V. Sổ sách kế toán
1. Đánh giá tổng quát
Trải qua 45 năm xây dựng và trưởng thành, công ty in tổng hợp Hà Nội đã đóng góp nhiều thành tựu cho sở Văn hố - thơng tin, ln hồn thành nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, cơng ty cịn đảm bảo ổn định đời sống cả về vật chất lẫn tinh thần cho cán bộ cơng nhân viên của mình.
Cơng ty luôn chú trọng đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị, nâng cao trình độ cán bộ cơng nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động ở tất cả các bộ phận....
Trên cơ sở quá trình thực tập tại phịng kế tốn - tài vụ của cơng ty, cùng với việc đi sâu nghiên cứu cơng tác hạch tốn kế tốn ngun vật liệu tại công ty, em xin đưa ra một số đánh giá sau:
1.1. ưu điểm.
Bộ phận thu mua nguyên vật liệu của công ty luôn tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu tốt nhất, giá cả hợp lý đồng thời kiểm tra cẩn thận trước khi nhập kho. Trên thị trường hiện nay các nhà cung cấp vật liệu ngành in khá nhiều, giá cả lại nằm trong khung giá Nhà nước quy định nên việc mua ngun vật liệu khơng gặp khó khăn. Thường thì trong kho khơng dự trữ nhiều ngun vật liệu, mỗi khi ký được hợp đồng với khách hàng, cán bộ thu mua liên hệ với nhà cung cấp và được vận chuyển đến tận kho của cơng ty.
Các ngun vật liệu khác nhau về tính chất vật lý cũng như hố học rất khó bảo quản song doanh nghiệp có các biện pháp bảo quản nguyên vật liệu một cách hợp lý đảm bảo chất lượng của sản phẩm sản xuất ra.
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo tài chính thống nhất theo “Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp” do bộ tài chính ban hành năm 1996.
Trình tự nhập, xuất ngun vật liệu ở công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, việc ghi sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu được tiến hành đầy đủ, thường xuyên. Số lượng giữa thủ kho và kế tốn ln ln được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời.
Kế tốn của cơng ty áp dụng hạch toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ là phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, chứng từ rõ ràng và đúng chế độ.
Kế toán nguyên vật liệu sử dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, các chứng từ đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý, hạn chế việc ghi chép trùng lắp.
1.2. Nhược điểm.
Kỳ kế toán áp dụng ở công ty là theo quý nên các thơng tin kế tốn khơng được tập hợp thường xuyên thường phải tới cuối mỗi quý mới tập hợp được số liệu chính xác về tình hình hoạt động kinh doanh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Công ty nên áp dụng kỳ kế tốn theo tháng như vậy doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh của từng tháng và trên cơ sở đó tính tốn đưa ra các biện pháp kinh doanh hợp lý.
Công ty tiến hành hạch tốn chi phí chung cho tồn bộ q trình sản xuất, khơng chi tiết cho từng hợp đồng vì vậy cơng ty khơng thể biết được chi phí cho từng hợp đồng cũng như lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Cơng ty nên hạch tốn chi tiết chi phí cho mỗi hợp đồng trên cơ sở hạch tốn chi tiết chi phí ngun vật liệu chính cho từng hợp đồng và hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí
chung cho tồn bộ q trình sản xuất và phân bổ cho từng hợp đồng theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Về việc hiện đại hoá trong kế tốn thì chưa có phần mềm kế tốn nào được áp dụng tại công ty, mọi việc kế tốn đều làm bằng tay nên khơng tránh khỏi sai sót và khơng có hiệu quả. Nhưng vấn đề đưa tin học vào sử dụng sẽ kéo theo những vấn đề phức tạp như biên chế, đào tạo, sử dụng, chi phí lắp đặt..... Do đó đây là hướng để cơng ty cố gắng làm trong tương lai.
Các vật liệu mua về không được hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm do vậy mà không phát hiện ra các sai phạm về mặt chất lượng nguyên vật liệu nhập kho.
Các quy trình từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác lưu trữ bảo quản đều tuân thủ theo đúng quy định của bộ tài chính ban hành. Tuy nhiên có điều đáng lưu ý là đơi khi công tác tổ chức chứng từ cịn mang tính đối phó, hình thức. Có khi các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hố phục vụ cơng tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ.
Cơng ty hạch tốn chi tiết ngun vật liệu theo phương pháp thẻ song song, nhưng tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh lại không được phản ánh chi tiết trên sổ chi tiết nguyên vật liệu mà lại được tập hợp vào các sổ xuất, nhập vật tư. Chỉ đến cuối tháng mới được lọc ra cho từng loại nguyên vật liệu và ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu các số tổng cộng như tồn đầu kỳ, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm và tồn cuối kỳ (theo quý).
Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ sản xuất, cơng ty kiểm sốt qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là ít gây ứ đọng vốn lưu động song gây bất lợi khi có sự biến động bất thường trên thị trường vật tư. Tuy công ty khi giao vật liệu cho các đơn vị sản xuất đã có kế hoạch cung ứng vật liệu song nếu một hợp đồng có thời gian thực hiện dài như hợp đồng với Sở giáo dục thì trên hợp đồng sẽ cung cấp làm nhiều lần và không thể lần nào cũng theo giá ghi trên hợp đồng vì phải có
sự thay đổi theo giá thị trường. Nếu có một lúc nào đó nhu cầu về vật liệu nào đó đột nhiên tăng lớn, sự biến động trong giá thành như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến sản xuất và việc thực hiện hợp đồng.
Tại công ty ln có lượng ngun vật liệu tồn kho nhất định. Giấy in là ngun vật liệu chính đóng vai trị quan trọng đối với q trình sản xuất. Do đầu vào của ngành giấy phụ thuộc vào ngành khai thác gỗ nên khi có biến động thì sẽ biến động rất mạnh. Điều này dẫn đến việc giá giấy in có thể giảm bất ngờ. Ngồi giấy, các nguyên vật liệu khác như axit, mực in..... dễ bị hư hỏng, giảm phẩm chất. Tại cơng ty lại chưa lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho, nên nếu rủi ro xảy ra thì khơng chủ động bù đắp thiệt hại được.
Công ty vẫn chưa sử dụng sổ danh điểm nguyên vật liệu trong khi vật liệu có nhiều loại cần theo dõi chi tiết nên cơng ty khó kiểm sốt được tất cả các loại vật liệu về tình hình nhập, xuất. Khối lượng cơng tác kế tốn vật liệu làm thủ cơng lớn như vậy rất tốn thời gian và công sức.
Bảng phân bổ nguyên vật liệu của công ty được lập một cách tổng hợp chỉ theo dõi được chi phí nguyên vật liệu theo các khoản mục chi phí, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là thực hiện sản xuất theo hợp đồng, cơng tác tính giá thành cũng chưa được thực hiện theo hợp đồng vì vậy mà khơng tính ra được lỗ, lãi trên từng hợp đồng phục vụ cho báo cáo quản trị.
Doanh nghiệp sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính trị giá xuất nguyên vật liệu nên đến cuối tháng mới tính được giá xuất nguyên vật liệu. Mặc dù vậy trong quá trình xuất kho nguyên vật liệu trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà khơng cung cấp thơng tin kế tốn một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu giấy của doanh nghiệp xuất kho chủ yếu là cho sản xuất bên cạnh đó cịn xuất kho phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp không phản ánh chi phí giấy vào chi phí quản lý doanh nghiệp mà tồn bộ
chi phí giấy phát sinh trong kỳ đều được tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.