C. HẠCH TỐN TỔNG HỢP NGUYấN VẬT LIỆU, CễNG CỤ, DỤNG CỤ.
Phiếu xuất kho dụng cụ.
Phiếu xuất kho dụng cụ được lập để theo dừi chặt chẽ số lượng dụng cụ xuất kho cho cỏc bộ phận, cụng trỡnh sử dụng. Nú làm căn cứ để hạch toỏn chi phớ sản xuất tớnh giỏ thành sản phẩm và kiểm tra, quản lý việc quản lý dụng cụ.
- Phiếu xuất kho được lập căn cứ vào khối lượng dụng cụ thực tế được xuất ra theo yờu cầu của từng cụng trỡnh.
- Phiếu xuất kho dụng cụ cú thể lập riờng cho tứng thứ dụng cụ hoặc chung cho nhiều thứ dụng cụ cựng loại nhưng phải cựng kho và sử dụng cho một cụng trỡnh. Thụng thường cụng ty Lắp mỏy điện nước và Xõy dựng lập Phiếu xuất kho cho nhiều thứ dụng cụ.
- Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rừ số phiếu, ngày thỏng năm lập phiếu, họ tờn người nhận hàng, lý do xuất kho sử dụng và kho xuất dụng cụ.
+ Cột A,B,C,D : Ghi số thứ tự, tờn nhĩn hiệu quy cỏch dụng cụ, mĩ số và đơn vị tớnh của dụng cụ. Cụ thể: Trờn Phiếu xuất kho dụng cụ số 405, ngày 21/3/2004 (được trớch dẫn ở trang sau ) Nguyễn Cao Khải đĩ nhận từ kho anh Thịnh 2 loại dụng cụ để phục vụ cụng trỡnh Dịch Vọng.
Trong đú, STT thứ 2 ghi tờn dụng cụ là: Mỏy hàn HQ (10 + 24 KVA), đơn vị tớnh là cỏi.
+ Cột 1: Ghi số lượng dụng cụ theo yờu cầu xuất kho của từng bộ phận, cụng trỡnh. Cụ thể: Số lượng xuất trờn chứng từ =2 (cỏi).
+Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho ( Số lượng thực tế xuất kho chỉ cú thể bằng hoặc ớt hơn số lượng yờu cầu). Cụ thể: Số lượng xuất thực tế = 2(cỏi)
+Cột 3: Kế toỏn ghi đơn giỏ của từng loại dụng cụ xuất kho. Cụ thể: Đơn giỏ Mỏy hàn HQ (10 + 24 KVA) = 804.375(đ)
+Cột thành tiền: Thành tiền = Số lượng xuất kho ( thực tế) x Đơn giỏ (Cột 4 = Cột 2 x Cột 3 )
Cụ thể: Cột thành tiền = 2 x 804.375 = 1.608.750 (đồng ).
– Dũng cộng ghi tổng số tiền của dụng cụ thực tế đĩ xuất kho. Cụ thể: Dũng cộng ghi giỏ trị xuất kho của 2 loại dụng cụ trờn là 2.258.750 (đồng). Phiếu xuất kho được lập thành 2 liờn:
+ Thủ kho giữ 1 liờn để ghi vào thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn vật tư để kế toỏn ghi giỏ, tớnh thành tiền( cột 3, cột 4) và ghi vào sổ kế toỏn.
+ Người nhận giữ 1 liờn (để ghi sổ kế toỏn bộ phận sử dụng).
Dưới đõy là Phiếu xuất kho ngày 21/3/2004 xuất cho cụng trỡnh Dịch Vọng:
Cụng ty lắp mỏy ĐN & XD Mẫu số 01- VT
61E- Đờ La Thành QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1-11-1995 của Bộ
PHIẾU XUẤT KHO
Số: X367
Ngày 21 thỏng 3 Năm 2004 Nợ:
Cú:
Họ tờn người nhận hàng : Nguyễn Cao Khải Bộ phận: Đội 10 Lý do xuất kho : xuất cụng trỡnh nhà A7- Dịch Vọng đụ thị Nhập tại kho : Anh Thịnh
ST T T Tờn, nhĩn hiệu vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ) Mĩsố Đơnvị Số lượng
Đơn giỏ Thànhtiền
Chứng từ
Thực tế
A B C D 1 2 3 4
1 Mỏy cắt nhựa HQ Cỏi 2 2 804.375 1.608.750
Cộng thành tiền bằng chữ: Hai triệu hai trăm năm mươi tỏm nghỡn bảy trăm năm mươi đồng.
Xuất, ngày 12 thỏng 3 năm 2004
Phụ trỏch Người nhận Thủ kho Kế toỏn Thủ trưởng
cung tiờu hàng Trưởng đơn vị
Từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho dụng cụ trờn, kế toỏn lập Thẻ kho cho từng loại dụng cụ.
Thẻ kho
Căn cứ, tỏc dụng và phương phỏp lập của thẻ kho (lập cho từng loại dụng cụ) cũng tương tự như đối với thẻ kho lập cho từng loại vật liệu.
Cỏch lập :
Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho dụng cụ để ghi vào cỏc cột tương ứng trong thẻ kho; mỗi chứng từ ghi một dũng, cuối ngày tớnh số tồn kho.
+ Cột A, B, C, D: Ghi STT, số phiếu nhập- xuất và ngày thỏng chứng từ. Cụ thể: STT thứ 1, ghi số phiếu nhập N405 ngày 19/1.
+ Cột E, F: Ghi diễn giải và ngày nhập xuất. Cụ thể: STT 1 ghi diễn giải như sau: Nhập kho mỏy hàn HQ (10+24 KVA). Ngày nhập xuất: 19/1.
+ Cột 1,2,3: Ghi số lượng dụng cụ nhập kho, xuất kho và tồn kho. Cụ thể: Trờn thẻ kho được lập cho loại dụng cụ: Mỏy hàn HQ(10 + 24 KVA) trớch dẫn ở trang sau:
STT 1 ghi: Số lượng nhập là 6 (cỏi),số lượng xuất là 0, số lượng tồn là 6 (Cỏi)
+ Cột 4: Cột ký xỏc nhận của kế toỏn.
Sau mỗi lần kiểm kờ phải tiến hành điều chỉnh số liệu trờn thẻ kho cho phự hợp với số thực tế kiểm kờ theo chế độ quy định.
Thẻ kho trớch dưới đõy là thẻ kho được lập cho mỏy phỏt hàn HQ (10+24 KVA): CTLMĐN&XD Kho: Anh Thịnh Mẫu số 06-VT (Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày 01-11-1995 của Bộ tài chớnh) Tờ số: 1 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 19/01/2004 Tờn, nhĩn hiệu, quy cỏch vật tư : Mỏy hàn HQ(10+24KVA)
Đơn vị tớnh : Cỏi Mĩ số : S T T Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xỏc nhận của kiểm toỏn Số phiếu Ngày thỏng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất A B C D E F 1 2 3 4 ……… -
1 N405 19/1 Nhập kho mỏy hàn HQ(10+24KVA) 19/1 6
2 X367 20/1 Xuất cho cụng trỡnh Dịch Vọng 20/1 2 4
3 X418 26/2 Xuất cho ụngVinh-đội XD 10 27/2 1 3
4 S453 21/3 Xuất-Nguyễn Cao Khải đội XD 10 21/3 1 2
Thủ kho Kế toỏn trưởng Ngày 12 thỏng 3 năm 2004
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Giỏm đốc
(Ký, họ tờn, đúng dấu)
Thẻ kho trờn được dựng để đối chiếu với sổ chi tiết dụng cụ.
- Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoỏ đơn giỏ trị gia tăng …kế toỏn lập được sổ chi tiết dụng cụ.
Sổ chi tiết dụng cụ mở theo từng kho và theo từng thứ dụng cụ và tập hợp theo từng cụng trỡnh sử dụng. Từ sổ, cuối thỏng kế toỏn lờn được bảng tổng hợp chi tiết dụng cụ.
+ Cột 1,2: Ghi số hiệu, ngày thỏng của chứng từ nhập, xuất kho dụng cụ. Vớ dụ: phiếu xuất nhập kho số X367( ngày 21/3/2004)
+ Cột 3 : Ghi diễn giải nội dung của chứng từ. Cụ thể: Từ phiếu xuất kho, kế toỏn ghi vào sổ chi tiết dụng cụ nghiệp vụ: Xuất dụng cụ cho Nguyễn Cao Khải.
+Cột 4 : Ghi tài khoản đối ứng. Cụ thể: TK đối ứng là TK 627.
+ Cột 5 : Ghi đơn giỏ của 1 đơn vị dụng cụ nhập, xuất kho. Cụ thể: Đơn giỏ là 804.375đ/1 cỏi.
+ Cột 6 : Ghi số lượng dụng cụ nhập kho. Trờn sổ chi tiết dụng cụ này khụng cú số lượng, giỏ trị nhập của mỏy hàn HQ(10+24 KVA) trong thỏng.
+ Cột 7 : Căn cứ vào hoỏ đơn, phiếu nhập kho ghi giỏ trị( số tiền) dụng cụ nhập kho. Cụ thể:( Ngày 12/3) Cột Thành tiền= 1 x 804.375 = 804.375(đ).
+ Cột 8 : Ghi số lượng vật liệu xuất kho. VD: Nghiệp vụ xuất kho cho cụng ty Dịch Vọng( căn cứ vào phiếu xuất kho số X376 ngày 21/3/2004) ghi số lượng vào cột 8 là 1(cỏi).
+ Cột 9 : Ghi giỏ trị dụng cụ xuất kho ( cột 9 = cột 5 x cột 8 ). Vớ dụ: Cột thành tiền = 1 x 804.375 = 804.375 (đ).
+ Cột 10: Ghi số lượng dụng cụ tồn kho. VD: Số lượng tồn kho đầu kỳ = 3 (cỏi) + Cột 11: Ghi giỏ trị dụng cụ tồn kho.
Vớ dụ:Giỏ trị tồn kho đầu kỳ =2.413.125 (đ). + Cột 12: Cột ghi chỳ.
- Dũng cộng số phỏt sinh ghi số lượng và giỏ trị nhập- xuất cuối thỏng của cỏc dụng cụ trong thỏng. Cụ thể: Cộng số phỏt sinh của sổ chi tiết nờu trờn như sau:
+ Số lượng nhập = 0 (cỏi) tương ứng với giỏ trị = 0(đ)
Cụ thể: Sổ chi tiết đĩ nờu cú lượng tồn cuối thỏng = 2 (cỏi) tương ứng với số tiền = 1.608.750 (đ)
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT DỤNG CỤ
- Căn cứ lập: Bảng tổng hợp này được lập căn cứ vào cỏc sổ chi tiết của từng loại dụng cụ. Mỗi sổ chi tiết dụng cụ được ghi vào 1 dũng trờn bảng tổng hợp chi tiết dụng cụ.
- Cỏch lập:
+ Cột 1,2: Ghi số thứ tự và tờn dụng cụ. Vớ dụ: Mỏy hàn HQ (10+24 KVA) + Cột 3 : Ghi số tiền dụng cụ tồn đầu kỳ. Cụ thể: : Căn cứ vào sổ chi tiết dụng cụ của: Mỏy hàn HQ(10+24KVA) ta ghi được giỏ trị của dụng cụ này trờn bảng tổng hợp chi tiết dụng cụ như sau:
Tồn đầu kỳ = 2.413.125( đ).
+Cột 4: Ghi số tiền dụng cụ nhập trong kỳ. Cụ thể: Nhập trong kỳ = 0( đ).
+Cột 5: Ghi số tiền dụng cụ xuất trong kỳ. Cụ thể: Xuất trong kỳ = 840.375( đ). +Cột 6: Ghi số tiền dụng cụ tồn cuối kỳ.
Trong đú: tồn cuối kỳ = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ – xuất trong kỳ . Cụ thể: Tồn cuối kỳ = 2.413.125 + 0 - 840.375 = 1.608.750
Bảng tổng hợp chi tiết dụng cụ được tổng hợp theo từng cụng trỡnh sử dụng. Từ sổ chi tiết dụng cụ đĩ trớch ở trờn, kế toỏn lập bảng tổng hợp chi tiết dụng cụ. Bảng này được lập cho nhiều dụng cụ tập hợp theo cụng trỡnh Dịch Vọng:
CễNG TY LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY DỰNG 61E Đấ LA THÀNH Mẫu số: S14 – SKT/DNN KHO ANH THỊNH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT CễNG CỤ DỤNG CỤ TK 153 - Cụng cụ dụng cụ. Thỏng 3 Năm 2004. Tờn cụng trỡnh sử dụng: Cụng ty Dịch Vọng đụ thị. Đơn vị: Đồng ST T Tờn vật liệu Tồn kỳ Số tiền
đầu trong kỳNhập Xuất trongkỳ Tồn cuốithỏng
1 2 3 4 5 6 1 Bơm tay thử ỏp lực HQ. --- 2.620.000 1.950.000 650.000 2 Mỏy hàn HQ(10+24KVA). 2.413.125 --- 804.375 1.608.750 3 Palăng xớch 5 tấn. 1.560.000 --- 2.340.000 --- 4 Tời điện 1,8 tấn HQ. --- 780.000 2.600.000 2.600.000 5 Mỏy cắt nhựa HQ. 1.040.000 5.200.000 1.040.000 --- 6 Mỏy ren ống HQ. 7.700.000 --- 3.850.000 3.850.000 Cộng 134.192.565 56.390.500 165.709.325 24.873.750 Ngày…thỏng…năm
Người lập biểu Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)