C. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
2. Kỹ năng thuyết trình
2.3 Cấu trúc bài thuyết trình
Một cơng trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ kết cấu. Cũng làm từ Cácbon nhƣng Than bùn thì siêu rẻ cịn Kim cƣơng thì siêu đắt. Điều đó cũng bởi vì chúng có cấu trúc khác nhau. Tƣơng tự nhƣ vậy, một bài thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục ngƣời nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bải thuyết trình đó.
2.3.1 Dàn bà cơ bản
Dù một bài văn, một bài phát biểu đều có 3 phần: Mở đầu, Thân bài và Kết luận. Tuy nhiên, việc tổ chức và thể hiện các phần nhƣ thế nào thì lại là vấn đề khác. Hẳn là khi chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta đều có những câu hỏi trong đầu nhƣ: Làm thế nào để có một mở bài sắc nhọn lơi cuốn? Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp? Làm thế nào để có một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lòng ngƣời? Chức năng của từng phần:
* Phần mở bài
- Thu hút ngƣời nghe
- Tạo bầu khơng khí ban đầu
- Giúp ngƣời nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe.
* Phần thân bài
Phần thân bài cần chắc chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp. Nhƣ vậy phần thân của bài thuyết trình cần đƣợc thiết kế phù hợp với trình độ ngƣời nghe, thời gian và bối cảnh của hội trƣờng.
* Phần kết luận
Ngƣời nghe cũng không thể nhớ đƣợc nội dung chính bài thuyết trình nếu nhƣ khơng có kết luận. Phần kết luận giúp cho thính giả nắm đƣợc những điểm chính của bài thuyết trình và lƣu lại những ấn tƣợng về diễn giả và bài thuyết trình.
Khi ta đã xây dựng đƣợc dàn bài cơ bản, điều ta cần làm tiếp theo là làm thế nào để thể hiện các phần đó một cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục.
2.3.2 Các các t ể ện các p ần c ín
* Phần mở bài
Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấn tƣợng ban đầu cho thính giả bằng các hành vi phi ngơn từ và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên để gây ấn tƣợng với thính giả bằng những nội dung chúng ta nói. Thính giả có tiếp tục nghe hay không phục thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách ta thu hút sự chú ý của họ. Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau. Một số cách phổ biến là:
52
- Dùng ví dụ, minh họa: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng “Cấu trúc thuyết trình”.
- Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ để.
- Các câu/ tình huống gây sốc. Diễn giả có thể đƣa ra các câu nói hoặc tình huống ngƣợc lại với vấn đề thính giả đang quan tâm để gây sự chú ý.
- Số thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn. Hãy thổi hồn vào những con số khơ khan ta có thế thu hút đƣợc sự chú ý của thính giả.
- Ta cũng có thể nói lên cảm tƣởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có đƣợc sự đồng cảm của thính giả.
- Hài hƣớc hoặc những câu chuyện liên tƣởng liên quan đến chủ đề mình sẽ nói cũng là một các mà những ngƣời có khiếu hài hƣớc hay làm để thu hút sự chú ý của thính giả.
- Cịn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra hoặc đơn giản chỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau.
Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính:
- Sau khi có đƣợc sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận đƣợc gì từ đó. Mục tiêu thuyết trình khơng rõ ràng thì rất khó có thể thành cơng.
- Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái qt những nội dung chính và lịch trình làm việc. Điều này giúp cho ngƣời nghe có định hƣớng để nắm bắt đƣợc từng nội dung của bài thuyết trình.
* Phần thân bài
- Một lỗi thƣờng gặp của các nhà thuyết trình là đƣa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình. Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản: Thứ nhất là không xác định đƣợc đâu là thơng tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu là cần biết và nên biết. Thứ hai là sợ thính giả khơng hiểu những gì mình nói. “Đa thƣ thì loạn tâm”. Nếu ta đƣa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngƣợc lại là làm thính giả rối trí khơng nhớ đƣợc gì.
- Vậy trong phần thân bài cần thiết xác định đƣợc đâu là thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin nên truyền đạt. Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc đến cần và cuối cùng là thông tin nên biết. Thách thức lớn nhất đối với ngƣời thuyết trình đó là “ ớ ạn các đ ểm c ín ”.
53
- Một bài thuyết trình thơng thƣờng đƣợc chia làm 2 – 6 phần. Các phần này đƣợc sắp xếp với nhau theo một trật tự lơgíc nhất định. Lơgíc có thể theo trình tự thời gian, có thể theo quan hệ nguyên nhân – kết quả....
- Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải lựa chọn thời gian cho từng nội dung. Thông thƣờng phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung.
* Phần kết luận
Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, ngƣời nghe có thể mất tập trung nên có thể khơng tiếp thu đƣợc tồn bộ thơng tin mà ta thuyết trình. Kết luận giúp ngƣời nghe tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thơng điệp cuối cùng ta gửi đến thính giả. Với thơng điệp cối lõi này, thính giả có thể liên tƣởng đến tồn bộ phần nội dung của bài thuyết trình.
- T ơn báo trước t t úc: Việc thơng báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ nhƣ: Tóm lại...; Để kết thúc, tơi tóm tắt lại...; Trƣớc khi chia tay, tơi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày... Việc thơng báo này cịn giúp thính giá chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất.
- Tóm tắt đ ểm c ín : Theo các nghiên cứu về thính giả thì khoảng thời gian
bắt đầu thuyết trình và khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý của ngƣời nghe cao nhất. Vì vậy ta tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình. Việc tóm tắt có thể là nêu lại những đề mục kèm những ý cần nhấn mạnh.
- T ác t c và êu ọ : Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục
ngƣời khác làm theo mình. Vì vậy phần kết luận chính là phần kêu gọi, thúc đẩy ngƣời nghe đến hành động. Trong phần này ta có thể dùng một số động từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng... hoặc có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể nhƣ vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay ví dụ nhƣ đóng góp từ thiện.