I – Gớ THệU Về CÔNG TY QUảNG CáO BLUE:
6. Tình hình tin học hố tại cơng ty Quảng cáo Blue:
Công ty quảng cáo BLUE là công ty hoạt động trong lĩnh vực Quảng cáo,trong thời gian hoạt động Công ty đã từng bớc ứng
dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào hoạt các hoạt động của mình .
Hiện nay tất cả các bộ phận trong Công ty đều đợc trang bị máy tính để thực hiện trớc hết là các chức năng cơ bản nhất của mình cụ thể:Bộ phận thiết kế ý tởng 5 máy, bộ phận kế toán 3 máy, bộ phận in ấn 5 máy, bộ phận kinh doanh 2 máy, bộ phận sản xuất thực hiện 2 máy.Từ khi thành lập đến nay bộ kế toán đã đã sử dụng các phần mềm thích hợp để thực hiện các cơng việc nghiệp vụ của mình . Hiện tại cơng ty đang áp dụng hệ thống kế toán máy “Effect “ vào quản lý.Việc thiết kế các maqet cho các chơng trình, sự kiện đã đợc tin học hoá 100% ngay từ khi thành lập Cơng ty do chính đội ngũ trong bộ phận thiết kế ý t- ởng đảm nhiệm .
ii - Giới thiệu về bộ phận kinh doanh tại công ty quảng cáo blue .
1.Vai trò và chức năng của phòng Kinh doanh trong Công ty Quảng cáo Blue :
1.1. Khái niệm về các chơng trình sự kiện :
1.1.1 – Thiết kế , trang trí :
Đây là công việc chủ yếu do bộ phận thiết kế,ý tởng thực hiện sau khi bộ phận này nhận đợc các yêu cầu của khách hàng.Sản phẩm của giai đoạn thiết kế là các bản maqet,mà dựa vào bản maqet này bộ phận in ấn sẽ cho ra các sản phẩm in ấn theo đúng maqet đã thiết kế .
Công việc này thờng là giai đoạn cuối cùng trong chuỗi các
cơng việc nhằm hồn thiện cho các khách hàng những sản phẩm liên quan đến in ấn ( nh catalog , pano, áp phích , mẫu logo vv…) .
1.1.3 – Trình diễn nghệ thuật :
Chức năng cơng việc này liên quan đến việc tổ chức các show trình diễn nghệ thuật ( ca nhạc , thời trang vvv…) .
1.1.4 – Triển lãm , trng bày :
Đây là công việc tổ chức các cuộc triển lãm và trng bày
( tổ chức các hội chợ vvv… )
1.1.5 – Tổ chức sự kiện :
Tổ chức các sự kiện nh ( khai chơng , các ngày lễ lớn vvv…)
1.1.6 – Truyền thông :
Các chơng trình quảng cáo trên các phơng tiện thơng tin
đại chúng nh ( Quảng cáo trên các kênh truyền hình , các đài tiếng nói vvv…).
1.2.Khái niệm về quản lý các chơng trình sự kiện :
Nh chúng ta đã biết,tại điều 3 Luật Công ty nớc ta nghi : “Hoạt động kinh doanh là việc thực hiện một , một số hoặc tất cả các cơng đoạn của q trình đầu t từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trờng nhằm mục đích sinh lời “.
Thực tế khơng có khái niệm về quản lý các chơng trình,sự kiện trong lĩnh vực Quảng cáo,nhng ta có thể nhận thấy đó là hoạt động nhằm theo dõi cập nhật các chơng trình,sự kiện nhằm theo dõi và có đợc thơng tin một cách chính xác kịp thời nhằm
phục vụ một cách đắc lực cho việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất .
Quản lý các chơng trình , sự kiện tốt là công việc theo dõi về mặt thời gian, địa điểm thực hiện các chơng trình , sự kiện .Qua đó cán bộ trong Cơng ty,đặc biệt là cán bộ trong bộ phận kinh doanh có cơ sở để thực hiện các hợp đồng đối với khách hàng một cách hiệu quả nhất , nhờ đó lấy đợc thơng tin chính xác để báo cáo lên Cơng ty nhằm có quyết định phù hợp trong hoạt động sản xuất và kinh doanh , nh vậy :
Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả và chất lợng , công việc .
Giảm đợc những chi phí khơng đáng có .
Tạo t thế vững chắc trong sự phát triển của Công ty tr- ớc các đối thủ cạnh tranh .
1.3. Các yêu cầu đặt ra trong quản lý các chơng trìnhsự kiện : sự kiện :
Cơng việc quản lý các chơng trình sự kiện cũng tơng
đối phức tạp và phải nhanh chóng kịp thời :
- Theo dõi các các hợp đồng với khách hàng về : Thời gian thực hiện các hợp đồng ,Địa điểm thực hiện các hợp đồng vvv… để từ đó có các báo cáo gửi lên Cơng ty
- Theo dõi tình thực hiện các hợp đồng đối với các khách hàng
- Mở rộng thị trờng :Tìm kiếm thêm các khách hàng vv.. Do đó phải đảm bảo tính kịp thời chính xác , phù hợp và đi đúng hớng đem lại hiệu quả cao.
2..Thực tế cơng tác quản lý các chơng trình trình sự kiện tại Công ty Quảng cáo Blue:
2.1. Cơng việc của phịng kinh doanh :
Do Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực Quảng cáo nên bộ phận kinh doanh luôn phải thực hiện một khối lợng công việc tơng đối lớn .
Với chức năng chính là tìm kiếm khách hàng và làm việc
trực tiếp với khách hàng nên bộ phận kinh doanh cần phải nắm một cách chắc chắn thông tin về các khách hàng của mình .