Chi phí tiếp cận thơng tin là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới tính khả thi của Luật tiếp cận thông tin. Kinh nghiệm của các nước cho thấy, các khoản thu phí tiếp cận thơng tin sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền tiếp cận thơng tin, có thể tạo ra một số rào cản khơng cần thiết. Với quan điểm cung cấp thông tin là trách nhiệm của nhà nước, do vậy, Luật tiếp cận thông tin không đặt ra việc thu phí hay lệ phí tiếp cận thơng tin, trừ trường hợp luật khác có quy định. Theo quy định tại Điều 12 Luật tiếp cận thông tin, người yêu cầu cung cấp thơng tin chỉ phải trả các chi phí thực tế cho việc in ấn, sao chụp, gửi thơng tin. về mức chi phí cụ thể, việc quản lý và sử dụng chi phí cung cấp thơng tin, Luật tiếp cận thông tin giao cho Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định cụ thể. Trường hợp việc cung cấp thơng tin theo yêu cầu làm phát sinh các chi phí thực tế để in, sao, chụp,
gửi thơng tin thì người u cầu phải thanh tốn các chi phí này trước khi được cung cấp thông tin. Trong trường hợp này, nếu người yêu cầu cung cấp thơng tin khơng thanh tốn chi phí tiếp cận thơng tin thì cơ quan có trách nhiệm cung cấp thơng tin có quyền ra văn bản từ chối cung cấp thông tin theo yêu cầu (điểm e khoản 1 Điều 28).
Tuy nhiên, đối với các trường hợp việc cung cấp thơng tin khơng phát sinh chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin như cung cấp thông tin qua mạng điện tử; cung cấp thông tin thông qua việc trực tiếp đọc, nghe, xem, ghi chép thông tin tại trụ sở cơ quan hoặc trường hợp người yêu cầu cung cấp thông tin sử dụng điện thoại di động và các phương tiện kỹ thuật khác của cá nhân để sao, chụp văn bản, hồ sơ, tài liệu thì người yêu cầu cung cấp thơng tin khơng phải thanh tốn chi phí tiếp cận thơng tin.
Ngay sau khi nhận được Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin hợp lệ, căn cứ vào tính chất, khối lượng của thơng tin (số lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu), hình thức cung cấp thông tin (gửi trực tiếp, qua mạng điện tử hoặc dịch vụ bưu chính, fax) mà cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin ra thông báo về thời hạn, địa điểm, hình thức cung cấp thơng tin; chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thơng tin qua dịch vụ bưu chính, fax (nếu có) và phương thức, thời hạn thanh tốn. Tại thơng báo này, cơ quan cung cấp thơng tin xác định cụ thể chi phí tiếp cận thơng tin, cách thức thanh tốn chi phí tiếp cận thơng tin (trực tiếp hoặc chuyển khoản qua ngân hàng).
Ngay sau khi nhận được thông báo của cơ quan nhà nước về chi phí tiếp cận thơng tin, người yêu cầu cung cấp thơng tin phải thanh tốn đầy đủ chi phí tiếp cận thơng tin đã được thơng báo bằng cách thức phù hợp. Việc hồn tất thanh tốn chi phí tiếp cận thơng tin sẽ là cơ sở để cơ quan nhà nước tiến hành cung cấp thông tin theo yêu cầu theo trình tự, thủ tục Luật định.
Đối với các trường hợp khơng phát sinh chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thơng tin, cơ quan có trách nhiệm cung cấp thơng tin có thể cung cấp ngay thơng tin cho người yêu cầu mà không phải ra thông báo theo quy định tại Điều 27 Luật tiếp cận thông tin đối với các thơng tin đơn giản, có sẵn; hoặc ra thơng báo về thời hạn, địa điểm, hình thức cung cấp thơng tin, trong đó nêu rõ khơng có chi phí tiếp cận thông tin đối với các thông tin chưa thể cung cấp được ngay.