Thực hiện việc cung cấp thông tin là một chuỗi các công việc không chỉ nhằm tiếp nhận và giải quyết yêu cầu cung cấp thơng tin mà cịn phục vụ cho quá trình theo dõi, đánh giá và đề xuất cải cách hoạt động thông tin. Việc lập và cập nhật Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu một mặt bảo đảm cho cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin theo dõi được tiến độ xử lý yêu cầu, bảo đảm việc giải quyết yêu cầu thơng tin đúng thời hạn quy định, mặt khác, cịn giúp cơ quan nắm được tình hình yêu cầu cung cấp thơng tin tại cơ quan mình để kịp thời có những giải pháp thích hợp nhằm khắc phục những hạn chế, tăng cường những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động cung cấp thông tin. Chẳng hạn, qua theo dõi cơ quan nhận thấy thông tin nào được yêu cầu nhiều thì cơ quan có thể xem xét việc cơng khai thơng tin một cách rộng rãi. Cũng qua theo dõi có thể biết được người yêu cầu đã có bao nhiêu lần yêu cầu cung cấp một thơng tin hay họ có cùng lúc gửi nhiều yêu cầu cung cấp thông tin hay không. Theo dõi việc xử lý yêu cầu cung cấp thông tin cũng là biện pháp hữu hiệu bảo đảm thông tin được cung cấp đúng pháp luật và thông tin mật được loại bỏ trước khi cung cấp.
Vì vậy, việc ghi Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu không nên chỉ dừng lại khi tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin mà cần thực hiện trong suốt quá trình xử lý, giải quyết yêu cầu cho đến khi cơ quan nhà nước đưa ra quyết định về việc cung cấp thông tin. Việc ghi Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu như vậy cũng rất thuận tiện cho quá trình xây dựng báo cáo tình hình cung cấp thơng tin tại cơ quan sau này.