1. Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
2.2. Thực trạng HTTT kế toán xác định doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Sun
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
Công ty TNHH Sun House (Việt Nam) là một đơn vị hạch tốn kinh tế độc lập, có tài khoản riêng, có con dấu riêng và có quyền quyết định về mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính của Cơng ty.
Xuất phát từ vai trị quan trọng đó trong cơng tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty nói chung và trong quản lý nền kinh tế nói riêng.
Cơng ty TNHH Sun House (Việt Nam) rất chú trọng đến khâu tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý, khoa học.
Đặc điểm của bộ máy tổ chức kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Tịàn bộ cơng việc kế tốn tập trung tại Phịng Tài chính kế tốn và được
46
phân chia thành nhiều phân hệ kế tốn khác nhau đảm báo tính chun mơn cao trong quản lí và hiệu quả cơng việc.
Kế tốn Trưởng Kế tốn Tổng hợp Kế toán Bán hàng Kế toán Vốn bằng tiền Kế toán Tiền lương Kế tốn Cơng nợ Kế toán Vật tư Kế toán Kho Kế toán Tài sản Kế toán Thuế Thủ qũy Ghi chú:
Dịng thơng tin quyết định Dịng thơng tin phản hồi
Dịng thơng tin trao đổi, thơng báo
Chức năng nhiệm vụ của từng kế tốn trong phịng kế tốn - tài chính như sau:
Kế tốn trưởng:
- Lập và trình duyệt kế hoạch cơng việc, các mẫu tài liệu, giấy tờ thuộc bộ phận kế toán để ứng dụng cho việc thể hiện các hoạt động buôn bán của doanh nghiệp, xây dựng việc kiểm kê, giám sát các hoạt động buôn bán của doanh nghiệp và phân tích, tổng hợp thơng tin nguồn tài chính.
- Lập và trình duyệt kế hoạch cơng việc, các mẫu tài liệu, giấy tờ thuộc bộ phận kế toán để ứng dụng cho việc thể hiện các hoạt động buôn bán của doanh nghiệp,
47
xây dựng việc kiểm kê, giám sát các hoạt động buôn bán của doanh nghiệp và phân tích, tổng hợp thơng tin nguồn tài chính.
- Kiểm sốt quy trình lập tài liệu sổ sách, các bút tốn tính sổ, các quy trình kiểm kê tài sản, điều tra các bẩm nguồn tài chính, bảng cân đối kế tốn cũng như các tài liệu khác có liên hệ của doanh nghiệp và của các bộ phận, chi nhánh đơn vị.
- Đưa ra dự báo nguồn tài chính hoặc cách giải quyết vấn đề trong việc tương trợ ban lãnh đạo doanh nghiệp ngừa rủi ro buôn bán hoặc các sai phạm nguồn tài chính, vi phạm luật pháp bn bán của nhà nước. Lập tài liệu giải quyết các vấn đề liên tưởng đến việc mất mát, thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
Kế toán tổng hợp:
- Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo
biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định của nhà nước và Công ty.
- Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các quy định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lý tiền hàng.
- Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng quy định.
- Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu.
Kế toán Bán hàng:
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ tồn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số và trên từng loại mặt hàng, từng phương thức bán hàng.
- Tính tốn và phản ánh chính xác tổng giá trị thanh tốn của hàng hóa, dịch vụ bán ra, gồm cả doanh thu bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng hóa khác nhau, từng hóa đơn bán hàng hay từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc,…
48
- Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng hóa đã được tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng.
- Kiểm tra chặt chẽ, đơn đốc tình hình thu hồi đồng thời quản lý tiền hàng, quản lý khách hàng nợ, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng , số tiền khách nợ, thời hạn và tiền trả nợ,…
- Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế đã phát sinh trong kỳ và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh.
Kế toán Vốn bằng tiền
- Lập chứng từ thu/ chi cho các khoản thanh tốn của Cơng ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ.
- Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.
- Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty hàng ngày và cuối tháng, theo dõi các khoản tạm ứng.
- Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân cơng.
Kế tốn tiền lương:
- Ghi chép phản ánh kịp thời số lượng thời gian lao động, chất lượng sản phẩm, tính chính xác tiền lương phải trả cho người lao động. Tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí và thu từ thu nhập của người lao động.
- Trả lương kịp thời cho người lao động, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoach quỹ lương kỳ sau.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT KPCĐ đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động. Đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền
49
lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, chế độ sử dụng chi tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động.
Kế tốn cơng nợ:
- Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng.
- Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đơn đốc, theo dõi và địi các khoản nợ chưa thanh tốn.
- Phân tích tình hình cơng nợ, đánh giá tỷ lệ thực hiện cơng nợ, tính tuổi nợ. Kiểm tra cơng nợ phải thu, phải trả của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ do kế tốn trưởng phân cơng.
Kế tốn vật tư:
- Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty.
- Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn kho sản phẩn, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng.
- Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư.
Kế toán kho:
- Hàng ngày ghi chép, lập chứng từ nhập- xuất, chi phí mua hàng, hóa đơn bán và mua hàng
- Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, cách sắp xếp hàng hóa trong kho, đối chiếu số liệu nhập xuất với kế tốn tổng hợp
- Tính giá vật tư hàng nhập khẩu lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.
Kế toán Tài sản
- Lập kế hoạch trích khấu hao cơ bản tài sản cố định hàng quý, hàng năm, đăng ký kế hoạch khấu hao cơ bản của Công ty với cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước, Cục thuế.
50
- Theo dõi mọi sự biến động về số lượng, chất lượng và địa điểm sử dụng của tài sản cố định của Công ty và làm các thủ tục giao nhận, thanh lý các tài sản tăng, giảm, lập thẻ tài sản cố định.
Kế toán thuế:
- Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê đầu vào, đầu ra.
- Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có vấn đề phát sinh.
- Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào, đầu ra của tồn Cơng ty theo tỉ lệ phân bổ đầu ra được khấu trừ.
- Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn động ngân sách, hồn thuế của Cơng ty.
- Cùng phối hợp với kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu báo cáo thuế của các cơ sở giữa báo cáo với quyết toán.
Thủ quỹ
- Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày, chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt
2.2.2. Hình thức sổ kế tốn sử dụng
Cơng ty TNHH Sun House( Việt Nam) hiện đang áp dụng hình thức kế tốn trên máy tính, các mẫu sổ sách được thiết kế theo mẫu sổ Nhật kí chung ban hành theo TT200/2014/TT– BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Sổ kế toán tổng hợp:
+ Sổ Cái TK: 511, 521 (Phụ lục B1)
- Sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ Nhật ký chung (Phụ lục B2)
51
Kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo TT200/2014/TT– BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong sổ sách: VNĐ
Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá ngân hàng báo tại thời điểm hạch toán (tỷ giá thực tế).
Niên độ kế toán áp dụng tại Công ty từ ngày 01/01/N đến 31/12/N Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
Cơng ty đã áp dụng phần mềm kế tốn máy vào hạch tốn. Phần mềm đang dùng tại cơng ty là phần mềm kế toán Misa
2.2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 131: Phải thu khách hàng - TK 156: Hàng hóa
- TK 632: Giá vốn hàng bán
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
+ TK 5118: Doanh thu khác
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước + TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
+ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện - TK 5211: Chiết khấu thương mại - TK 5212: Hàng bán bị trả lại
52 - TK 5213: Giảm giá hàng bán
2.2.4. Hệ thống chứng từ sử dụng
- Hoá đơn GTGT ( Phụ lục A1) - Phiếu xuất kho ( Phụ lục A2) - Phiếu nhập kho ( Phụ lục A3)
- Phiếu giảm giá hàng bán ( Phụ lục A4)
2.2.5. Hệ thống báo cáo sử dụng
- Bảng kê hóa đơn bán hàng - Báo cáo tổng hợp hàng bán
- Báo cáo doanh thu theo mặt hàng - Báo cáo doanh thu theo khách hàng - Báo cáo tổng hợp doanh thu
- Báo cáo giảm trừ doanh thu
2.2.6. Quy trình hạch tốn kế tốn
* Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Doanh thu: là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu thuần: được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại.
Để xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các tài khoản kế toán sau:
+ TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ.
53
TK 511 TK 131
TK 3331
TK 111, 112
Số tiền chưa thu
Thuế GTGT đầu ra
Số tiền đã thu ngay Số tiền đã thu
- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
TK 111, 112 TK 521 TK 511
TK 131 TK 3331
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh
thu hàng bán trả lại
Kết chuyển giảm trừ doanh thu
Chưa thanh toán (Nếu có)
2.2.7. Tình hình ứng dụng CNTT
Cơng ty TNHH Sun House( Việt Nam) đang sử dụng phần mềm kế toán Misa từ khi Công ty bắt đầu thành lập.
Phần mềm kế toán Misa được cài đặt trên máy trạm và kết nối dữ liệu trên máy chủ, cấp quyền truy cập dữ liệu cho các phần hành kế tốn thơng qua internet bằng
54
cách cài mạng nội bộ (LAN) ảo. Tuy nhiên phần mềm còn hoạt động chậm do cấu hình máy thấp.
Việc sử dụng phần mềm kế toán Misa đã đem lại hiệu quả rõ rệt cho bộ máy kế tốn tại Cơng ty:
Đối với kế toán viên: Khơng phải thực hiện những phép tính thủ cơng như trước kia mà phần mềm tự động tính tốn một cách rất chính xác.
Đối với kế toán trưởng: Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp đối chiếu các sổ sách, báo cáo tài chính của kế tốn. Cung cấp thơng tin nhanh chóng, chính xác cho Ban giám đốc để kịp thời ra các quyết định hoạt động của Công ty.
2.3. Đánh giá hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Sun House( Việt Nam) và hướng khắc phục. House( Việt Nam) và hướng khắc phục.
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Sun House( Việt Nam), em có một số đánh giá như sau:
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người
Ưu điểm:
Tổ chức bộ máy kế toán : Tổ chức kế tốn của Cơng ty là hợp lý, đáp ứng được
các yêu cầu nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính – kế tốn. Cơng ty lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung nghĩa là tồn bộ cơng tác kế toán trong được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để toàn bộ kế toán viên trong việc kiểm soát dữ liệu và thống nhất công việc khi sử dụng phần mềm đảm bảo việc cung cấp các thơng tin kế tin kế tốn kịp thời.
Cơ sở vật chất: Bộ phận kế tốn của Cơng ty đã được trang bị máy tính để làm
việc. Mỗi kế tốn viên được sử dụng một máy tính riêng được kết nối với các thiết bị văn phòng như máy in, máy scan,... Tồn bộ hệ thống máy tính của cơng ty cũng đều đã nối mạng internet và kết nối với nhau thành mạng LAN đồng bộ với máy chủ trong quản lí dữ liệu hệ thống.
55
Con người: Đội ngũ nhân viên kế toán được đào tạo bài bản, giỏi chuyên môn,
nghiệp vụ, nhiệt huyết và cẩn thận. Đa phần tốt nghiệp đại học và có kinh nghiệm làm việc từ 2 năm trở lên.
Nhược điểm:
Cơ sở vật chất: Mặc dù Cơng ty đã có hệ thống máy tính đầy đủ tuy nhiên các
máy đều đã cũ và cấu hình tương đối thấp nên tốc độ xử lý cịn chậm. Bên cạnh đó, Cơng ty đa phần sử dụng Win không bản quyền nên xảy ra một số vấn đề như rủi ro ẩn chứa các mã độc, có nguy cơ phá hỏng hệ thống máy tính, đe dọa dữ liệu lưu trên các ổ cứng.
Con người: Các kế toán viên hầu hết trước kia sử dụng Excel để làm việc nên
sau khi được sử dụng phần mềm kế tốn Misa cịn nhiều bỡ ngỡ và chưa thao tác nhanh. Đặc biệt là còn lúng túng trong mỗi lần được nhận chuyển giao phần mềm khi phần mềm có sự thay đổi theo các thơng tư, các quy định của Bộ tài chính.
Giải pháp khắc phục:
Cơ sở vật chất: Phịng kế tốn cần đề xuất với ban lãnh đạo quyết định thay hệ