Phơng hớng hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại công ty cổ phần cơ khí
3.2.2. Về việc lập biên bản kiểm nghiệm vật t
Về nguyên tắc: nguyên vật liệu trớc khi nhập kho phải đựơc kiểm nghiệm. Thực hiện kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho theo các chỉ tiêu nh về số lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách của chúng và lập biên bản kiểm nghiệm vật t. Việc cơng ty có sản xuất ra đợc những sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lợng và có sức cạnh tranh trên thị trờng hay không phụ thuộc nhiều vào nguyên vật liệu xuất dùng để sản xuất ra chúng vì chi phí ngun vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của Cơng ty( khoảng 70%). Vì vây, nếu có ngun vật liệu khơng đủ một hoặc một số chỉ tiêu các chỉ tiêu về số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại mà trong quá trính kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho Công ty không phát hiện ra mà vẫn để số nguyên vật liệu đó vào nhập kho của Cơng ty. Nếu trong q trình sản xuất mới phát hiện ra thì sẽ gây gián đoạn cho quá trình sản xuất và gây thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Cịn trong trờng hợp không phát hiện ra trong quá trình sản xuất, số nguyên vật liệu đó vẫn đợc đa vào sản xuất sản phẩm sẽ làm cho sản phẩm sản xuất ra không đạt tiêu chuẩn và kém sức cạnh tranh trên thị trờng. Từ đó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Mặt khác, không lập biên bản kiểm nghiệm vật t thì khơng đủ chứng từ ban đầu. Do đó, lập biên bản kiểm nghiệm vật t là rất cần thiết. Sau khi kiểm nghiệm xong vật t, phòng kỹ
thuật sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệm vật t nh sau: Phơng pháp và trách nhiệm ghi biên bản kiểm nghiệm vật t:
+Cột “Phơng thức kiểm nghiệm”: ghi phơng pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất.
+Cột “số lợng theo chứng từ”: ghi số lợng theo hoá đơn.
+Cột “kết quả kiểm nghiệm”: ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm.
+ý kiến ban kiểm nghiệm: ghi ý kiến về số lợng, chất lợng, nguyên nhân đối với vật liệu không đúng số lợng, chất lợng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý.
+Biên bản kiểm nghiệm đợc lập thành hai bản:
- Một bản giao cho phòng kế hoạch kinh doanh.
- Một bản giao cho phịng kế tốn
Trờng hợp nguyên vật liệu không đúng số lợng, quy cách, phẩm chất so với hố đơn, chứng từ ban đầu thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị cung cấp vật liệu để giải quyết.
VD: Ngày 12/12/2004, Công Ty Cổ Phần cơ khí 75 có nhập 17016 kg thép C200x50x2,2 của cơng ty thơng mại cổ phần đa liên, phong kỹ thuật sau khi kiểm tra xong nếu thấy đúng quy cách sẽ lập biên bản kiểm nghiệm nh sau:
Đơn vị: Công ty cổ phần cơ khí 75 Biên bản kiểm (vật t, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 12/12/2003
Căn cứ ... số...ngày... tháng.....năm 2004 Biên bản kiểm nghiệm gồm:
Ông (bà): Trởng ban Ông (bà): Uỷ viên Ông (bà): Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
ý kiến ban kiểm nghiệm: chấp nhận ...
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
3.2.3.Về việc áp dụng phần mền kế tốn
Hiện nay, cơng tác kế tốn của Cơng ty đợc thực hiện bằng thủ công là chủ yếu. Điều này làm tốn kém về thời gian và có thể dẫn đến những sai sót trong việc tính tốn,...Do đó đối với hoạt động sản xuất kinh doanh và quy mơ của Cơng ty nh hiện nay thì Cơng ty nên chọn phần mềm kế tốn đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Đối với các nghiệp vụ nhập vật t:
Chơng trình của phần mềm kế tốn khơng chỉ quản lý đợc vật t nhập kho mà còn phải tổng hợp các nghiệp nhập kho để trình bày trên tờ khai thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ. Bên cạnh đó để tăng cờng tính tự động hố khi nhập dữ liệu, chơng trình phải tự động tính thuế GTGT kho nhập giá mua, mức thuế suất thuế GTGT và điền vào bút toán.
+ Đối với nghiệp vụ xuất kho vật t:
Chơng trình phải tự động tính đợc trị giá vốn hàng xuất kho có thể đựơc tính bằng một trong bốn phơng pháp là: Ph- ơng pháp tính theo giá đích danh, phơng pháp bìh qn gia quyền, phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng pháp nhập sau xuất trớc. Vật t xuât kho có thể xuất cho hoạt động sản xuất, xuất cho cơng tác quản lý hoặc các mục đích khác. Do đó, kho xuất kho vật t cần thiết phải chọn chứng từ phù hợp.
Nh vậy, chơng trình kế tốn mà Cơng ty nên chọn là ch- ơng trình kế tốn cơ theo dõi đựơc từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập đơng thời cho biết số lợng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của vật t xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng bút toán khác. Các sổ sách báo cáo có thể xem nh: sổ chi tiết, thẻ kho, bảng kê, bảng cân đối vật t,... Việc áp dụng phần mềm kế tốn cho phép kế tốn có thể biết đợc lợng tồn kho của từng thứ vật t theo từng kho tại bất kỳ thời
điểm nào, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
3.2.4.Về việc lập sổ danh điểm vật t.
Việc lập danh điểm nguyên vật liệu là quy định cho mỗi thứ nguyên vật liệu một mã số bằng hệ thống các chữ số và chữ cái thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng.
Có nhiều cách lập sổ danh điểm điểm vật t nhng cách lập sổ danh điểm vật t theo hệ thống chữ cái an pha bê. Chẳng hạn nhu đối với chữ cái B có: BLONG là bu lông, BEPCH là báp cắt hơi,.....
Trong mã số của nguyên vật liệu không có ký hiệu kho quản lý là bời vì thực ra Cơng ty chỉ có một kho duy nhất nên khơng cần ký hiệu kho.
Cách lập danh điểm nguyên vật liệu này đơn giản và rất dễ nhớ, rất thuận tiện cho kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý nguyên vật liệu.
Cơng ty có thể lập sổ danh điểm vật t theo cách sau:
Sổ danh điểm vật t
Mã hàng Tên hàng ĐVT Hệ số quy
đổi
Ghi chú
BEPCH Bép cắt hơi cái
BLONG Bu lông cái
BTTAg Bông thuỷ tinh có bạc kg BiAL Bi nhơm kg ....... ......................... ......... ... ................ .......... THE0,574 Thép lá si líc0,5.174 kg THECT45 Thép 45 090.1,3 m kg THECT30,8 Thép lá CT30,8.1250 kg 116
THEH145 Thép hình 145.145.300 kg THECT5 Thép CT5 THET1,15, 6 Thép tấm CT3 10ly x1500 x 6000 kg ...... .......................... ......... ................. .. ........... . THE O6 Thép ống phi 6 kg THE 08 Thép ống phi 8 Kg
3.2.5.Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nh những hạn chế đã nêu trên, do quản lý một khối lợng lớn vật t, hiện tợng giá vật t trên thị trờng biến động, nếu không đ- ợc hỗ trợ vốn kịp thời, kế hoạch sản xuất sẽ bị ngng trệ, vì thế kế tốn cần lập “dự phịng giảm giá hàng tồn kho”.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự giảm sút trên thị tr- ờng so với giá gốc (giá thực tế) qua hàng tồn kho nhng cha chắc chắn. Qua đó phản ánh giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính
Giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho = Giá gốc của hàng tồn kho - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập cho các loại vật liêu chính dùng trong sản xuất các loại vật t hàng hoá thành phẩm tồn kho để bán mà giá thị trờng thấp hơn giá thực tế đang ghi trong sổ kế toán. Những loại vật t, hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp có chứng cơ hợp lý chứng minh giá vốn vật t, hàng tồn kho.
phòng năm tới cần lập cho hàng tồn kho = hàng tồn kho cuối niên độ - giảm giá hàng tồn kho
*Phơng pháp hạch toán nh sau:
1) Cuối niên độ khi tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế tốn sẽ ghi:
Nợ TK 632: “Giá vốn hàng bán”
Có TK 159: “Dự phịng giảm giá hàng tồn kho” 2) Cuối niên độ sau
-Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tốn năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm ghi:
Nợ TK 632: “Giá vốn hàng bán”
(Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159: “Dự phịng giảm giá hàng tồn kho”
-Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế tốn năm nay nhỏ hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tốn năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hồn nhập, ghi:
Nợ TK 159: “Dự phịng giảm giá hàng tồn kho” Có TK 632: “Giá vốn hàng bán”
(Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)