6.1. Tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin
Điều 26 Luật tiếp cận thông tin quy định về việc tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin của công dân, cụ thể như sau:
(i)Cơ quan nhà nước có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin và vào Sổ
theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu. Việc vào Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu nhằm mục đích theo dõi, kiểm tra và thống kê cơng tác cung cấp thông tin theo yêu cầu. Đồng thời, người tiếp nhận lập Phiếu tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin.
(ii) Sau khi tiếp nhận Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, vào Sổ theo dõi yêu cầu cung cấp thông tin và lập Phiếu tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin, người làm nhiệm vụ cung cấp thơng tin phải xem xét tính hợp lệ của yêu cầu cung cấp thơng tin bằng việc rà sốt các nội dung trình bày trong Phiếu u cầu cung cấp thơng tin. Tính hợp lệ của
yêu cầu được xem xét trên các nội dung sau:
- Các nội dung của Phiếu yêu cầu đã được điền đầy đủ, chính xác chưa? Ngơn ngữ có được thể hiện bằng tiếng Việt?
- Thông tin được yêu cầu cung cấp đã được miêu tả rõ ràng hay chưa?
- Trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin phải gửi kèm văn bản đồng ý của tổ chức, cá nhân có liên quan: đã có văn bản đồng ý của của cá nhân, tổ chức có liên quan chưa? Văn bản có thể hiện sự đồng ý của tất cả những tổ chức, cá nhân có liên quan chưa?
Trường hợp Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin chưa đầy đủ, chưa rõ ràng các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 24 của Luật tiếp cận thông tin, cơ quan cung cấp thơng tin có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu bổ sung. Hướng dẫn bổ sung thơng tin có thể được tiến hành dưới nhiều hình thức như hướng dẫn trực tiếp, hướng dẫn qua mạng điện tử... phù hợp với điều kiện thực tế của người yêu cầu cung cấp thông tin.
(iii) Trường hợp thông tin được yêu cầu không thuộc trách nhiệm cung cấp thì cơ quan nhận được yêu cầu phải thông báo và hướng dẫn người yêu cầu đến cơ quan có trách nhiệm cung cấp thơng tin. Quy định này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công dân trong q trình thực hiện quyền tiếp cận thơng tin, tránh tình trạng cơng dân phải đi lại nhiều lần mới được yêu cầu cung cấp thông tin.
Phiếu tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin được chuẩn bị theo mẫu sau đây:
TÊN CƠ QUAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐƠN VỊ ĐẦU MỐI 12 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:......./............ ....., ngày....... tháng........ năm
PHIẾU TIẾP NHẬN YÊU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN13
Tên cơ quan/đơn vị đầu mối cung cấp thông tin:........................ Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cung cấp thơng tin của Ơng/Bà14:..............
Số CMTND/Thẻ căn cước cơng dân/Hộ chiếu.........................cấp ngày......./...../ .......................................................................................................tại..................
Nơi cư trú:................................................................................... Số điện thoại: ............................Fax:...............Email:............... Yêu cầu cung cấp văn bản/hồ sơ/tài liệu:.................................... Hình thức cung cấp thơng tin:..................................................... Văn bản kèm theo Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin gồm15:
1................................................................... 12Trường hợp cơ quan cung cấp thông tin phân công đơn vị đầu mối.