1.5. Tổ chức bộ máy kế tốn và hệ thống kế tốn tại cơng ty
1.5.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng
a. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ.
Hệ thống biểu mẩu chứng từ kế tốn sử dụng tại cơng ty gồm:
Tổ chức chứng từ “ tiền mặt’’
Các chứng từ sử dụng để theo dõi các nghiệp vụ thu,chi tiền mặt:
Biểu mẫu 1.1 : Chứng từ tiền mặt
1 Phiếu thu 01-TT
2 Phiếu chi 02-TT
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT
6 Biên lai thu tiền 06-TT
7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT
8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT
9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý)
08b-TT
10 Bảng kê chi tiền 09-TT
Biểu mẫu 1.2 : Chứng từ Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT
2 Phiếu xuất kho 02-VT
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hố
03-VT
4 Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ 04-VT
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT
6 Bảng kê mua hàng 06-VT
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT Tổ chức chứng từ lao động và tiền lương
Bảng biểu 1.3 : Chứng từ lao động và tiền lương
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL
5 Giấy đi đường 04-LĐTL
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành 05-LĐTL
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL
8 Bảng thanh toán tiền th ngồi 07-LĐTL
9 Hợp đồng giao khốn 08-LĐTL
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL
Tổ chức chứng từ TSCĐ
Biểu mẫu 1.4 : Chứng từ Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ
Tổ chức chứng từ bán hàng
+ Chứng từ gốc thể hiện mục đích bán hàng:hợp đồng mua bán,cam kềt… + Chứng từ bán hàng:bao gốm hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng b. Chương trình luân chuyển một số chứng từ chủ yếu.
- Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế tốn phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.
- Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn bao gồm các bước sau:
+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ;
+ Kiểm tra chứng từ kế tốn ; + Ghi sổ kế toán;
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn
- Một số chương trình ln chuyển chứng từ cụ thể tại Công ty Cổ phần Phát triển & Ứng dụng Công nghệ AIT
Sơ đồ 1.4 : Chương trình ln chuyển chứng từ nhập kho của cơng ty
Nguồn vật tư Nguồn vật tư Nguồn vật tư Người giao hàng Đề nghị NK (CTG) Ban kiểm nhận Lập BB NK C. bộ Cung ứng Lập PNK Phụ trách phịng Ký PNK Thủ kho Kiểm nhận hàng Kế tốn HTK Ghi sổ Lưu 2 1 3 4 5 6
+ Chương trình luân chuyển chứng từ nhập kho
1.Người giao hàng (người trong hoặc ngoài doanh nghiêp)đề nghị nhập kho sản phẩm,vật tư hàng hóa.
2.Bản kiểm nghiệm: Kiểm nghiệp vật tư,sản phẩm,hàng hóa về số lượng,quy cách chất lượng hàng.
3.Phịng cưng ứng hoặc bộ phận sản xuất:lập phiếu nhập kho.
4.Phụ trách phịng cung ứng:Ký phiếu nhập kho và sau đó chuyển cho thủ kho 5.Thủ kho nhập kho số hàng,ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho sau đó tiến hành ghi thẻ kho và cuối cùng chiểu phiếu nhập kho cho kế toán.
6.Kế toán hàng tồn kho sau khi nhận chứng từ từ thủ kho,tiến hành kiểm tra chứng từ,ghi đơn giá,tính tiền,địng khoản,phân loại chứng từ thực hiện ghi sổ tổng hợp và chi tiết,sau đó bảo quản và chuyển vào lưu trữ khi đến hạn
+ Chương trình luân chuyển chứng tư xuất kho
1.Người có nhu cầu đè nghị xuất hàng bằng cách viêt giấy xin xuất hàng. 2.Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt lệnh xuất hàng.
3.Bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho,chuyển cho thủ kho. 4.Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất và phiếu xuất kho tiến hành : -Kiểm soát hàng xuất.
-Ghi sổ thưc hiện xuất vào phiếu xuất kho.
-Cùng với người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho. -Ghi thẻ kho.
-Chuyển chứng từ xuất kho cho kế tốn.
5.Kế tốn hàng tồn kho phải thực hiện các cơng việc sau:
-Căn cứ phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho để ghi đơn giá vào phiếu XK -Định khoản chứng từ xuất kho tùy theo từng loại hàng xuất và mục đích xuất kho. -Ghi sổ tổng hợp và chi tiết
-Bảo quản chứng từ và đưa vào lưu trữ khi đến hạn.
+ Cơng ty cịn sử dụng một số chương trình ln chuyển chúng từ khác như: -Chương trình ln chuyển hóa đơn bán hàng.
1.5.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty
Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống kế toán (chế độ kế toán). Để đảm bảo thống nhất về cơng tác kế tốn, Cơng ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.Ngồi những tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp 1),Cơng ty cịn áp dụng một số tài khoản chi tiết (tài khoản cấp 2,tài khoản cấp 3), khơng có tài khoản cấp 4 cụ thể như sau :
TK nhóm 1: TK111( TK 1111,TK 1112),TK 112,TK 121,TK 131,TK 133,TK 138(TK1381,TK 1388),TK141,TK 142,TK 152,TK153, TK 154,TK 155,TK 159(TK 1591,TK 1592) TK nhóm 2: TK211(TK2111,TK2112,TK2113,TK2114,TK2115,TK2118),TK212, TK213(TK2131,TK2132,TK2133,TK2134,TK2135,TK2136,TK2138), TK214(TK2141,TK2142,TK2143,TK2147),TK217,TK228,TK229,TK 241(TK2411,TK2412,TK2413),TK242 TK nhóm 3 : TK311,TK315,TK331,TK333(TK3331(TK33311,TK33312),TK3332,T K3333,TK3334,TK3335,TK3336,TK3337,TK3338,TK3339),TK334(T K3341,TK3348),TK335,TK336,TK337,TK338(TK3381,TK3382,TK3 383,TK3384,TK3388),TK341,TK342 TK nhóm 4 : TK411(TK4111,TK4112,TK4118),TK412,TK413(TK4131,TK4132),T K414,TK415,TK418,TK421,TK431,TK441, TK466 TK nhóm 5 : TK511(TK5113,TK5117),TK512,TK515 TK nhóm 6 : TK611(TK6111,TK6112),TK621,TK622,TK623(TK6231,TK6232,TK 6233,TK6234,TK6237,TK6238),TK627(TK6271,TK6272,TK6273,TK 6274,TK6277,TK6278),TK631,TK632,TK635,TK641(TK6411,TK641 2,TK6413,TK6414,TK6415,TK6417,TK6418),
TK642(TK6421,TK6422,TK6423,TK6424,TK6425,TK6426,TK6427, TK6428) TK nhóm 7 : TK 711 TK nhóm 8 : TK 811,TK821 TK nhóm 9 : TK 911 1.5.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế tốn tại Cơng ty
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán là nghiên cứu, vận dụng phương pháp thống kê và ghi sổ kép vào thực tế công tác kế toán. Thực chất tổ chức hệ thống sổ là thiết lập cho mỗi đơn vị một bộ sổ tổng hợp và chi tiết có nội dung, hình thức, kết cấu phù hợp với mỗi đặc thù của đơn vị.
Doanh nghiệp xây lắp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ kế tốn, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật để lựa chọn hình thức sổ kế tốn phù hợp và nhất thiết tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản của sổ kế tốn đó.
Các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế tốn sau: Nhật ký chung, nhật ký sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ. Xuất phát từ phương châm ấy, Công ty Cổ Phần Phát triển & Ứng dụng Cơng nghệ AIT đã lựa chọn hình thức sổ “ Nhật ký chung” . Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế tốn của nghiệp vụ. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Ghi chú:
Sơ đồ 1.5 : Trình tự ghi sổ kế tốn Nhật ký chung
- Hệ thống sổ tổng hợp gồm:
Bảng 1.4 : Hệ thống sổ tổng hợp
Sổ Nhật ký chung S03a-DNN
Sổ Nhật ký thu tiền S03a1-DNN
Sổ Nhật ký chi tiền S03a2-DNN
Sổ Nhật ký mua hàng S03a3-DNN
Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DNN
Sổ Cái (dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung) S03b-DNN Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu
Chứng từ
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung
Sổ kế toán chi tiết 131, 331, 211…
Sổ cái tài khoản
111, 112, 131… Bảng tổng hợp chi tiết
131, 331, 211… Bảng cân đối số phát sinh
Bảng cân đối số phát sinh S04-DNN - Hệ thống sổ chi tiết:
Được mở theo yêu cầu quản lý từng đối tượng của hạch toán kế toán gồm.
Bảng 1.5 : Hệ thống sổ chi tiết
Sổ quỹ tiền mặt S05a-DNN
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S05b-DNN
Sổ tiền gửi ngân hàng S06-DNN
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S07-DNN Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng
hóa
S08-DNN
Thẻ kho (Sổ kho) S09-DNN
Sổ tài sản cố định (TSCĐ) S10-DNN
Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng S11-DNN
Thẻ Tài sản cố định S12-DNN
Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) S13-DNN Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng
ngoại tệ
S14-DNN
Sổ chi tiết tiền vay S16-DNN
Sổ chi tiết bán hàng S17-DNN
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh S18-DNN
Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ S19-DNN
Sổ chi tiết các tài khoản S20-DNN
Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh S24-DNN
Sổ chi phí đầu tư xây dựng S25-DNN
Sổ theo dõi thuế GTGT S26-DNN
Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm S28-DNN
1.5.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
a. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
Việc lập và phân tích báo cáo kế tốn của cơng ty được thực hiện một cách tổng quát, phản ánh đầy đủ tình hình tài sản, các nguồn hình thành tài sản, tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và một số tình hình khác liên quan đến các hoạt động kinh tế của cơng ty. Hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty:
Báo cáo tài chính mà doanh nghiệp áp dụng hàng năm bao gồm.
- Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN
- Bảng Cân đối tài khoản - Mẫu số F01-DNN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DNN
Hàng năm Cơng ty lập báo cáo theo quy định, và gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan đăng ký kinh doanh theo thời gian quy định (thời hạn gửi báo cáo tài chính năm chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính).
Kỳ hạn lập báo cáo:
Cơng ty thực hiện lập báo cáo tài chính cho năm tài chính bắt đầu vào 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Các báo cáo nội bộ phải lập: - Báo cáo hàng tôn kho.
- Báo cáo giá thành sản phẩm,dịch vụ - Báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh. - Báo cáo chi tiết chi phí bán hàng.
- ……………
PHẦN II:
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HẠCH TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN & ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ AIT 2.1 Đặc điểm hạch tốn chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần Phát triển & Ứng dụng Công nghệ AIT
2.1.1 Phân loại chi phí sản xuất
Công tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Cổ phần Phát triển & Ứng dụng Công nghệ AIT cũng mang những đặc điểm chung của một đơn vị xây dựng. Bên cạnh đó, xuất phát từ đặc điểm riêng về tổ chức quản lý, quy trình cơng nghệ, tổ chức công tác kế tốn…, Cơng ty đã xây dựng những quy định cụ thể về hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại doanh nghiệp mình.
Chi phí sản xuất của cơng ty được chia theo khoản mục,gồm :
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm chi phí vật liệu chính , vật liệu phụ , cơng cụ dụng cụ dùng để trực tiếp sản xuất sản phẩm.
Chi phí nhân cơng trực tiếp : Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp tại công ty gồm : lưong , các khoản phụ cấp theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất.
Chi phí sử dụng máy thi cơng : Khoản mục này chỉ xuất hiện ở những cơng trình khốn gọn có th ngồi dịch vụ máy. Nó bao gồm tồn bộ số tiền phải trả cho bên thuê hợp đồng thuê ca máy.
Chi phí sản xuất chung : Chi phí sản xuất chung bao gồm lương nhân viên quản lý các đội xây lắp , các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội, chi phí khấu hao TSCĐ ở các đội, chi phí dịch vụ mua ngồi và các chi phí bằng tiền khác
Đặc điểm sản phẩm xây dựng nói chung và đặc điểm chi phí sản xuất tại Cơng ty Cổ phần Phát triển & Ứng dụng Cơng nghệ AIT nói riêng ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại cơng ty.
2.1.2 Đối tượng hạch tốn chi phí sản xuất
Việc xác định đối tượng tập hợp chi phí xây lắp phù hợp với tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý sản xuất có ý nghĩa quan trọng đối với cơng tác hạch tốn chi phí xây lắp và tính giá thành sản phẩm.
Xuất phát từ những đặc điểm đó và theo u cầu cơng tác quản lý, cơng tác tính giá thành sản phẩm, cơng ty xác định được đối tượng hạch tốn chi phí sản xuất là từng cơng trình, từng hạng mục cơng trình.
Với đề tài này, em sẽ lấy số liệu của cơng trình cầu Như Quỳnh được thi công trong quý 3 năm 2010 để minh họa.
2.1.3 Phương pháp hạch tốn chi phí sản xuất
Phương pháp hạch tốn chi phí sản xuất là phương pháp hạch tốn theo từng cơng trình. Tức là chi phí phát sinh liên quan đến cơng trình nào thì tập hợp riêng cho cơng trình đó.
Trong ngành xây dựng nói chung và tại Cơng ty Cổ phần Phát triển & Ứng dụng Cơng nghệ AIT nói riêng, chi phí ngun vật liệu trực tiếp thường chiểm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành cơng trình xây lắp. Vì vậy việc hạch tốn đúng, đủ chi phí ngun vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định tiêu hao vật chất trong thi cơng, đảm bảo tồn bộ chính xác của tồn bộ chi phí đối với mỗi cơng trình, hạng mục cơng trình xây dựng cũng như phản ánh tình hình sử dụng đối với từng loại nguyên vật liệu.
Các loại nguyên vật liệu thường được sử dụng trong q trình thi cơng có chủng loại đa dạng, đặc tính, giá trị, khác nhau. Vì thế, việc tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu và kiểm tra, kiểm soát về chất lượng và số lượng nguyên vật liệu được công ty rất chú trọng.
Phần lớn các loại nguyên vật liệu sau khi mua về, công ty thường không tiến hành nhập kho mà nguyên vật liệu được vận chuyển thẳng đến tận chân cơng trình phục vụ thi cơng. Tuy vậy, đối với một số loại nguyên vật liệu đặc biệt ( theo yêu cầu của chủ đầu tư hoặc nguyên vật liệu đặc thù, khan hiếm…) công ty sẽ tiến hành lưu kho.
Cơng ty hạch tốn ngun vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp tính giá xuất vật liệu là phương pháp giá thực tế đích danh. Tại cơng ty, ngun vật liệu trực tiếp sử dụng trong thi cơng cơng trình bao gồm một số loại chủ yếu sau :
Nguyên vật liệu chính : là những nguyên vật liệu chủ yếu tham gia cấu