V. Sổ sách kế toán
5.4. Hình thức Nhật ký Chứng từ (NK-CT)
NK-CT là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo bên có của các tài khoản. Một NK-CT có thể mở cho một tài khoản hoặc cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống
nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Căn cứ để ghi chép các nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ NVL. Chứng từ gốc và bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 3 Nhật ký – chứng từ số 7 Sổ cái TK 152 Hạch toán chi tiết NVL (tuỳ theo phương pháp hạch tốn chi tiết)
Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 1.7: Trình tự hạch tốn ngun vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký – chứng từ.
Phần II
Thực trạng Kế tốn Ngun vật liệu tại cơng ty in tổng hợp Hà Nội. 1. Khái quát chung về cơng ty in tổng hợp Hà Nội.
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.
Công ty in tổng hợp Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, trực thuộc Sở Văn hố - Thơng tin Hà Nội, có trụ sở tại 67 Phó Đức Chính quận Ba Đình Hà Nội.
Tiền thân của công ty là nhà in Lê Cường – một nhà in tư nhân được cải tạo và xây dựng thành một doanh nghiệp Nhà Nước. Ngày 01/7/1959 được UBHC thành phố Hà Nội ra quyết định số 1674/TCUB chuẩn y cho nhà in Lê Cường đư- ợc hợp doanh với Nhà Nước và lấy tên là Xí nghiệp in Lê Cường đặt tại 75 Hàng Bồ.
Từ đầu năm 1960 đến cuối năm 1973 xí nghiệp trải qua 7 lần hợp nhất và 2 lần tách ra gồm 45 nhà in lớn nhỏ trong đó có 14 nhà in tư sản và 31 nhà in tiểu chủ.
Ngày 23/3/1970 UBHC thành phố Hà nội ra quyết định số 007/UB/CN sát nhập các xí nghiệp in Lê Cường, nhà in của Sở thông tin và nhà in báo Hà nội mới thành Xí nghiệp in Hà nội.
Ngày 03/9/1973 UBHC Hà nội lại ra quyết định số 129/QĐ/CN tách xí nghiệp in Hà nội thành 2 xí nghiệp: Xí nghiệp in báo Hà nội mới ở 35 phố Nhà Chung trực thuộc ban biên tập báo Hà nội mới và Xí nghiệp in Hà nội ở 75 phố Hàng Bồ trực thuộc Sở Văn hố - Thơng tin.
Thực hiện Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng ngày 20/11/1991 về việc thành lập và giải thể các doanh nghiệp Nhà nước, xí nghiệp in Hà Nội đã làm thủ tục đăng ký xây dựng thành doanh nghiệp Nhà nước với tên mới là xí nghiệp in tổng hợp Hà Nội tại 67 Phó Đức Chính và đến năm 1997 xí nghiệp đổi tên thành công ty in tổng hợp Hà Nội.
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực in ấn, sản phẩm của doanh nghiệp là sách, giấy tờ phục vụ cơng tác quản lý hành chính, biểu mẫu, chứng từ, hố đơn, các loại nhãn hàng, báo chí, tập san, bản in, vé số.... Cơng ty có các bạn hàng lớn như: Nhà xuất bản giáo dục, Nhà xuất bản Kim Đồng, Nhà xuất bản Kim Liên, Nhà xuất bản Phụ nữ, Bộ Tài chính, Cơng ty xổ số kiến thiết,… Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là do công ty tự khai thác trên thị trường và mua theo giá thoả thuận. Vật tư được sử dụng chủ yếu của công ty là giấy (giấy Bãi bằng, giấy Trung Quốc), mực in các loại và các nguyên liệu phụ trợ khác. Công ty mở tài khoản tại một số ngân hàng như Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh tại Hà Nội, Ngân hàng công thương, Ngân hàng ngoại thương Việt Nam….
Tình hình về lao động: Năm 1990, toàn cơng ty có 240 lao động, đó là một số lượng lớn nhân cơng. Song cho tới năm 2003 số lao động đã giảm xuống còn 135 lao động do cơng nghệ máy móc hiện đại đã thay thế con người trong nhiều khâu sản xuất và bộ máy quản lý cũng được tinh giảm bớt cồng kềnh và hoạt động có hiệu quả hơn.Trong đó bao gồm:
+ 25 cán bộ quản lý chiếm 19,5% bao gồm 8 cán bộ đã tốt nghiệp đại học, 14 cán bộ đã tốt nghiệp cao đẳng và trung cấp, số cịn lại đã tốt nghiệp phổ thơng hoặc bổ túc.
+ 100 công nhân trực tiếp sản xuất chiếm 74,1% gồm: 8 công nhân bậc 7/7, 20
công nhân bậc 6/7, 54 cơng nhân bậc 5/7, số cịn lại là công nhân bậc 4/7. + 10 công nhân phi sản xuất chiếm 7,4%
Tại công ty, số công nhân kỹ thuật điều khiển thiết bị và trong các khâu của dây chuyền sản xuất phần lớn được tuyển dụng đào tạo nghề nghiệp tại công ty. Do chuyển công nghệ in từ Typo sang Offset bởi vậy trình độ tay nghề nhìn chung cịn yếu mặc dù đang hưởng bậc lương khá cao. Như vậy ta thấy ở cơng ty số cơng nhân có trình độ cao chưa nhiều, cần phải có sự bồi dưỡng và tuyển dụng bổ sung đặc biệt ở các khâu kỹ thuật then chốt và ở những thiết bị được bổ sung. Số cán bộ
quản lý của cơng ty có trình độ đại học cịn q ít, cơng ty cần có những biện pháp để nâng cao trình độ văn hố cho cán bộ nhất là cán bộ quản lý của công ty.
Trải qua 45 năm xây dựng, cải tạo và phát triển đến nay cơng ty đã đạt được những thành tích đáng kể, được thể hiện qua biểu sau:
Biểu 2.1
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Các chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 - Số lượng trang in
( tr13x19 )
803.000.000 984.000.000 1.050.000.000 1.200.000.000 - Doanh thu( đ ) 5.685.293.100 5.853.146.659 7.851.600.500 9.687.050.000 - Lợi nhuận thuần( đ ) 172.756.293 200.655.028 235.085.000 280.250.000 - Thu nhập bình quân
bình (đ/tháng/người )
674.200 738.730 886.000 1.020.000 - Nộp ngân sách ( đ ) 361.679.600 472.237.333 524.352.000 530.000.000
So sánh qua các năm ta thấy tất cả các chỉ tiêu trong biểu trên của doanh nghiệp đều tăng song khơng có sự đột biến, điều này chủ yếu là do hạn chế về vốn.
1.2. Tổ chức bộ máy quản lý.
Công ty in tổng hợp là công ty có quy mơ vừa, đầu tư máy móc thiết bị theo chiều sâu. Vì vậy để phù hợp với cơ cấu, nhiện vụ sản xuất, trình độ trang bị máy móc thiết bị và để đảm bảo sản xuất có hiệu quả nhất công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng, nghĩa là nhiệm vụ quản lý được phân chia cho tất cả các phòng chức năng với những nhiệm vụ riêng biệt mang tính chất chun mơn hố. Như vậy các phân xưởng sản xuất sẽ nhận được lệnh từ ban giám đốc đồng thời cũng được sự chỉ đạo của các phòng ban theo chức năng của mỗi phòng. Bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng, đứng đầu là giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc phụ trách sản xuất:
giám đốc Phó giám đốc Phịng tổ chức Phịng kế tốn tài vụ Phịng sản xuất Phịng kinh doanh Phân xưởng chế Phân xưởng in Phân xưởng máy in Phân xưởng gia cơng Tổ Tổ Tổ tổ Tổ Tổ chữ ảnh bình phơi vé sách vi vi bản bản số
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty In tổng hợp Hà Nội. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
Giám đốc: Là người có quyền lãnh đạo cao nhất, chỉ đạo và đề xuất các chiến lược kinh doanh, chịu trách nhiệm trực tiếp với Nhà nước cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ của Nhà nước. Giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc, một kế tốn trưởng, trưởng phịng tổ chức hành chính, trưởng phịng kế hoạch sản xuất và trưởng phịng kinh doanh.
Phó giám đốc: Phụ trách sản xuất, giúp việc cho giám đốc. Được giám đốc
uỷ quyền hướng dẫn bộ phận sản xuất và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những nhiệm vụ được giao.
Phịng tổ chức hành chính: Làm cơng tác tham mưu và giúp việc cho giám đốc trong việc tổ chức tất cả các công việc liên quan đến quản lý cán bộ, công nhân viên, quản lý lao động, sắp xếp nhân sự, đề bạt, đào tạo cán bộ, nâng bậc thợ, ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật, chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính. Ngồi ra phịng tổ chức hành chính cịn có nhiệm vụ lưu giữ, cung cấp hồ sơ, văn bản giấy tờ bảo vệ tài sản của công ty. Thực hiện các chế độ, chính sách tiền lương. Bên cạnh đó cịn thực hiện cơng tác bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội.
Phòng sản xuất kỹ thuật: Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng,
tiếp nhận các thông tin và yêu cầu của khách hàng, trên cơ sở đó tính tốn xác định chi phí sản xuất một cách tổng quát nhất để thương lượng với khách hàng. Phòng kế hoạch sản xuất chỉ đạo trực tiếp việc xuất vật tư và theo dõi trực tiếp tình hình sản xuất đồng thời kết hợp với phịng kế toán tài vụ xây dựng kế hoạch sản xuất. Đây là phòng tham mưu cho giám đốc về công tác kế hoạch ngắn hạn, hoặc dài hạn, trực tiếp điều hành sản xuất của công ty.
Phịng kế tốn – tài vụ: Làm công tác tham mưu giúp việc cho Giám đốc về các mặt tài chính, kế toán quản lý vật tư, tiền vốn của công ty, bảo tồn sử dụng vốn có hiệu quả, thanh tốn các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch giá thành, số lượng in ấn, doanh thu của công ty. Cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính. Đồng thời kiểm tra, kiểm sốt cơng tác tài chính của cơng ty. Thực hiện hạch tốn kế tốn các hoạt động sản xuất kinh doanh, lưu trữ các chứng từ sổ sách về tài chính kế tốn, thực hiện thanh toán, quyết toán với Nhà nước và người lao động.
Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch
doanh thu, chi phí,... đề ra những biện pháp thực hiện kế hoạch đó, sau đó có nhiệm vụ cân đối lại.
Các phân xưởng sản xuất: Theo sự chỉ đạo của ban quản lý, các phịng ban, mỗi tổ sản xuất có nhiệm vụ riêng tạo ra từng công đoạn cho một sản phẩm, khâu nào cũng rất quan trọng, quyết định để ra một sản phẩm có tốt hay khơng?
1.3. Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh.
Xuất phát từ đặc điểm ngành in nói chung, của cơng ty nói riêng, sản phẩm sản xuất phải trải qua nhiều khâu gia công liên tiếp, trong chu trình khép kín theo chương trình nhất định mới cho ra thành phẩm. Mỗi sản phẩm, hoá đơn, chứng từ, biên bản, ấn chỉ... từ khi bắt đầu sản xuất cho tới khâu hoàn thiện phải trải qua một trong hai chu trình sau đây:
Cơng nghệ in Offset: Dây chuyền công nghệ này sản xuất những sản phẩm
mang tính chất phức tạp như các tạp chí, sách báo, biểu mẫu kế tốn, vé số...
Cơng nghệ in Typo: Dây chuyền này sản xuất những sản phẩm có số nháy
như xổ số
Các giai đoạn cơng nghệ cần thực hiện để thực hiện in Offset:
Giai đoạn sắp chữ trên vi tính: Có nhiệm vụ tạo mẫu cho từng loại sản
phẩm, đánh ký tự lên bảng in bằng máy in laser trên bản nhơm và kiểm tra hồn chỉnh xong sẽ chuyển sang phòng làm phim.
Giai đoạn làm phim thiết kế kích thước để chọn dương bản hợp lý.
Giai đoạn tạo bản nhôm và phôi bản: tạo ra các bản nhôm và phôi bản
nhôm từ các dương bản để vào máy in.
In Offset: thực hiện in Offset với những sản phẩm phức tạp địi hỏi cơng
nghệ cao. Các sản phẩm của giai đoạn này có thể chuyển sang in Typo để tiếp tục in hoàn thiện.
Phân xưởng in Typo thực hiện các giai đoạn công nghệ sau:
Sắp chữ thủ công: Các công nhân sắp chữ trên khuôn theo nội dung cần in
do phòng kỹ thuật sản xuất chuyển sang.
Đúc bản in: Đối với những sản phẩm cần in với số lượng lớn, in nhiều lần
thì mới đúc bản chì để tránh sự hao mịn khn chữ. Bản in được đúc bằng nhôm.
In Typo: Công nhân làm nhiệm vụ gắn vào máy in Typo các bản chì để in
ra các bản in theo mẫu. Ngoài ra, giai đoạn này còn thực hiện in số nhẩy cho tất cả các sản phẩm quản lý bằng số nhảy như biên lai, hoá đơn, các loại vé do giai đoạn in Offset chuyển sang.
Hoàn thiện thành phẩm: Phân xưởng này có tỷ lệ cơng nhân lớn, có nhiệm
vụ hoàn thiện các tờ in do giai đoạn in Offset chuyển sang như nhặt xếp bằng các liên cùng một loạt số nhảy thành các quyển, gấp sách, bao keo quét hồ dán. Quy trình sản xuất kinh doanh của cơng ty được khái quát bằng sơ đồ sau:
Tài liệu
công nghệ
in Offset Cơng nghệin Typo
Sắp chữ trên vi Chuẩn bị mẫu phim Sắp chữ thủ cơng Bình bản Phơi bản Đúc bản chì In Offset In Typo Hồn thiện
Sơ đồ 2.2: Quy trình cơng nghệ sản xuất tại cơng ty in tổng hợp Hà Nội 1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn.
1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn.
Bộ máy kế tốn ở cơng ty in tổng hợp Hà nội được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mơ hình kế tốn tập trung, gồm 6 nhân viên kế tốn mỗi nhân viên có các chức năng nhiệm vụ riêng.
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, kế Kế tốn TSCĐ Kế tốn tiêu thụ và thanh Kế tốn tiền lương và các khoản trích Kế tốn vật Thủ quỹ
Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế tốn tại cơng ty In tổng hợp Hà Nội. Nhiệm vụ của mỗi nhân viên kế toán:
Kế toán trưởng: Là người quản lý bao qt tồn bộ cơng việc kế tốn của
cơng ty, có quyền quyết định và kiểm tra giám sát mọi cơng việc trong phịng kế tốn, tham gia cho giám đốc về các phương án, chiến lược kinh doanh, tham gia những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề tài chính, kế tốn của cơng ty. Kế tốn trưởng cịn kiêm kế tốn tổng hợp nên cịn có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính định kỳ, tăng cường bảo vệ tài sản và tiền vốn.
Kế toán tiêu thụ và thanh toán: Làm nhiệm vụ thanh tốn các khoản cơng
nợ với người mua và người bán. Xác định kết quả kinh doanh. Thanh toán tiền lương và các chế độ khác với cán bộ công nhân viên. Đồng thời theo dõi doanh thu bán hàng của cơng ty.
Kế tốn vật tư: Theo dõi q trình cung cấp nguyên vật liệu, cung cụ dụng
cụ và việc sử dụng vật tư vào quá trình sản xuất. Theo dõi quá trình thu mua nguyên vật liệu.
Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương: Theo dõi và tính tốn
các khoản phải trả cho cán bộ cơng nhân viên, tính tốn bảo hiểm xã hội. Phân bổ tiền lương của lao động gián tiếp vào chi phí sản xuất chung.
Kế tốn tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định,
trích khấu hao, phân bổ khấu hao, và theo dõi các nguồn bù đắp cho việc hình thành tài sản cố định. Đồng thời kế tốn tài sản cố định cịn theo dõi TK112- Tiền gửi ngân hàng”. Theo dõi việc thanh toán với khách hàng thông qua hệ thống ngân hàng.
Thủ quỹ: Theo dõi thu, chi tại quỹ tiền mặt của công ty. Lập phiếu thu,
phiếu chi và quản lý quỹ tiền mặt của công ty.