Nguồn: Ban quản lý dự ỏn của cụng ty ACOCI
Trỡnh tự thực hiện cỏc bước cụ thể như sau:
Bước 1: Tỡm kiếm cơ hội đầu tư
Là giai đoạn mà cỏc ý tưởng được hỡnh thành. Thụng thường ,ban giỏm đốc hoặc giỏm đốc, trưởng cỏc phũng ban chức năng là người tỡm kiếm cơ hội đầu tư cho cụng
Cỏc bước thực hiện
Lưu trữ hồ sơ
Tỡm kiếm cơ hội đầu tư
Quyết định, phờ duyệt Kiểm tra quỏ trỡnh lập dự ỏ
Phờ duyệt, giao nhiệm vụ
Thu thập tài liệu
Lập đề cương
Phờ duyệt đề cương
Lập dự ỏn
Đơn vị thực hiện
Ban giỏm đốc, trưởng cỏc Phũng chức năng
Ban quản trị, giỏm đốc
Ban quản lý dự ỏn Ban quản lý dự ỏn Giỏm đốc Ban quản lý dự ỏn Ban quản lý dự ỏn Hội đồng quản trị Ban quản lý dự ỏn
ty. Cỏc dự ỏn tại cụng ty chủ yếu về lĩnh vực đầu tư và xõy dựng, nờn cỏc cơ hội đầu tư chủ yếu dựa vào nhu cầu nhà ở, văn phũng, khỏch sạn…
Bước 2: Phờ duyệt, giao nhiệm vụ
Sau khi cơ hội đầu tư được trỡnh lờn, ban quản trị và tổng giỏm đốc sẽ xem xột và phờ duyệt cú đầu tư hay khụng. Nếu cơ hội đầu tư được chấp nhận thỡ giỏm đốc sẽ phõn cụng cụng tỏc lập dự ỏn tới ban quản lý dự ỏn.
Bước 3: Thu thập tài liệu
Sau khi nhận nhiệm vụ từ giỏm đốc, chủ nhiệm ban quản lý dự ỏn sẽ tiến hành lập nhúm soạn thảo dự ỏn ( thường là do phũng kế hoạch &quản lý dự ỏn và tư vấn đầu tư của cụng ty đảm nhiệm). Sau khi được lập, nhúm soạn thảo dự ỏn tiến hành thu thập tài liệu liờn quan đến dự ỏn như: cỏc văn bản và quy định của phỏp luật hiện hành, quy hoạch mới nhất, thị trường sản phẩm, giỏ cả nguyờn vật liệu, phương ỏn xõy dựng, phương ỏn kỹ thuật,… Đõy là những tài liệu phục vụ cụng tỏc lập dự ỏn sau này. Bước 4: Lập đề cương, dự trự kinh phớ
Cỏc thành viờn trong nhúm soạn thảo sẽ dựa vào cỏc tài liệu thu thập được tiến hành lập đề cương của dự ỏn ( bỏo cỏo nghiờn cứu tiền khả thi). Đề cương của dự ỏn bao gồm cỏc nội dung:
- Giới thiệu tổng quan về dự ỏn . - Cỏc căn cứ để xỏc định đầu tư.
- Nghiờn cứu khớa cạnh thị trường của dự ỏn. - Nghiờn cứu khớa cạnh kỹ thuật của dự ỏn. - Nghiờn cứu khớa cạnh tài chớnh của dự ỏn . - Tổ chức quản lý và nhõn sự thực hiện dự ỏn. - Nghiờn cứu khớa cạnh kinh tế xó hội của dự ỏn.
Đồng thời nhúm soạn thảo sẽ dự trự thời gian và kinh phớ cho cụng tỏc lập dự ỏn. Kinh phớ cho cụng tỏc này bao gồm:
- Chi phớ cho việc thu thập tài liệu, thụng tin liờn quan đến dự ỏn
- Chi phớ cho cỏc phương tiện, mỏy múc thiết bị phục vụ cho quỏ trỡnh soạn thảo dự ỏn
- Chi phớ trả cho cỏn bộ làm cụng tỏc soạn thảo dự ỏn
Tựy từng dự ỏn cụ thể mà thời gian và kinh phớ cho cụng tỏc lập dự ỏn là khỏc nhau.
Sau khi nhúm soạn thảo lập đề cương của dự ỏn sẽ trỡnh lờn tổng giỏm đốc phờ duyệt. Việc lập đề cương và tiến hành đỏnh giỏ dự ỏn nhằm loại bỏ ngay từ đầu những dự ỏn khụng khả thi trỏnh tốn kộm cho dự ỏn sau này.
Bước 6: Lập dự ỏn
Sau khi đề cương được phờ duyệt nhúm soạn thảo dự ỏn sẽ tiến hành lập bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi. Lập bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi là một cụng việc phức tạp, đũi hỏi sự tỉ mỉ và chớnh xỏc, chớnh vỡ vậy phải cú tinh thần làm việc và sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc thành viờn.
Bước 7: Kiểm tra quỏ trỡnh lập dự ỏn
Trong thời gian tiến hành lập dự ỏn,ban quản lý dự ỏn sẽ trực tiếp kiểm tra quỏ trỡnh lập dự ỏn để kịp thời điều chỉnh, bổ sung đồng thời đụn đốc cỏc thành viờn làm việc để cụng tỏc lập dự ỏn theo đỳng tiến độ.
Bước 8: Quyết định, phờ duyệt
Hồ sơ dự ỏn sau khi được soạn thảo xong sẽ trỡnh lờn giỏm đốc và hội đồng quản trị thẩm định và ra quyết định cú thực hiện dự ỏn hay khụng. Hồ sơ dự ỏn này cũng là cơ sở để cụng ty xin cấp phộp đầu tư của cỏc cơ quan nhà nước và xin tài trợ vốn của ngõn hàng, cỏc tổ chức tớn dụng.
Bước 9: Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ dự ỏn sau khi được phờ duyệt và cấp phộp đầu tư sẽ tiếp tục được phũng tổ chức hành chớnh lưu lại để phục vụ cho cụng tỏc thực hiện dự ỏn sau này.
*Đối với cỏc dự ỏn mà cụng ty nhận tư vấn lập dự ỏn :
-Cụng tỏc lập dự ỏn sẽ do giỏm đốc cựng ban quản lý dự ỏn phối hợp với một số phũng ban chuyờn mụn của cụng ty trực tiếp chịu trỏch nhiệm thực hiện ,
- Quy trỡnh lập dự ỏn cũng tương tự như sơ đồ 1 nhưng sẽ bỏ qua bước 1 và 8, dự ỏn sau khi hoàn thành sẽ được bàn giao cho chủ đầu tư theo yờu cầu trong hợp đồng đỳng thời hạn như đó quy định.
1.2.2.3.2.Nhõn sự cho cụng tỏc lập dự ỏn :
Cụng tỏc lập dự ỏn do ban quản lý dự ỏn chịu trỏch nhiệm. Ban quản lý thành viờn chủ yếu sẽ là cỏc cỏn bộ nũng cốt ở phũng kế hoạch &quản lý dự ỏn và phũng tư vấn đầu tư đảm nhiệm.Ban cú nhiệm vụ chuẩn bị và hoàn tất cỏc cụng việc của giai đoạn chuẩn bị đầu tư và giải quyết cỏc cụng việc liờn quan đến việc đầu tư dự ỏn và quyết
toỏn đầu tư khi dự ỏn kết thỳc, trong đú cú việc lập nhúm soạn thảo, chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc lập dự ỏn, kiểm tra giỏm sỏt quỏ trỡnh lập dự ỏn.
Lập dự ỏn là một cụng việc hết sức phức tạp và gồm nhiều nội dung trong nhiều lĩnh lực vỡ vậy nhõn sự cho việc lập dự ỏn phải là sự phối hợp của nhiều phũng ban trong cụng ty: Trong đú :chủ nhiệm của ban quản lý dự ỏn thường là giỏm đốc và trưởng nhúm soạn thảo dự ỏn thường là trưởng phũng kế hoạch &quản lý dự ỏn .
Tổng số cỏn bộ cụng nhõn viờn của ban quản lý dự ỏn là: - Phũng kế hoạch &quản lý dự ỏn dự ỏn là: 05 người - Phũng kỹ thuật là : 04 người
- Phũng tư vấn đầu tư là: 04 người - Phũng tài chớnh – kế toỏn là: 03 người - Giỏm đốc ban quản lý dự ỏn là: 01 người - Phũng tư vấn giỏm sỏt dự ỏn: 02 người
Trong số đú cú: 3 thạc sỹ kỹ thuật, 4 kỹ sư kinh tế ngành xõy dựng, 5 kiến trỳc sư, 4 cử nhõn kinh tế, và 3 kỹ sư chuyờn mụn kỹ thuật.
Sau khi nhận nhiệm vụ từ ban giỏm đốc, chủ nhiệm ban quản lý dự ỏn sẽ lập nhúm soạn thảo dự ỏn từ 4-5 người. Nhõn sự cho cụng tỏc lập dự ỏn tại cụng ty đều là những người cú trỡnh độ đại học trở lờn, điều này đó gúp phần vào hiệu quả của cụng tỏc này. Tuy nhiờn lập dự ỏn là một cụng việc rất phức tạp, đũi hỏi độ chớnh xỏc cao, sự hiểu biết sõu rộng về cỏc ngành, cỏc lĩnh vực nờn với đội ngũ cỏn bộ hiện tại của nhúm soản thảo chủ yếu là kỹ sư xõy dựng thỡ chưa cú thể đỏp ứng yờu cầu cho cụng tỏc này. Mặt khỏc, mỗi cỏn bộ của ban lại kiờm nhiều cụng việc khỏc nhau nờn nhiều lỳc cú tỡnh trạng chồng chộo cụng việc. Chớnh vỡ vậy vấn đề tuyển dụng nhõn lực là một việc làm cần thiết của cụng ty trong thời gian tới.
Bảng 7: Bảng mụ tả cụng việc và phõn bổ nhõn sự trong cụng tỏc soạn thảo dự ỏn
Mụ tả Cỏn bộ chịu trỏch nhiệm
1. í tưởng đầu tư
í tưởng kinh doanh
Dự kiến khối lượng sản xuất, kinh doanh
Sự cần thiết phải đầu tư, cầu thị trường
Ban giỏm đốc, cỏn bộ phũng kế hoạch &quản lý dự ỏn
2. Phõn tớch kỹ thuật
Đề xuõt phưong ỏn lựa chọn kỹ thuật và cụng nghệ. Dự đoỏn cầu thị trường, lựa chọn giải phỏp thực hiện, dự tớnh nhõn sự cho dự ỏn về số lượng và chất lượng. Cỏn bộ phũng kỹ thuật ,phũng tư vấn giỏm sỏt( Nhúm phụ trỏch về kỹ thuật ) 3. Thụng tin về dự ỏn Quyết định về nhà cung cấp đầu vào giỏ cả, chủng loại ….. Cỏn bộ phũng và phũng kỹ thuật và phũng tài chớnh kế toỏn ( Nhúm phụ trỏch về kinh tế tài chớnh ) 4. Thụng tin về thị trường Dự bỏo về thị phần và cầu sản phẩm của dự ỏn
Cỏn bộ phũng tư vấn đầu tư (Nhúm phụ trỏch về tài chớnh- kinh tế) 5.Phõn tớch tài chớnh Phõn tớch cỏc chỉ tiờu tài chớnh của dự ỏn ( NPV , IRR , B/C , T ) . Đề xuất phương ỏn huy động vốn kế hoạch trả nợ , nguồn vốn dự ỏn . Cỏn bộ phũng tài chớnh kế toỏn và phũng kế hoạch ( Nhúm phụ trỏch về tài chớnh -kinh tế) 1.2.2.4 Phương phỏp lập dự ỏn:
Mỗi dự ỏn thường sử dụng cỏc phương phỏp khỏc nhau để tiến hành lập dự ỏn. Tựy từng dự ỏn cụ thể mà lựa chọn phương phỏp lập dự ỏn cho phự hợp. Một số phương phỏp điển hỡnh như:
- Phương phỏp phõn tớch
- Phương phỏp đỏnh giỏ
- Phương phỏp dựa vào cỏc dự ỏn tương tự. - Phương phỏp dự bỏo và so sỏnh
- Sử dụng Microsoft project - Phương phỏp thống kờ
- Phương phỏp thu thập thụng tin
Trong đú,phương phỏp thu thập thụng tin, phương phỏp cộng chi phớ, và phương phỏp so sỏnh đối chiếu là ba phương phỏp được cụng ty sử dụng chủ yếu khi
tiến hành lập dự ỏn. Tuy nhiờn ,việc sử dụng cỏc phương phỏp này để tiến hành lập dự ỏn cũn nhiều hạn chế. Bờn cạnh đú, hệ thống cỏc phương phỏp của cụng ty cũn thiếu sút, nhiều phương phỏp quan trọng như: phương phỏp phõn tớch độ nhạy, phương phỏp dự bỏo,… chưa được sử dụng cho lập dự ỏn.
1.2.4.1 Phương phỏp thu thập thụng tin:
Với mỗi dự ỏn, thụng tin là dữ liệu cần thiết cho tất cả cỏc nội dung của dự ỏn nờn phương phỏp thu thập thụng tin được sử dụng trong tất cả cỏc nội dung nghiờn cứu. Đặc biệt là trong nội dung nghiờn cứu thị trường, nghiờn cứu khớa cạnh kỹ thuật.
Phương phỏp thu thập thụng tin cú thể là thụng qua phỏng vấn trực tiếp, khảo sỏt thực tế, hoặc thu thập qua cỏc nguồn tài liệu cú sẵn như: sỏch, bỏo, internet, cỏc dự ỏn tương tự…Tựy vào dự ỏn, điều kiện thời gian, kinh phớ mà lựa chọn phương phỏp thu thập thụng tin cho phự hợp. Vớ dụ trong dự ỏn khu chung cư cao tầng cao cấp CT02 tại Khu đụ thị Văn Khuờ-TP Hà Đụng-Tỉnh Hà Tõy để cú được thụng tin về số căn hộ của toàn thành phố là 1.007.021 căn nhà với diện tớch quỹ nhà là 52.711.338 m2 thỡ cỏn bộ lập dự ỏn phải thu thập thụng tin từ bỏo cỏo của Sở địa chớnh nhà đất của Hội thảo quản lý chất lượng đầu tư.
Thụng tin thu thập cho dự ỏn trong vớ dụ trờn được thu thập từ thụng tin cú sẵn về cung của dự ỏn đó cú. Tuy nhiờn thụng tin này chỉ mới cung cấp được cung hiện tại cần cú điều tra thụng tin về cung sản phẩm trong tương lai. Những thụng tin này ngoài những cơ sở sẵn cú cỏn bộ lập dự ỏn phải điều tra về khu vực xung quanh cỏc dự ỏn đang thực hiện. Cú như thế mới đưa ra được con số chớnh xỏc về lượng cung cho dự ỏn.
Vỡ cỏc dự ỏn tại cụng ty chủ yếu là cỏc dự ỏn về xõy dựng nờn việc thu thập thụng tin yờu cầu phải sử dụng phương phỏp khảo sỏt thực tế, nhất là khảo sỏt về điều kiện tự nhiờn, khớ hậu, hiện trạng cơ sở hạ tầng tại khu vực dự ỏn… Tuy nhiờn việc thu thập thụng tin thụng qua phỏng vấn trực tiếp, khảo sỏt thực tế chưa nhiều mà chủ yếu là từ cỏc nguồn sẵn cú. Sử dụng phương phỏp này sẽ tiết kiệm thời gian và chi phớ, tuy nhiờn thỡ với phương phỏp này độ chớnh xỏc sẽ khụng cao.
1.2.4.2 Phương phỏp cộng chi phớ:
Khi sử dụng phương phỏp này ,cỏn bộ lập dự ỏn sẽ căn cứ vào cỏc khoản chi phớ dự tớnh sử dụng phương phỏp cộng chi phớ tổng hợp lại thành tổng mức đầu tư. Tổng mức đầu tư bao gồm: chi phớ xõy dựng, chi phớ thiết bị, chi phớ đền bự giải phúng mặt bằng, tỏi định cư, chi phớ quản lý dự ỏn, chi phớ tư vấn đầu tư xõy dựng, chi phớ khỏc và chi phớ dự phũng.
Phương phỏp này sẽ giỳp cho chủ đầu tư biết được chi phớ cần cho việc thực hiện dự ỏn là bao nhiờu để cú giải phỏp về vốn cho phự hợp. Tuy nhiờn phương phỏp này sẽ phải tớnh toỏn nhiều khoản chi phớ, nờn quỏ trỡnh thực hiện phức tạp và rắc rối. Cỏn bộ lập dự ỏn sử dụng phương phỏp cộng chi phớ để phõn tớch tài chớnh mà chủ yếu là tớnh toỏn tổng mức đầu tư...
Vớ dụ như tổng chi phớ trong dự ỏn trung tõm thương mại PHAN CHU TRINH được xõy dựng tại phường 9-TPĐà Lạt-Tỉnh Lõm Đồng được thể hiện cụ thể qua bảng sau: TT HẠNG MỤC CHI PHÍ ĐẦU TƯ TRƯỚC THUẾ THUẾ VAT CHI PHÍ ĐẦU TƯ SAU THUẾ 1 Chi phớ xõy lắp 36.729.120.000 3.672.912.000 40.402.032.000 2 Chi phớ thiết bị 8.427.280.000 842.728.000 9.270.008.000 3 Chi phớ thuờ đất 7.518.000.000 751.800.000 8.269.800.000 4 Chi phớ tư vấn đầu tư
xõy dựng 1.462.128.266 146.212.827 1.608.341.093 5 Chi phớ quản lý dự ỏn 716.572.456 71.657.245,6 788.229.701,6 6 Chi phớ khỏc 356.797.050 35.679.705 392.476.755 7 Chi phớ dự phũng 1.862.715.000 186.271.500 2.048.986.500 TỔNGMỨC ĐẦU TƯ 49.554.612.772 4.955.461.277 54.510.070.409 Đơn vị tớnh : VNĐ
Nguồn: Ban quản lý dự ỏn của cụng ty ACOCI
Ở vớ dụ trờn, dự ỏn cho biết được tổng mức đầu tư là 49.554.612.772 đồng với tổng mức đầu tư là tổng chi phớ của bảy khoản mục đó nờu trờn. Với tổng mức đầu tư này cho biết chủ đầu tư cần cú chi phớ đầu tư ban đầu là 49.554.612.772 đồng. Từ đõy chủ đầu từ sẽ đưa ra giải phỏp huy động và sử dụng vốn cho dự ỏn.
Đõy là phương phỏp tổng hợp , từ đú đưa ra cỏi nhỡn tổng quan về phần chi phớ của dự ỏn. Để chủ đầu tư cú những đỏnh giỏ ban đầu về dự ỏn cho phự hợp với tỡnh hỡnh hiện tại của bản thõn .
1.2.4.3 Phương phỏp so sỏnh đối chiếu:
Phương phỏp này chủ yếu sử dụng trong phõn tớch khớa cạnh kỹ thuật của dự ỏn. Cỏn bộ lập dự ỏn sẽ căn cứ vào cỏc quy định, cỏc định mức, tiờu chuẩn kỹ thuật… để tiến hành xỏc định cỏc thụng số kỹ thuật cho dự ỏn sao cho phự hợp với quy định hoặc đưa ra một vài phương ỏn sau đú so sỏnh để lựa chọn phương ỏn tối ưu nhất cho dự ỏn. Phương phỏp này cú ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả dự ỏn. Việc so sỏnh đối chiếu với cỏc tiờu chuẩn quy định là điều kiện để dựa ỏn cú thể được phờ duyệt, việc xỏc định, lựa chọn phương ỏn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phớ, chất lượng của dự ỏn từ đú ảnh hưởng đến tớnh khả thi về mặt tài chớnh của dự ỏn.
Vớ dụ cụ thể như:
Dự ỏn trụ sở làm việc DETECH trong khi thiết kế kết cấu cụng trỡnh cỏn bộ thiết
kế phải so sỏnh cỏc tiờu chuẩn thiết kế với tiờu chuẩn TCVN 4621 : 1988 : Về hệ thống tài liệu thiết kế xõy dựng, kết cấu bờ tong cốt thộp, kớ hiệu qui ước và thể hiện bản vẽ.
Trong vớ dụ này, phương phỏp so sỏnh đối chiếu được sử dụng trong giải phỏp thiết kế, theo như dự ỏn này hệ thống tài liệu thiết kế xõy dựng, kết cấu bờ tụng cốt thộp, kớ hiệu qui ước và thể hiện bản vẽ được thực hiện theo tiờu chuẩn Việt Nam 4621:1988. Sau này khi thẩm định dự ỏn cỏn bộ thẩm định sẽ dựa vào tiờu chuẩn này để kiểm định