1. Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
3.2. Phân tích hệ thống về chức năng
3.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
Kế toán doanh thu bán hàng
4. Lập sổ kế toán
2.1. Nhận đơn đặt hàng/ Hợp đồng bán hàng
2.2. Lập hóa đơn GTGT
2.3. Lập phiếu xuất kho
3.1. Nhận hóa đơn/ bảng kê hàng trả lại
3.2. Lập phiếu nhập kho
4.1. Lập sổ chi tiết bán hàng 1. Cập nhật thông tin tiền
bán hàng 1.1. Cập nhật danh mục tài khoản 1.2. Cập nhật danh mục khách hàng 1.3. Cập nhật danh mục hàng hóa 5. Lập báo cáo 5.1. Lập báo cáo tổng hợp doanh thu 5.2. Lập bảng kê hóa đơn bán hàng 5.3. Lâp báo cáo doanh thu theo từng
khách hàng 5.4. Lập báo cáo doanh thu theo từng
mặt hàng
5.6. Lập báo cáo giảm trừ doanh thu 1.4. Cập nhật danh mục kho 1.6. Cập nhật bảng giá 4.3. Lập sổ cái TK 511, 521 2.4. Chuyển hồ sơ thanh
toán
2.5. Chuyển hồ sơ ghi nợ
3.5. Chuyển hồ sơ thanh toán
1.7. Cập nhật biểu thuế suất
4.2. Lập sổ Nhật ký chung
3.6. Chuyển hồ sơ ghi nợ
1.8. Cập nhật bảng định mức CKTT,
CKTM
2. Kế toán tăng doanh thu 3. Kế toán giảm doanh thu
3.3.Nhận quyết định giảm giá hàng bán 3.4. Lập phiếu giảm giá
hàng bán
5.5. Lập báo cáo chi tiết doanh thu 1.5. Cập nhật danh mục
ngân hàng
Hình 3.2: Biều đồ phân cấp chức năng
* Mô tả chi tiết chức năng lá
67 mục tài khoản từ kế toán trưởng.
(1.2) Cập nhật danh mục khách hàng: Kế toán doanh thu bán hàng nhận danh
mục khách hàng từ kế toán trưởng.
(1.3) Cập nhật danh mục hàng hóa: Kế tốn doanh thu bán hàng nhận danh
mục hàng hóa từ kế tốn trưởng.
(1.4) Cập nhật danh mục kho : Kế toán doanh thu bán hàng nhận danh mục
kho từ kế toán trưởng.
(1.5) Cập nhật danh mục ngân hàng: Kế toán doanh thu bán hàng nhận danh
mục kho từ kế toán trưởng.
(1.6) Cập nhật danh mục bảng giá: Kế toán doanh thu bán hàng nhận bảng
giá từ kế toán trưởng.
(1.7) Cập nhật biểu thuế suất: Kế toán doanh thu bán hàng nhận biểu thuế
suất từ kế toán trưởng.
(1.8) Cập nhật bảng định mức CKTT, CKTM: Kế toán doanh thu bán hàng
nhận bảng định mức CKTT, CKTM từ kế toán trưởng.
(2.1) Nhận đơn đặt hàng/ hợp đồng bán hàng: Nhận đơn đặt hàng, hợp đồng
bán hàng từ bộ phận kinh doanh gửi về.
(2.2) Lập hóa đơn GTGT: Căn cứ vào đơn đặt hàng/ hợp đồng bán hàng từ bộ
phận kinh doanh gửi về, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT.
(2.3) Lập phiếu xuất kho: Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế tốn bán hàng lập
phiếu xuất kho để xuất kho hàng hóa.
(2.4) Chuyển hồ sơ thanh toán: Chuyển hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn
GTGT về bộ phận quỹ để thanh tốn.
(2.5) Chuyển hồ sơ ghi nợ: Chuyển hóa đơn GTGT, hợp đồng, phiếu xuất kho
về kế tốn Cơng nợ để theo dõi cơng nợ.
(3.1) Nhận hóa đơn/ bảng kê hàng trả lại: Khi khách hàng yêu cầu trả lại
68
(3.2) Lập phiếu nhập kho: Khi khách hàng không nhận hàng do lỗi kỹ thuật,
hàng sẽ được bộ phận kỹ thuật kiểm tra. Nếu đúng, bộ phận bán hàng sẽ tiến hành lập phiếu hàng bán bị trả lại do lỗi kỹ thuật và chuyển cho thủ kho để tiến hành thủ tục nhập kho.
(3.3) Nhận quyết định giảm giá hàng bán: Kế toán doanh thu bán hàng nhận
quyết định giảm giá hàng từ kế toán trưởng để lập phiếu giảm giá hàng bán cho khách hàng.
(3.4) Lập phiếu giảm giá hàng bán: Căn cứ từ quyết định giảm giá hàng bán
từ kế toán trưởng, kế toán doanh thu bán hàng lập phiếu giảm giá hàng bán cho khách hàng.
(3.5) Chuyển hồ sơ thanh toán: Chuyển phiếu hóa đơn GTGT ( HBTL), phiếu
giảm giá hàng bán, bảng kê hàng bán trả lại, phiếu nhập kho về bộ phận quỹ để thanh toán tiền cho khách hàng.
(3.6) Chuyển hồ sơ ghi nợ: Chuyển phiếu hóa đơn GTGT (HBTL), phiếu giảm
giá hàng bán, bảng kê hàng bán trả lại, phiếu nhập kho về kế tốn cơng nợ để theo dõi công nợ khách hàng.
(4.1) Lập sổ chi tiết bán hàng: Dựa vào các luồng dữ liệu đã được nhập trong
hệ thống, kế toán sẽ tiến hành lập sổ chi tiết bán hàng để tiến hành theo dõi tình hình bán hàng cụ thể ở mọi thời điểm.
(4.2) Lập sổ Nhật ký chung: Khi phát sinh doanh thu thì kế tốn doanh thu bán
hàng phản ánh vào sổ Nhật ký chung
(4.3) Lập sổ cái TK 511, 521: Khi phát sinh doanh thu và các khoản giảm trừ
doanh thu thì kế toán doanh thu bán hàng phản ánh vào sổ cái TK 511, 521.
(5.1) Lập báo cáo tổng hợp doanh thu: Dựa trên hóa đơn bán hàng, thơng tin
hàng bán trả lại, sau một tháng hoặc khi có yêu cầu của kế toán trưởng, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng.
69
(5.2) Lập bảng kê hóa đơn bán hàng: Khi có yêu cầu của kế toán trưởng hoặc
cuối tháng tiến hành lập bảng kê hóa đơn bán hàng.
(5.3) Lập báo cáo doanh thu theo từng khách hàng: Khi có yêu cầu của kế
toán trưởng, tiến hành lập báo cáo doanh thu theo khách hàng.
(5.4) Lập báo cáo doanh thu theo từng mặt hàng: Khi có u cầu của kế tốn
trưởng, tiến hành lập báo cáo doanh thu theo từng mặt hàng.
(5.5) Lập báo cáo chi tiết doanh thu: Khi có u cầu của kế tốn trưởng, tiến
hành lập báo cáo chi tiết doanh thu.
(5.6) Lập báo cáo giảm trừ doanh thu: Khi có u cầu của kế tốn trưởng,
tiến hành lập báo cáo giảm trừ doanh thu.