Muốn cho cuộc họp diễn ra tốt đẹp, mọi người tham gia tích cực, nhiều ý kiến đóng góp thì cần phải xây dựng lịch hành động trước. Đây là việc làm đầu tiên của bất cứ cuộc họp nào. Trước hết phải xác định
- Mục đích: cuộc họp nhằm mục đích gì
- Kế hoạch: các việc cần thực hiện để đạt được mục đích và kết quả mong đợi trên.
Tiếp theo trình bày kế hoạch chi tiết hơn bằng cách xác định và sắp xếp các mục trong lịch hành động bao gồm
- ngày giờ và địa điểm cuộc họp
- Mời người tham dự : cách tiến hành như thế nào, phối hợp với những ai - Các mục trong lịch họp
- Thời gian cho mỗi mục - Mục đích của mỗi mục
Ngồi ra, khi chuẩn bị cuộc họp cũng cần chú ý những việc sau đây
- Cần thiết : chỉ mở cuộc họp khi thực sự cần thiết để người tham dự loại bỏ ý tưởng họp cho có họp
- Thời gian và địa điểm : không trùng với những hoạt động khác, không tổ chức vào buổi trưa dễ gây mệt mỏi. Đại điểm tổ chức phải dễ tìm, nhiều người biết.
- Hình thức họp : tuỳ vào mục đích mong đợi và phương tiện sẵn có
- Thơng báo cuộc họp với thời gian thích hợp trước đó, có đầy đủ chủ đề, nơi, thời gian, thành phần tham dự, thành phần tổ chức, lý do họp, kết quả mong đợi. Sử dụng các phương tiện truyền thơng thích hợp (tạp chí, radio, tivi, áp phích)
- Số lượng người tham dự : nên mời các thành viên thực sự có liên quan. nếu q đơng người dự thì việc tham gia thảo luận để đi đến quyết định sẽ khó hơn. Trình độ người tham dự : học lực quá thấp, thiếu kinh nghiệm sẽ khó tham gia đóng góp ý kiến.
50
- Phương tiện sẵn có : nếu có nhiều phịng có thể chia ra nhiều nhóm nhỏ để sự tham gia ý kiến được thuận lợi hơn, dễ thảo luận và đi đến quyết định hơn.
- Tạo sự tiện nghi cho người dự họp : phòng sạch, đủ chỗ ngồi, đủ sánh sáng, thơng thống.
- Thời gian họp: không đưa quá nhiều nội dung vào cuộc họp, nếu cuộc họp kéo dài phải sắp xếp thời gian giải lao hợp lý.
- Tránh lạc đề: hạn chế những nội dung hoặc những phát biểu không liên quan đến chủ đề, hnạ chế tối đa việc kéo dài cuộc họp quá thời gian dự kiến. - Phân cơng rõ ràng các thành viên có trách nhiệm trong cuộc họp.
- Ghi chép thật cẩn thận từng quyết định trong cuộc họp.