V. Sổ sách kế toán
1. Khái quát chung về công ty in tổng hợp Hà Nội
1.4. Tổ chức cơng tác kế tốn
1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn ở cơng ty in tổng hợp Hà nội được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mơ hình kế tốn tập trung, gồm 6 nhân viên kế tốn mỗi nhân viên có các chức năng nhiệm vụ riêng.
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, kế Kế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ và thanh Kế tốn tiền lương và các khoản trích Kế tốn vật Thủ quỹ
Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế tốn tại cơng ty In tổng hợp Hà Nội. Nhiệm vụ của mỗi nhân viên kế toán:
Kế toán trưởng: Là người quản lý bao qt tồn bộ cơng việc kế tốn của
cơng ty, có quyền quyết định và kiểm tra giám sát mọi cơng việc trong phịng kế tốn, tham gia cho giám đốc về các phương án, chiến lược kinh doanh, tham gia những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề tài chính, kế tốn của cơng ty. Kế tốn trưởng cịn kiêm kế tốn tổng hợp nên cịn có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối sổ sách kế tốn, lập báo cáo tài chính định kỳ, tăng cường bảo vệ tài sản và tiền vốn.
Kế toán tiêu thụ và thanh toán: Làm nhiệm vụ thanh tốn các khoản cơng
nợ với người mua và người bán. Xác định kết quả kinh doanh. Thanh toán tiền lương và các chế độ khác với cán bộ công nhân viên. Đồng thời theo dõi doanh thu bán hàng của cơng ty.
Kế tốn vật tư: Theo dõi quá trình cung cấp nguyên vật liệu, cung cụ dụng
cụ và việc sử dụng vật tư vào quá trình sản xuất. Theo dõi quá trình thu mua nguyên vật liệu.
Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương: Theo dõi và tính tốn
các khoản phải trả cho cán bộ cơng nhân viên, tính tốn bảo hiểm xã hội. Phân bổ tiền lương của lao động gián tiếp vào chi phí sản xuất chung.
Kế tốn tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định,
trích khấu hao, phân bổ khấu hao, và theo dõi các nguồn bù đắp cho việc hình thành tài sản cố định. Đồng thời kế toán tài sản cố định còn theo dõi TK112- Tiền gửi ngân hàng”. Theo dõi việc thanh tốn với khách hàng thơng qua hệ thống ngân hàng.
Thủ quỹ: Theo dõi thu, chi tại quỹ tiền mặt của công ty. Lập phiếu thu,
phiếu chi và quản lý quỹ tiền mặt của công ty.
1.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn.
Cơng ty vận dụng thống nhất theo hệ thống danh mục chứng từ do bộ tài chính ban hành. Việc lập chứng từ phải có căn cứ rõ ràng, hợp lý, không lập một cách tuỳ tiện. Các chứng từ liên quan đến kế toán nguyên vật liệu bao gồm:
- Các dự trù mua vật tư. - Phiếu đặt mua vật tư. - Hoá đơn giá trị gia tăng. - Phiếu nhập kho.
- Lệnh sản xuất.
- Phiếu xuất giấy + bản in. - Phiếu đề nghị xuất vật liệu.
- Phiếu xuất kho. - Thẻ kho.
1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn.
Cơng ty in tổng hợp Hà Nội xây dựng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ tài chính và thực hiện sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính về “Hướng dẫn kế tốn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán”.
Tại cơng ty kế tốn sử dụng các tài khoản sau để theo dõi tổng hợp nguyên vật liệu:
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này có các tài khoản cấp hai như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu giấy
TK 1522: Nguyên vật liệu làm bản in TK 1523: Nguyên vật liệu mực TK 1524: PTTT( phụ tùng thay thế) TK 1525: Vật liệu phụ TK
1526: Vật liệu điện TK 1527: Phế liệu thu hồi
TK 151: Hàng mua đang đi đường.
1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế tốn.
Cơng ty lựa chọn hình thức sổ “Chứng từ – ghi sổ” và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công tác kế toán được thực hiện thủ cơng. Mỗi nhân viên kế tốn phụ trách một phần hành kế toán cụ thể.
Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập “chứng từ ghi sổ”. Căn cứ vào “chứng từ ghi sổ” để ghi vào “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, sau đó được dùng
để ghi vào “sổ Cái”. Các chứng từ gốc sau khi được làm căn cứ lập “chứng từ
ghi sổ” được dùng để ghi vào “sổ, thẻ kế toán chi tiết”.
Cuối kỳ phải khố sổ và tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số Dư của từng tài khoản trên “sổ Cái”. Căn cứ vào “sổ cái” để lập “Bảng cân đối số phát sinh”
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên “sổ Cái” và “Bảng tổng hợp
chi tiết” (được lập từ sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Cơng tác kế toán phải đảm bảo quan hệ đối chiếu kiểm tra: Phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên “sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ”. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản
trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên “Bảng tổng hợp chi tiết”.
Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm, năm kế toán trùng với năm dương lịch (Từ 01/01 đến 31/12). Kỳ kế toán DN áp dụng theo quý.
Sổ sách kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ cái TK 111, 112, 331, 621, 152....
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Thẻ kho; sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu; bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu; bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; sổ chi tiết thanh toán với khách hàng.
1.4.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán.
Cuối kỳ kế toán thực hiện tổng hợp số liệu cung cấp cho cấp trên và các đơn vị có liên quan. Kế toán phải lập các báo cáo theo quy định của Bộ tài chính: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo kết quả kinh doanh cơng ty lập theo q cịn thuyết minh báo cáo tài chính thì lập định kỳ 6 tháng.
Báo cáo quản trị được lập thường xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị và cung cấp thông tin cho việc lên các báo cáo tài chính. Bao gồm: Báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo thanh toán với khách hàng....
2. Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty in tổng hợp Hà Nội.2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty. 2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty.
2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu.
Đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nên chủng loại sản phẩm rất đa dạng và phong phú. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau thì có u cầu về hình thức, mẫu mã sản phẩm khác nhau và sản xuất đến đâu thì tiêu thụ ngay đến đó.
Là loại hình sản xuất in ấn nên ngun vật liệu chính của cơng ty phục vụ việc chế tạo sản phẩm là giấy và mực. Đây là 2 loại vật liệu quan trọng hàng đầu của công ty. Hiện nay trên thị trường 2 loại này rất sẵn, giá cả ít biến động, chủng loại lại đa dạng, phong phú, việc thu mua lại thuận tiện nên công ty không phải nhập khẩu từ nước ngồi. Ngồi ra cơng ty cịn tận dụng được nguyên vật liệu từ trong sản xuất như: Giấy tiết kiệm, phế liệu..... Tuy nhiên nguồn nhập vẫn khai thác trên thị trường theo giá thoả thuận, tất cả các nguyên vật liệu đều được bảo quản tốt trong kho và có sự quản lý chặt chẽ. Phương thức mua của cơng ty theo hình thức cung cấp thường xuyên theo nhu cầu mặt hàng. Thông thường khi mua vật tư bên bán sẽ vận chuyển và bốc dỡ tới tận kho theo đúng chất lượng và mẫu mã yêu cầu.
2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của mỗi loại vật liệu, đồng thời đảm bảo quản lý một cách khoa học, nguyên vật liệu của công ty được phân loại như sau:
Nguyên vật liệu chính: Gồm các loại nguyên vật liệu tham gia trực tiếp
vào quá trính sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty là các trang in ấn phẩm. Ngun vật liệu chính gồm có các loại sau:
+ Các loại giấy: Giấy in là loại vật liệu chính , chiếm tỷ trọng lớn trong
tổng giá trị sản xuất và dễ bị giảm phẩm chất. hiện nay công ty sử dụng trên dưới 60 loại giấy có nhiều khổ và kích cỡ khác nhau: giấy offset, cutxê, đuplech, ... giấy của các công ty Bãi bằng, Hồng Hà,... với các loại có kích cỡ khác nhau. Song công ty chủ yếu sử dụng giấy của công ty Giấy Bãi Bằng.
- Giấy Bãi Bằng 60gm (đơn vị: Kg) có các khổ: 79x109; 43x65; 47x59; 493x605; 60x84; 42x52; 34x64; 45x84; 46x63; 44x59; 49x65; 493x545
- Giấy IS 92 (đơn vị: Kg) có các khổ: 416x592; 632x832; 57x84; 54x78; 42x53.
- Cutxe các loại (đơn vị: Kg): 85gm, 115gm, 150gm, 230gm khổ 79x109; 230gm, 250gm, 150gm, 200gm khổ 65x56; 200gm khổ 79x109; 250 gm khổ 70x100. Cutxe Mas 140gm khổ 79x109, 85gm khổ 43x58. Cutxe 240gm khổ 56x71. Bist 230gm 79x109. Giấy Cacbon.
- Các loại giấy khác (đơn vị: Kg): Poluya TQ 79x109; Đuplex 79x109; Bìa xanh 79x109; bìa Hàn Quốc; Đềcan 26x52; Ktan 140gm 79x109; Ktan 210gm 79x109; Bìa xanh 61x84; Bìa vàng 61x84; Việt Trì 58gm 79x109; 60x84; 615x87; Tân Mai 416x592; 592x832.
+ Mực: Có 24 loại mực in khác nhau bao gồm: Đen TQ; đen Nhật; vàng
TQ; vàng Đức; vàng Nhật; vàng Nam Triều Tiên; xanh TQ; xanh Đức; xanh Nhật; đỏ TQ; đỏ Nhật; trắng đục Nhật; trắng trong Nhật; trắng đục TQ; trắng trong TQ; nhũ bạc Anh; nhũ vàng Anh; mực khô TQ; nhũ trắng TQ; mực phản quang; trắng đục T. Bình; mực vàng TBN; mực đỏ TBN.
+ Các bản in (đơn vị: Tấm): Được làm bằng nhơm, có nhiều cỡ, khổ khác
nhau và chủ yếu được mua tại thị trường trong nước, bao gồm: Bản 16 trang Zai; Bản 8 trang Ko; Bản 8 trang Pol; Bản 4 trang Goto.
Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động không cấu thành nên thực
thể sản phẩm nhưng nguyên vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất các loại sản phẩm bao gồm rất nhiều loại: Thuốc tut bản(lọ); keo PVA(kg); keo Nhật(kg); keo Sơdừa(kg); axit Phôtphoric(kg); dây thép(kg); mỡ CN(kg); xà phịng(kg); axeton(lít); dầu pha mực(lít); keo dán
pisa(lọ); lưỡi cưa tay(cái); gang tay cao su(đơi); dầu HD40(lít); gơn(kg); kéo(cái); lót dao(cái); xơ màn(m); dầu CN46(lít); chỉ khâu(cuộn)....
Vật liệu điện (đơn vị: Cái) gồm các loại: Đèn ống 1m2; 0m6; đèn trịn 70w-220v; 30w-220v; bóng đèn mắt thần Ko; cầu dao 3pha; dây cáp 3pha; bóng Halozen; bóng tủ lạnh; stắcte; cánh quạt nhựa; đui đèn ống; phích cắm; dây điện đơi.
Phụ tùng thay thế: Gồm các chi tiết của máy móc thiết bị như máy in,
máy dao, máy khâu,...như: Lưỡi dao 1m3, 1m52(con); Bánh tăng máy in(cái); vòng bi các loại(vòng); cao su ốp các máy poll, máy goto, máy zamaland, máy komori, dây curoa Goto, xích MT50, xích Đơng Anh, xích MT50, xích 10FT, dây curoa A19 máy gấp, dây băng 35m, dây băng 25m,...
Vật liệu thu hồi: bao gồm giấy in hỏng, lõi giấy, giấy xước bên ngồi khơng sử dụng được, lề giấy, nhôm hỏng được thu hồi để bán.....
2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu.
Nhập kho nguyên vật liệu.
Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế. Cơng ty thường mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp thường xuyên và với số lượng lớn nên chi phí vận chuyển, bốc dỡ thường do bên bán chịu. Do vậy mà giá nguyên vật liệu nhập kho là giá khơng thuế trên hố đơn giá trị gia tăng do người bán lập.
Xuất kho nguyên vật liệu
Tại công ty in tổng hợp Hà Nội giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ, căn cứ vào sổ chi tiết của từng nguyên vật liệu.
Căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế tốn xác định giá bình qn của một nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá bình qn để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Giá thực tế của Giá bình quân Số lượng
nguyên vật liệu = của một x vật liệu
xuất kho nguyên vật liệu xuất kho
Giá bình quân của mỗi ngun vật liệu được tính như sau:
Giá bình qn Tổng giá thực tế nhập trong kỳ + Giá thực tế tồn đầu kỳ của một = ---------------------------------------------------------------------- nguyên vật liệu Tổng số lượng nhập trong kỳ + Số lượng tồn đầu kỳ
2.2. Tổ chức kế tốn ban đầu ngun vật liệu tại cơng ty.
Thủ tục nhập kho:
Phòng kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ cung ứng vật tư và phát hành sản phẩm. Định kỳ (hàng tháng), phòng kế hoạch sản xuất dựa trên các hợp đồng kinh tế đã được ký kết cùng với định mức cung ứng vật tư của doanh nghiệp để lập kế hoạch mua vật tư. Cán bộ thu mua vật tư có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, tiến hành các giao dịch và ký hợp đồng mua hàng. Sau đó phịng sản xuất kỹ thuật lập phiếu đặt mua vật tư theo mẫu sau:
Biểu 2.2
Cơng ty in tổng hợp HN Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Phòng SXKT Độc lập – tự do – hạnh phúc
phiếu đặt mua vật tư
Số...08... STT Tên hàng mua Chủng loại Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Người mua Người bán Người nhận Ghi chú
1 Mực xanh Đức B1 Kg 100 61.600 6.160.000 Ô. Hào Cty nhựa B. Hợp DT
3 Giấy HVT 90 74x109 Tờ 10.000 260 2.600.000 Ô. Hào B.Yến B. Hợp DT
Ngày 26 tháng 11 năm 2003
Giám đốc duyệt Kế tốn trưởng Trưởng phịng sản xuất kinh
doanh
Khi các thoả thuận mua bán giữa công ty và nhà cung cấp hoàn tất , đến thời điểm ghi trong hợp đồng bên bán tiến hành chuyển giao số nguyên vật liệu đã thoả thuận đến cho cơng ty kèm theo hố đơn giá trị gia tăng.
Ví dụ: Ngày 28 tháng 11 năm 2003, bộ phận thu mua nguyên vật liệu của công ty
nhựa Việt Nam. Cơng ty nhận được hố đơn giá trị gia tăng theo mẫu sau:
Biểu 2.3 Hoá đơn GTGT
số: ...36706...
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày..28..tháng ..11..năm..2003...
Đơn vị bán : Công ty nhựa Việt Nam
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hào
Đơn vị : Cơng ty in tổng hợp HN
Hình thức thanh tốn : Bằng tiền mặt
STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền (Đồng) 1 Mực đen Zikhang Kg 100 40.000 4.000.000 2 Mực đỏ Zikhang Kg 100 54.000 5.400.000 3 Mực xanh Zikhang Kg 100 56.000 5.600.000 Cộng tiền hàng 15.000.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán 16.500.000
Số tiền (bằng chữ): Mười sáu triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn
vị.
Doanh nghiệp mua theo hình thức trọn gói nên giá của số mực trên đã bao gồm cả chi phí mua mà cơng ty nhựa Việt Nam đã chi trả, nên giá trị của số mực trên chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn.