1. Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.2. Nhận thức chung về kế toán doanh thu bán hàng
1.2.7.3. Doanh thu gửi bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng
Kế toán giá vốn:
Kế tốn doanh thu (Khi đại lý thơng báo hàng đã bán):
Phương án 1: Các đại lý thanh toán trừ ngay tiền hoa hồng
39 Sau đó tính tiền hoa hồng phải trả cho đại lý:
1.2.7.4. Bán hàng có chiết khấu thanh tốn
- Bán hàng thu tiền ngay, có chiết khấu thanh tốn:
40
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH SUN HOUSE (VIỆT NAM )
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Sun House (Việt Nam)
2.1.1. Giới thiệu khái quát về Công ty
Công ty TNHH Sun House (Việt Nam) được thành lập và đưa vào hoạt động ngày 22 tháng 5 năm 2000 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 03/200013 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tây cấp. Với số vốn đầu tư 16.000.000.000 đồng, vốn điều lệ là 15.200.000.000 đồng
- Tên công ty: Công ty TNHH Sun House (Việt Nam) - Tên giao dịch: SUNHOUSE CO.,LTD (VIETNAM) - Mã số thuế:
- Đại diện pháp luật: Nguyễn Xuân Phú
- Địa chỉ: Cụm công nghiệp, xã Ngọc Liệp - Huyện Quốc Oai – Hà Nội. - Tel: 04 37 366 678/86 Fax: 04 37 366 696
- Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên.
Hội đồng thành viên và Ban Giám đốc:
+ Ông Nguyễn Xuân Phú: Chủ tịch, Tổng giám đốc + Ông Park Min Gyu: Ủy viên
+ Ông Nguyễn Đại Thắng: Ủy viên, Phó Tổng giám đốc + Bà Nguyễn Thị Thanh Huyền: Phó tổng giám đốc + Ơng Bùi Quang Bình: Giám đốc kỹ thuật.
+ Ơng Nguyễn Đạt Nam: Giám đốc thu mua + Website: sunhouse.com.vn
41
Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của công ty
- Chức năng
+ Nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
+ Cung cấp các sản phẩm về đồ gia dụng cao cấp bao gồm: Xoong chảo, chảo chống dính, bếp ga, bếp điện, giá để đồ gia dụng, bàn ăn, ghế ăn và các sản phẩm khác bằng kim loại,..
- Nhiệm vụ
+ Công ty có nghĩa vụ đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước, hoạt động kinh doanh đúng với ngành nghề mà công ty đã đăng ký kinh doanh.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch của công ty trong từng giai đoạn. Hoàn thành tốt các kế hoạch đã đề ra.
+ Quản lý và sử dụng các yếu tố đầu vào một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. Tổ chức nghiên cứu, xác định nhu cầu thị trường nhằm nâng cao chất lượng đầu ra. Đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả, thu lợi nhuận.
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ, chế độ kiểm toán theo quy định của Nhà nước. Tuân thủ các quy định về thanh tra, kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền. Đóng đầy đủ các khoản thuế và nghĩa vụ tài chính khác.
+ Thực hiện đúng đắn các chế độ, chính sách với cán bộ nhân viên (CBNV), đảm bảo công bằng và ổn định đời sống vật chất, tinh thần cho CBNV.
+ Đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ CBNV trưởng thành về mọi mặt nhằm không ngừng nâng cao trình độ quản lý, khoa học kỹ thuật, trình độ ngoại ngữ, chun mơn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh. + Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch của công ty trong từng giai đoạn.
42
2.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty
Tổng giám đốc:
- Đứng đầu bộ máy quản lý điều hành công ty, là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của Công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty. Quyết định lương và phụ cấp ( nếu có) đối với người lao động trong Công ty kế cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyển bổ nhiệm của Giám Đốc
Phó tổng GĐ:
- Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của 3 phịng là Phịng hành chính- nhân sự; Phịng vật tư và Phịng tài chính- kế tốn.
Giám đốc sản xuất:
- Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của 4 phòng là phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch, phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm, phịng quản lý sản xuất. Có trách nhiệm
43
chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được diễn ra thường xuyên, liên tục.
Phịng hành chính- nhân sự:
- Quản lý về vấn đề nhân sự của công ty, giúp cho giám đốc về công tác quản lý công nhân viên trong công ty, tuyển dụng lao động, thực hiện tốt công tác bảo hiểm xã hội, y tế, kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp đối với công nhân như nghỉ ốm đau, thai sản.
- Quản lý hồ sơ của tồn bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
Phòng vật tư:
- Chịu trách nhiệm về mua vật tư sau khi có kế hoạch của phịng kế hoạch và được giám đốc ký duyệt về giá, đồng thời sản phẩm làm ra sẽ được tiêu thụ qua phòng vật tư.
- Lập kế hoạch và điều phối hàng tồn kho, mua hàng cho công ty, họ được giao nhiệm vụ nghiên cứu mức giá tốt nhất, theo dõi mức tồn kho, phân phối vật tư và đàm phán hợp đồng.
- Kiểm soát nguyên vật liệu, hàng tồn kho để xác định mức tồn kho an toàn. Phối hợp với ban giám đốc, các bộ phận khác để lên kế hoạch cho mơ hình dự báo.
Phịng Tài chính-Kế tốn :
- Tham mưu cho giám đốc về cách sử dụng nguồn vốn, khai thác vốn sao cho hiệu quả nhất. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Theo dõi, phân tích và phản ảnh tình hình biến động tài sản, nguồn vốn của Công ty và cung cấp thơng tin về tình hình tài chính, kinh tế cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định sản xuất kinh doanh
44 thống kê, Luật kế tốn và Điều lệ của Cơng ty.
- Quản lý giá thành sản phẩm, doanh thu, chi phí, các quỹ, lợi nhuận, và phân phối lợi nhuận.
- Lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, quyết tốn thuế.
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời kết quả kiểm kê định kỳ tài sản, nguồn vốn.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế tốn, bảo mật số liệu kế tốn tài chính theo quy định và điều lệ Công ty.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Cơng ty phân cơng.
Phịng kỹ thuật:
- Là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của cơng ty, có chức năng tham mưu cho Giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm.
- Tổ chức quản lý, kiểm tra công nghệ và chất lượng sản phẩm, tham gia nghiệm thu sản phẩm khi hoàn thành.
- Có trách nhiệm đưa ra các thơng số thật chính xác, các mẫu mã sản phẩm phải đạt được yêu cầu về mẫu mã tính thẩm mỹ, đơn đốc kiểm tra chất lượng kỹ thuật của từng sản phẩm, thường xuyên tổng hợp và đưa các phát minh sáng kiến vào sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo các sản phẩm làm ra đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật một cách chính xác.
- Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, sản phẩm của Công ty đang sản xuất đề nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Quản lý các định mức kỹ thuật ( mức tiêu hao năng lượng, vật tư và nguyên vật liệu của các sản phẩm,…)
- Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa lớn thiết bị của các đơn vị theo định kỳ. Quản lý, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật các sản phẩm đã sản xuất, giữ gìn bí mật cơng nghệ.
45
- Lên kế hoạch sản xuất và chiến lược phát triển công ty trong từng giai đoạn.
- Giám sát các hoạt động SXKD và tiến độ thực hiện kế hoạch của các nhà máy (Chi nhánh trong tồn Cơng ty, các doanh nghiệp vốn góp của Cơng ty)
- Phối hợp với các Phòng, ban khác trong việc xây dựng và áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật, các quy chế nội bộ Công ty..
Phịng KCS:
- Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào sản phẩm có đạt được yêu cầu về các thông số kỹ thuật.
- Đảm bảo sản phảm làm ra đáp ứng tối đa tính thẩm mỹ của khách hàng.
Phịng quản lý sản xuất:
- Chịu trách nhiệm quản lý sản xuất là các quản đốc, quản đốc đôn đốc về mặt số lượng, tiến độ sản xuất và quản lý công nhân.
- Kiểm kê hàng tồn kho, vận chuyển hàng hóa nhập tại kho.
2.2. Thực trạng HTTT kế tốn xác định doanh thu bán hàng tại Cơng ty TNHH Sun House (Việt Nam).
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
Công ty TNHH Sun House (Việt Nam) là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản riêng, có con dấu riêng và có quyền quyết định về mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính của Cơng ty.
Xuất phát từ vai trị quan trọng đó trong cơng tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty nói chung và trong quản lý nền kinh tế nói riêng.
Công ty TNHH Sun House (Việt Nam) rất chú trọng đến khâu tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý, khoa học.
Đặc điểm của bộ máy tổ chức kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Tịàn bộ cơng việc kế tốn tập trung tại Phịng Tài chính kế tốn và được
46
phân chia thành nhiều phân hệ kế toán khác nhau đảm báo tính chun mơn cao trong quản lí và hiệu quả cơng việc.
Kế toán Trưởng Kế toán Tổng hợp Kế toán Bán hàng Kế toán Vốn bằng tiền Kế toán Tiền lương Kế tốn Cơng nợ Kế toán Vật tư Kế toán Kho Kế toán Tài sản Kế toán Thuế Thủ qũy Ghi chú:
Dịng thơng tin quyết định Dịng thơng tin phản hồi
Dịng thơng tin trao đổi, thơng báo
Chức năng nhiệm vụ của từng kế tốn trong phịng kế tốn - tài chính như sau:
Kế tốn trưởng:
- Lập và trình duyệt kế hoạch cơng việc, các mẫu tài liệu, giấy tờ thuộc bộ phận kế toán để ứng dụng cho việc thể hiện các hoạt động buôn bán của doanh nghiệp, xây dựng việc kiểm kê, giám sát các hoạt động buôn bán của doanh nghiệp và phân tích, tổng hợp thơng tin nguồn tài chính.
- Lập và trình duyệt kế hoạch cơng việc, các mẫu tài liệu, giấy tờ thuộc bộ phận kế toán để ứng dụng cho việc thể hiện các hoạt động buôn bán của doanh nghiệp,
47
xây dựng việc kiểm kê, giám sát các hoạt động buôn bán của doanh nghiệp và phân tích, tổng hợp thơng tin nguồn tài chính.
- Kiểm sốt quy trình lập tài liệu sổ sách, các bút tốn tính sổ, các quy trình kiểm kê tài sản, điều tra các bẩm nguồn tài chính, bảng cân đối kế tốn cũng như các tài liệu khác có liên hệ của doanh nghiệp và của các bộ phận, chi nhánh đơn vị.
- Đưa ra dự báo nguồn tài chính hoặc cách giải quyết vấn đề trong việc tương trợ ban lãnh đạo doanh nghiệp ngừa rủi ro buôn bán hoặc các sai phạm nguồn tài chính, vi phạm luật pháp bn bán của nhà nước. Lập tài liệu giải quyết các vấn đề liên tưởng đến việc mất mát, thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
Kế toán tổng hợp:
- Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo
biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định của nhà nước và Công ty.
- Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các quy định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lý tiền hàng.
- Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng quy định.
- Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu.
Kế toán Bán hàng:
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ tồn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số và trên từng loại mặt hàng, từng phương thức bán hàng.
- Tính tốn và phản ánh chính xác tổng giá trị thanh tốn của hàng hóa, dịch vụ bán ra, gồm cả doanh thu bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng hóa khác nhau, từng hóa đơn bán hàng hay từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc,…
48
- Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng hóa đã được tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng.
- Kiểm tra chặt chẽ, đôn đốc tình hình thu hồi đồng thời quản lý tiền hàng, quản lý khách hàng nợ, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng , số tiền khách nợ, thời hạn và tiền trả nợ,…
- Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế đã phát sinh trong kỳ và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh.
Kế toán Vốn bằng tiền
- Lập chứng từ thu/ chi cho các khoản thanh tốn của Cơng ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ.
- Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.
- Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty hàng ngày và cuối tháng, theo dõi các khoản tạm ứng.
- Thực hiện các nhiệm vụ do kế tốn trưởng phân cơng.
Kế tốn tiền lương:
- Ghi chép phản ánh kịp thời số lượng thời gian lao động, chất lượng sản phẩm, tính chính xác tiền lương phải trả cho người lao động. Tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí và thu từ thu nhập của người lao động.
- Trả lương kịp thời cho người lao động, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoach quỹ lương kỳ sau.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế tốn. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT KPCĐ đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động. Đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền
49
lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, chế độ sử dụng chi tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động.
Kế tốn cơng nợ:
- Có nhiệm vụ theo dõi các khoản cơng nợ phải thu, phải trả của khách hàng.
- Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và địi các khoản nợ chưa thanh tốn.
- Phân tích tình hình cơng nợ, đánh giá tỷ lệ thực hiện cơng nợ, tính tuổi nợ. Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ do kế tốn trưởng phân cơng.
Kế tốn vật tư:
- Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty.
- Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập- xuất