tại cơng ty cổ phần cơ khí 75.
2.2.1.Tổ chức quản lý chung về nguyên vật liệu tại công ty.
2.2.1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu tại cơng ty cổ phần cơ khí 75.
Ngun vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản để tiến hành hoạt động sản xuất, là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm. Vì thế nếu thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn. Mặt khác, chất lợng nguyên vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm sản xuất ra. Điều này đòi hỏi phải đảm bảo nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cả về số lợng và chất lợng. Sổ quỹ Chứng từ gốc(bảng tổng hợp CTG) Sổ, thẻ hạch toán Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối ứng
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm của công ty là tự khai thác trên thị trờng ở trong và ngoài nớc theo giả cả thoả thuận. Công ty mua nhiều loại vật t khác nhau ở các công ty và cơ quan khác nhau. Trong đó số vật liệu mua trong nớc là chủ yếu.
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm(ở cơng ty cổ phần cơ khí 75, chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm khoảng 70% trong giá thành sản phẩm). Mặt khác khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu khơng giữ ngun đợc hình thái vật chất ban đầu. Do đó, địi hỏi phải quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu, tránh thất thốt lãng phí để giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành và qua đó hạ giá thành sản phẩm
Do sản phẩm chính của cơng ty là cổng trục và cầu trục, đây là những sản phẩm sử dụng khối lợng nguyên vật liệu lớn. Do đó cơng ty khơng những cần phải tìm đựơc nguồn cung cấp với giá rẻ, đúng chủng loại, quy cách mà còn phải tổ chức hệ thống kho tàng bến bãi để bảo quản nguyên vật liệu, tránh h hỏng mất mát
2.2.1.2.Công tác phân loại nguyên vật liệu tại cơng ty
Là một cơng ty cơ khí, cơng ty cổ phần cơ khí 75 sử dụng nhiều thứ nguyên vật liệu với khối lợng lớn và các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thờng xuyên. Vì vậy, việc phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, đúng đắn là yêu cầu bắt buộc của công ty.
Hiện nay, Công ty phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này thì tồn bộ ngun vật liệu của cơng ty chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là cơ sở để cấu thành nên thực thể sản phẩm, bao gồm thép, tôn, sắt ...
- Nguyên vật liệu phụ: là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng cần thiết cho quá trình sản xuất. Trong công ty, vật liệu phụ bao gồm: sơn chống rỉ, sơn màu..
- Nhiên liệu: là các loại vật liệu phụ phục vụ cho hoạt động của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải bao gồm dầu, gas, oxy...
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng đựơc sử dụng thay thế sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải
- Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của tôn, sắt, thép... không dùng đợc nữa.
Trong mỗi loại nguyên vật liệu trên vẫn theo nội dung kinh tế và vai trị của ngun vật liệu, trong q trình sản xuất lại chia thành các nhóm, thứ nguyên vật liêu. VD nh thép thì có thép tấm các loại, thép hình, thép ống đen liền, thép trịn các loại...trong thép ống lại có thép CT3, CT45, P6M5...và mỗi loại lại có nhiều kích cớ khác nhau.
Để phục vụ cho yêu cầu của cơng tác hạch tốn và quản lý và ngun vật liệu, công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học nhng công ty cha lập sổ danh điểm vật t
2.2.1.3.Tình hình cơng tác quản lý ngun vật liệu tại cơng ty
* Tổ chức thu mua và quản lý nguyên vật liệu.
Công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty đợc thực hiện ở phòng kế hoạch kinh doanh, phịng kế tốn, ở kho và ở dới phân xởng. Phòng kế hoạch kinh doanh quản lý về mặt số lợng, chủng loại nguyên vật liệu và tổ chức thu mua nguyên vật liệu, ở kho và dới phân xởng quản lý về mặt hiện vật. Còn ở phịng kế tốn quản lý cả về mặt hiện vật và giá trị, theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu một cách thờng xuyên liên tục để cung cấp thông tin quản lý.
Việc thu mua nguyên vật liệu do phòng kế hoạch kinh doanh đảm nhiệm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kết quả của công tác nghiên cứu thị trờng và hệ thống định mức nguyên vật liệu cho mỗi loại sản phẩm, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu cho từng tháng, quý, năm. Khi có đơn đặt hàng, căn cứ vào tính tốn của phịng kỹ thuật, phòng kế hoạch kinh doanh cũng lên kế hoạch thu mua
nguyên vật liệu nhằm đảm bảo nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
Khi nguyên vật liệu đợc mua về, trớc khi tiến hành nhập kho đều đợc phòng kỹ thuật (bộ phận KCS) kiểm tra chỉ tiêu chất lợng nguyên vật liệu.
Đối với những nguyên vật liệu mua về đựơc xuất ra một lần phục vụ cho hoạt động sản xuất của phân xởng nào thì cơng ty sẽ thực hiện xuất thẳng ngun vật liệu xuống kho của phân xởng đó. Cịn đối với nguyên vật liệu mua về để phục vụ cho hoạt động sản xuất mà đợc xuất làm nhiều lần thì cơng ty sẽ để ngun vật liệu mới mua về vào một kho chung của công ty. Tại các kho, Công ty thực hiện các biện pháp bảo quản nguyên vật liệu nh hệ thống chống cháy nổ, chống ẩm mơc, chống oxy hố, ... Cơng ty cũng có những chế độ quy định đối với công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu nh sử dụng nguyên vật liệu phải đúng theo định mức kỹ thuật do phịng kỹ thuật đã tính tốn và với những cán bộ cơng nhân viên nào thực hiện không đúng quy định về bảo quản nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ sẽ có các hình thức xử phạt nh là phê bình khiển trách hoặc tự kiểm điểm với những lỗi vi phạm nhẹ, còn đối với những lỗi vi phạm nặng là làm thất thốt, lãng phí ngun vật liệu với khối lợng lớn thì sẽ có hội đồng kỷ luật xử lý.
Ngồi ra, Cơng ty khơng cho phép sử dụng nguyên vật liệu của đơn đặt hàng này cho đơn đặt hàng khác mặc dù vẫn đảm bảo tiến độ thực hiện đơn đặt hàng và cũng khơng cho phép bán ngun vật liệu khi có sự chênh lệch giá có lợi cho Cơng ty vì Cơng ty tổ chức thu mua ngun vật liệu dựa trên nhu cầu thực tế, dựa vào định mức và kế hoặch hoàn thành đối với mỗi đơn đặt hàng. Do đó Cơng ty đã giảm đợc tối đa mức dự trữ trong kho và chỉ dự trữ vừa đủ cho sản xuất. Từ đó làm giảm chi phí ngun vật liệu.
* Tổ chức đánh giá nguyên vật liệu.
Quản lý nguyên vật liệu bao gồm quản lý cả măt giá trị và hiện vật. Để quản lý đợc cả mặt hiện vật và giá trị của nguyên vật liệu thì cần phải biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu
bằng thớc đo tiền tệ theo những nguyên tắc nhất định, đó là đánh giá nguyên vật liệu.
Việc đánh giá ngun vật liệu tại Cơng Ty Cổ Phần Cơ Khí 75 đã tuân theo nguyên tắc giá phí và nhất quán. Công ty đánh giá nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế và nguyên tắc này đợc sử dụng thống nhất tại Công ty.
- Đánh giá ngyên vật liệu nhập kho:
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà kế toán nguyên vật liệu tính tốn xác định tổng số tiền (tổng chi phí) mà cơng ty bỏ ra để có đựơc lợng nguyên vật liệu đó.
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là do mua ngoài trong nớc. Giá trị nhập kho trong trờng hợp này là tồn bộ chi phí thực tế Công ty đã bỏ ra bao gồm: giá mua ghi trên hố đơn và chi phí thu mua. Chi phí thu mua thờng là chi phí vận chuyển, tiền bốc dỡ, ... Giá thực tế của ngun vật liệu nhập kho = Gia mua ghi trên hố đơn + Chi phí thu mua ngun vật liệu - Các khoản giảm trừ
Các khoản giảm trừ ở đây có thể là những mất mát thiếu hụt nguyên vật liệu so với số lợng trên hoá đơn mà ngời bán hàng hoặc đơn vị bán phải bồi thờng hoặc phải chịu (trừ thẳng vào tổng tiền thanh toán).
Hoá Đơn
Giá Trị Gia Tăng
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 24 tháng 12 năm 2004 Mẫu số: 01- GTKT- 3LL Ký hiệu: ED/ 2004B Số: 0012223 Đơn vị bán hàng: Công ty trách nhiệm hữu hạn việt hùng Địa chỉ: 112 Lê hồng phong-Hà đông-Hà Tây
Số TK:
ĐT: .............. MST
Họ và tên ngời mua hàng: Cao Đăng
TuấnTên đơn vị: Cơng Ty Cổ Phần Cơ Khí 75 Địa chỉ: Cầu bơu - Thanh trì - Hà nội
Số TK: ........
MST
Hình thức thanh tốn: Thơng mại ST
T
Tên Hàng hố, DV
ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 1 Vận chuyển thép CT3 kg 282 6 8857 25.029.882 Cộng tiền hàng: 25.029.882 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.251.494 Tổng cộng tiền thanh toán: 26.281.376 Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi sáu triệu hai trăm tám mơi
mốt nghìn ba trăm bẩy mơi sáu đồng
2 6 0 0 2 2 8 6 2 7
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Hố Đơn
Giá Trị Gia Tăng
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 12 tháng 12 năm 2004
Mẫu số: 01- GTKT- 3LL
Ký hiệu: GE/ 2004B Số: 0041854 Đơn vị bán hàng: Công ty vận tải Trờng An
Địa chỉ: Phùng xá - Thạch thất - Hà tây Số TK: 431101030132
ĐT: ..............
MST
Họ và tên ngời mua hàng: Chú Hồng
Tên đơn vị: Cơng Ty Cổ Phần Cơ Khí 75 Địa chỉ: Cầu bơu - Thanh trì - Hà nội
Số TK: ........
MST
Hình thức thanh tốn: Thơng mại ST
T
Tên Hàng hoá, DV ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 1 Vận chuyển thép C200 chuy ến 2 136.364 272.727 0 2 0 0 5 8 7 6 8 1 0 1 0 1 4 8 6 1 3 9
Cộng tiền hàng: 272.727 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 27.272 Tổng cộng tiền thanh toán: 300.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ngàn đồng chẵn
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Cơng Ty Cổ Phần Cơ Khí 75 nộp thuế GTGT theo ph- ơng pháp khấu trừ, sản phảm sản xuất ra đều là đối tợng chịu thuế GTGT. Do đó giá mua trên hố đơn là giá mua cha có thuế GTGT
Ví dụ: Ngày 24/12/2004, kế toán nhận đợc hoá đơn số 0012223 do phòng kế hoạch kinh doanh chuyển sang về việc mua thép tấm CT3 10ly x 1500 x 6000 với khối lợng là 2826(kg) với giá bán là 8857 đồng/kg (tổng tiền hàng cha có thuế: 25.029.882 đồng); thuế GTGT 5%: 1.251.494 (đồng). Ngày 31/12/2004 kế toán nhận đợc phiếu nhâp kho của loại hàng trên và hoá đơn vận tải số 0041854 có ghi: Cộng chi phí vận tải: 272.727 đồng. Thuế suất thuế GTGT 10%. Tiền thuế: 27.272 đồng. Tổng tiền thanh toán: 300.000 đồng
+ Trong trờng hợp Cơng ty th ngồi vận chuyển thì chi phí th ngồi vận chuyển đợc tính trực tiếp vào trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho. Do đó trị giá vốn của 2826 (kg) thép nhập kho là:
25.029.882 + 272.727= 25.302.609 (đồng)
+ Trong trờng hợp nhập kho do mua trong nớc và bên bán chịu chi phí vận chuyển thì trị giá của 2826 kg thép nhập kho là 25.029.882 (đồng)
+ Trờng hợp nhập do nhập khẩu thì trị giá nguyên vật liệu nhập kho tơng tự nh trờng hợp Cơng ty mua ngồi trong nớc và thuê ngoài vận chuyển.
+ Trờng hợp nhập kho phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất. Trong trờng hợp này giá nhập kho phế liệu là giá ớc tính do phịng kế hoạch kinh doanh lập dựa trên đơn giá phế liệu thu hồi và khối lợng phế liệu thu hồi.
-Đối với nguyên vật liệu xuất kho:
Cơng ty Cổ Phần Cơ Khí 75 tính giá ngun vật liệu xuất kho theo phơng pháp thực tế đích danh. Theo phơng pháp này thì khi xuất vật liệu thì căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lơ nào và đơn giá thực tế của lơ đó là bao nhiêu để tính ra trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho
VD: Trị giá thép C200x50x2,2 tồn kho đầu tháng 12 là 2.547(kg) đơn giá 8000 đồng/kg. Ngày 12/12 Công ty nhập kho 17016 kg thép C200x50x2,2 với giá 8095,23. Ngày 28/12/12/2004 Công ty xuất 17.016kg thép C200x50x2,2 cho phân xởng gia công cơ và kết cấu thép.
Vậy tính giá trị của 10.000(kg) thép C200x50x2,2 xuất kho là: 17016 x 8095,23 = 137.748.434 (đồng)
Nhận thức đợc tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với q trình sản xuất, cơng ty đã chú trọng đến việc nâng cao trình độ cho cán bộ, cơng nhân viên quản lý bằng việc tạo mọi điều kiện thuận lợi về thời gian và vật chất để họ có thể tự nâng cao kiến thức. Chính vì vậy mà công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty không ngừng đựơc áp dụng các biện pháp mới ngày càng hiệu quả.
2.2.2.Tổ chức cơng tác kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí 75.
2.2.2.1.Tổ chức hạch tốn ban đầu:
Để kiểm sốt tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, nhóm, loại nguyên vật liệu theo cả chỉ tiêu số lợng và giá trị, Cơng Ty Cổ Phần Cơ Khí 75 sử dụng các loại chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT
- Hoá đơn vận chuyển
- Phiếu chi,...
- Phiếu nhập vật t
- Thẻ kho
Cơng ty có đề ra thủ tục nhập kho, xuất kho khá chặt chẽ là:
Thủ tục nhập kho
Hàng năm, phòng kế hoạch kinh doanh căn cứ vào năng lực sản xuất của Công ty và kết quả của việc nghiên cứu thị trờng để lập ra kế hoạch sản xuất cho từng năm. Cuối năm trớc lập kế hoạch cho năm sau rồi lập kế hoạch cho từng tháng, quý. Cùng với kế hoạch sản xuất, dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu và số lợng nguyên vật liệu tồn kho, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu.
Dựa trên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành khâu chọn hàng và mua hàng theo đúng yêu cầu về chất lợng do phòng kỹ thuật đã đa ra. Phòng kế hoạch kinh doanh sẽ cử ngời để đi mua nguyên vật liệu. Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu, ban lãnh đạo Công ty đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lợng giao ớc rất cụ thể, chi tiết trong hợp đồng đã ký kết. Hơn nữa, trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, khách hàng đợc coi là th- ợng đế, chữ tín đợc đặt lên hàng đầu nên ngời bán rất chiều khách. Do đó nếu ngun vật liệu mua về khơng đúng các tiêu chí trong hợp đồng đã ký kết thì với số nguyên vật liệu đảm bảo đúng số lợng, chủng loại, chất lợng vẫn đợc nhập kho của công ty. Cịn số ngun vật liệu khơng đảm bảo theo đúng hợp đồng đã ký kết sẽ đợc trả trở lại cho ngời bán và ngời bán sẽ đem số hàng khác để bù lai cho só hàng bị trả lại đó. Mặt khác, nếu trong q trình sản xuất mới phát hiện ra thì thơng báo lại cho ngời bán và họ cũng sẵn sàng bù đắp lại số hàng đó. Do đó, Cơng ty chỉ có bộ phận KCS kiểm tra chất lợng