2.1 Tổng quan về Công ty TNHH TM Chân Trời Mới
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM Chân Trời Mới
Công ty TNHH TM Chân Trời Mới là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam kể từ ngày được Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, sử dụng con dấu riêng, mở tài khoản tại ngân hàng theo đúng quy định của pháp luật, hoạt động theo điều lệ của công ty cổ phần và luật doanh nghiệp.
Cơng ty có trụ sở chính tại: Tổ 14- Phường Dịch Vọng Hậu- Cầu Giấy -
Hà Nội
Với chức năng và nhiệm vụ đã đặt ra, để nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý tương đối phù hợp với trình độ và năng lực của các nhà quản lý và lao động được sắp xếp hợp lý đúng trình độ và chức năng của từng người trong công ty.
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM Chân Trời Mới
Ban Giám đốc Công ty: Bao gồm một Giám đốc và hai Phó giám đốc có
nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành tồn bộ hoạt động của Cơng ty và chịu trách nhiệm về tồn bộ cơng việc kinh doanh của Công ty trước Nhà nước và pháp luật.
- Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất trong mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và hội đồng quản trị về hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phó giám đốc: Là người hướng dẫn thực hiện đường lối chỉ đạo của giám đốc, đề ra kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, tham mưu, hỗ trợ giám đốc trong việc ra kế hoạch. Mặt khác phó giám đốc cịn có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu việc tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các dịch vụ bán hàng, giới thiệu sản phẩm, cơng nghệ sản phẩm. Phịng Kinh doanh Cửa hàng Cửa hàng Phịng Kế hoạch Phịng Kế tốn Ban Giám đốc Phòng tổ chức HC
Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch để tìm kiếm thị trường đầu vào và
đầu ra, phân tích thị trường để tìm hướng triển khai tiêu thụ hàng hoá, thực hiện các dự án, ký kết, giao dịch các hợp đồng tiêu thụ hàng hoá
Tổ chức triển khai mọi hoạt động kinh doanh của công ty,là cầu nối giữa khách hàng và cơng ty, khai thác tìm kiếm mở rộng thị trường. Xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn và ngắn hạn của cơng ty trình ban giám đốc ký duyệt phê chuẩn
Phịng tài chính- kế tốn .
- Theo dõi và báo cáo tình hình kinh doanh của công ty, hiệu quả sử dụng vốn của công ty tới ban giám đốc công ty
- Thực hiện và quản lý mọi sổ sách và tài chính chế độ kế tốn của cơng ty theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn việc lập và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán trong tất cả các khâu các bộ phận của cơng ty.
- Lập trình, ký chuyển nộp và lưu giữ các báo cáo kế toán, báo cáo thuế. - Theo dõi các nguồn vốn :Vốn điều lệ, vốn bổ sung, vốn vay, quỹ khấu hao, vốn trong công ty, nợ phải thu, phải trả ….
- Tổ chức việc kế toán và quyết toán thuế hàng năm.
- Kiểm tra cuối cùng và ký vào các chứng từ báo cáo kế tốn
Phịng tổ chức hành chính: Là phịnng quan trọng của cơng ty có nhiệm vụ
chính về tổ chức nhân sự, tổ chức lao động, bố trí cơng nhân viên trong cơng ty ở những vị trí cơng việc một cách hợp lý sao cho kinh doanh đạt hiệu quả. Tổ chức chăm lo đời sống của nhân viên.
Phòng kế hoạch: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình nhập xuất và tiêu thụ hàng
hoá, kịp thời đề ra kế hoạch nhập hàng và dự trữ hàng, đảm bảo lượng hàng hoá kinh doanh.
Hệ thống các cửa hàng: Bày Bán tồn bộ các sản phẩm, mặt hàng cơng ty kinh
doanh.
Với tổ chức bộ máy quản lý ổn định và chặt chẽ: Với một ban giám đốc,các phịng ban như: Phịng Kế tốn, phịng kinh doanh, phịng tổ chức hành
chính, phịng kế hoạch và hệ thống cửa hàng.... đã giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển và củng cố được lòng tin của khách hàng, tạo chỗ đứng vững chắc cho công ty trên thị trường trước các đối thủ cạnh tranh.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới
Cơng ty có đội ngũ các bộ nhân viên kế tốn có trình độ được đào tạo qua đại học và có chuyên ngành được phục vụ tốt cho cơng tác hạch tốn.
Bộ máy quản lý, lãnh đạo luôn quan tâm tới các kiến nghị của nhân viên và của các bộ phận nhằm hồn thiện cơng tác quản lý và phát triển doanh nghiệp. Bộ máy kế toán được phân công công việc cụ thể cho từng người, từng bộ phận vì vậy sự chuyên sâu được thể hiện rất rõ trong từng nghiệp vụ kế toán cũng như xử lý các nghiệp vụ phát sinh.
Hiện nay cơng ty đã tin học hố tồn bộ hệ thống kế tốn giúp cho cơng việc kế toán được nhanh gọn và thuận tiện.đặc biệt là áp dụng phần mềm kế toán Fast accounting 2008 cài vào máy tính để hạch tốn 1 cách thuận lợi và chính xác hơn Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty
Kế toán các cửa hàng Kế toán Thuế Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp
Phịng kế tốn của cơng ty có nhiệm vụ tổ chức, kiểm tra việc thực hiện tồn bộ cơng tác thu thập xử lý các thơng tin kế tốn ban đầu, cung cấp thơng tin về tình hình tài chính đầy đủ kịp thời, chính xác, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động SXKD để từ đó tìm ra các biện pháp, định hướng đúng đắn với đường lối phát triển của công ty.
Kế toán trưởng:
Là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế tốn của cơng ty. Tổ chức điều hành bộ máy kế tốn nên có những trách nhiệm sau:
- Ký duyệt các nghiệp vụ tài chính của cơng ty. Hàng ngày kiểm tra đơn đốc cơng việc của từng kế tốn viên trong đó đặc biệt chú ý đến thu hồi công nợ.
- Đối chiếu kiểm tra số liệu báo cáo do kế toán tổng hợp lập.Nắm bắt thơng tin kế tốn, cung cấp số liệu cho ban giám đốc nếu có yêu cầu.
- Cập nhật các chế độ kế toán mới, các chế độ liên quan phổ biến cho nhân viên trong văn phòng,giúp các nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ nếu thấy cần thiết.
Kế tốn tổng hợp .
- Hằng ngày cập nhật, đối chiếu số liệu khi phát sinh, tập hợp chứng từ, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập nên các báo cáo kế tốn tổng hợp trình kế tốn trưởng.
Kế tốn thanh tốn: Quản lý tình hình cơng nợ với khách hàng, người bán
và lập kế hoạch đòi nợ của khách hàng, thanh toán cho người bán.
- Mở từng File theo dõi công nợ phải trả, phải thu của từng khách hàng. Thưc hiện đối chiếu công nợ hàng tháng với nhà cung cấp để đảm bảo các khoản công nợ phải trả, phải thu được hạch toán đúng và đầy đủ .
Kế toán thuế : - Lập tờ khai thuế hàng tháng và liên hệ với chi cục thuế
quận đống đa khi cần thiết và làm các nhiệm vụ với ngân sách nhà nước.
Kế toán các cửa hàng: Lập chứng từ ban đầu về hàng mua, hàng bán vào
sổ chi tiết hàng mua và tổng hợp hàng mua theo chủng loại đơn giá. Đồng thời phải thu thập các hoá đơn bán hàng và các chứng từ khác phục vụ việc bán hàng, phân loại chúng theo từng đơn vị bán vào sổ chi tiết bán hàng và sổ tổng hợp hàng.Và kiêm việc theo dõi tình hình nhập xuất tơn kho tại các của hàng để báo
Thủ quỹ:
- Quản lý quỹ, quản lý thu chi, lập báo cáo quỹ .
- Theo dõi tồn bộ tình hình thanh tốn phát sinh tại cơng ty, giúp giám đốc trong công tác bảo đảm quay vịng và thu hồi vốn của cơng ty. Tổ chức thu thập thơng tin một cách chính xác cho lãnh đạo, kiểm tra tình hình ngân sách.
2.1.4.2. Đặc điểm về hình thức kế tốn và phần mềm kế tốn của Cơng tyTNHH TM Chân Trời Mới TNHH TM Chân Trời Mới
Công việc kế tốn được thực hịên theo chương trình phần mềm Fast accounting 2008. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế tốn nhật ký chung. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra..
Giao diện chính của phần mềm : PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH Sổ kế tốn - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. phần mềm kế tốn đựơc thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế tốn nhật ký chung. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Một số ưu điểm, nhược điểm của phần mềm Fast accounting 2008 -Về ưu điểm
+ Giao diện phần mềm dễ nhìn, dễ hiểu, sắp xếp có hệ thống
+Phần mềm được thiết kế dùng cho lĩnh vực thương mại dịch vụ dễ cập nhật chứng từ.
……..
-Về nhược điểm:
+ Khó dùng cho phần hành kế toán xây dựng, sản xuất + Chênh lệch giá vốn giữa các phương pháp tính giá là cao
Danh mục chứng từ kế toán trên phầm mềm kế toán máy gồm: - HD: hóa đơn bán hàng. UNC: ủy nhiệm chi
- PT: Phiếu thu KCDT: Kết chuyển doanh thu
- PC: Phiếu chi KCCP: Kết chuyển chi phí
- PKT: Phiếu kế tốn PBCP: Phân bổ chi phí
- PN: Phiếu nhập kho
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Danh mục tài khoản này được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài Chính ban hành.
Danh mục tài khoản trên máy được chi tiết hóa các tài khoản cấp I, II, III, IV... theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa chi tiết.
VD: TK 156: Hàng hóa
TK 1561: Trị giá hàng mua ................
Các loại sổ kế tốn sử dụng tại Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới Cơng ty áp dụng hình thức sổ kế tốn là hình thức nhật ký chung nên sổ mà công ty đang sử dụng phù hợp với hình thức kế tốn này
- Sổ kế toán tổng hợp: Số nhật ký chung, sổ cái các tài khoản....
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, số chi tiết theo mặt hàng, sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng....
- Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định
- Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy , đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi.
2.1.4.3. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới
Hạch tốn kế tốn là cơng cụ quan trọng phục vụ điều hành, quản lý nền kinh tế quốc dân, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn một cách khoa học và hợp lý có vai trị rất quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung phục vụ cho quá trình hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế của mình. Hình thức này đã đáp ứng địi hỏi của cơng tác quản lý và phù hợp với trình độ của cơng nhân viên
+ Hệ thống TK kế toán áp dụng tại Công ty theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ
+ Phương pháp tính khấu hao: phương pháp tính bình qn (theo tỷ lệ do Bộ Tài chính quy định), khơng có trường hợp khấu hao đặc biệt.
Thủ kho (N. Xuân Quỳnh) Kho vật tư Nguyễn Thị Huyền
+ Công ty quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên + Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
+ Đối với hàng hóa xuất kho được tính theo phương pháp bình qn di động(hay bình quân gia quyền):
Giá đơn vị bình
quân di động =
Giá trị thực tế SP tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế SP tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Tuy nhiên việc tính tốn hồn tồn trên máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp giá trị sản phẩm tồn đầu kỳ cộng với nhập trong kỳ chia cho số lượng. Khi có nghiệp vụ xuất kho kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT nhập ngày xuất kho, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá máy tính sẽ tự động tính thành tiền, tự tính giá vốn.
Phương pháp này đơn giản, dễ tính tốn và giúp cho kế tốn tiết kiệm thời gian và kế tốn có thể tính giá vốn cho hàng xuất tại bất kỳ thời điểm nào.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TỐN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Trong đó Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Các chứng từ gốc : - Phiếu thu , phiếu chi - Giấy báo nợ , giấy báo có -Hố đơn GTGT
- Hoá đơn bán hàng - .............................
(Bảng tổng hợp chứng từ gốc .)
Sổ kế toán chi tiết : - Sổ chi tiết bán hàng - Hàng gửi đi bán (TK157) - Phải thu của KH (TK131) - D. thu bán hàng (TK511,512) - Chi phí bán hàng (TK641) - … - XĐKQ bán hàng (TK911) Nhật ký chung Máy tính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK 157, TK 632, TK 511, TK 515,TK711,TK811, TK 641, TK 642, TK 911
Báo cáo kế toán Bảng cân đối
2.2.Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM Chân Trời Mới
2.2.1. Đặc điểm về hàng hóa tại Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới
Công ty TM Chân trời Mới là một cơng ty thương mại có chức năng chủ yếu của cơng ty là:
- Bán buôn, bán lẻ các loại sản phẩm áo việt tiến( áo sơ mi ngắn tay, áo sơ mi dài tay)
Danh mục hàng hố của cơng ty hết sức phong phú và đa dạng bao gồm:
Về chủng loại áo: áo sơ mi dài tay, áo sơ mi ngắn tay
Về chủng loại quần: quần âu các loại
Ngồi ra có thêm mặt hàng ca vạt…
2.2.2 Đặc điểm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH TM Chân Trời Mới 2.2.2.1 Phương thức bán hàng
Để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, Cơng ty đã tìm được các biện pháp đẩy mạnh hàng hố bán ra đó là đa dạng hố phương thức bán hàng. Công ty TNHH TM Chân Trời Mới đã áp dụng các phương thức sau:
Bán buôn trực tiếp của công ty :
Khi có các nghiệp vụ bán hàng với khối lượng lớn căn cứ vào các hợp