Chơng III: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kế tốn bán hàng tạ
3.2.2. Nội dung hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng tại Công ty KD than Thanh Hoá:
hàng tại Cơng ty KD than Thanh Hố:
Qua tình hình thực tế tại Cơng ty KD than Thanh Hoá trong thời gian thực tập và trên cơ sở lý luận đã đợc học tại tr- ờng về hạch toán bán hàng, em xin đa ra một số đề xuất nhỏ nhằm góp phần khơng ngừng hồn thiện cơng tác kế toán nghiệp vụ bán hàng, khắc phục những tồn tại ở Cơng ty.
* Hồn thiện hoá đơn chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Để việc phản ánh nghiệp vụ phát sinh kịp thời nhanh chóng giảm bớt khối lợng cơng việc kế tốn vào cuối tháng thì đối với hình thức bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ, công ty nên quy định rõ thời điểm nộp báo cáo bán lẻ theo định kỳ vào các ngày trong tuần. Đồng thời yêu cầu nhân viên bán hàng tại trạm thực hiện đúng quy định về việc nộp báo cáo bán hàng về Công ty và phải ghi rõ ràng đầy đủ về số lợng hàng hố đã bán để kế tốn có thể cập nhật thơng tin về số hàng hoá tại cửa hàng.
* Về sổ sách kế tốn:
Cơng ty nên lập thẻ bán hàng chi tiết cho các trạm trực thuộc và yêu cầu các kế toán trạm báo cáo đầy đủ, kịp thời và chính xác về số liệu.
Mở sổ chi tiết cho từng chủng loại than, và thiết kế các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn ngay trên sổ chi tiết để cung cấp doanh thu và lãi gộp trong từng chủng loại than này cho nhà quản trị.
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Mẫu sổ chi tiết có thể đợc thiết kế nh sau : Sổ chi tiết Tháng.......... năm........... Kho.......................................................... ................ Loại than.................................................................... Ngà y thán g ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tổn g doan h thu bán hàn g Các khoản giảm trừ doanh thu Doa nh thu thuầ n Giá vốn Lợi nhuậ n gộp Số Ng ày Chiế t khấu th- ơng mại Giảm giá Hàn g bị trả lại Cộn g * Phần mềm kế toán:
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Hiện nay, khoa học kỹ thuật đã tiến nhng bớc dài, tin học đã là một yếu tố không thể thiếu đối với hầu hết các ngành nghề. Do đặc thù Công ty là một Cơng ty trực thuộc Tập đồn Than Khống sản Việt Nam, ở dới lại có nhiều trạm trực thuộc, thiết nghĩ Cơng ty nên sử dụng phần mềm kế tốn để cơng việc hạch tốn đợc nhanh hơn, đầy đủ hơn và chính xác hơn. Phần mềm kế tốn sẽ là một cơng cụ đắc lực cho bộ phận kế tốn và ban lãnh đạo cơng ty. Đặc biệt, nó sẽ giúp bộ phận kế tốn theo dõi cơng nợ tốt hơn, trong điều kiện đặc thù của cơng ty có nhiều khách hàng trả chậm khi mua hàng. Một tính năng khác cũng rất hữu ích của kế tốn máy là tìm kiếm thơng tin nhanh khi cần thiết.
Các phần mềm kế tốn chủ yếu viết theo hình thức kế tốn Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, với quy mơ và hình thức kế tốn Nhật ký chung đang đợc áp dụng tại Cơng ty việc áp dụng kế tốn máy là rất phù hợp.
* Về chiết khấu thanh toán, chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng bán:
Khi bán hàng cơng ty áp dụng hình thức thanh tốn trả chậm cho khách hàng là chủ yếu, do đó cơng ty thờng xun bị chiếm dụng vốn. Để hạn chế, công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh tốn trên từng khoản nợ cụ thể, chiết khấu th- ơng mại đối với những khách hàng mua với số lợng lớn, giảm giá đối với một số mặt hàng bị kém về phẩm chất. Điều này sẽ có ảnh hởng lớn đến tâm lý khách hàng, khuyến khích khách hàng mua với số lơng nhiều hơn, thời hạn thanh tốn nhanh hơn nếu chính sách này có lợi cho họ và cho cả doanh nghiệp.
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Công ty nên gửi thông báo tới khách hàng khi gần tới hạn thanh tốn mang tính chất nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Đối với số nợ q hạn thì cơng ty nên áp dụng một tỷ lệ lãi suất để tính lãi trên số nợ thanh tốn chậm.
Nhằm khuyến khích khách hàngthanh tốn nhanh chóng cơng ty thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng trên TK 635 - chi phí tài chính, chi tiết tài khoản này là TK 6354 thể hiện phần chiết khấu thanh toán. Để thực hiện tốt điều này, công ty nên áp dụng điều khoản bán trả chậm với khách hàng.
- Nếu thực hiện chiết khấu cho khách hàng, trong từng tr- ờng hợp cụ thể kế toán sẽ hạch toán:
Nợ TK 6354 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Có TK 111, 112: thanh toán phần chiết khấucho khách hàng bằng tiền
Có TK 131 : Số chiết khấu thanh toán ghi giảm số nợ phải thu
của khách hàng
Có TK 3388 : phần chiết khấu thanh toán chấp nhận cho khách
hàng nhng cha trả.
- Nếu nh chấp nhận CKTM cho khách hàng, kế toán hạch toán:
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Nợ TK 521: phần CKTM
Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra (giảm thuế) Có TK 111, 112: số CKTM đã trả bằng tiền
Có TK 131: số CKTM khấu trừ vào số nợ phải thu của khách hàng
- Khi thực hiện giảm giá cho khách hàng với mặt hàng nào đó, kế tốn thể hiện tren TK 532 - Giảm giá hàng bán. Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán, cả bên bán và bên mua đều phải lập biên bản ghi rõ quy cách, phẩm chất, số lợng, lý do giảm, giá bán thực và mức giá giảm. Kế toán hạch toán khoản giảm giá hàng bán nh sau:
Nợ TK 532: phần giá giảm của số hàng bán Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra (giảm thuế) Có TK 111, 112 : số giảm giá đã trả
Có TK 131 : số giảm giá chấp nhận cho khách hàng trừ vào số
nợ phải thu của khách hàng
Khoản CKTM và GGHB đó đợc coi là khoản giảm trừ doanh thu. Đến cuối tháng, sẽ có bút tốn kết chuyển số CKTM hay số tiền giảm giá cho khách hàng: Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 521: Phần CKTM phát sinh trong kỳ Có TK 532: Phần giảm giá hàng bán trong kỳ
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Do phơng thức thanh tốn của khách hàng tại cơng ty chủ yếu là trả chậm do đó cơng ty bị chiếm dụng vốn, mang lại nhiều rủi ro trong kinh doanh, do đó cơng ty nên lập dự phịng phải thu khó địi.
Những khoản phải thu mà ngời nợ khó hoặc khơng có khả năng trả nợ gọi là phải thu khó địi.
Lập dự phịng phải thu khó địi tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ để dự kiến trớc số nợ có khả năng khó địi, khi có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó địi, khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản. .. khơng thể hoặc khó có khả năng thanh tốn, đơn vị đã làm thủ tục địi nợ nhiều lần vẫn khơng thu đợc nợ.
Theo chế độ kế tốn hiện hành, việc lập dự phịng phải thu khó địi phải đợc lập chi tiết theo từng đối tợng, theo từng nội dung, từng khoản nợ.
- Phải có chứng từ gốc, hoặc giấy xác nhận của từng đối tợng về số tiền còn nợ cha trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ, đảm bảo thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu cơng nợ....
-Trong q trình bán hàng khi áp dụng phơng thức thanh toán trả chậm thì các khoản phải thu có thể bị khó địi. Các khoản phải thu đợc coi là khó địi khi thoả mãn điều kiện sau:
+ Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, Các khế ớc vay nợ trong cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu cha đến hạn thu mà tở chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể,
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
ngời nợ mất tích, bỏ trốn, bị truy tố, đang thi hành án hoặc đã chết.
Khi phát sinh phải thu khó địi có thể xử lý theo một trong hai phơng pháp là xố bỏ trực tiếp hoặc dự phịng, đối với những tài khoản phải thu khó địi kéo dài nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng làm hết mọi biện pháp để thu nợ nhng vẫn không đợc và khách nợ thực sự khơng cịn khả năng thanh tốn thì doanh nghiệp có thể xố những khoản nợ phải thu khó địi trên sổ kế tốn và chuyển ra theo dõi chi tiết ở TK 004 - "Nợ phải thu khó địi đã xử lý" . Việc xố các khoản nợ phải thu khó địi phải đợc sự đồng ý của Hội đồng quản lý doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính. Số nợ nàyđợc theo dõi trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính, chờ khả năng có điều kiện thanh tốn, số liệu đợc về nợ khó địi đã xử lý. Nếu sau khi đã xoá nợ, khách hàng có khả năng thanh tốn và doanh nghiệp đã địi đợc nợ đã xử lý thì số nợ thu đợc sẽ hạch toán vào TK 711 "Thu nhập khác".
- Nguyên tắc lập dự phịng phải thu khó địi
+ Chỉ đợc lập dự phịng nợ phải thu khó địi khi có đầy đủ chứng cứ khẳng định khoản phải thu khó địi.
+ Việc lập dự phịng nợ phải thu khó địi khơng đợc vợt quá 20 % tổng công nợ phải thu và phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ.
+Việc lập dự phòng đợc tiến hành một lần vào cuối niên độ kế toán (31/12) trớc khi lập báo cáo.
. Phơng pháp xác định dự phịng phải thu khó địi có hai phơng pháp:
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
- Phơng pháp tính trực tiếp: Số dự phịng phải thu khó địi dợc tính trên tỉ lệ % tổng công nợ phải thu.
- Phơng pháp phân tích tuổi của từng khoản phải thu: . Phơng pháp kế tốn:
Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng dự phịng nợ phải thu khó địi kế tốn sử dụng TK 139 - " Dự phòng nợ phải thu khó địi"
Kết cấu TK 139 nh sau: Bên nợ:
- Phản ánh số dự phòng dùng để bù đắp khoản thiệt hại khi khoản phải thu khó địi bị mất.
- Phản ánh số dự phịng phải thu khó địi đợc hồn nhập. Bên có:
Phản ánh số dự phòng nợ phải thu khó địi đợc trích nhập.
D có: Phản ánh số dự phịng nợ phải thu khó địi đợc trích lập.
Cuối kỳ khi lên bảng cân đối kế tốn số d có TK 139 đợc phản ánh bên tài sản của bảng cân đối kế tốn và đợc ghi bằng mực đỏ.
Trình tự hạch tốn:
+ Cuối niên độ kế toán (31/12) căn cứ vào số dự phịng phải thu khó địi đợc trích lập kế tốn ghi.
Nợ TK 642 (6426): số dự phòng phải thu khó địi. Có TK 139
+ Sang niên độ kế tốn tiếp theo:
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi (nếu đã lập dự phịng)
Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu cha lập dự phịng).
Có TK 131 - phải thu của khách hàng; hoặc. Có TK 138 - phải thu khác.
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 nợ khó địi đã đợc xử lý. Nếu có khoản phải thu khó địi mà cơng ty đã xóa sổ nhng sau đó lại thu hồi đợc thì kế tốn ghi nhận giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đợc:
Nợ TK 111, 112: phần thu hồi đợc Có TK 711: thu nhập khác.
Đồng thời, ghi vào bên Có TK 004 nợ khó địi đã xử lý + Cuối niên độ kế toán
- Nếu số cần dự phòng mới lớn hơn số đã dự phịng kế tốn lập dự phịng bổ sung.
Nợ TK 642 Số dự phịng bổ sung Có TK 139
- Nếu số cần dự phịng mới nhỏ hơn số đã dự phịng, kế tốn ghi giảm chi phí phần chênh lệch.
Nợ TK 139 dự phịng phải thu khó địi.
Có TK 642 (6426) chi phí quản lý (Chi tiết dự phòng)
VD: Số d trên TK 131, TK 139 đầu kỳ của công ty nh sau:
TK 131 (công ty Đức Lộc): 300.000.000 TK 131 (công ty Vinh Chung): 200.000.000 TK 131 (công ty TNHH Hồng Hà): 100.000.000 TK 139 (công ty Đức Lộc): 50.000.000
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Trong kỳ có các nghiệp vụ nh sau:
1. Dự phịng nợ phải thu khó địi cần tính cho năm tới của cơng ty Đức Lộc 60.000.000 vì tình hình tài chính của cơng ty Đức Lộc khó khăn.
2. Dự phịng cần tính cho cơng ty Vinh Chung năm tới là 30.000.000.
3. Khoản phải thu của công ty TNHH Hồng Hà đợc phép xóa sổ vì cơng ty bị phá sản.
4. Khoản phải thu khó địi của cơng ty Sao Mai cách đây 3 năm đã xóa sổ 80.000.000. Cơng ty Sao Mai đã thanh tốn cho đơn vị bằng tiền mặt.
Kế toán sẽ hạch toán nh sau:
1. Nợ TK 642: 10.000.000
Có TK 139 (cơng ty Đức Lộc): 10.000.000 2. Nợ TK 139 (cơng ty Vinh Chung): 10.000.000
Có TK 642: 10.000.000 3. a) Nợ TK 004: 100.000.000 b) Nợ TK 642: 100.000.000 Có TK 131: 100.000.000 4. a) Có TK 004: 80.000.000 b) Nợ TK 111: 80.000.000 Có TK 711: 80.000.000 * Về phơng thức bán hàng:
Trong điều kiện kinh tế thị trờng hiện nay có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, do đó việc mở rộng thị trờng là việc rất khó khăn. Doanh nghiệp cần có phơng thức
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
bán hàng phong phú hơn nhằm tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Công ty nên có hình thức mở các đại lý, khuyến khích hộ kinh doanh ở các vùng xa, đây là hình thức bán hàng rất phổ biến và thu đợc hiệu quả cao.