2.2.3 .Hình thức sổ kế toán
2.3. THỰC TẾ CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
2.3.3. Mã hóa các đối tượng cần quản lí
Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn nên các đối tượng liên quan như các khách hàng của công ty, các loại chứng từ, tài khoản sử dụng, hệ thống sổ và báo cáo cần được tổ chức xây dựng, mã hoá, khai báo một cách khoa học, rõ ràng.Việc xây dựng các danh mục được thực hiện vào thời điểm công ty bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán. Và trong quá trình sản xuất kinh doanh, các danh mục sẽ được mở rộng thêm cho phù hợp với quy mô hoạt động của cơng ty. Phần mềm kế tốn sẽ làm việc với các đối tượng cần quản lý trên cơ sở những thơng tin đã được mã hố, do vậy gia tăng tốc độ xử lý thông tin.
● Danh mục chứng từ sử dụng:
Danh mục chứng từ chứa đựng các chứng từ kế toán được sử dụng để nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi một chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định, với mã này chương trình có thể lọc dữ liệu và in ra bảng kê chi tiết cũng như tổng hợp theo từng loại chứng từ. Mỗi loại chứng từ trong danh mục đều được thiết kế để có một chức năng riêng phù hợp với tính chất mà nó phản ánh. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chọn đúng loại chứng từ phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh.
Các chứng từ này có thể chỉ là phiếu kế tốn để nhập thơng tin kế tốn vào cơ sở dữ liệu của chương trình, nhưng cũng có thể lập để sử dụng làm chứng từ gốc nếu là chứng từ do đơn vị lập, có thể in ra, hồn thiện đầy đủ các yếu tố đảm bảo tính hợp pháp trên chứng từ do đơn vị lập, có thể in ra, hồn thiện đầy đủ các
yếu tố đảm bảo tính hợp pháp trên chứng từ thì có thể sử dụng lưu lại làm tài liệu kế toán.
Để hạch toán kế toán bán hàng, kế tốn ở cơng ty sử dụng các chứng từ sau: +Hoá đơn giá trị gia tăng
+Phiếu thu
+Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra +Tờ khai thuế giá trị gia tăng
● Danh mục khách hàng:
Bên cạnh việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản, công tác kế tốn cịn địi hỏi phải theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng khách hàng. Vì vậy, chương trình đã thiết lập danh mục các đối tượng khách hàng về tên khách hàng, mã khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại,… và đặc biệt là về “ mã ” từng khách hàng
● Danh mục tài khoản:
Được sử dụng để quản lí hệ thống các tài khoản kế toán. Tuân theo hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ tài chính quy định và căn cứ vào yêu cầu quản lí chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị, công ty cổ phần thương mại năng lượng viễn thông mở danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng.
● Hệ thống sổ liên quan:
Công ty mở hệ thống sổ sách và lập đầy đủ các báo cáo kế toán theo quy định của chế độ kế toán hiện hành
+Hệ thống sổ kế toán: - Sổ cái các tài khoản
- Các sổ chi tiết mở theo yêu cầu quản lý
2.3.4. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty áp dụng phần mềm kế tốn máy do đó:
● Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ và nội dung phản ánh trên chứng
từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hóa, cài đặt trong phần mềm theo đúng phân hệ và quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết các tài khoản theo từng đối tượng và vào sổ cái các tài khoản, máy sẽ tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong các định khoản liên quan. Phần mềm kế toán Fast sẽ tự động kết chuyển các bút toán mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Cuối kỳ sau khi đã hồn tất trên phần mềm kế tốn in các sổ sách cần thiết trực tiếp từ phần mềm ra giấy.
● Hình thức sổ kế tốn áp dụng là: hình thức chững từ ghi sổ, do đó hàng tháng cứ đầu tháng kế tốn cơng ty sẽ đăng ký số chứng từ ghi sổ, mỗi tài khoản sẽ có hai số chứng từ ghi sổ tương ứng với bút tốn nợ/ có, sau đó q trình nhập liệu giống hệt như hình thức nhật ký chung, máy sẽ tự động cập nhập sang sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ và các loại sổ chi tiết, sổ cái mỗi khi kế toán cập nhập dữ liệu vào máy.
2.3.4.1. Kế toán doanh thu bán hàng
Với đặc thù kinh doanh của công ty hiện nay công ty đang kinh doanh trên cả hai lĩnh vực hàng hóa và dịch vụ như: cung cấp các thiết bị viễn thông, các dịch vụ giải pháp phần mềm, bảo trì bảo dưỡng , tư vấn đào tạo và chuyển giao cơng nghệ. Kế tốn bán hàng của cơng ty cổ phần thương mại và năng lượng viễn thông được khái quát như sau:
Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán sử dụng.
*Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
trong công ty sử dụng một số tài khoản sau:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 5111 : Doanh thu bán hàng hóa
TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu khách hàng.
*Chứng từ sử dụng: Là các chứng từ thu, chi, hóa đơn bán hàng (Hóa đơn
GTGT), ủy nhiệm chi của ngân hàng ( trong trường hợp thanh toán qua ngân hàng ), bảng tổng hợp chi tiết với người mua, phiếu xuất kho, bảng kê hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ…
+ Sổ kế toán sử dụng: Hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ, do đó kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng những sổ sách kế toán sau:
- Sổ cái TK 511 - Sổ chi tiết TK 511
Việc theo dõi doanh thu được thực hiện trên “Bảng kê bán hàng hoá” về cả số lượng, đơn giá theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kiểm tra đối chiếu các sổ kế toán đặc biệt là“Sổ cái TK 5111” và “ bảng kê hóa đơn bán hàng hóa” để kiểm tra việc ghi chép hạch tốn doanh thu của cả kỳ có chính xác khơng.
* Khi vào “Bảng kê hóa đơn bán hàng hố” kế tốn ghi chép tách biệt các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ từng mặt hàng.
* Trên “Chứng từ ghi sổ” có chú thích doanh thu từng mặt hàng , và khoản phải thu theo từng đối tượng mua hàng.
Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
- Liên 1: Màu tím : Lưu tại gốc. - Liên 2: Màu đỏ: Giao khách hàng.
- Liên 3: Màu xanh : giao kế toán ghi sổ và làm chứng từ thanh tốn.
● Ví dụ 1: Hoạt động bán hàng cho cơng ty TNHH VEDAN, ngày 24/10/2013 xuất bán 2 chiếc card – PH – SW10- A ( mã vật tư HH126) cho công ty VEDAN với giá bán là : 345.800.000 thuế GTGT 10%
Hóa đơn GTGT
HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 24 tháng 10 năm 2013
Mẫu số: 01 GTKT- 3LL
Ký hiệu: VT/11P Số hóa đơn: 140 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần thương mại năng lượng viễn thông Địa chỉ: 1603 – 17T7 – khu đơ thị Trung Hịa – Nhân Chính – Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: MST: 0101093635 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: KH024 – Công ty TNHH VEDAN Địa chỉ: Hồ Chí Minh
Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn: CK MST: 3600239719 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1 Card – PH – SW 10 - A
Cái 2 1792000
00 345800000
Cộng tiền hàng 345800000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 34580000
Tổng cộng tiền thanh toán 380380000
Số tiền viết bằng chữ:Ba trăm tám mươi triệu , ba trăm tám mươi nghìn đồng chẵn
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
● Ví dụ 2: Ngày 25/12/2013 xuất 1 cái PN – 8COTR ( mã vật tư : HH091 ) bán cho công ty Nghi Sơn với giá bán : 49.500.000 thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%.
Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 24 tháng 10 năm 2013
Mẫu số: 01 GTKT- 3LL
Ký hiệu: VT/11P Số hóa đơn: 150 Đơn vị bán hàng: Cơng ty Cổ phần thương mại năng lượng viễn thông Địa chỉ: 1603 – 17T7 – khu đơ thị Trung Hịa – Nhân Chính – Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: MST: 0101093635 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: KH018 – Công ty Nghi Sơn Địa chỉ: Tĩnh Gia – Thanh Hóa
Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn: CK MST: 2800464741 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1 PN – 8COTR
Cái 1 4950000
0 49500000
Cộng tiền hàng 49500000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 4950000
Tổng cộng tiền thanh toán 54450000
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi bốn triệu , bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) - Căn cứ vào Hoá đơn GTGT bán hàng được ghi chép vào các sổ kế tốn như sau:
BẢNG KÊ HĨA ĐƠN BÁN HÀNG VÀ DỊCH VỤ
Từ ngày: 01/10/2013 đến ngày: 31/12/2013
Chứng từ Diễn giải Tiền hàng Thuế Chiết khấu Phải thu Ngày Số
18/10 139 Cty KDDI Viet Nam 25.200.000 2.520.000 27.720.000 24/10 140 Cty TNHH VEDAN 345.800.000 34.580.000 380.380.000 19/11 142 Honeywell- Singapore 1.142.265.000 1.142.265.000 13/12 146 Cty NTT Việt Nam 36.750.000 3.675.000 40.425.000 18/12 147 XNLD Vietsovpetro 617.271.800 61.727.180 678.998.980 18/12 148 XNLD Vietsovpetro 204.485.960 20.448.596 224.934.556 18/12 149 XNLD Vietsovpetro 625.682.600 62.568.260 688.250.860 25/12 150 Cty Nghi Sơn 49.500.000 4.950.000 54.450.000
Tổng tiền hàng: 3.046.955.360 Thuế: 190.469.036 Chiết khấu : 0 Phải thu : 3.237.424.396 Ngày tháng năm Người lập
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản : 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày : 01/10/2013 đến ngày : 31/12/2013 Chứng từ CTGS Khách hàng Diễn giải TK Đ/U Số phát sinh Ngày Số Ngày Số Nợ Có 18/10 HD 139
31/10 3\1013 Cty KDDI Việt Nam – KH005 Xuất bảo dưỡng tổng đài 131 25.200.000
24/10 HD 140
31/10 3\1013 Cty TNHH VEDAN –KH024 Xuất bán cho khách hàng 131 345.800.000
31/10 PKT 31/10 12\1013 Kết chuyển doanh thu thuần 911 371.000.000
19/11 HD 142
30/11 14\1113 Honeywel-singapore – KH128 Xuất bảo dưỡng 131 1.142.265.000
30/11 PKT 30/11 13\1113 Kết chuyển doanht hu thuần 911 1.142.265.000
13/12 HD 146
31/12 5\1213 Cty NTT Việt Nam – KH014 Xuất HĐ bảo dưỡng tổng đài 131 36.750.000
18/12 HD 147
31/12 5\1213 XNLDVietsovpetro– KH001 Xuất 30% giá trị đơn hàng HĐ số 0084/12 ngày 10/12/2013
148 0078/12ngày3/12/2012 18/12 HD 149 31/12 5\1213 XNLDVietsovpetro– KH001 Xuất 30% Hđ số 007/12ngày27/11/2013 131 625.682.600 25/12 HD 150
31/12 5\1213 Cty Nghi Sơn – KH018 Xuất bán cho khách hàng 131 49.500.000
31/12 PKT 31/12 10\1213 Kết chuyển doanh thu thuần 911 1.533.690.360
Tổng phát sinh bên nợ: 3.046.955.360 Tổng phát sinh bên có: 3.046.955.360 Số dư cuối kỳ: 0 Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc
Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NĂNG LƯỢNG
VIỄN THÔNG
Địa chỉ: 1603- 17T7- khu đơ thị Trung Hịa- Nhân Chính- Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày : 01/10/2013 đến ngày 31/12/2013
Số dư đầu kỳ: 0
Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đ/ư Số tiền
Ngày Số Nợ Có 31/10 12\1013 Xác định kết quả kinh doanh 911 371.000.000 31/10 3\1013 Phải thu khách hàng 131 371.000.000 30/11 13\1113 Xác đinh kết quả kinh doanh 911 1.142.265.000 31/11 14\1113 Phải thu khách hàng 131 1.142.265.000 31/12 10\1213 Xác định kết quả kinh doanh 911 1.533.690.360 31/12 5\1213 Phải thu khách hàng 131 1.533.690.360 Tổng phát sinh nợ: 3.046.955.360 Tổng phát sinh có: 3.046.955.360 Số dư cuối kỳ: 0 Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc
▄ Trình tự nhập liệu hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho trên phần mềm máy tính máy:
Căn cứ vào hóa đơn kế tốn tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm. Từ màn hình giao diện Fast, chọn phân hệ “Kế tốn bán hàng và công nợ phải thu”, chọn “Cập nhật số liệu” và chọn mục “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Màn hình nhập liệu xuất hiện với các nội dung cần khai báo như sau:
Tại màn hình nhập liệu “đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”,nhập lần lượt số liệu vào máy.Ta có màn hình minh họa như sau:
Sau khi nhập số liệu xong và nhấn nút “ lưu “ máy sẽ chuyển số liệu vào sổ chi tiết , sổ cái các tài khoản liên quan( TK511, 131,3331), chứng từ ghi sổ. ▄ Để xem bảng kê hóa đơn hàng bán ra :
Trình tự nhập liệu tương tự :
Tại màn hình nhập liệu “bảng kê hóa đơn bán hàng”,nhập lần lượt số liệu vào máy.Ta có màn hình minh họa như sau:
Để khử trùng trong kế tốn bán hàng,cơng ty cổ phần thương mại năng lượng viễn thơng kế tốn sử dụng TK 131 đối ứng với TK 511 trong tất cả các trường hợp thanh toán (dù người mua thanh tốn trả chậm hay trả ngay).Vì vậy đối ứng với phát sinh có của TK 511 ln là phát sinh Nợ TK 131.Sau khi nhập số liệu xong và nhấn “ lưu ” ,máy sẽ tự động định khoản Nợ TK 131/Có TK 511 và chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung,báo cáo bán hàng,sổ chi tiết TK 511,sổ cái TK 511 và các sổ kế toán liên quan.
Số liệu trên sổ nhật ký chung,sổ chi tiết TK 511 là các số liệu chi tiết,cho phép theo dõi theo từng ngày,theo từng đơn đặt hàng.Cịn số liệu trên sổ kế tốn tổng hợp,do máy cộng dồn doanh thu trên tất cả các hóa đơn.Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ cái TK 511 kế toán thực hiện kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
2.3.4.2. Kế toán các khoản thanh toán với người mua
Trong vấn đề tiêu thụ sản phẩm ngoài việc theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, thì việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng cũng rất quan trọng. Có khách hàng thì cơng ty mới tiêu thụ được sản phẩm sản xuất ra, tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng được công ty cho thanh tốn chậm. Bởi vì nếu q nhiều khách hàng mua chịu và số tiền mua chịu quá lớn, thì số vốn lưu động của cơng ty sẽ bị chiếm dụng lớn, từ đó khơng làm tăng vịng quay vốn lưu động, dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn kém, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Đối với các khách hàng thường xuyên, được cơng ty ưu tiên cho thanh tốn chậm. Theo quy chế thanh tốn nợ của cơng ty và ghi trong các hợp đồng được kí kết thời gian chậm nhất là đến khi nhận chuyến hàng sau phải thanh toán ngay chuyến hàng trước. Do vậy nếu thực hiện tốt cơng tác thanh tốn cơng nợ vốn cũng không bị chiếm dụng quá lâu.
Hầu hết các khoản thanh tốn hiện nay của cơng ty đều được thanh toán qua NH.. Do vậy khi xuất hàng theo hợp đồng thì đồng thời kế tốn cũng ghi nhận ngay vào sổ chi tiết TK 131. Mỗi đối tượng khách hàng được theo dõi riêng trên một sổ chi tiết 131. Từ các sổ chi tiết này cuối tháng kế toán của DN sẽ tập hợp lại trên bảng tổng hợp công nợ và thanh tốn cơng nợ.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản : 131 – Phải thu khách hàng
Từ ngày : 01/10/2013 đến ngày : 31/12/2013
Số dư nợ đầu kỳ: 1.539.395.010
Chứng từ CTGS Khách hàng Diễn giải TK Đ/U Số phát sinh
Ngày Số Ngày Số Nợ Có