2.1 .Khái quát chung về công ty
2.1.3.Tổ chức bộ máy quản lí tại công ty
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức
Tổ chức bộ máy cơng ty được tổ chức theo hình thức sau:
Sơ đờ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Ghi chú:
: Quan hệ chức năng
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Giám Đốc: điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, và chịu trách nhiệm mọi hoạt động trong công ty
- Phịng kế tốn: có chức năng trong việc lập kế hoạch và quản lí nguồn tài chính của công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức cơng tác kế tốn theo đúng chế độ kế toán và chế độ quản lý tổ chức của Nhà nước.
+ Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên
+ Kiểm tra, soát xét các chứng từ. Phân tích rõ chứng từ hợp lý, hợp lệ
+ Hàng tháng, hàng quý, và cả năm lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế thật rõ ràng, khách quan , chính xác phản ánh các hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Phịng kinh doanh: có chức năng giao nhận và kiểm tra hàng hóa, Chịu trách nhiệm nhận đơn hàng và vận chuyển hàng háo đúng yêu cầu, cũng như số lượng và chất lượng hàng hóa được giao.
Giám Đốc
Kế Toán Trưởng
Kế Toán Kho Kế tốn tiêu thụ Thủ quỹ
2.1.4. Tở chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Sơ đờ 2.2 Sơ đồ tổ chức kế toán tại công ty
Ghi chú:
: Quan hệ chức năng : Quan hệ hô trợ
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận
- Kế toán trưởng : Kiểm tra , phê duyệt chứng từ hợp lý , theo dõi các khoản tiền , chi phí , các vấn đề liên quan đến thuế , kiểm tra tính hợp lý của hợp đồng kinh tế , kiểm tra đối chiếu số liệu , sổ sách giữa các phần hành kế toán , tổng hợp và lập báo cáo tài chính , phân tích các số liệu kế toán.
- Kế tốn kho: kết hợp với các phịng ban kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa nhập, xuất kho, bảo quản hàng hóa trong kho
- Kế tốn tiêu thụ: Theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tờn, ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ khối lượng hàng hóa bán ra, số hàng đã giao dịch cho các cửa hàng tiêu thụ, số hàng gửi đi bán,chi phí bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu.
- Thủ quỹ: Theo dõi vốn bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay đồng thời theo dõi tăng giảm và trích khấu hao tài sản cố định, theo dõi tình hình thu , chi và quản lý tiền mặt , căn cứ vào các chứng từ hợp lý , hợp lệ để tiến hành nhập , xuất quỹ và ghi chép sổ sách.
2.1.4.3. Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
Hiện nay Cơng ty TNHH MTV Phúc Thành Tâm sử dụng hình thức sổ kế toán là chứng từ ghi sổ.
Chứng từ kế toán Sổ kế tốn
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ
kế tốn cùng loại
PHẦN MỀM KẾ TỐN
- Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tài khoản - Sổ tổng hợp: Sổ cái.
Hệ thống tài khoản áp dụng: Thơng tư 200/2014/TT-BTC.
Trình tự ghi sổ kế tốn: Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cở sở số liệu của bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt, rời đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số ngày vào chứng từ ghi sổ. Sau đó được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ kế toán chi tiết.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái được sử dụng lập “Bảng cân đối tài khoản”.Cuối tháng tiến hành cộng sổ chi tiết lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của tài khoản đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi được đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính
Sơ đờ 2.3 Hình thức sở kế toán - trình tự ghi sở
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
(Ng̀n số liệu: Phòng kế tốn Cơng ty TNHH MTV Thương Mạ i và Dị ch Vụ Phú c Thà nh Tâm)
(Ng̀n số liệu: Phòng kế tốn Cơng ty TNHH MTV Thương Mạ i và Dị ch Vụ Phú c Thà nh Tâm)
(Ng̀n số liệu: Phòng kế tốn Công ty TNHH MTV Thương Mạ i và Dị ch Vụ Phú c Thà nh Tâm)
2.2. Thực trạng công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH MTV Thương Mại và Dịch Vụ Phúc Thành Tâm
2.2.1. Khái quát hoạt động tiêu thụ của công ty TNHH MTV Thương Mại và Dịch Vụ Phúc Thành Tâm
2.2.1.1. Đặc điểm hoạt động tiêu thụ tại công ty
Mặt hàng kinh doanh:
- Công ty TNHH MTV Thương Mại và Dịch Vụ Phúc Thành Tâm chủ yếu kinh doanh các mặt hàng phục vụ trong phục vụ cho gia đình như: Thực phẩm bổ sung dinh dưỡng, Bột ngũ cốc, sữa dành cho trẻ, yến mạch,bột ăn dặm, cháo,gia vị , các loại đồ điện gia dụng ….
Trong đó, mặt hàng chủ lực của cơng ty là các loại thực phẩm bổ sung dinh dưỡng với các loại mặt hàng đa dạng, mới lạ (chiếm hơn 60% tổng doanh thu tiêu thụ mơi năm). Mơi loại có một quy trình sản xuất và cách phân phối trộn khác nhau, thích hợp với từng nhu cầu mà từng đối tượng khách hàng sử dụng, đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý.
Nhận thức được tầm quan trọng của đa dạng hóa chủng loại sản phẩm cũng như việc nắm bắt nhu cầu thị trường hiện tại và tương lai, Công ty TNHH MTV Thương Mại và Dịch vụ Phúc Thành Tâm còn nhập các sản phẩm , hàng hóa từ nhiều cơng ty khác để bán,đờng thời công ty đã tạo ra một chuôi các sản phẩm đa dạng từ sản phẩm cấp cao đến sản phẩm cấp trung nhằm đáp ứng đúng và kịp thời nhu cầu của từng nhóm khách hàng khác nhau.
Mặt hàng của cơng ty
Thực phẩm bổ sung dinh dưỡng gờm 3 dịng sản phẩm riêng biệt + TPBS dinh dưỡng Meiji Hohoemi cube cho trẻ từ 0-12 tháng tuổi + TPBS dinh dưỡng Meiji Hohoemi stick pack từ 01 tuổi
+ TPBS dinh dưỡng Meiji Hohoemi Milk Các loại thực phẩm phục vụ gia đình
Thị trường tiêu thụ chủ yếu của công ty TNHH MTV Thương Mại và Dịch Vụ Phúc Thành Tâm là trên địa bàn thành phố Đà Nẵng và một số tỉnh lân cận thuộc khu vực miền trung như: Quảng Bình, Quảng Trị , Đà Nẵng, Quảng Nam và một số địa bàn thuộc khu vực miền Nam.
2.2.1.2. Phương thức tiêu thụ
Phương thức bán buôn với hợp đồng kinh tế: được công ty áp dụng theo hai hình thức:
Bán bn trực tiếp qua kho của công ty: Khách hàng đến nhận trực tiếp tại kho cơng ty, chứng từ trong trường hợp này là hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng, hợp đồng kinh tế.
- Buôn bán không qua kho của công ty: Theo hợp đồng đã ký kết giữa công ty với khách hàng, công ty sẽ vận chuyển thẳng đến kho của khách hàng hoặc địa điểm đã ghi rõ trong hợp đồng để bán. Chứng từ trong trường hợp này là hóa đơn GTGT, vận chuyển), hợp đờng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng.
- Bán lẻ: Theo phương thức này người bán giao hàng trực tiếp cho người mua tại kho của công ty và các chi nhánh, đại lý, cửa hang…Hàng hóa khi giao cho người mua, được người mua thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn thì xem như đã được tiêu thụ. Hình thức này được áp dụng chủ yếu với khách mua hàng hóa với số lượng ít.
2.2.1.3. Đặc điểm về tổ chức chứng từ kế toán tiêu thụ áp dụng tại công ty
Hệ thống chứng từ kế tốn tiêu thụ tại cơng ty: TNHH MTV Phúc Thành Tâm vận dụng hệ thống chứng từ trong quá trình tiêu thụ khác là đơn giản bao gồm một số chứng từ sau đây: Hóa đơn GTGT, Lệnh xuất hàng, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo có…
- Quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn tiêu thụ Hóa đơn GTGT
Cơng ty sử dụng hóa đơn GTGT theo mẫu hóa đơn do bộ tài chính ban hành, hóa đơn GTGT sẽ do kế tốn hoặc phịng kinh doanh lập. Khi tiêu thụ hàng hóa căn cứ và hợp đờng kinh tế,lệnh xuất hàng kếtốn sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT. Nếu trường hợp bán lẻ thì khơng lập hóa đơn cho từng lần bán hàng chỉ khi nào khách hàng u cầu lập hóa đơn thì khi đó kế tốn mới lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn là căn
cứ ghi nhận doanh thu, thủ quỹ thu tiền bán hàng và dùng để xuất kho thành phẩm. Hóa đơn GTGT gờm có hai liên
Liên 1: Lưu tại cuốn
Liên 2: Giao cho khách hàng - Hợp đờng kinh tế
Phịng kinh doanh có trách nhiệm liên hệ với khách hàng để ký hợp đờng, hợp đờng phải có chữ ký giám đốc và được thành lập thành 6 bản. Bên khách hàng giữ 3 bản và bên cơng ty giữ 3 bản. Trong đó: Kế tốn giữ 1 bản, phịng kinh doanh giữ 1 bản và giám đốc giữ 1 bản. Căn cứ vào bản hợp đồng sau khi được ký kết thì hai bên được tiến hành thực hiện như đúng trong thỏa thuận của bản hợp đồng.
- Phiếu thu
Do kế tốn lập (Phiếu thu phải có chữ ký của giám đốc), phiếu thu dùng để xác định số tiền thực tế nhập quỹ đồng thời là căn cứ để thủ quỹ tiến hành thu tiền. Kế toán tiêu thụ xuất hàng và ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận vào lệnh xuất hàng, sau đó chuyển lệnh xuất hàng lên cho kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
2.2.2. Hạch toán doanh thu tiêu thụ Tài khoản sử dụng: Tài khoản 511 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 511 Chứng từ, sổ sách sử dụng: - Hóa đơn GTGT - Sổ chi tiết bán hàng 511 - Sổ cái TK 511 - Phiếu thu Phương pháp hạch toán:
Ngày 28/12/2021 xuất bán hàng hóa cho Nguyễn Thị Thu Hằng theo HĐ số 0000357, TT/20E. Kế toán đã lập hoá đơn số 0000357 ngày 28/12/2021.
Căn cứ vào hoá đơn, kế toán vào phần mềm Kế toán Việt Nam và chọn đường dẫn: “Phiếu thu tiền” = > Thêm chứng từ để nhập liệu. Khi đó giao diện màn hình kế tốn sẽ như sau:
(Ng̀n số liệu: Phòng kế tốn Cơng ty TNHH MTV Thương Mạ i và Dị ch Vụ Phú c Thà nh Tâm)
Ngày 31/12/2021 xuất bán hàng hóa cho Cơng ty TNHH Huỳnh Khơi Hưng theo HĐ số 0000366, TT/20E. Kế tốn đã lập hoá đơn số 0000366 ngày 31/12/2021.
Căn cứ vào hoá đơn, kế toán vào phần mềm Kế toán Việt Nam và chọn đường dẫn: “Phiếu thu tiền” = >Thêm chứng từ” để nhập liệu. Khi đó giao diện màn hình kế toán sẽ như sau:
Sau khi kế toán nhập liệu đầy đủ các thông tin cần thiết trên phầ n mề m,khi đó chứng từ của nghiệp vụ bán hàng đã được lập.Kế toán sẽ tiến hành lên sổ chi tiế t của TK 511 có giao diện màn hình kế tốn như sau:
(Ng̀n số liệu: Phòng kế tốn Cơng ty TNHH MTV Thương Mạ i và Dị ch Vụ Phú c Thà nh Tâm)
Căn cứ vào sổ chi tiết của TK 511 , kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ của TK 511 theo Hóa đơn số 000357
Đơn vị: Công Ty TNHH MTV Thương Mại và Dịch Vụ Phúc Thành Tâm
Địa chỉ:K600/ 16 Trần Cao Vân – P.Xuân Hà – Q. Thanh Khê- TP Đà Nẵng
Mẫu số S02a-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 12 năm 2021
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ
111 511 3.168.000
Cộng 3.168.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2021
Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện pháp luật
Đơn vị: Công Ty TNHH MTV Thương Mại và Dịch Vụ Phúc Thành Tâm
Địa chỉ:K600/ 16 Trần Cao Vân – P.Xuân Hà – Q. Thanh Khê- TP Đà Nẵng
Mẫu số S02a-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31 tháng 12 năm 2021
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ
111 511 14.370.000
Cộng 14.370.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2021
Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện pháp luật
Căn cứ vào Sổ chi tiết TK 511. Kế toán sẽ tiến hành lên sổ cái của TK 511 có giao diện màn hình kế tốn như sau:
(Ng̀n số liệu: Phòng kế tốn Cơng ty TNHH MTV Thương Mạ i và Dị ch Vụ Phú c Thà nh Tâm)
2.2.3. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Tài khoản sử dụng: TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu” Chứng từ và sổ sách sử dụng:
- Phiếu giao hàng, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng: là căn cứ để kế toán thanh toán và khách hàng ghi sổ kiểm tra đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT: là cơ sở để kế toán theo dõi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
- Sổ chi tiết
Phương pháp hạch tốn:
Vì khi bán hàng, Cơng ty đem hàng hóa đến trực tiếp doanh nghiệp khác để bán và bán theo giá thị trường lúc đó. Nên các nghiệp vụ về tiêu thụ sản phẩm trong Quý IV năm 2021 không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521)
2.2.4. Hạch toán giá vốn hàng bán
Tài khoản sử dụng:Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán’’
- Doanh nghiệp sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá trị hàng hóa xuất kho
Chứng từ và sổ sách sử dụng: - Phiếu nhập, xuất vật tư
- Hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT… - Sổ Chi tiết, sổ cái
Phương pháp hạch toán:
Căn cứ vào hoá đơn 000357, kế toán vào phần mềm Kế toán Việt Nam và chọn đường dẫn: “Phiếu xuất Kho” = > Thêm chứng từ” để nhập liệu. Khi đó giao diện màn hình kế toán sẽ như sau:
Căn cứ vào HĐ số 000357, kế tốn lập phiếu xuất kho hàng hóa như sau:
Căn cứ vào hoá đơn 0000366, kế toán vào phần mềm Kế toán Việt Nam và chọn đường dẫn: “Phiếu xuất Kho” = > Thêm chứng từ” để nhập liệu. Khi đó giao diện màn hình kế tốn sẽ như sau:
Căn cứ vào HĐ số 000366, kế toán lập phiếu xuất kho hàng hóa như sau:
Sau khi kế toán nhập liệu đầy đủ các thông tin cần thiết trên phầ n mề m,khi đó chứng từ của nghiệp vụ giá vốn hàng bán đã được lập.Kế toán sẽ tiến hành lên sổ chi tiế t của TK 632 có giao diện màn hình kế tốn như sau:
(Ng̀n số liệu: Phòng kế tốn Cơng ty TNHH MTV Thương Mạ i và Dị ch Vụ Phú c Thà nh Tâm)
Căn cứ vào sổ chi tiết của TK 632,kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ của TK 632 theo Hóa đơn số 000357 như sau:
Đơn vị: Cơng Ty TNHH MTV Thương Mại và Dịch Vụ Phúc Thành Tâm
Địa chỉ: K600/ 16 Trần Cao Vân – P.Xuân Hà – Q. Thanh Khê- TP Đà Nẵng
Mẫu số S02a-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 28 tháng 12 năm 2021
Trích yếu NợSố hiệu tài khoảnCó Số tiền Ghi chú
A B C 1 D
Giá vốn hàng bán 632 156 3.140.743
Cộng 3.140.743
Ngày 28 tháng 12 năm 2021
Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện pháp luật (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào sổ chi tiết của TK 632,kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ của TK 632 theo Hóa đơn số 000366 như sau: