: Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng
1.3.1.2.3. Phương pháp song song.
Nội dung phương pháp sổ số dư hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kiết kế như sau:
- Ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng.
- Ở phịng kế tốn: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán
lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại NVL theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch tốn tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kế tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp.
Nội dung, trình tự kế tốn chi tiết vật liệu, cơng cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư.
2. Thẻ kho Thẻ kho Sổ số dư Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất (2) (2) (4)
Ghi chú:
: Ghi hàng tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra
Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế tốn, giảm bớt được khối lượng cơng việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm, loại vật liệu. Cơng việc kế tốn tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế tốn phục vụ cơng tác lãnh đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày.
Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật liệu nên qua số liệu kế tốn khơng thể khơng nhận biết được số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu khơng khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi số sẽ có nhiều khó khăn, tốn nhiều cơng sức. Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ
kinh tế (chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch tốn để hạch tốn hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao.