1. Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
2.3. Đánh giá hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Sun House(
House( Việt Nam) và hướng khắc phục.
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Sun House( Việt Nam), em có một số đánh giá như sau:
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người
Ưu điểm:
Tổ chức bộ máy kế toán : Tổ chức kế tốn của Cơng ty là hợp lý, đáp ứng được
các yêu cầu nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính – kế tốn. Cơng ty lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung nghĩa là tồn bộ cơng tác kế toán trong được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để toàn bộ kế toán viên trong việc kiểm soát dữ liệu và thống nhất công việc khi sử dụng phần mềm đảm bảo việc cung cấp các thơng tin kế tin kế tốn kịp thời.
Cơ sở vật chất: Bộ phận kế tốn của Cơng ty đã được trang bị máy tính để làm
việc. Mỗi kế toán viên được sử dụng một máy tính riêng được kết nối với các thiết bị văn phòng như máy in, máy scan,... Tồn bộ hệ thống máy tính của cơng ty cũng đều đã nối mạng internet và kết nối với nhau thành mạng LAN đồng bộ với máy chủ trong quản lí dữ liệu hệ thống.
55
Con người: Đội ngũ nhân viên kế tốn được đào tạo bài bản, giỏi chun mơn,
nghiệp vụ, nhiệt huyết và cẩn thận. Đa phần tốt nghiệp đại học và có kinh nghiệm làm việc từ 2 năm trở lên.
Nhược điểm:
Cơ sở vật chất: Mặc dù Cơng ty đã có hệ thống máy tính đầy đủ tuy nhiên các
máy đều đã cũ và cấu hình tương đối thấp nên tốc độ xử lý cịn chậm. Bên cạnh đó, Cơng ty đa phần sử dụng Win không bản quyền nên xảy ra một số vấn đề như rủi ro ẩn chứa các mã độc, có nguy cơ phá hỏng hệ thống máy tính, đe dọa dữ liệu lưu trên các ổ cứng.
Con người: Các kế toán viên hầu hết trước kia sử dụng Excel để làm việc nên
sau khi được sử dụng phần mềm kế tốn Misa cịn nhiều bỡ ngỡ và chưa thao tác nhanh. Đặc biệt là còn lúng túng trong mỗi lần được nhận chuyển giao phần mềm khi phần mềm có sự thay đổi theo các thơng tư, các quy định của Bộ tài chính.
Giải pháp khắc phục:
Cơ sở vật chất: Phịng kế tốn cần đề xuất với ban lãnh đạo quyết định thay hệ
thống máy tính mới có cấu hình mạnh và tăng cường bảo mật cho máy chủ lưu trữ dữ liệu. Đồng thời, phải sử dụng win bản quyền để hạn chế virut khi tải ứng dụng khác về máy.
Con người: Cần phải tổ chức các lớp bồi dưỡng, thực hành sử dụng phần mềm
và các công cụ tin học khác để cơng việc được diễn ra nhanh, chính xác hơn.
2.3.2. Tổ chức bộ sổ kế tốn
Ưu điểm: Là một đơn vị kinh doanh, thực hiện kế tốn trên máy tính lựa chọn
hình thức sổ kế tốn Nhật ký chung là rất phù hợp. Bởi hình thức sổ này khá tiện ích, phù hợp với trình độ của kế tốn viên, cơng việc kế toán được phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ cho phép theo dõi một cách chi tiết nhất về cả mặt thời gian và nội dung kinh tế các nghiệp vụ phát sinh, từ đó biết được tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
56
Nhược điểm: Việc sử dụng hình thức ghi sổ NKC bộc lộ những hạn chế sau:
ghi chép nhiều dễ bị trùng lặp, phải cập nhật qua nhiều sổ như sổ cái tài khoản, các sổ chi tiết,…làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất hoạt động và hiệu quả của cơng tác kế tốn.
Giải pháp khắc phục:
Đầu tiên, việc lập sổ kế toán là căn cứ vào các chứng từ liên quan nên trong quá trình nhập liệu chứng từ các kế tốn viên phải thật cẩn thận, tránh sai sót để khơng ảnh hưởng đến kết quả trong các sổ.
Thứ hai, kế toán trưởng phải thật tỉ mỉ, kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa NKC với NKC khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ nhật ký bán hàng và ghi vào sổ cái.
Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào sổ: “Đã ghi sổ cái ngày…” trên Nhật ký chung, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng. Nếu chứng từ cùng loại của một nghiệp vụ nào đó trong 10 chứng từ trở lên trong ngày thì vẫn nên duy trì hình thức NKC để giảm việc ghi chép từng chứng từ vào sổ cái.
2.3.3. Hệ thống tài khoản sử dụng
Ưu điểm:
Tại Công ty TNHH Sun House( Việt Nam), các tài khoản sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng chủ yếu là tài khoản tổng hợp nên hệ thống tài khoản khá đơn giản. Kết cấu và nội dung của các tài khoản sử dụng được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Nhược điểm:
TK 156 chỉ được mở chi tiết cấp độ hai, điều này rất khó cho Cơng ty trong việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm đặc biệt với những hàng hóa cùng tên nhưng xuất xứ khác nhau.
Đối với khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại trước đó nhiều lần, Cơng ty vẫn chưa mở các sổ theo dõi chiết khấu thương mại chi tiết cho từng khách
57
hàng để các khách hàng đó được hưởng các mức chiết khấu phù hợp hơn nữa duy trì tốt mối quan hệ bạn hàng.
Bên cạnh đó, cơng ty vẫn chưa sử dụng tài khoản 157: hàng gửi đi bán là khơng phù hợp với tình hình thực tế. Vì có những đơn hàng gửi đi xa đã bán cho khách hàng theo hợp đồng bán hàng nhưng chưa xác định bán (chưa được tính là doanh thu trong kỳ đối với số hàng hóa đã gửi đi vẫn thuộc sở hữu của Cơng ty). Điều này sẽ gây khó khăn khi đối chiếu doanh thu khi gặp các vấn đề phát sinh.
Giải pháp khắc phục:
Cần phải mở TK 156 chi tiết đến cấp độ 4 thì việc theo dõi hàng hóa mới triệt để tránh sai sót trong q trình lập báo cáo doanh thu theo từng mặt hàng.
Tương tự như vậy TK 521 cũng cần được mở chi tiết để phân biệt các khách hàng: Khách hàng mới, khách hàng tiềm năng, khách hàng lâu dài.
Sử dụng thêm tài khoản 157 trong q trình hạch tốn kế toán.
2.3.4. Hệ thống chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng được lập và ln chuyển theo trình tự hợp lí, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lí như các chữ kí bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kĩ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng u cầu quản lí cơng tác bán hàng của Công ty. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
2.3.5. Hệ thống báo cáo sử dụng
58
Hệ thống báo cáo kế tốn của Cơng ty TNHH Sun House( Việt Nam) gồm có hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Trong đó hệ thống báo cáo tài chính đơn giản, phù hợp với tình hình thực tế của Cơng ty.
Nhược điểm:
Mặc dù việc lên báo cáo tài chính cơ bản là hồn thành nhưng báo cáo quản trị còn sơ sài và chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế của Ban lãnh đạo.
Do đó để giải quyết yêu cầu cung cấp thơng tin, thì hiện tại đang thực hiện thủ công bằng Excel làm mất nhiều thời gian xử lí, tính tốn.
Hướng khắc phục:
Phải xây dựng phần mềm kế toán đáp ứng: lên các Báo cáo quản trị cần thiết liên quan đến doanh thu bán hàng.
2.3.6. Quy trình hạch tốn kế tốn
Quy trình hạch tốn được tổ chức một cách khoa học, phản ánh đầy đủ các giao dịch kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp TT 200/BTC-2014. Vì vậy, việc duy trì quy trình hạch tốn này là phù hợp, đáp ứng được yêu cầu của Công ty đặc biệt trong việc xác định doanh thu bán hàng. Mọi nghiệp vụ được hạch toán thống nhất, tránh được sai sót khơng đáng q khi các kế tốn viên thực hiện cơng việc.
2.3.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
Ưu điểm:
Công ty đã sử dụng phần mềm kế tốn MISA cho phịng kế toán. Phần mềm MISA đã đáp ứng được các yêu cầu quản lí về các nghiệp vụ kế tốn chuẩn, lên được các sổ sách và báo cáo theo hình thức sổ Nhật kí chung theo mẫu hướng dẫn của Thơng tư 200.
59
Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán MISA nhưng phần mềm chưa đáp ứng được yêu cầu của công ty để đưa ra báo cáo quản trị cần thiết về phân tích doanh thu, do đó cần phải xây dựng phần mềm kế tốn chun biệt để có thể đưa ra được các báo cáo tức thời. Ví dụ: Báo cáo tổng hợp doanh thu theo mặt hàng, khách hàng; Báo cáo lãi lỗ theo mặt hàng…
Hướng khắc phục:
Xây dựng phần mềm kế tốn doanh thu bán hàng để quản lí đặc thù về doanh thu, đáp ứng được yêu cầu về các Báo cáo quản trị của lãnh đạo doanh nghiệp, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp đảm bảo hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh.
60
CHƯƠNG 3:
XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TỐN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH SUN HOUSE (VIỆT NAM)
3.1. Đặt bài tốn và phân tích hệ thống
3.1.1. Mục tiêu của hệ thống
Trên cơ sở phần hành Kế toán doanh thu bán hàng và ứng dụng Kế toán hiện tại, cần xây dựng phần mềm Kế toán doanh thu bán hàng mới khắc phục được những hạn chế của phần hành cũng như ứng dụng Kế tốn cũ của cơng ty đồng thời đặt ra yêu cầu đối với hệ thống mới phải truy cập dữ liệu nhanh, xử lí dữ liệu chính xác, giao diện thân thiện với người sử dụng, lên các báo cáo quản trị về doanh thu bán hàng cho Ban lãnh đạo 1 cách nhanh chóng và chính xác.
Quản lý được các danh mục cần thiết: Tài khoản, khách hàng, hàng hóa, danh mục kho.
Quản lý được việc nhập dữ liệu vào các chứng từ, cho phép lưu vào cơ sở dữ liệu và in ra các chứng từ theo thông tư 200.
In ra được các sổ và báo cáo cần thiết: Các sổ cái TK511, TK521
Sổ chi tiết bán hàng
Báo cáo tổng hợp doanh thu
Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng Báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng Báo cáo giảm trừ doanh thu
Bảng kê hóa đơn hàng bán, hàng bán bị trả lại
Từ mục tiêu của bài toán, xác định xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng bám sát vào các nghiệp vụ thực tiễn diễn ra tại công ty, quản lý doanh thu bán hàng một cách hiệu quả hơn. Như vậy, việc phân tích, thiết kế và triển khai HTTT kế
61
tốn doanh thu bán hàng phù hợp sẽ góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.1.2. Yêu cầu của hệ thống
Từ việc phân tích tình hình hệ thống thơng tin kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty TNHH Sun House(Việt Nam) thì cần xây dựng được phần mềm thực hiện hiệu quả hơn. Muốn vậy, hệ thống cần phải đảm bảo một số yêu cầu sau:
Quản lý danh mục hiệu quả:
- Quản lý được danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, danh mục ngân hàng.
- Quản lý được doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu.
Xử lí các chứng từ cần thiết:
- Phiếu Nhập/ Xuất
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu giảm giá hàng bán
Đưa ra được các sổ và báo cáo cần thiết:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái TK 511, 521.
- Sổ chi tiết bán hàng
- Bảng kê hoá đơn bán hàng
- Báo cáo tổng hợp doanh thu
- Báo cáo chi tiết doanh thu
- Báo cáo doanh thu theo từng khách hàng
- Báo cáo doanh thu theo từng mặt hàng
- Báo cáo giảm trừ doanh thu
62
3.1.3. Mơ tả bài tốn
Kế toán doanh thu bán hàng cập nhật các danh mục tài khoản, danh mục hàng
hóa, danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục ngân hàng để làm hồ sơ dữ
liệu chuẩn bị cho cơng tác hạch tốn liên quan đến bán hàng.
Khi nhận được yêu cầu cung cấp hàng hoá từ khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ gửi bảng danh mục hàng hoá và bảng giá kèm theo cho khách hàng. Sau khi hai bên đã thống nhất để đi đến ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ viết đơn đặt hàng gửi cho kế toán doanh thu bán hàng. Kế toán doanh thu bán hàng sẽ nhận được đơn đặt
hàng và hợp đồng bán hàng từ khách hàng. Đồng thời Kế toán doanh thu bán hàng
căn cứ cả theo bảng giá, biểu thuế suất và bảng định mức CKTT, CKTM từ Kế toán
trưởng gửi về để xử lý chiết khấu thương mại cho khách hàng trong trường hợp khách hàng đạt một chương trình chiết khấu để lập hoá đơn GTGT. Hóa đơn GTGT
được lập thành 3 liên: liên 1 lưu lại quyển gốc ở phịng kế tốn, liên 2 giao cho khách
hàng, liên 3 lưu vào hồ sơ thuế.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán doanh thu bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho xuất hàng cho khách hàng. Phiếu xuất kho gồm 03 liên: liên 1 lưu ở bộ phận kế toán làm căn cứ hạch toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 gửi cho bộ phận kho làm
căn cứ xuất hàng hoá cho khách hàng.
Trường hợp khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt thì kế tốn doanh thu bán hàng chuyển hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho cho kế toán vốn bằng tiền. Cịn nếu khách hàng chưa thanh tốn thì kế tốn doanh thu bán hàng
gửi hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho cho kế tốn cơng nợ theo
dõi nợ phải thu của khách hàng.
Trường hợp khách hàng trả lại số hàng hóa khơng đủ tiêu chuẩn, không đảm bảo các thông số, công ty chấp nhận yêu cầu trả lại hàng của khách hàng. Căn cứ vào quyết định xử lý hàng bán trả lại từ kế toán trưởng, kế toán ghi vào các khoản giảm trừ doanh thu. Đồng thời kế toán doanh thu bán hàng lập phiếu giảm giá hàng
63
bán và gửi lại cho khách hàng trong trường hợp có quyết định giảm giá từ kế toán
trưởng.
Nếu nhập lại kho kế tốn sẽ căn cứ vào Hóa đơn hàng bán trả lại để lập Phiếu
nhập kho hàng trả lại sẽ in thành 03 liên: liên 1 lưu tại phịng kế tốn doanh thu bán
hàng để làm cơ sở hạch toán, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 gửi cho bộ phận
kho làm căn cứ nhập hàng hoá khách hàng trả lại.
Trong trường hợp khách hàng trước đó đã thanh tốn bằng tiền mặt, kế toán doanh thu bán hàng gửi hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT ( hàng bán trả lại), phiếu giảm giá hàng bán và phiếu nhập kho cho kế toán vốn bằng tiền để thanh tốn.
Cịn nếu trước đó đã ghi nhận cơng nợ của khách hàng thì kế tốn doanh thu bán
hàng ghi giảm trừ công nợ cho khách hàng , đồng thời gửi hợp đồng bán hàng, hóa
đơn GTGT (hàng bán trả lại), phiếu giảm giá hàng bán và phiếu nhập kho trả lại
cho kế tốn cơng nợ.
Cuối kì hoặc khi có u cầu, căn cứ vào các chứng từ như: hoá đơn GTGT,