V. Sổ sách kế toán
2. Phương pháp hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty in tổng hợp Hà Nội
Hà Nội.
Việc xem xét đánh giá và định hướng hồn thiện cơng tác quản lý là tất yếu, là nhiệm vụ đặt ra cho mỗi đơn vị nhằm nâng cao trình độ, hiệu quả của cơng tác quản lý và hạch tốn.
Trên cơ sở những phần đang được hạch toán một cách hiệu quả, công ty cần đưa ra những giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác hạch tốn tại đơn vị mình. Lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu là lĩnh vực đóng vai trị quan trọng trong cơng tác quản trị tại công ty. Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, cụ thể hơn là kinh doanh ngành in, nguyên vật liệu là đầu vào chính cho q trình sản xuất đồng thời chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành. Đưa ra các giải pháp nhằm quản lý hiệu quả yếu tố đầu vào này nhằm hạ giá thành đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra sẽ mang lại lợi nhuận và vị thế cạnh tranh cho công ty. Nhiệm vụ này đặt chủ yếu cho phịng kế tốn.
Các giải pháp đặt ra nhằm hoàn thiện cơng tác hạch tốn kế tốn nói chung và cơng tác hạch tốn kế tốn ngun vật liệu nói riêng cần dựa trên các phương hướng sau:
Hoàn thiện cơng tác hạch tốn kế tốn phải phù hợp với các quy định, chế độ quản lý tài chính của bộ tài chính.
Hồn thiện cơng tác hạch toán kế toán xuất phát từ đặc điểm của đơn vị, mỗi đơn vị có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau, tổ chức quản lý khác nhau do đó thực trạng cơng tác hạch tốn kế tốn ở mỗi đơn vị cũng khác nhau. Hoàn thiện cơng tác hạch tốn kế tốn phải phù hợp với những đặc điểm riêng biệt đó mới có thể phát huy hiệu quả. Ngồi ra, hồn thiện cơng tác kế tốn cịn phải căn cứ trên trình độ nghiệp vụ, chun mơn của nhân viên kế toán tại đơn vị.
Hồn thiện cơng tác kế tốn nhằm mục đích tổ chức cơng tác kế tốn hiệu quả hơn. Để thực hiện điều đó, việc hồn thiện phải đảm bảo tiết kiệm , kịp thời và triệt để. Sao cho cơng tác kế tốn thực hiện tốt nhất nhiệm vụ, chức năng của mình, đem lại hiệu quả tốt nhất với chi phí thấp nhất .
Chức năng quan trọng nhất của công tác hạch toán kế toán là chức năng thông tin cho các nhà quản lý và các nhà quản lý và các đối tượng khác (công nhân viên trong đơn vị, nhà đầu tư...). Việc hoàn thiện cơng tác kế tốn khơng nằm ngồi mục đích thực hiện tốt chức năng này.
3. Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty in tổng hợp Hà Nội.
k ho .
ý k i ế n 1 : L ậ p b i ê n b ả n k iể m ng h i ệ m c á c l oạ i v ậ t li ệ u m u a ng o à i n h ậ p
Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế tốn phục vụ cho cơng tác quản lý vật liệu, vật liệu mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nhận để xác định đ- ược số lượng, chất lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Cơ sở để kiểm nghiệm là hố đơn của người cung cấp.
Trong q trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn hay hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau.
Trường hợp vật liệu mua về đã qua kiểm nghiệm đảm bảo về số lượng và quy cách thì cũng phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp, kiện tụng,.....
VD: Theo hợp đồng số 33335 ngày 23/01/2004, công ty mua của công ty giấy Bãi Bằng 8900 Kg giấy cuộn 60 g khổ 79 đơn giá 9871đ/kg. Thực tế kiểm nhận số lượng là 8900kg đúng quy cách và đảm bảo chất lượng. Ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm sau:
Biểu 3.1
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc
Biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho
Số: 10, Ngày 23 tháng 01 năm 2004 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 33335 giữa
Bên bán : Công ty giấy Bãi Bằng Điạc
chỉ : Phú Ninh – Phú Thọ
Bên mua : Công ty in tổng hợp HN Địa chỉ : 67 Phó Đức Chính – Hà Nội
Về việc : công ty giấy Bãi Bằng bán giấy cho công ty in tổng hợp VN tại kho của công ty in tổng hợp, hai bên lập hợp đồng kiểm nghiệm gồm có:
ơng Nguyễn Văn Hào : Đại diện bên bán – Uỷ viên
Ơng Lê Văn Hồng : Đại diện bên mua – trưởng ban ơng
Đồn Phúc Lập : Uỷ viên
Bà Nguyễn Thanh Hoa : Uỷ viên
Hai bên cùng kiểm nghiệm số nguyên vật liệu mà công ty giấy Bãi Bằng giao cho công ty in tổng hợp Hà Nội và thống nhất đa ra kết luận về số nguyên vật liệu đảm bảo theo hợp đồng đã ký STT Tên quy cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng theo hố đơn Kết quả kiểm nghiệm SL đúng
quy cách Số lượng sai quy cách
1 Giấy cuộn
2 Kg 8900 8900 0
ý k i ế n 2 : X â y d ự n g h ệ t h ố n g da n h đ i ể m n g uy ê n v ậ t liệ u :
Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu là để tạo thuận lợi cho việc ghi chép, tiết kiệm thời gian và giảm bớt cơng tác kế tốn ngun vật liệu.
Nguyên vật liệu ở công ty đa dạng về chủng loại, quy cách, mẫu mã, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên nên khối lượng cơng tác kế tốn rất nhiều phức tạp. Vì vậy để quản lý tốt và hạch toán một cách chính xác cơng ty phải tiến hành phân loại vật liệu một cách hợp lý và khoa học.
Việc phân loại nguyên vật liệu có thể dựa vào nội dung, cơng dụng kinh tế của từng thứ vật liệu để chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, phế liệu....Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, do chưa được cơ giới hố trong cơng tác kế toán nên việc phân loại như trên chưa được chi tiết gây khó khăn và mất nhiều thời gian của kế tốn vật liệu. Chính vì vậy cơng ty cần lập thêm “Sổ danh điểm vật tư- ” để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu dễ dàng chặt chẽ và thống nhất hơn, việc kiểm tra đối chiếu dễ dàng và dễ phát hiện sai sót. Đồng thời giúp cho việc hạch tốn kế tốn chính xác hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính tốn, cơng tác kế tốn vật liệu, góp phần giảm bớt khối lượng cơng tác kế tốn, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
“Sổ danh điểm vật tư” có thể mở bằng cách: Ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loại vật liệu, số nhóm vật liệu cho mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu cho mỗi loại, số quy cách vật liệu cho mỗi thứ, nhưng trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế tốn.
Cụ thể, có thể dựa vào số hiệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu để xây dựng bộ mã vật liệu cho công ty, mã các loại vật liệu gồm có :
-TK 1521: Nguyên vật liệu giấy -TK 1522: Nguyên vật liệu làm bản in -TK 1523: Nguyên vật liệu mực -TK 1524: Phụ tùng thay thế -TK 1525: Vật liệu phụ -TK 1526: Phế liệu thu hồi
Trong mỗi loại vật liệu ta chia thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm. ở cơng ty, do vật liệu rất đa dạng về chủng loại cho nên có thể diễn tả nhóm Tài khoản cấp 2 bằng nhóm mã số đầu tiên gồm 4 chữ số, nhóm mã số thứ 2 biểu diễn nhóm vật liệu bằng 2 chữ số
VD: Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 79x109 có thể ký hiệu là 15211 Thể hiện: 152: Nguyên vật liệu
1521: Nguyên vật liệu giấy
152101: Bãi Bằng60g/m2 khổ 79x109
Biểu 2.2
Sổ danh điểm vật liệu
Tên nguyên vật liệu Mã số Đơn vị tính Ghi chú
1 2 3 4
1. Giấy 1521 Kg
Bãi Bằng 60g/m2khổ 79x109 152101 Kg
............................................................ ...................... ...................... ..............
Tân Mai 59,2x83,2 152129 Kg 2. Bản in 1522 Tấm Bản 16 trang Zaia 152201 Tấm Bản 8 trang Ko 152202 Tấm Bản 8 trang Pol 152203 Tấm Bản 4 trang Goto 152204 Tấm 3. Mực 1523 Kg
Đen Trung Quốc 152301 Kg
............................................................... ..................... .................. ...........
Đỏ Tây Ban Nha 152324 Kg
............................................................... ....................... ..................... ..............
ý k i ế n 3 : Doanh nghiệp có sổ chi tiết theo dõi vật tư nhưng chưa thể hiện đúng chức năng của nó, bên cạnh đó DN cịn sử dụng sổ xuất vật tư, sổ nhập vật tư, sổ xuất giấy + bản in riêng. Như vậy là sổ kế toán chi tiết vật tư khá phức tạp và chưa có hiệu quả cao. DN nên lập lại sổ chi tiết vật tư, còn sổ xuất vật tư, sổ nhập vật tư coi như một bảng kê các chứng từ nhập, xuất vật tư.
Sổ chi tiết vật tư được lập dưới dạng sau:
Biểu 2.3
Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá
Năm 2004 Tài khoản: 1521 : Nguyên vật liệu giấy
Tên, quy cách vật liệu : Giấy Bãi bằng 60g/m247x59
Mã số vật liệu : 152103
Đơn vị tính : 1000đồng
SH NT giải ĐƯ giá SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 01/01 SD đầu năm 14 110 1540 20 13/01 Mua nhập kho 111 15 200 3000 .... ........... ....................... .......... ........ ....... .......... ....... .......... ...... .......... 35 27/01 Xuất cho SX 6211 15,5 100 1550 31/01 SD cuối kỳ 15 210 3150 Ngày 31 tháng 01 năm 2004
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Sổ được mở theo từng tài khoản, theo từng kho và theo từng thứ vật liệu. Sổ trên được mở cho loại giấy Bãi Bằng. Sổ chi tiết cung cấp cho người cần thông tin một lượng thơng tin đầy đủ, chính xác về tình hình biến động của từng loại vật liệu về cả số lượng và giá trị. Ngoài việc cung cấp thơng tin cho kế tốn vật liệu, sổ chi tiết cịn cung cấp số liệu chính xác cho kế tốn tính giá thành phục vụ cho cơng tác tính giá. Với mẫu sổ như trên nó đã thể hiện đúng chức năng của nó.
Phịng sản xuất kỹ thuật dựa trên số tồn kho trên sổ chi tiết để lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, đảm bảo cho quá trình sản xuất khơng bị ảnh hưởng. Trong khi “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu” theo dõi nhập, xuất, tồn một cách tổng hợp tất cả các loại vật tư trong cơng ty thì sổ chi tiết theo dõi chi tiết theo từng loại vật tư, giúp cho việc hạch toán chi tiết theo vật liệu theo phương pháp thẻ song song chính xác và hiệu quả hơn.
ý k iế n 4 : Để hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thì với các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu doanh
nghiệp nên hạch tốn ngay theo giá tạm tính. Cuối tháng khi đã tính được giá bình qn của nguyên vật liệu thì tiến hành điều chỉnh sau, khi đó mọi thơng tin đều kịp thời và chính xác.
ý k i ế n 5 : Lậ p d ự p h ò n g g i ả m g i á h à n g t ồ n kh o
Do yêu cầu đảm bảo tính liên tục của q trình sản xuất nên trong kho vật liệu ln có một mức dự trữ nhất định. ngun vật liệu chính của cơng ty là giấy và mực in là những loại vật liệu khó bảo quản và dễ hư hỏng, kém phẩm chất. mặt khác, các thông tin từ tổng công ty giấy Việt Nam cho thấy giá sẽ giảm nhiều. Để có thể chủ động bù đắp tổn thất do việc giảm giá nguyên vật liệu tồn kho gây ra, cơng ty nên trích lập một khoản dự phịng.
Vào thời điểm cuối kỳ kế tốn, cơng ty phải lập hội đồng để thẩm định mức giảm giá vật tư tồn kho. Trên cơ sở đó xác định mức dự phịng cần trích lập.
Mức dự phịng cần trích lập được xác định dựa trên lượng vật tư tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm; mức chênh lệch giữa giá ghi sổ kế toán và giá thực tế trên thị trường tại thời điểm đó.
Việc lập dự phịng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư bị giảm giá và tổng hợp tồn bộ khoản dự phịng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho và Bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ chi tiết để hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
Việc hạch tốn dự phịng giảm giá vật tư tồn kho được thực hiện qua TK159 và các TK liên quan khác: TK632, TK711
Chi phí dự phịng được phản ánh vào giá vốn hàng bán Nợ TK 632:
Có TK 159:
Cuối năm sau, xác định mức cần trích cho năm kế hoạch và tiến hành trích bổ sung hoặc hồn nhập phần chênh lệch vào thu nhập của năm báo cáo:
Mức dự phịng cần trích lớn hơn mức đã trích năm trước: Nợ TK 632: Trích bổ sung phần chênh lệch
Mức dự phịng cần trích nhỏ hơn mức đã trích năm trước: Nợ TK 159
Có Tk 711: Hồn nhập phần chênh lệch vào thu nhập
ý k i ế n 6 : Doanh nghiệp không tập hợp chi phí sản xuất cho từng đơn đặt hàng do đó nguyên vật liệu được phân bổ một cách tổng quát nhất đó là phân bổ thành chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chúng ta sẽ khơng tính được lãi hay lỗ cho một đơn đặt hàng cụ thể. Tuy nhiên, khơng phải tồn bộ đơn đặt hàng của doanh nghiệp đều có giá trị lớn do vậy doanh nghiệp nên tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn đặt hàng, cịn các chi phí khác thì phân bổ theo một tiêu thức nhất định một cách hợp lý. Chi phí vật liệu giấy cũng cần tính riêng cho sản xuất hay cho quản lý doanh nghiệp. Chỉ có như vậy thì việc phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới có hiệu quả.
ý k i ế n 7 : Công ty in tổng hợp Hà Nội là một trung tâm in lớn của Sở Văn hoá - thông tin thành phố Hà Nội, quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng được mở rộng, cơng tác kế tốn do đó ngày càng nhiều. Việc thực hiện kế tốn thủ cơng sẽ mất nhiều thời gian và tính chính xác khơng cao và khơng đảm bảo tiến độ, một số nghiệp vụ được phản ánh trùng lắp ở các phần hành. Trong điều kiện như vậy, việc áp dụng phần mềm kế tốn có rất nhiều ưu điểm như: nhập, sửa chứng từ thuận tiện; truy cập số liệu nhanh, chính xác; giảm khối lượng công việc cho nhân viên kế tốn.
Cơng ty nên thúc đẩy nhanh q trình vi tính hố cơng tác kế tốn, lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm hạch tốn kế tốn tại đơn vị mình, đào tạo nhân viên kế toán.
Kết luận
Hạch tốn kế tốn là cơng cụ quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung và ở cơng ty in tổng hợp Hà Nội nói riêng, hơn thế nữa hạch tốn kế tốn có vai trị to lớn trong quản lý kinh tế.
Để phát huy vai trị của mình một cách có hiệu lực, địi hỏi việc tổ chức cơng tác kế tốn phải khơng ngừng đổi mới sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu quản lý. Đặc biệt, cơng tác kế tốn ngun vật liệu phải ln được cải tiến và hồn thiện về hình thức tổ chức bộ máy và hình thức kế tốn áp dụng để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời một cách tồn diện về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế của công ty in tổng hợp Hà Nội em thấy công ty in đã tổ chức, sắp xếp và dần đưa cơng tác kế tốn nguyên vật liệu đi vào
nề nếp, góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để công tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn ngun vật liệu nói riêng thực sự trở thành cơng cụ quản lý kinh