II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY TRONG NHỮNG
1. Qui trình nhận hàng container nhập khẩu
Người nhập khẩu CƠNG TY Xin 1 số giấy tờ cần thiết Lựa chọn người vận tải Ký Booking Note Mở L/C (nếu TT=L/C Nhận bộ c.từ từ người XK Lấy D/O Xin 1 số giấy tờ cần thiết Mở L/C (nếu TT = L/C) Nhận bộ c.từ từ người XK Lấy D/O Lập tờ khai H. quan và các chứng từ khác Hồn thành bộ C. từ Khai báo Hải quan
Làm thủ tục với Cảng
Dỡ hàng khỏi tàu Thuê P. tiện VT nội
địa Đưa hàng về kho riêng Xếp hàng lên PTVT nội địa Xếp hàng lên PTVT nội địa Giao trả Container rỗng Giao hàng cho chủ hàng Nếu người NK dành được quyền về v. tải
Nếu người NK khơng dành
được quyền về v. tải
Nếu hàng hĩa Phải lưu kho
1.1 Lựa chọn người chuyên chở:
Mặc dù là một Cơng ty giao nhận chuyên nghiệp nhưng hiện tại Cơng ty Vietrans khơng làm đại lý cho bất kỳ một hãng tàu nào. Do vậy trong những trường hợp mà người nhập khẩu dành được quyền vận tải thì Cơng ty sẽ phải giúp người nhập khẩu nghiên cứu và lựa chọn hãng tàu chuyên chở. Việc ra quyết định lựa chọn hãng tàu chuyên chở nào được Cơng ty xem xét dựa trên nhiều yếu tố. Đĩ là các yếu tố mà hãng tàu cung cấp như lịch trình, giá cước và các điều kiện ưu đãi hoặc do đặc điểm riêng của hợp đồng.
Việc giao dịch với các hãng tàu tương đối đơn giản và thuận tiện vì hiện tại ở khu vực TP Đà Nẵng cĩ rất nhiều đại lý hãng tàu. Nếu Cty cần bất cứ thơng tin gì từ hãng tàu thì các đại lý hãng tàu đều nhanh chĩng Fax tới Cty để Cty dễ dàng xem xét. Khi đã quyết định lựa chọn thì Cty chỉ cần liên lạc qua điện thoại là mọi thủ tục sẽ được lập tức tiến hành.
Trên thực tế, việc lựa chọn hãng tàu cho khách hàng được căn cứ và các yếu tố sau:
Lựa chọn dựa vào tuyến đường mà các hãng tàu cĩ tàu ghé vào:
Người nhập khẩu thường uỷ thác tồn bộ qui trình giao nhận cho Cty. Do vậy các hãng tàu mà Cty thuê vận tải cho người NK phải cĩ tàu ghé vào các Cảng nhận hàng XK. Cho dù Cty cĩ muốn lựa chọn một hãng tàu khác mà hãng tàu đĩ khơng cĩ tuyến đường ghé vào Cảng xếp hàng mà người XK yêu cầu thì Cty cũng khơng thể chọn hãng tàu đĩ.
Ví dụ: + Hãng Marsk thường chở Container 40 feet đến Hongkong, trong khi Mitsui, O.S.K khơng cĩ tuyến đi HongKong.
+ Viconship cĩ nhiều tuyến như: Thái Lan, Hàn Quốc, Nhật, Mỹ, EU, HongKong.
+ Hãng American Container Lines thì chuyên chở đi Mỹ Giá cước chuyên chở:
Đây là yếu tố mang tính chất quyết định chủ yếu, bởi vì nếu thoả thuận được giá cước thấp thì Cơng ty sẽ làm lợi cho khách hàng của mình hoặc được hưởng lợi nhuận gián tiếp thơng qua khách hàng của mình. Song, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt giữa các hãng tàu với nhau, họ đều hạ giá cước của mình đến mức tối thiểu cĩ thể cho phép để thu hút khách hàng, tuy nhiên một số tuyến tàu chợ cố định thì giá cước được niêm yết sẵn và lịch trình tàu là cố định nhưng bù vào đĩ các hãng tàu lại dùng những điều kiện ưu đãi cho khách hàng cho nên tính chung lại thì giá cước vẫn mang tính cạnh tranh và khơng cố định. Sự giảm giá hay chênh lệch giá cước của các hãng tàu là hồn tồn do cạnh tranh để thu hút khách hàng chứ khơng cĩ kiểu suy diễn ”tiền nào của nấy”, các hãng tàu tại Đà Nẵng hiện nay hầu như đều ngang bằng nhau về chất lượng phục vụ vận tải.
BẢNG 4: BẢNG GIÁ CƯỚC CHUYÊN CHỞ CỦA MỘT SỐ ĐẠI LÝ HÃNG TÀU
Tuyến đường
Cơng ty Đà nẵng - Malaisia Đà nẵng - Singapore Đà nẵng - Châu Âu
VIETFRACT 560 USD/20’ 400 USD/20’ 1100/2200 USD/20’/40’ VICONSHIP 550 USD/20’ 400 USD/20’ 1100/2200 USD/20’/40’ VINATRANS 550 USD/20’ 410 USD/20’ 1200/2400 USD/20’/40’ INLACO 500 USD/20’ 400 USD/20’ 1200/2400 USD/20’/40’ GEMATRANS 530 USD/20’ 400 USD/20’ 1100/2200 USD/20’/40’ VIETRANS 565 USD/20’ 420 USD/20’ 1235/2470 USD/20’/40’
Tuyến đường
Cơngổồỡi ty Đà nẵng - Malaisia Đà nẵng - Singapore Đà nẵng - Châu Âu
VIETFRACT 885 USD/20’ 645 USD/20’ 1100/2200 USD/20’/40’ VICONSHIP 870 USD/20’ 630 USD/20’ 1200/2400 USD/20’/40’ VINATRANS 870 USD/20’ 640 USD/20’ 1200/2400 USD/20’/40’ INLACO 850 USD/20’ 630 USD/20’ 1200/2400 USD/20’/40’
Lựa chọn dựa vào ngày giừ tàu cập Cảng và rời Cảng.
Dựa vào hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký giữa người XK và người NK Cơng ty sẽ phải lựa chọn những hãng tàu nào cĩ lịch trình ghé vào Cảng xếp hàng theo đúng như qui định ngày giao hàng đã được thoả thuận trong hợp đồng. Đơi khi trong hợp đồng đã qui định ngày xếp hàng vào những ngày mà hãng tàu quen khơng ghé vào Cảng xếp hàng vào lúc đĩ thì buộc Cơng ty phải lựa chọn những hãng tàu cĩ lịch trình ghé vào Cảng xếp hàng mặc dù giá cước và các điều kiện ưu
đãi khơng thực sự cĩ lợi cho người NK. Trong những trường hợp như vậy thì Cơng ty sẽ thơng báo cho người NK để người NK thoả thuận lại với người XK về ngày giờ xếp hàng, tất nhiên khi đĩ người NK cĩ thể phải chịu phí lưu kho, lưu bãi tại Cảng xếp hàng, và nếu chi phí này thấp và vẫn cĩ lợi so với việc lựa chọn hãng tàu thay thế thì Cơng ty tư vấn cho người NK thoả thuận lại ngày giờ xếp hàng với người XK. Tuy nhiên việc bốc xếp một lơ hàng lên tàu khơng phải 1,2 ngày là hồn thành mà cĩ khi kéo dài cả tuần, do vậy trường hợp trên cũng ít xảy ra và do đĩ việc quyết định lựa chọn hãng tàu cũng ít bị thay đổi và Cơng ty vẫn lựa chọn hãng tàu cĩ lợi cho người NK.
Lịch tàu cũng thay đổi hàng tháng, tuỳ vào điều kiện, thời gian xếp hàng đã qui định trong L/C mà Cơng ty sẽ chọn hãng tàu thích hợp và hiệu quả nhất.
Ngồi ra cĩ thể so sánh các nhân tố liên quan như tính thường xuyên, các hãng tàu cĩ tàu nhiều tuổi thì thời gian chuyên chở dài hơn, mật độ tàu từ Cảng xếp cũng như Cảng dỡ hàng, Cảng chuyển tải cĩ ảnh hưởng đến tổng thời gian chuyển tải.
Hãng tàu Từ Tp.HCM ĐN Từ Sing đi Bắc Âu Cở tàu tối đa
Tuổi tàu (tính đến năm 2000)
Mitsui/OSK/Huyndai Hiện nay tất cả các đại lý hãng tàu tại ĐN đều sử dụng
3 chuyến/tuần 100- 1800 Teu 1- 8 Maersk/Sealand 3 chuyến/tuần 1000-2100 Teu 1- 8
Cập cảng ĐN để Vận chuyển hàng Nhập và hàng Xuất.
Hapag Lloyd 2 chuyến/tuần 800-1700 Teu 10- 20 Huyndai 3 chuyến/tuần 1500- 2100 Teu 8- 20
OOCL 3 chuyến/tuần 1000-2500 Teu 5- 15
Số liệu: Tổng hợp từ các lịch trình và báo giá của các Cơng ty Viconship, Gema, Inlaco năm 2002.
LỊCH MỘT SỐ CHUYẾN TÀU FEEDER GHÉ CẬP CẢNG ĐÀ NẴNG.
Thời gian Hãng tàu
Thứ 2 Tàu của hãng Evergreen (Viconship) Thứ 3 Tàu của hãng Huyndai (Gema)
Thứ 7 Tàu của hãng Strait Shipping và Wanhaii (Inlaco)
Số liệu: Tổng hợp từ các lịch trình và báo giá của các Cơng ty Viconship, Gema, Inlaco năm 2002.
BẢNG 5: THỜI GIAN VẬN CHUYỂN CỦA MỘT SỐ HÃNG TÀU
ĐVT:
Ngày
Hãng tàu Từ Đà Nẵng đi đến các Cảng
Rotterdam Anstwerp La Havre Hamburg Southampton Helsinki
Mitsui 23 25 25 25 23 26
Huyndai 24 25 25 25 24 27
OOCL 26 - 24 27 - 28
Evergreen 26 26 27 24 - -
Hapag Lloyd 28 - 27 26 24 28
Số liệu: Tổng hợp từ các lịch trình và báo giá của các Cơng ty Viconship, Gema, Inlaco năm 2002.
Mối quan hệ giữa Cơng ty và các đại lý hãng tàu.
Container, loại Container tuỳ theo từng hãng khác nhau mà cĩ chiến lược qui định phí hoa hồng cao hay thấp. Phí này trên lý thuyết thì khơng cĩ, nhưng trên thực tế, do sự cạnh tranh mà hầu như hãng tàu nào cũng dành sự ưu đãi cho khách hàng về khoản phí này. Là một bí mật trong kinh doanh, song bằng cách nào đĩ các phí này cũng được các hãng tàu cạnh tranh nhau và nĩ cũng khơng chênh lệch nhau là mấy.
Do đĩ, hiện nay nếu phải lựa chọn một cách khĩ khăn giữa hai hãng tàu nào đĩ, Cơng ty đơi khi sẽ lựa chọn hãng mà mình ít đi hơn (trong thời gian gần), nhằm giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với nhiều hãng tàu để Cơng ty nhận được những ưu đãi nhiều nhất từ nhiều phía.
BẢNG 6: SỐ LIỆU VỀ PHÍ HOA HỒNG MÀ MỘT SỐ ĐẠI LÝ HÃNG TÀU DÀNH CHO VIETRANS.
Vietfract Viconship Germatrans Danatrans Vosa
Phí Hoa hồng
2% giá trị cước phí chuyên chở (khi thuê tàu
Mitsui) 1,85% khi thuê các tàu khác 1,75% giá trị cước phí chuyên chở cho tất cả các tàu 1,75% giá trị cước phí chuyên chở cho tất cả các tàu 1,5% giá trị cước phí chuyên chở cho tất cả các tàu 1,5% giá trị cước phí chuyên chở cho tất cả các tàu
Cước phí này khơng dược thoả thuận trên bất cứ một giấy tờ nào nhưng nếu khi Vietrans thuê tàu của các đại lý hãng tàu nĩi trên thì họ sẵn sàng trả trước cước phí hoa hồng cho Vietrans, kể cả khi chỉ cĩ 1 Container hàng.
Riêng đối với Vietfract thì khi cĩ từ 5 Container hàng trở lên thì phí hoa hồng sẽ là 2% giá trị cước phí chuyên chở (đối với tàu Mitsui thì cịn cao hơn).
Sơ đồ quan hệ giữa Cơng ty và Đại lý hãng tàu.
CƠNG TY ĐẠI LÝ HÃNG TÀU (1 )(2 )(3 )(4 )
(2) Đại lý hãng tàu trả phí hoa hồng cho Cơng ty.
(3) Các đại lý hãng tàu sử dụng dịch vụ kho bãi và khai thuê Hải quan của Cơng ty
(4) Cơng ty sử dụng dịch vụ vận tải, xếp dỡ nội địa của đại lý hãng tàu. Nhìn chung việc ra quyết định lựa chọn hãng tàu nào để chuyên chở hàng hố được Cơng ty xem xét dựa trên nhiều yếu tố. Cơng tác lựa chọn và thuê tàu chuyên chở tại Cơng ty tương đối hồn thiện. Ngồi ra một số yếu tố bắt buộc như: lịch tàu, tuyến đường... lúc thì ưu tiên cho yếu tố này, lúc thì ưu tiên cho yếu tố kia tuỳ theo từng thương vụ mà Cơng ty sẽ xác định được yếu tố nào là quan trọng nhất để đưa ra quyết định chung.
1.2. Ký Booking Note:
Sau khi lựa chọn tàu chuyên chở xong, Cơng ty sẽ thơng báo cho hãng tàu về lượng hàng, Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng và một số điều kiện khác để cùng hãng tàu thoả thuận và ký Booking Note.
Booking Note làm căn cứ, độ tin cậy và đồng thời là thơng tin cho Hãng tàu biết Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng, cũng như các thơng tin khác liên quan về lơ hàng đĩ. Về cơ bản nội dung của một Booking Note bao gồm các mục sau:
Tên và địa chỉ của chủ hàng, người gửi hàng (Shiper), người nhận hàng (Consignee) hoặc theo lệnh của ai, địa chỉ thơng báo. Trong những mục trên, nếu thanh tốn bằng L/C thì tên, địa chỉ thơng báo phải được ghi hồn tồn chính xác với L/C đến từng dấu phẩy, Booking Note là căn cứ lập B/L. Nếu cĩ sự sai lệch, ngân hàng sẽ khơng thanh tốn cho người xuất khẩu gây ra khiếu nại, rắc rối sau này.
Địa điểm xếp hàng (Port of Loading), dỡ hàng (Port of Discharge). Trong Booking Note hai mục này được người giao nhận đề cập đến vì đây là căn cứ để tính cước của hãng tàu, do đĩ phải ghi chính xác và tính tốn sao cho cĩ lợi nhất.
* Giá cước vận chuyển:
Được quyết định rất cụ thể trong Booking Note, bao gồm các yếu tố: đĩng cước, đơn giá Container, cước phí trả trước hay trả sau.
* Số lượng, loại Container:
Đối với Cơng ty, các mặt hàng uỷ thác giao nhận khơng cố định, điều này phụ thuộc vào từng lơ hàng của chủ hàng uỷ thác cho Cơng ty. Do vậy, trong Booking Note phải ghi rõ Container đĩng loại hàng gì, bao nhiêu Container, loại Container, kích cỡ Container. Kèm theo đĩ phải ghi rõ nhiệt độ cần thiết của Container khi chứa hàng. Đây là mục tương đối quan trọng, vì nếu khơng ghi chú nhiệt độ, hàng hố trong Container sẽ khơng được đảm bảo chất lượng do hãng tàu khơng biết nhiệt độ phù hợp với hàng để cài đặt, đặc biệt là đối với mặt hàng thuỷ sản đơng lạnh.
* Các điều khoản khác:
Booking Note cĩ giá trị như một hợp đồng vận chuyển xác nhận quyền và nghĩa vụ của Cơng ty (trong trường hợp người XK, NK uỷ thác cho Cơng ty) và chủ tàu, trên đĩ cũng ghi rõ mức cước cho lơ hàng.
Booking Note khơng phải là chứng từ xuất trình. Nĩ chỉ là một thoả thuận giữa người thuê vận chuyển và người vận chuyển, và chỉ cĩ giá trị cho đến thời điểm vận đơn được cấp cho Cơng ty. Song, cần phải xác định mức độ quan trọng và tầm ảnh hưởng của Booking Note đến việc lập B/L và đồng thời nĩ cũng là một căn cứ để nếu cĩ xảy ra tranh chấp thì khiếu nại ai đúng, ai sai.
1.3. Khai thuê thủ tục Hải quan.
Khai báo Hải quan là một cơng đoạn trong quá trình làm thủ tục cho hàng hố XNK, tuỳ thuộc vào chủ hàng mà Cơng ty cĩ thực hiện việc khai thuê hải quan hay khơng. Thơng thường thì chủ hàng giao cho Cơng ty làm trọn gĩi các dịch vụ, nhưng cũng cĩ trường hợp chủ hàng muốn tự mình khai báo thủ tục Hải quan thì Cơng ty chỉ thực hiện các cơng việc cịn lại.
Việc khai thuê Hải quan được thực hiện một cách chặt chẽ. Tuy người khai thuê Hải quan được uỷ quyền hoặc cĩ giấy giới thiệu đúng dưới danh nghĩa là một
giấy chứng nhận cơng nhận cĩ đủ chức năng, trách nhiệm và thẩm quyền do Tổng cục Hải quan cấp thì người khai thuê Hải quan cũng khơng được phép thực hiện việc khai báo thủ tục Hải quan.
Đối với Vietrans Đà Nẵng đã cĩ đầy đủ chức năng và quyền hạn để thực hiện dịch vụ khai thuê Hải quan thay mặt cho chủ hàng khai báo và làm thủ tục Hải quan đối với hàng hố XNK. Ngồi ra, Vietrans cịn cĩ địa điểm làm thủ tục Hải quan ngồi cửa khẩu tại Thọ Quang, quận Sơn Trà với bộ phận Hải quan làm việc ngay tại địa điểm thơng quan cho các khâu nghiệp vụ: Tiếp nhận và đăng ký lời khai, tính thuế cho hàng hố XNK.
Thơng thường các Cơng ty cĩ nhu cầu XNK như SINARAN, QUỐC BẢO, NAM PHƯƠNG khi họ uỷ thác giao nhận cho Cơng ty thì họ sử dụng dịch vụ trọn gĩi của Cơng ty và do đĩ Cơng ty sẽ khai thuê Hải quan cho họ và làm mọi thủ tục để nhận hàng, giá trị của dịch vụ khai thuê Hải quan trong trường hợp này được tính luơn vào doanh thu giao nhận.
Tuy nhiên cũng cĩ 1 vài cơng ty chỉ sử dụng dịch vụ khai thuê Hải quan của Vietrans nhưng khơng thường xuyên như Cơng ty cơng trình giao thơng 5, các khâu nghiệp vụ cịn lại họ đều tự làm. Trước đây thì Đại lý hãng tàu Viconship vẫn thường xuyên sử dụng dịch vụ khai thuê Hải quan của Vietrans để thực hiện dịch vụ giao nhận, nhưng từ năm 2000 trở lại đây họ đã ít dùng hơn dịch vụ này của Vietrans và giá trị cũng khơng nhiều (khoảng từ 30 đến 50 bộ hồ sơ Hải quan/năm).
Sau khi đã ký Booking Note xong, Cơng ty tiến hành làm thủ tục Hải quan liên quan đến lơ hàng nhập khẩu nhằm mục đích xin phép Hải quan được nhập lơ hàng trên và đề nghị Hải quan cử người đến giám sát và kiểm tra.
Việc làm thủ tục Hải quan được tiến hành trước ngày tàu đến để phịng trường hợp cĩ những sự cố khơng lường trước xảy ra, người giao nhận cĩ thể giải
2) Khai báo thủ tục Hải quan (xuất trình bộ chứng từ)
3) Hải quan kiểm tra bộ hồ sơ và ra thơng báo thuế (8 tiếng đồng hồ)