V. Sổ sách kế toán
1. Khái quát chung về công ty in tổng hợp Hà Nội
1.2. Tổ chức bộ máy quản lý
Công ty in tổng hợp là cơng ty có quy mơ vừa, đầu tư máy móc thiết bị theo chiều sâu. Vì vậy để phù hợp với cơ cấu, nhiện vụ sản xuất, trình độ trang bị máy móc thiết bị và để đảm bảo sản xuất có hiệu quả nhất cơng ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng, nghĩa là nhiệm vụ quản lý được phân chia cho tất cả các phòng chức năng với những nhiệm vụ riêng biệt mang tính chất chun mơn hoá. Như vậy các phân xưởng sản xuất sẽ nhận được lệnh từ ban giám đốc đồng thời cũng được sự chỉ đạo của các phòng ban theo chức năng của mỗi phòng. Bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng, đứng đầu là giám đốc cơng ty, giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc phụ trách sản xuất:
giám đốc Phó giám đốc Phịng tổ chức Phịng kế tốn tài vụ Phịng sản xuất Phịng kinh doanh Phân xưởng chế Phân xưởng in Phân xưởng máy in Phân xưởng gia cơng Tổ Tổ Tổ tổ Tổ Tổ chữ ảnh bình phơi vé sách vi vi bản bản số
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty In tổng hợp Hà Nội. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
Giám đốc: Là người có quyền lãnh đạo cao nhất, chỉ đạo và đề xuất các chiến lược kinh doanh, chịu trách nhiệm trực tiếp với Nhà nước cũng như tồn thể cán bộ cơng nhân viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ của Nhà nước. Giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc, một kế tốn trưởng, trưởng phịng tổ chức hành chính, trưởng phịng kế hoạch sản xuất và trưởng phịng kinh doanh.
Phó giám đốc: Phụ trách sản xuất, giúp việc cho giám đốc. Được giám đốc
uỷ quyền hướng dẫn bộ phận sản xuất và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những nhiệm vụ được giao.
Phịng tổ chức hành chính: Làm cơng tác tham mưu và giúp việc cho giám đốc trong việc tổ chức tất cả các công việc liên quan đến quản lý cán bộ, công nhân viên, quản lý lao động, sắp xếp nhân sự, đề bạt, đào tạo cán bộ, nâng bậc thợ, ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật, chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính. Ngồi ra phịng tổ chức hành chính cịn có nhiệm vụ lưu giữ, cung cấp hồ sơ, văn bản giấy tờ bảo vệ tài sản của công ty. Thực hiện các chế độ, chính sách tiền lương. Bên cạnh đó cịn thực hiện cơng tác bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội.
Phòng sản xuất kỹ thuật: Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng,
tiếp nhận các thông tin và yêu cầu của khách hàng, trên cơ sở đó tính tốn xác định chi phí sản xuất một cách tổng quát nhất để thương lượng với khách hàng. Phòng kế hoạch sản xuất chỉ đạo trực tiếp việc xuất vật tư và theo dõi trực tiếp tình hình sản xuất đồng thời kết hợp với phịng kế toán tài vụ xây dựng kế hoạch sản xuất. Đây là phòng tham mưu cho giám đốc về công tác kế hoạch ngắn hạn, hoặc dài hạn, trực tiếp điều hành sản xuất của công ty.
Phịng kế tốn – tài vụ: Làm công tác tham mưu giúp việc cho Giám đốc về các mặt tài chính, kế toán quản lý vật tư, tiền vốn của công ty, bảo tồn sử dụng vốn có hiệu quả, thanh tốn các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch giá thành, số lượng in ấn, doanh thu của công ty. Cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính. Đồng thời kiểm tra, kiểm sốt cơng tác tài chính của cơng ty. Thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh, lưu trữ các chứng từ sổ sách về tài chính kế tốn, thực hiện thanh toán, quyết tốn với Nhà nước và người lao động.
Phịng kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch
doanh thu, chi phí,... đề ra những biện pháp thực hiện kế hoạch đó, sau đó có nhiệm vụ cân đối lại.
Các phân xưởng sản xuất: Theo sự chỉ đạo của ban quản lý, các phòng ban, mỗi tổ sản xuất có nhiệm vụ riêng tạo ra từng cơng đoạn cho một sản phẩm, khâu nào cũng rất quan trọng, quyết định để ra một sản phẩm có tốt hay khơng?