CHƯƠNG 2 : KẾT QUẢ HỌC TẬP
2.4. CUNG ỨNG VÀ CẤP PHÁT THUỐC TẠI BỆNH VIỆN
2.4.1. Quy trình cung ứng thuốc cho Bệnh viện huyện Nhà Bè:
Bảng dự trù mua thuốc:
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/Biểu mẫu
Thủ kho thuốc vật tư tiêu hao, hóa chất sinh phẩm
Xác định nhu cầu và lập dự trù
- Hàng được đặt theo lịch: 1 lần/tháng, thời gian đặt hàng: ngày thứ 2 sau kiểm kê hàng tháng và bổ sung đột xuất hàng tuần vào thứ 3 hàng tuần.
- Căn cứ lập dự trù: số lượng hàng tồn trong kho, tình hình sử dụng thuốc, tình hình biến động: các tác động làm cho việc sử dụng thuốc có thể tăng đột biến (ví dụ như dịch bệnh,...), lượng dự trữ tối thiểu, đơn hàng tối thiểu bệnh viện đã thỏa thuận với nhà thầu, thời gian từ khi đặt hàng đến lúc hàng về đến kho trong vòng 2 ngày.
- Lập đề xuất dự trù đặt hàng theo BM.02.DUOC.01, và chuyển Trưởng khoa phê duyệt.
Chú ý: Thuốc gây nghiện và hướng
tâm thần, dự trù 1lần/ năm, được lập trước 25/12 hàng năm và dự trù bổ sung khi nhu
39
cầu tăng đột xuất gửi sở Y Tế Tp. Hồ Chí Minh phê duyệt. Dự trù theo mẫu Bộ y tế.
Trưởng khoa Dược Phê duyệt
- Trưởng khoa Dược căn cứ vào nhu cầu sử dụng, ký phê duyệt số lượng hàng cần gọi.
- Trưởng khoa Dược
- Nhân viên gọi hàng Tiến hành gọi hàng
- Kiểm tra thông tin về nhà cung cấp, liên lạc với nhà cung cấp về khả năng giao hàng.
- Xin ý kiến Trưởng khoa khi nhà cung cấp khơng có khả năng giao hàng theo yêu cầu.
- Đặt hàng với nhà cung cấp đã được lựa chọn, yêu cầu thời gian giao hàng.
- Ghi nhận thời gian giao hàng với nhà cung cấp vào
bản dự trù nếu cần.
- Các thủ kho
- Phịng tài chính kế tốn. Chuẩn bị nhập hàng
Bộ phận cung ứng chuyển bản dự trù đã được phê duyệt và thời gian nhận hàng về cho các thủ kho, phòng TCKT.
- Thủ kho chuẩn bị: bố trí chỗ xếp thuốc đảm bảo nguyên tắc FIFO, FEFO và điều kiện liên quan đến bảo quản thuốc và nhân lực phục vụ việc nhập hàng.
40 - Trưởng khoa Dược
- Nhân viên gọi hàng - Các thủ kho
Lưu hồ sơ Dự trù thuốc, vật tư tiêu hao, hóa chất sinh phẩm.
Bảng 2. 4: Bảng dự trù mua thuốc
Thực hiện đấu thầu mua thuốc tại bệnh viện:
a) Xây dựng kế hoạch và tổ chức lựa chọn nhà thầu cung cấp thuốc b) Phân chia gói thầu và nhóm thuốc Gói thầu thuốc generic (5 nhóm) Nhóm 1:
Bao gồm các thuốc đáp ứng 1 trong 3 tiêu chí Được sản xuất tồn bộ trên dây chuyền sản xuất thuốc đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn EUGMP hoặc dây chuyền sản xuất thuốc đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn tương đương EU-GMP tại nước thuộc danh sách SRA Thuốc thuộc danh mục thuốc biệt dược gốc hoặc sinh phẩm tham chiếu do Bộ Y tế công bố, trừ thuốc biệt dược gốc thuộc danh mục thuốc được áp dụng hình thức đàm phán giá do Bộ Y tế ban hành và đã được công bố kết quả đàm phán giá
Được sản xuất tồn bộ các cơng đoạn tại Việt Nam và phải đáp ứng đồng thời các tiêu chí.
Nhóm 2:
Bao gồm các thuốc đáp ứng 1 trong 2 tiêu chí Được sản xuất toàn bộ trên dây chuyền sản xuất thuốc đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn EUGMP hoặc dây chuyền sản xuất thuốc đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn tương đương EU-GMP và được cơ quan quản lý dược Việt Nam đánh giá đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn EU-GMP hoặc nguyên tắc, tiêu chuẩn tương đương EU- GMP.
Được sản xuất toàn bộ trên dây chuyền sản xuất thuốc tại nước là thành viên PIC/s đồng thời là thành viên ICH, được cơ quan quản lý có thẩm quyền của nước này cấp chứng nhận đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn PIC/s-GMP và được cơ quan quản lý dược Việt Nam đánh giá đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn PIC/s-GMP
41 Nhóm 3:
Thuốc được sản xuất trên dây chuyền sản xuất thuốc được cơ quan quản lý dược Việt Nam đánh giá đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn GMP & có nghiên cứu tương đương sinh học được cơ quan quản lý dược Việt Nam cơng bố
Nhóm 4:
Thuốc được sản xuất toàn bộ trên dây chuyền sản xuất tại Việt Nam được cơ quan quản lý dược Việt Nam đánh giá đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn WHO-GMP.
Nhóm 5:
Thuốc sản xuất trên dây chuyền sản xuất thuốc được cơ quan quản lý dược Việt Nam đánh giá đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn WHO-GMP và không thuộc các trường hợp quy định tại các Khoản 1, 2, 3 và Khoản 4 Điều này.
c) Bảo đảm dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất:
Giá trị bảo đảm dự thầu của gói thầu - 3% giá gói thầu (gói thầu quy mơ nhỏ 1% - 1.5%).
Nhà thầu được lựa chọn một trong các hình thức bảo đảm dự thầu: Đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh.
Kể từ ngày có thời điểm đóng thầu ≤ 180 ngày => hồ sơ dự thầu/ đề xuất có hiệu lực Nhà thầu nộp ≤ 2 bộ ( 1 chính & 1 chụp) hồ sơ dự thầu/ đề xuất/ yêu cầu, trước thời điểm đóng thầu.
d) Đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ mua thuốc:
Tiêu chuẩn đánh giá quy định tại Phụ lục 7 hoặc Phụ lục 8
Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu ≤ 25 ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình Thủ trưởng cơ sở y tế phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu Trường hợp cần thiết thì thời gian đánh giá ≤ 20 ngày
e) Thương thảo hợp đồng và đề xuất trúng thầu:
Nhà thầu có giá dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có)
42
Thấp nhất đối với phương pháp giá thấp nhất; Có giá đánh giá thấp nhất đối với phương pháp giá đánh giá;
Có điểm tổng hợp cao nhất đối với phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật; Giá được xếp hạng thứ nhất;
Được mời đến thương thảo hợp đồng.
f) Báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu Bên mời thầu gửi 1 bộ hồ sơ cho đơn vị thẩm định
g) Thẩm định và trình duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu Hồ sơ trình duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gồm:
1 bản chính Báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu;
1 bộ hồ sơ trình duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (bản chính) của bên mời thầu h) Phê duyệt và thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu
Thủ trưởng phê duyệt chọn, sẽ mời thầu thông báo nhà thầu bằng văn bản Nếu loại, sẽ thông báo lý do loại bằng văn bản
i) Giá thuốc trúng thầu
Khơng được cao hơn giá của thuốc đó trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được người có thẩm quyền phê duyệt
Khơng vượt giá bán bn kê khai, kê khai lại còn hiệu lực của thuốc đó j) Ký kết hợp đồng, bảo đảm thực hiện hợp đồng và sử dụng thuốc đã trúng thầu
Trước thời điểm ký hợp đồng: Số lượng bên mời thầu phải ≤ 10% so với số lượng thuốc tại kế hoạch đấu thầu với điều kiện khơng có bất kỳ thay đổi nào về đơn giá hay các điều kiện, điều khoản khác của hồ sơ dự thầu và hồ sơ mời thầu
Hồ sơ yêu cầu theo mức 2% - 10% (giá hợp đơng) Đối với gói thầu qui mô nhỏ => 2% - 3% (giá hợp đồng)
Thực hiện ≥ 80% giá trị của từng phần trong hợp đồng đã ký kết
Đối với thuốc cấp cứu, thuốc giải độc, thuốc hiếm, thuốc kiểm soát đặc biệt, dịch truyền, thực hiện ≥ 50% giá trị
43
Các trường hợp sau đây được phép mua vượt nhưng số lượng không được > 20% so với số lượng của nhóm thuốc đó trong hợp đồng đã ký:
Đã sử dụng hết số lượng thuốc của các nhóm khác có cùng (hoạt chất, nồng độ ,hàm lượng)
Các nhóm thuốc khác có cùng hoạt chất, nồng độ , hàm lượng đã trúng thầu nhưng buộc phải dừng cung ứng hoặc thuốc bị đình chỉ lưu hành.
Nhà thầu chưa cung cấp hết số lượng thuốc của một nhóm thuốc trong hợp đồng đã ký nhưng khơng có khả năng cung cấp tiếp vì các lý do bất khả kháng, trong trường hợp này phải có thơng báo bằng văn bản kèm theo tài liệu chứng minh.
44