu chí của tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT trường ĐH, cùng với việc phân tích mức độ am hiểu về TĐG CTĐT và năng lực đánh giá của đội ngũ phân cơng của cá nhân, nhóm cơng tác phụ trách các nội dung cho phù hợp với vị trí, năng lực của mỗi người.
Hiệu trưởng Trường ĐHSPKT-ĐHĐN ký ban hành kế hoạch TĐG CTĐT và gửi đến các đơn vị để thực hiện. Bên cạnh đó, kế hoạch TĐG CTĐT được đăng tải trên website của Nhà trường và gửi đến các bên liên quan bên ngoài trường để phối hợp, hỗ trợ trường trong q trình triển khai TĐG CTĐT. Ngồi ra, Nhà trường thông báo kế hoạch chính thức trong tồn trường thơng qua nhiều kênh thơng tin như họp giao ban, các buổi họp Khoa và phịng ban, sinh hoạt chun mơn, …, để mỗi CBQL, GV xem việc thực hiện nhiệm vụ trong kế hoạch TĐG CTĐT là hoạt động tự nguyện cần phải thực hiện nhằm nâng cao CLGD.
Định kỳ rà soát, kiểm tra và chỉ đạo điều chỉnh kế hoạch TĐG CTĐT để đảm bảo mục tiêu và kết quả thực hiện hoạt động TĐG CTĐT so với mục tiêu đề ra. Kế hoạch TĐG CTĐT cần đáp ứng được quy định và phù hợp điều kiện thực tiễn để đảm bảo tính hợp lý và khả thi cho hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường.
3.2.3. Triển khai đồng bộ và hiệu quả việc thu thập, xử lý, phân tích minh chứng và viết báo cáo TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT
3.2.3.1. Mục tiêu của biện pháp
Chỉ đạo hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT có vai trị quan trọng trong việc tạo động cơ làm việc cho đội ngũ đảm bảo theo quy định và có trách nhiệm tốt để thực hiện công tác TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT nhằm đảm bảo kỷ luật, kỷ cương và khích lệ tinh thần làm việc của các nhóm cơng tác thực hiện hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT. Chức năng chỉ đạo được xem là nghệ thuật của nhà quản lý. Đây là hệ thống tác động có chủ đích mang tính điều khiển đến đối tượng quản lý để hiện thực hóa các ý tưởng đã hình thành trong kế hoạch TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT.
Trong hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT, minh chứng là yêu cầu quan trọng được sử dụng làm căn cứ để đưa ra các nhận định trong báo cáo. Các loại minh chứng phục vụ cho công tác TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT bao gồm Các loại văn bản, hồ sơ do cấp trên, do trường và các đơn vị trong Trường ĐHSPKT-ĐHĐN ban hành, các tài liệu, hình ảnh, tư liệu, sách, báo, tạp chí, ghi âm,… Nhà trường có quy chế trong việc chia sẻ, liên kết thơng tin minh chứng giữa các nhóm cơng tác và các bộ phận có liên quan. Bên cạnh đó, Nhà trường cần ứng dụng CNTT vào hệ thống lưu trữ, xử lý minh chứng nhằm thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, sử dụng. Vì vậy biện pháp này nhằm đảm bảo cho quá trình lưu trữ, sử dụng minh chứng để hỗ trợ cho các nội dung của các tiêu chí, tiêu chuẩn. Minh chứng phải được chọn lọc minh chứng phù hợp, xử lý và phân tích đảm bảo nội dung yêu cầu của tiêu chí. Ngồi ra, Nhà trường cần sắp xếp minh chứng có hệ thống, khoa học dễ tìm kiếm, đối chiếu.
Chú trọng triển khai viết báo cáo TĐG CTĐT giúp các Nhà trường đảm bảo hoàn thành báo cáo TĐG CTĐT đúng quy định về cấu trúc, bố cục, cách lập luận, lý giải, đảm bảo đánh giá tất cả tiêu chí và đánh giá đúng mức độ đạt được của từng tiêu chí theo thực trạng của Nhà trường.
3.2.3.2. Nội dung của biện pháp
Chỉ đạo hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT tại Trường ĐHSPKT-ĐHĐN bao hàm việc liên kết, tập hợp, hướng dẫn, điều hành, tác động đến các cá nhân, các đơn vị tham gia quản lý nhằm động viên, khuyến khích họ hồn thiện cơng tác quản lý, lưu trữ và bổ sung thông tin minh chứng để phục vụ cho hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT.
Đảm bảo việc lựa chọn, phân tích và xử lý minh chứng sử dụng trong các tiêu chí đáp ứng được các nội dung yêu cầu theo quy định. Chỉ đạo hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT về thực chất đó là những hành động xác lập quyền chỉ huy và sự
can thiệp của người lãnh đạo trong tồn bộ q trình quản lý, là huy động lực lượng vào việc thực hiện kế hoạch và điều hành công việc để đảm bảo cho hoạt động TĐG CTĐT của Nhà trường diễn ra trong kỷ cương, trật tự. Thực hiện đúng quy trình, kỹ thuật viết báo cáo TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT, phát huy vai trị của các nhóm cơng tác, của Hội đồng TĐG CTĐT trong việc thống nhất kết quả đánh giá KĐCL CTĐT của Nhà trường.
Hoạt động TĐG CTĐT còn dựa vào việc theo dõi, giám sát, ra quyết định, điều chỉnh, sửa chữa, bù đắp, chỉnh lý nhằm giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc trong q trình TĐG CTĐT. Cơng khai báo cáo TĐG CTĐT bằng nhiều hình thức với cơ quan quản lý, với CBQL, GV, NV, SV, phụ huynh học sinh và xã hội.
3.2.3.3. Cách tiến hành biện pháp
Hiệu trưởng Nhà trường ban hành văn bản quy định trách nhiệm cung cấp thông tin, minh chứng và quy định phối hợp giữa các bộ phận trong việc thu thập thông tin, minh chứng. Quy định thể hiện rõ nhiệm vụ và trách nhiệm cung cấp thông tin minh chứng, quy định đảm bảo tính chính xác, trung thực của minh chứng. Những quyết định không nhất quán hoặc mâu thuẫn với nhau có thể gây ra thái độ khơng tin tưởng về năng lực lãnh đạo của người quản lý, từ đó có thể tạo ra sự phản kháng, bất tuân thủ của đội ngũ thừa hành, làm xáo trộn quá trình tiến hành hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT.
Căn cứ nội dung u cầu của tiêu chí, các nhóm cơng tác lập danh sách các thơng tin, minh chứng dự kiến sẽ sử dụng cho từng tiêu chí cần thu thập. Bên cạnh đó, các nhóm cơng tác xây dựng danh mục dự kiến minh chứng đồng thời nêu rõ bộ phận lưu giữ minh chứng. Để đảm bảo tính kỷ cương và thống nhất trong cả quá trình TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT, các quyết định, chỉ thị điều hành phải nhất quán, chính xác, tuyệt đối khơng mâu thuẫn với nhau phải có tác động tích cực đến thái độ, hành vi của đội ngũ thực hiện hoạt động TĐG CTĐT trong KĐCL CTĐT.
Hiệu trưởng chỉ đạo đảm bảo triển khai quy trình thu thập, xử lý và mã hóa minh chứng để có cơ sở viết phiếu đánh giá tiêu chí, tránh trường hợp viết đến đâu quy định minh chứng đến đó, những minh chứng chưa được thu thập, xử lý. Bên cạnh đó, tổ chức hướng dẫn cách chọn lọc, phân tích, xử lý, mã hóa sắp xếp thơng tin minh chứng