2.1 Tổng quan về Công ty TNHH TM Chân Trời Mới
2.1.4.2. Đặc điểm về hình thức kế tốn và phần mềm kế tốn của Cơngty
TNHH TM Chân Trời Mới
Công việc kế tốn được thực hịên theo chương trình phần mềm Fast accounting 2008. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế toán nhật ký chung. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Sơ đồ Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra..
Giao diện chính của phần mềm : PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH Sổ kế tốn - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. phần mềm kế tốn đựơc thiết kế theo ngun tắc của hình thức kế tốn nhật ký chung. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Một số ưu điểm, nhược điểm của phần mềm Fast accounting 2008 -Về ưu điểm
+ Giao diện phần mềm dễ nhìn, dễ hiểu, sắp xếp có hệ thống
+Phần mềm được thiết kế dùng cho lĩnh vực thương mại dịch vụ dễ cập nhật chứng từ.
……..
-Về nhược điểm:
+ Khó dùng cho phần hành kế toán xây dựng, sản xuất + Chênh lệch giá vốn giữa các phương pháp tính giá là cao
Danh mục chứng từ kế toán trên phầm mềm kế toán máy gồm: - HD: hóa đơn bán hàng. UNC: ủy nhiệm chi
- PT: Phiếu thu KCDT: Kết chuyển doanh thu
- PC: Phiếu chi KCCP: Kết chuyển chi phí
- PKT: Phiếu kế tốn PBCP: Phân bổ chi phí
- PN: Phiếu nhập kho
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Danh mục tài khoản này được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất do Bộ Tài Chính ban hành.
Danh mục tài khoản trên máy được chi tiết hóa các tài khoản cấp I, II, III, IV... theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa chi tiết.
VD: TK 156: Hàng hóa
TK 1561: Trị giá hàng mua ................
Các loại sổ kế tốn sử dụng tại Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới Cơng ty áp dụng hình thức sổ kế tốn là hình thức nhật ký chung nên sổ mà cơng ty đang sử dụng phù hợp với hình thức kế tốn này
- Sổ kế toán tổng hợp: Số nhật ký chung, sổ cái các tài khoản....
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, số chi tiết theo mặt hàng, sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng....
- Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định
- Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy , đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi.
2.1.4.3. Đặc điểm vận dụng chế độ kế tốn tại Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới
Hạch tốn kế tốn là cơng cụ quan trọng phục vụ điều hành, quản lý nền kinh tế quốc dân, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn một cách khoa học và hợp lý có vai trị rất quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung phục vụ cho quá trình hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế của mình. Hình thức này đã đáp ứng địi hỏi của cơng tác quản lý và phù hợp với trình độ của cơng nhân viên
+ Hệ thống TK kế toán áp dụng tại Công ty theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ
+ Phương pháp tính khấu hao: phương pháp tính bình qn (theo tỷ lệ do Bộ Tài chính quy định), khơng có trường hợp khấu hao đặc biệt.
Thủ kho (N. Xuân Quỳnh) Kho vật tư Nguyễn Thị Huyền
+ Công ty quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên + Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
+ Đối với hàng hóa xuất kho được tính theo phương pháp bình qn di động(hay bình quân gia quyền):
Giá đơn vị bình
quân di động =
Giá trị thực tế SP tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế SP tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Tuy nhiên việc tính tốn hồn tồn trên máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp giá trị sản phẩm tồn đầu kỳ cộng với nhập trong kỳ chia cho số lượng. Khi có nghiệp vụ xuất kho kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT nhập ngày xuất kho, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá máy tính sẽ tự động tính thành tiền, tự tính giá vốn.
Phương pháp này đơn giản, dễ tính tốn và giúp cho kế tốn tiết kiệm thời gian và kế tốn có thể tính giá vốn cho hàng xuất tại bất kỳ thời điểm nào.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TỐN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Trong đó Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Các chứng từ gốc : - Phiếu thu , phiếu chi - Giấy báo nợ , giấy báo có -Hố đơn GTGT
- Hoá đơn bán hàng - .............................
(Bảng tổng hợp chứng từ gốc .)
Sổ kế toán chi tiết : - Sổ chi tiết bán hàng - Hàng gửi đi bán (TK157) - Phải thu của KH (TK131) - D. thu bán hàng (TK511,512) - Chi phí bán hàng (TK641) - … - XĐKQ bán hàng (TK911) Nhật ký chung Máy tính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK 157, TK 632, TK 511, TK 515,TK711,TK811, TK 641, TK 642, TK 911
Báo cáo kế toán Bảng cân đối
2.2.Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM Chân Trời Mới
2.2.1. Đặc điểm về hàng hóa tại Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới
Công ty TM Chân trời Mới là một cơng ty thương mại có chức năng chủ yếu của công ty là:
- Bán buôn, bán lẻ các loại sản phẩm áo việt tiến( áo sơ mi ngắn tay, áo sơ mi dài tay)
Danh mục hàng hố của cơng ty hết sức phong phú và đa dạng bao gồm:
Về chủng loại áo: áo sơ mi dài tay, áo sơ mi ngắn tay
Về chủng loại quần: quần âu các loại
Ngồi ra có thêm mặt hàng ca vạt…
2.2.2 Đặc điểm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH TM Chân Trời Mới 2.2.2.1 Phương thức bán hàng
Để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, Cơng ty đã tìm được các biện pháp đẩy mạnh hàng hố bán ra đó là đa dạng hố phương thức bán hàng. Công ty TNHH TM Chân Trời Mới đã áp dụng các phương thức sau:
Bán buôn trực tiếp của cơng ty :
Khi có các nghiệp vụ bán hàng với khối lượng lớn căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng, phịng kế tốn lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho và tiến hành giao hàng theo hợp đồng đã ký, chủ hàng kiểm tra thủ tục và nhận hàng hố. Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó chứng từ sử dụng là: Hố đơn GTGT theo mẫu của Bộ Tái Chính. Hố đơn này được thành lập 3 liên.
- Liên 1 lưu tại quyển.
- Liên 2 giao cho khách hàng. - Liên 3 lưu nội bộ.
Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho là các chứng từ phản ánh số lượng và giá trị hàng hố xuất bán. Đó là căn cứ để thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho và thủ tục có liên quan trong q trình bán hàng.
Bán lẻ hàng hố:
Vì những mặt hàng cơng ty bán ra phổ biến và phục vụ nhu cầu tức thời của người tiêu dùng nên công ty chủ yếu bán hàng theo phương thức bán lẻ: Doanh thu bán lẻ của Công ty chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu bán hàng.
Tại các cửa hàng có các tổ chức kế tốn riêng, kế tốn tại các cửa hàng có nhiệm vụ theo dõi và lập hố đơn GTGT, sổ chi tiết bán hàng, bảng kê cuối tháng gửi lên cho kế tốn của Cơng ty. Căn cứ vào các bảng kê, các nhật ký chứng từ kế tốn của Cơng ty tập hợp vào các sổ tài khoản có liên quan.
2.2.2.2 Phương thức thanh tốn
Cơng ty thực hiện phương thức thanh tốn chủ yếu đó là tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản nhưng tất cả các hợp đồng đều được thanh toán bằng chuyển khoản riêng đối với CN Tổng Cơng ty CP May Việt Tiến bởi vì Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới chủ yếu lấy những hợp đồng lớn tại CN Tổng Công ty May Việt tiến, mà theo quy định mới các hoá đơn trên 20.000.000 VND phải thực hiện thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng mới được khấu trừ thuế VAT đầu vào.Cịn với khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản nhưng với những hợp đồng lớn thì chủ yếu khách hàng vẫn chuyển tiền vào tài khoản của Công ty TNHH TM Chân Trời Mới ngay hoặc chậm nhất 15 đến 30 ngày kể từ ngày giao hàng. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán đồng thời cũng đảm bảo không gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
2.2.3 Kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH TM Chân Trời Mới.* Chứng từ sử dụng: * Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT
+ Liên 1: Lưu tại gốc hóa đơn +Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Lưu nội bộ
- Bản thanh lý hợp đồng sau khi khách hàng thanh toán.
*Quy trình luân chuyển chứng từ :
Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT đầu ra, phiếu xuất kho kế toán vào phần mềm Fast của phần kế toán bán hàng và cơng nợ phải thu/ cập nhật số liệu/ hố đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho như màn hình nhập liệu sau đây:
Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vào sổ chi tiết hàng hoá vật tư, từ phiếu xuất kho kế toán viết hoá đơn GTGT và vào sổ giá vốn.
Từ hoá đơn GTGT kế toán viết phiếu thu, chi, các chứng từ liên quan đến khách hàng kế tốn bán hàng vào sổ chi tiết cơng nợ từng khách hàng và cập nhật lên phần mềm kế toán các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày.
Từ sổ chi tiết hàng hoá cuối tháng kế toán lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng tổng hợp nhập xuất tồn đối chiếu vào cuối tháng với sổ cái TK liên quan bằng các thao tác trên phần mềm kế toán Fast.
2.2.3.1 Kế toán trị giá vốn hàng bán tại Công ty TNHH TM Chân TrờiMới Mới
Tại Công ty TNHH TM Chân Trời Mới giá vốn hàng bán chính là giá xuất kho thực tế của hàng hoá xuất kho để bán. Trị giá xuất được tính theo phương pháp bình qn cả kì dự trữ do kế tốn tổng hợp thực hiện vào cuối tháng. Kế toán chỉ việc vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và chạy tính giá trung bình, sau đó chương trình sẽ tự động tính giá vốn trung bình cho các mặt hàng cụ thể. Và sau đó kế tốn tính lại giá lại tồn kho tức thời và tính giá trung bình hàng tháng thì PM sẽ tự tính giá vốn và đưa vào TK6321
Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (phương pháp bình quân gia quyền):
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự trữ =
Trị giá vốn thực tế tồn đầu kỳ+ trị giá vốn thực tế nhập trong kỳ
Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ +Số lượng nhập trong kỳ
Trị giá vốn hàng xuất kho = Số lượng thành phẩm xuất kho * Giá đơn vị bình
qn.
Cuối tháng kế tốn phản ánh. Nợ TK 632.Giá vốn hàng bán
Cuối kỳ thực hiện kết chuyển: Nợ TK911
Có TK 632
* Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, các đơn hàng bộ phận kinh doanh viết
phiếu xuất kho lập thành 3 liên, người lập phiếu, kế toán trưởng và giám đốc ký giao cho người nhận hàng cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Thủ kho chỉ ghi vào cột số lượng thực xuất, ghi ngày tháng năm xuất, sau khi xuất kho thủ kho và người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho.
Liên 1 : Lưu tại bộ phận kinh doanh.
Liên 2 : Thủ kho làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn kho ghi vào cột đơn giá, thành tiền và vào sổ kế toán chi tiết hàng hoá.
Liên 3 : Giao cho người nhận hàng.
Phiếu xuất kho sau khi kế toán kho vào sổ kế tốn chi tiết hàng hố thì chuyển cho kế tốn bán hàng ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán, cuối tháng kế toán bán hàng căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán lập bảng tổng hợp giá vốn hàng bán. Sau đó chuyển cho kế tốn trưởng ghi sổ nhật ký chung và cuối tháng từ sổ nhật ký chung vào sổ cái tài khoản 632.
Biểu số 01
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên1: Lưu
Mẫu số:01 GTKT-3LL
MU/2010B
Ngày 25 tháng 12 năm 2011. 0052867 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM Chân Trời Mới
Địa chỉ: Tổ 14 -Phường Dịch Vọng Hậu- Cầu Giấy -Hà Nội Điện thoại: Mã số: 0102646554 Người mua hàng: Cơng ty TNHH Tập Đồn Nam Cường
Địa chỉ: Khu 24-Đường Đơng Á- Khu DTM – Hồ Vượng- Nam Định
STT Tên hàng hố Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 Sơ mi 1K2589BND/L3 Chiếc 15 300.000 4.500.000 2 Sơ mi 1K2710BND/L3 Chiếc 15 315.000 4.725.000 3 Sơ mi 1K3214BND/L3 Chiếc 7 315.000 2.205.000 4 Sơ mi 1K3213BND/L3 Chiếc 15 315.000 4.725.000 5 Sơ mi 1K3215BND/L3 Chiếc 15 315.000 4.725.000 6 Sơ mi 1K2783BND/L3 Chiếc 15 300.000 4.500.000 7 Sơ mi 1K2551BND/L3 Chiếc 15 293.500 4.402.500 8 Sơ mi 1K3208BND/L3 Chiếc 15 276.500 4.147.500 9 Sơ mi 1K2813BND/L3 Chiếc 10 305.000 3.050.000 10 Sơ mi 1K3212BND/L3 Chiếc 14 315.000 4.410.000 Cộng 41.390.000 Thuế suất thuế GTGT 10% 4.139.000
Tổng số tiền thanh toán 45.529.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi lăm triệu, năm trăm hai mươi chín nghìn đồng chăn./.
Người mua
(Ký, họ tên)
Người bán hàng
(Ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 02
Đơn vị : Công ty TNHH TM Chân Trời Mới
Địa chỉ : Tổ 14- Phường Dịch Vọng Hậu- Cầu Giấy -Hà Nội MST : 0102646554
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 25/12/2011. Họ tên người nhận: Cơng ty TNHH Tập Đồn Nam Cường
Địa chỉ: Khu 24-Đường Đơng Á- Khu DTM – Hồ Vượng- Nam Định Lý do : xuất bán cho khách
Xuất tại kho :cửa hàng số 01
STT Tên hàng hố Mãsố Đơn vịtính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thựcxuất A B C D 1 2 3 4 1 Sơmi 1K2589BND/L3 Chiếc 15 15 300.000 4.500.000 2 Sơ mi 1K2710BND/L3 Chiếc 15 15 315.000 4.725.000 3 Sơ mi 1K3214BND/L3 Chiếc 7 7 315.000 2.205.000 4 Sơ mi 1K3213BND/L3 Chiếc 15 15 315.000 4.725.000 5 Sơ mi 1K3215BND/L3 Chiếc 15 15 315.000 4.725.000 6 Sơ mi 1K2783BND/L3 Chiếc 15 15 300.000 4.500.000 7 Sơ mi 1K2551BND/L3 Chiếc 15 15 293.500 4.402.500 8 Sơ mi 1K3208BND/L3 Chiếc 15 15 276.500 4.147.500 9 Sơ mi 1K2813BND/L3 Chiếc 10 10 305.000 3.050.000 10 Sơ mi 1K3212BND/L3 Chiếc 14 14 315.000 4.410.000