nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh tốn
Trong q trình kiểm tốn, KTV ln tìm cách giảm tối thiểu các kiểm tra chi tiết bằng cách dựa vào hệ thống KSNB của đơn vị. Tuy nhiên, “khi dựa vào KSNB thì kiểm tốn viên
phải thấy hài lòng về hệ thống KSNB mà doanh nghiệp đang áp dụng” (IAG6, đoạn 11). Để có đợc sự “hài lịng” đó “chun gia kiểm tốn phải thu thập các bằng chứng qua các kiểm tra thủ tục kiểm soát để chứng minh cho việc đánh giá rủi ro kiểm soát”(ISA400 đoạn 31), nghĩa là kiểm toán viên phải thực
hiện các thử nghiệm tn thủ theo chơng trình kiểm tốn đã lập.
Vì vậy trong kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn, việc kiểm tra hệ thống KSNB đợc chia ra làm hai khía cạnh lớn là hệ thống KSNB với các nghiệp vụ mua hàng và KSNB với các nghiệp vụ thanh toán.
* Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng
Một hệ thống KSNB đợc đánh giá là tốt, hoạt động có hiệu quả khi nó thỏa mãn 7 mục tiêu chung về KSNB. Vì vậy việc kiểm tra hệ thống KSNB đối với các nghiệp vụ mua hàng có thể coi là việc kiểm tra sự thoả mãn các mục tiêu của KSNB. Các mục tiêu đó là:
* Hàng hố và dịch vụ mua vào có căn cứ hợp lý. Điều đó có nghĩa là KTV phải kiểm tra xem hàng hố và dịch vụ mua vào đó có đúng là phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh, phù hợp với lợi ích tốt nhất của đơn vị hay không. Muốn vậy, KTV chọn mẫu và kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hoá đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng. Nếu hàng hố, dịch vụ mua vào khơng có đơn kiến nghị hay đơn đặt hàng khơng đợc phê chuẩn thì chứng tỏ số hàng đó khơng có căn cứ hợp lý.
* Hàng hoá mua vào đều đ ợc ghi sổ đầy đủ . Khi thực hiện một cuộc kiểm tốn thì các sai sót và gian lận thờng gặp là tài sản bị khai tăng cịn các khoản cơng nợ thì bị khai thiếu. Vì vậy trong chu trình mua hàng và thanh tốn việc không ghi sổ các nghiệp vụ mua vào đồng thời ghi thiếu các khoản nợ phải trả là sai sót thờng thấy. Để giảm mức rủi ro này, KTV kiểm tra xem các hố đơn mua hàng, các báo cáo nhận hàng có đợc đánh số trớc và theo dõi hay không, đối chiếu chứng từ gốc với sổ nhật ký mua hàng để đảm bảo rằng hàng hoá và dịch vụ mua vào đều đợc vào sổ.
* Hàng hoá mua vào đ ợc ghi sổ đều đ ợc đánh giá đúng đắn . Sự kiểm tra của KTV về tính hiệu quả của các quá
trình KSNB đối với sự đánh giá chính xác các nghiệp vụ mua vào là rất quan trọng. Bởi vì việc ghi sổ các nghiệp vụ mua
vào chính xác hay khơng sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình đánh giá của rất nhiều tài khoản nh hàng tồn kho, cơng nợ, các khoản phí tổn... Nếu KTVđa ra kết luận là có thể tin cậy vào hệ thống KSNB đối với sự đánh giá chính xác các nghiệp vụ mua vào thì mức độ kiểm sốt chi tiết nhiều tài khoản trên Bảng cân đối tài sản sẽ đợc giảm nhẹ. Các thử nghiệm tuân thủ thực hiện ở đây là kiểm tra tính chính xác về mặt số liệu của các hố đơn mua hàng kể cả những khoản chiết khấu và chi phí vận chuyển.
* Hàng hố mua vào đ ợc phê chuẩn đúng đắn KTV thực
hiện các trắc nghiệm có dấu vết bằng cách xem bảng kê chi tiết, lựa chọn một số nghiệp vụ phát sinh có giá trị ở những mức khác nhau và yêu cầu đơn vị cho kiểm tra chứng từ gốc xem chúng có đợc phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền theo nh quy định của đơn vị hay khơng.
* Hàng hố mua vào đ ợc phân loại đúng đắn. KTV có thể phỏng vấn kế tốn xem có dấu hiệu của các thủ tục kiểm tra nội bộ đối với việc phân loại các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào hay không, so sánh sự phân loại hàng mua vào trên Sổ cái hoặc trên Bảng kê chi tiết hàng tồn kho với sơ đồ tài khoản của đơn vị để đảm bảo rằng các nghiệp vụ này đã đợc phân loại đúng đắn.
* Hàng hoá mua vào đ ợc ghi sổ đúng kỳ . KTV kiểm tra
xem đơn vị có các quy định u cầu kế tốn ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng ngay sau khi nhận đợc hàng hố và dịch vụ hay khơng? Thử nghiệm tn thủ để kiểm tra mục tiêu này là tiến hành so sánh ngày của Báo cáo nhận hàng hay Phiếu nhập kho với Hóa đơn của ngời bán hoặc ngày ghi trên sổ Nhật ký mua vào.
* Hàng hoá mua vào đ ợc ghi sổ đúng đắn trên sổ chi tiết khoản phải trả, sổ kho và chúng đ ợc tổng hợp đúng đắn trên sổ cái . KTV có thể kiểm tra tính chính xác về mặt
giấy tờ bằng cách cộng tổng số ghi trên sổ nhật ký, theo dõi quá trình chuyển sổ vào Sổ cái tổng hợp.
Cơ sở lý luận của việc kiểm tra hệ thống KSNB đối với các nghiệp vụ chi tiền thanh toán cũng giống nh đối với các nghiệp vụ mua hàng ở trên, nghĩa là KTV cũng tiến hành quan sát, phỏng vấn, khảo sát các nghiệp vụ thanh toán để đánh giá hệ thống KSNB dựa trên 7 mục tiêu chung. Chỉ khác là kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm tuân thủ căn cứ vào Sổ nhật ký chi tiền với chứng từ gốc là Phiếu chi thay vì kiểm tra Sổ nhật ký mua hàng trên cơ sở Hoá đơn của ngời bán.
Tuy nhiên, khi kiểm toán, việc tiến hành các thử nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng và các nghiệp vụ thanh tốn khơng tách rời nhau mà chúng đợc thực hiện cùng một lúc. Chẳng hạn khi chọn một một nghiệp vụ trên sổ nhật ký mua hàng để kiểm tra thì các chứng từ nh Hố đơn, Phiếu nhập kho, các Phiếu chi sẽ đợc kiểm tra cùng một lúc. Tính lơgíc giữa các chứng từ sẽ làm tăng hiệu quả và giảm chi phí cuộc khảo sát, từ đó làm tăng tiến độ cuộc kiểm tốn.
Sau khi tiến hành các thử nghiệm tuân thủ, KTV đánh giá lại rủi ro kiểm sốt một cách chính xác hơn. Chuẩn mực kiểm tốn Quốc tế cũng nói rõ: “Tùy theo kết quả của việc kiểm tra
các thủ tục kiểm soát, chuyên gia kiểm toán phải xác định xem KSNB có đợc xây dựng và hoạt động phù hợp với đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm sốt hay khơng. Trớc khi rút ra kết luận, căn cứ trên kết quả kiểm tra, chuyên gia kiểm toán phải xác định xem đánh giá của mình về mức độ rủi ro kiểm sốt có đợc khẳng định lại hay khơng”(ISA400 đoạn 34,39). Mức
độ rủi ro kiểm soát sau khi đã đợc đánh giá lại sẽ là cơ sở giúp KTV giới hạn phạm vi các thử nghiệm cơ bản phải tiến hành trong giai đoạn tiếp theo.