I- Tổng quan về Công ty
2. Tổ chức bộ máy kế tốn và cơng tác kế tốn tại Cơng ty
2.2. Tổ chức cơng tác kế tốn
Là một đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng, nên Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn mới từ tháng 10/1994 theo dự thảo lần thứ tư của vụ chế độ kế tốn Bộ tài chính. Trong q trình áp dụng thử nghiệm kế toán mới, Cơng ty đã gặp phải một số khó khăn như phải xây dựng một hệ thống sổ kế toán, chuyển số dư tài khoản kế toán cũ sang tài khoản kế tốn mới. Hiện nay, cơng tác kế tốn của Cơng ty đã ổn định việc tổ chức ghi chép hạch tốn hợp lý, thơng tin cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp và của các đơn vị cấp trên.
Đối với phần hành kế toán hàng tồn kho, Công ty cổ phần cơ khí và xây dựng Thăng Long áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá vốn vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế, hình thức kế tốn Nhật ký chung, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Kỳ kế tốn Cơng ty gửi lên Tổng Cơng ty là Q, kỳ kế tốn nộp báo cáo tài chính gửi lên Cơ quan Thuế là năm.
2.2.1. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ được sử dụng tại Công ty xây dựng số I bao gồm: - Chứng từ lao động và tiền lương gồm có:
Sổ lương, Bảng chấm cơng, Bảng tính lương và thanh tốn tiền lương. - Chứng từ về tài sản cố định gồm có: Thẻ tài sản cố định...
- Chứng từ sử dụng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ gồm có: Phiếu thu ( Mẫu 01- TT- BB )
Phiếu chi ( Mẫu 02- TT- BB ) Giấy báo nợ, có của Ngân hàng
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ( Mẫu 03- TT- HD ) Giấy thanh toán tiền tạm ứng ( Mẫu 04- TT- BB ) Biên lai thu tiền ( Mẫu 05- TT- HD )
Bảng kê thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Chứng từ về hàng tồn kho gồm có:
Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01/VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Chứng từ về bán hàng gồm có: Hố đơn giá trị gia tăng ( Mẫu số B1 GTGT- 3LL) được lập thành 3 liên:
Liên 1 lưu giữ tại phịng kế tốn Liên 2 giao cho khách hàng Liên 3 dùng để thanh toán.
Hoá đơn giá trị gia tăng được lập ở mỗi phòng ban và mỗi phịng ban có trách nhiệm tổng hợp và theo dõi trên mỗi bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, mỗi khách hàng được giữ trên một dịng. Sau đó gửi về phịng kế tốn, phịng kế tốn có trách nhiệm tổng hợp bảng kê hoá đơn, chứng từ dịch vụ bán ra.
Chất lượng cơng tác hạch tốn ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng công tác kế hoạch sau này. Chính vì vậy Cơng ty ln chấp hành đúng hệ thống chứng từ và sổ sách của Bộ Tài Chính.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết nhập số liệu nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trên máy, sau đó căn cứ vào số liệu ghi sổ Nhật ký chung máy sẽ tự động lên các nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
2.2.2. Vận dụng chế độ tài khoản kế tốn
Hệ thống tài khoản Cơng ty được mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT. Ngoài ra, để phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản được mở thành các tài khoản cấp II, cấp III, và chi tiết cho từng đối tượng. Ví dụ tài khoản 112 được mở thành các tài khoản như TK 11211, 11212... (TK1121 là tài khoản tiền gửi ngân hàng, TK 11211 là tài khoản tiền gửi ngân hàng đầu tư) để theo dõi chi tiết tình hình giao dịch, thanh tốn tại các ngân hàng mà Cơng ty có quan hệ.
2.2.3. Vận dụng chế độ sổ kế toỏn
Để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, Công ty ỏp dụng hỡnh thức sổ Nhật ký chung. Sổ kế toỏn bao gồm sổ kế toỏn chi tiết và sổ kế toỏn tổng hợp.
S ổ k ế t oỏ n c h i tiế t
Cỏc sổ chi tiết mà Công ty sử dụng bao gồm: 1. Sổ quỹ tiền mặt
2. Sổ kho
3. Sổ chi tiết vật liệu, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ
4. Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ 5. Sổ chi tiết thanh toỏn với người mua
6. Sổ chi tiết bỏn hàng
7. Sổ chi phớ sản xuất kinh doanh 8. Sổ theo dừi thuế giá trị gia tăng 9. Sổ lương
10. Bảng tính giá thành sản phẩm
Những sổ kế toỏn chi tiết trờn sử dụng theo mẫu của Bộ Tài chớnh ban hành theo Quyết định số 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/1996.
S ổ k ế t oỏ n tổn g h ợ p
Để phự hợp với cỏc nghiệp vụ kinh tế thường xuyờn phỏt sinh tại Công ty và để tiện cho việc theo dừi chớnh xỏc cỏc tài khoản thường xuyờn cú biến động, Cơng ty đó lựa chọn hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chung. Với hỡnh thức sổ kế toỏn này, Cơng ty đó sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, đó là Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền. Như vậy, với sổ kế toỏn tổng hợp, Công ty sử dụng 4 sổ kế toỏn : Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, sổ Cỏi.
T r ỡ n h t ự g h i s ổ k ế t o ỏ n t ạ i C ô n g t y
Khi cú một nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, một chứng từ kế toỏn được lập, kế toỏn căn cứ vào sổ Nhật ký chi tiền, Nhật ký thu tiền. Nếu cú liờn quan đến cỏc sổ kế toỏn chi tiết khác thỡ ngoài việc vào sổ nhật ký, kế toỏn đồng thời vào cỏc sổ kế toỏn chi tiết. Nghiệp vụ thu tiền, chi tiền chỉ được
ghi chộp vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, khụng ghi chộp vào Nhật ký chung nữa. Cụng việc này được kế toỏn thực hiện từ một đến hai ngày một lần. Sau đó cứ 5 ngày một lần, kế toỏn căn cứ vào số liệu đó ghi trong sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ Cỏi cỏc tài khoản cú liờn quan đến cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong kỳ kế toỏn.
Cuối mỗi quý, kế toỏn cộng số liệu trờn sổ cỏi cỏc tài khoản. Đồng thời, căn cứ vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, kế toỏn lập bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết, sổ Cỏi, kế toỏn tiến hành đối chiếu cỏc số liệu trờn 2 hệ thống sổ (sổ tổng hợp và sổ chi tiết). Căn cứ vào sổ Nhật ký, sổ Cỏi cỏc tài khoản, kế toỏn tiến hành lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh cho từng quý.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chứng từ
Bảng tổng hợp chứng
từ gốc
Sổ nhật ký
chung Sổ kế toánchi tiết
Sổ Cái tiết số dưBảng chi
TK, tổng Báo cáo kế tốn tài chính Báo cáo kế toán quản trị Ghi chỳ:
: Ghi định kỳ 5 ngày hoặc cuối tháng : Đối chiếu số liệu
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
2.2.4. Vận dụng chế độ bỏo cỏo kế toỏn tại Công ty hiện nay
Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo đúng Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và thông tư 89/2003/TT- BTC ngày 09/10/2003 về việc hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực ban hành theo Quyết định 149/2003/BTC ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính:
Hệ thống báo cáo tài chính gồm có :
Bảng cân đối kế tốn
Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Ngồi ra cịn có những báo cáo khác như báo cáo thuế (tờ khai thuế giá trị gia tăng, tờ khai thuế thu nhập Công ty, tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ đối với ngõn sỏch nhà nước...), Bảng tổng hợp vật tư tồn nhập - xuất - tồn, Bảng cân đối số phát sinh, Bảng cân đối tài khoản...
Bỏo cỏo tài chớnh gửi cho cỏc cơ quan cú thẩm quyền bao gồm:
- Cơ quan đăng ký kinh doanh. - Cơ quan Thống kờ
- Cơ quan Thuế
Ngoài cỏc bỏo cỏo tài chớnh ra, cuối mỗi thỏng Công ty cũn phải lập các bỏo cỏo quản trị. Bỏo cỏo quản trị được lập và gửi cho Giỏm đốc. Hàng thỏng, kế toỏn lập bỏo cỏo thu, bỏo cỏo chi trong thỏng một cỏch chi tiết cỏc khoản thu, chi hàng ngày. Thụng qua bỏo cỏo thu, bỏo cỏo chi, kế toỏn tổng hợp sẽ lập bỏo cỏo phõn tớch cỏc khoản thu, chi.