Trong sơ đồ trên :
- Phân xởng ra công cơ và kết cấu thép gồm các tổ: Tổ tiện, tổ rèn, tổ gò hàn, tổ nguội, tổ cơ điện.
- Phân xởng kết cấu thép và lắp đặt gồm có các tổ: lắp đặt 1 và lắp đặt 2
Nhiệm vụ chức năng của các bộ phận trong bộ máy kế tốn của Cơng ty
2.1.2.2.3.Vai trò nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban Hội đồng quản trị Giám đốc công ty PGĐ công ty kiêm PGĐ kỹ thuật PGĐ - GĐXN Cơ điện Hố Chất Kế tốn trởng Phịng nhân chính Ban tài vụ Phịng kế hoạch sản Ban hành chính Tổ sản xuất tổng Tổ cơ điện Tổ hố chất PX gia cơng cơ và kết Phịng kinh tế tổng PX kết cấu thép và lắp Phân xởng dịch vụ Phịng tài chính kế
- Ban kiểm sốt: Kiểm tra giám sát hoạt động chung của tồn cơng ty.
- Hội đồng quản trị : Có quyền đề bạt, cách chức giám đốc nếu giám đốc khơng hồn thành nhiệm vụ. Có quyền chỉ đạo chung và giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Giám đốc cơng ty: là ngời có quyền lực cao nhất trong cơng ty, có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị, trớc pháp luật về các hoạt động sản xuất của công ty.
- Các phó giám đốc: Cơng ty có 2 phó giám đốc:
Một phó giám đốc kiêm giám đốc xí nghiệp Cơ điện Hóa Chất và một phó giám đốc chung của cơng ty.
+ Phó giám đốc kiêm giám đốc xí nghiệp: là cán bộ thuộc quyền quản lý và điều hành của giám đốc công ty, giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp thành viên theo nhiệm vụ quyền hạn đợc phân công.
+ Phó giám đốc cơng ty (phó giám đốc kỹ thuật): có nhiệm vụ chỉ đạo hoạt động về mặt kỹ thuật của tồn cơng ty, phê duyệt các quy trình cơng nghệ, định mức tiêu hao vật t, lao động cho các chi tiết sản phẩm, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất.
Trong công ty bao gồm các phòng sau: - Phòng kinh tế tổng hợp:
+ Có nhiệm vụ giúp giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất năm, quý, tháng, theo dõi duy trì việc thực hiện kế hoạch đó.
+ Đảm bảo cung ứng đủ vật t và làm tốt công tác thị tr- ờng, tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời xây dựngcác định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, quy cách từng mặt hàng, thiết kế các khuôn mẫu, bản vẽ, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào sản xuất,..
+ Ngồi ra, cịn có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi nhập kho.
Phòng kinh tế tổng hợp
- Phịng nhân chính:
+ Tham mu cho giám đốc về nhân sự, giải quyết các vấn đề hành chính của cơng ty nh giải quyết các chế độ cho công nhân viên chức.
+ Tổ chức các cuộc họp hội nghị và kết hợp với phịng tài vụ để trả tiền cho cơng nhân viên.
- Phịng tài chính kế tốn:
+ Có nhiệm vụ quản lý thu chi.
+ Thanh tốn các khoản tiền của các phịng ban khác của công ty, quản lý tài chính theo chính sách hiện hành.
+ Thực hiện hạch tốn kế tốn q trình sản xuất kinh doanh.
+ Tham mu cho giám đốc về tình hình tài chính của cơng ty.
2.1.3.Tổ chức công tác kế tốn của Cơng ty 2.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế tốn ở cơng ty.
Bộ máy kế tốn của cơng ty có nhiệm vụ cung cấp kịp thời đầy đủ và chính xác tồn bộ thơng tin về hoạt động tài chính của cơng ty với hiệu quả cao. Đồng thời có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, chính xác tồn bộ tài sản trên cơ sở quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ tài sản của mình nhằm khơng ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng và khai thác hết tiềm năng của tài sản một cách hợp lý. Phản ánh kịp thời chính xác chi phí bỏ ra trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh kết quả đạt đợc do quá trình sản xuất kinh doanh mang lại, nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc kinh doanh có lãi của cơng ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của cơng ty, điều kiện và trình độ quản lý, bộ máy kế tốn của Cơng Ty Cơ Khí 75 đợc tổ chức theo hình thức tập trung.Theo đó tồn Cơng ty chỉ tổ chức một phịng kế tốn tập trung đặt tại
Công Ty Cổ Phần Cơ Khí 75, cịn Xí nghiệp Cơ Điện Hố Chất khơng thực hiện tổ chức kế toán riêng .
Tại phòng kế tốn của Cơng ty, các nhân viên kế tốn thực hiện tồn bộ cơng tác hạch tốn ở Cơng ty từ xử lý chứng từ ghi sổ kế toán, lập báo cáo kết quả kế toán vho đến việc kiểm tra đơn đốc cơng tác kế tốn ở Xí nghiệp thành viên. Ngồi ra ở Xí nghiệp Cơ Điện Hố Chất, phịng kế tốn cơng ty chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hạch tốn ban đầu, thu nhận, kiểm tra các chứng từ ban đầu phát sinh tại Xí nghiệp Cơ Điện Hố Chất để định kỳ một tuần một lần chuyển chứng từ về phịng kế tốn Cơng ty. Đồng thời các nhân viên hạch tốn này có nhiệm vụ ghi chép những phần hành kế toán chi tiết phát sinh tại Xi nghiệp Cơ Điện Hoá Chất
Sơ đồ bộ máy kế toán nh sau:
Qua sơ đồ ta có thể nhận thấy phịng tài chính kế tốn của Cơng ty gồm có 5 ngời, với cơ cấu nhiệm vụ của từng nhân viên trong phịng kế tốn nh sau:
*Kế toán trởng kiêm kế tốn tổng hợp kiêm tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
+ Giúp giám đốc công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kinh tế tài chính thơng tin trong tồn bộ đơn vị phù hợp với cơ chế quản lý tài chính mới và theo đúng luật kế tốn thống kê.
+ Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dỡng nghiệp vụ và đội ngũ cán bộ tài chính trong cơng ty.
+ Phổ biến hớng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thời các chính sách chế độ thể lệ tài chính kế tốn nhà nớc.
+ Tổ chức tạo nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn.
+ Hớng dẫn cơng tác hạch tốn, ghi chép sổ sách chứng từ kế tốn, chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện hợp đồng kinh tế.
+ Tổ chức kiểm tra kế toán.
+ Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế. + Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính tín dụng.
Kế tốn trởng kiêm kế tốn tổng hợp Kế tốn TSCĐ và NVL Kế tốn thanh tốn kiêm thủ Kế tốn tiền l- ơng và BHXH Kế tốn thành phẩm và tiêu thụ Các nhân viên hạch toán
+ Đồng thời phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty, cấp trên và cơ quan nhà nớc về các thơng tin kế tốn cung cấp. + Trực tiếp tập hợp số liệu trên các sổ kế toán, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo quyết tốn chung của cơng ty.
+ Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất theo đúng đối t- ợng và tính giá thành sản phẩm.
*Kế toán tài sản cố định và nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
+ Có nhiệm vụ theo dõi ghi chép, phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ cho các đối tợng tập hợp chi phí.
+ Đồng thời có nhiệm vụ hạch tốn chi tiết, tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ Theo dõi TSCĐ và tình hình khấu hao hàng tháng *Kế toán thanh toán,kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: + Theo dõi các khoản tiền vay và tiền gửi ngân hàng
+ Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh tình hình thanh toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng với nhà cung cấp, ngân sách.
+ Đồng thời có nhiệm vụ quản lý đảm bảo tiền mặt tại quỹ của công ty. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu thu chi hợp lệ để xuất quỹ hoặc nhập quỹ. Cuối ngày, khoá sổ báo cáo quỹ, đối chiếu với kế toán thanh toán, vốn bằng tiền sửa chữa sai sót (nếu có).
*Kế toán vốn bằng tiền, thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và theo dõi các phần kế toán xây dựng nhỏ của công ty:
+ Có nhiệm vụ giám sát việc thu chi qua các chứng từ gốc, thực hiện toàn bộ những giao dịch, thu chi, thanh toán với ngân hàng, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả.
+ Đồng thời theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho thành phẩm, tình hình xây dựng cơ bản của cơng ty.
* Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội:
+ Có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra việc tính tốn lơng và các khoản trích, các khoản phụ cấp khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Lập bảng thanh toán tiền lơng, theo dõi và lập bảng phân bổ tiền lơng, các khoản trích theo lơng.
2.1.3.2.Hình thức kế toán và phơng pháp kế tốn tại cơng ty
Để tăng cờng công tác kiểm tra, quản lý, sử dụng tài sản và phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm bộ máy kế tốn và trình độ của đội ngũ cán bộ kế tốn trong Cơng ty, Cơng ty đã lựa chọn và áp dụng:
- Hình thức chứng từ ghi sổ.
- Hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo giá thực tế từng tài sản.
- Phơng pháp khấu hao áp dụng nguyên tắc chung
- Công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.
- Niên độ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
- Kỳ hạch toán của cơng ty là một tháng và cơng tác hạch tốn chủ yếu bằng phơng pháp thủ cơng, cơng ty cha có phần mềm kế tốn riêng.
Hình thức chứng từ ghi sổ có các đặc điểm:
- Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái.
- Lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc để làm thủ tục ghi sổ kế toán tổng hợp
- Việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán tách rời nhau, ghi theo hai đờng khác nhau vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Căn cứ để ghi sổ kế tốn tổng hợp là chứng từ ghi sổ, cịn căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm các chứng từ ghi sổ đã lập.
- Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Cái.
Sơ đồ: trình tự luân chuyển chứng từ của hình thức chứng từ ghi sổ 1 1 2 3 5 4 8 6 7 9 9