(Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty)
Mơ hình kế tốn chi phí truyền thống tại cơng ty bắt đầu từ nguồn lực đầu vào, tập hợp nguồn lực đầu vào cho từng cơng đoạn, bộ phận, phịng ban chức năng. Sau đĩ, chọn tiêu thức phân bổ chi phí này cho từng đối tượng chịu chi phí như sản phẩm, dịch vụ.
- Những quy định về chi phí tính vào giá thành và chi phí khơng tính vào giá thành:
+ Chi phí sản xuất kinh doanh tại cơng ty bao gồm:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: vật liệu, nhiên liệu…sử dụng trực tiếp sản xuất .
Chi phí nhân cơng trực tiếp là khoản tiền lương phải trả cho cơng nhân trực tiếp sản xuất như tiền lương , và các khoản phải trích theo lương.
Chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ và quản lý ở phân xưởng sản xuất, chi phí này bao gồm: chi phí nhân viên phân xưởng, vật liệu, dụng cụ sản xuất, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngồi, chi phí khác bằng tiền.
Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Trong đĩ, chi phí sản xuất chỉ cĩ 3 khoản mục chi phí : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung, các chi phí khác như
chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận tồn bộ trong kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Chi phí được nhận thức theo tư duy quản lý kinh tế chuyên mơn hĩa – chi phí được nhận thức, định nghĩa, đo lường ở phạm vi hẹp, khơng gian đơn chiều theo từng cơng đoạn, từng bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Theo quan điểm này, kế tốn chi phí cơng ty vẫn coi sản phẩm là đối tượng trung tâm trong việc phân bổ chi phí. Mà khơng quan tâm đến những khoản chi phí rất lớn phải gánh chịu do cơng tác quản trị khơng hiệu quả hoặc do những hoạt động phụ trợ như nghiên cứu và thiết kế sản phẩm, duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng.
Bảng 2.1 : Bảng tổng hợp chi phí của Cơng ty qua cácnăm. năm.
(Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty)
( ĐVT : 1.000 VNĐ )
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Khoản mục
chi phí Số tiền Tỷ lệ % / Số tiền Tỷ lệ % / Tỷ lệ % /
CP CPSX CP CPSX CP CPSX Chi phí sản xuất 20,343,211 89.83 100 23,419,288 87.83 100 24,822,404 87.65 100 - CP NVL 7,876,000 34. 38.72 8,268,744 31.01 35.31 8,284,411 29.25 33.37 - CP nhân cơng 2,630,380 11.61 12.93 3,399,392 12.75 14.52 3,628,282 12.81 14.62 - CP sản xuất chung 9,836,831 43.44 48.35 11,751,151 44.07 50.18 12,909,710 45.58 52.01 Chi phí bán hàng 523,770 2.31 585,016, 2.19 768,645 2.71 Chi phí quản lý 1,779,506 7.86 2,661,400 9.98 2,730,015 9.64 Tổng cộng 22,646,489 100 26,665,704 100 28,321,065 100
- Yêu cầu quản lý, kiểm sốt chi phí sản xuất tại Cơng ty
Căn cứ vào đặc điểm tình hình sản xuất, quy trình cơng nghệ sản phẩm thì yêu cầu quản lý, kiểm sốt chi phí sản xuất của cơng ty như sau :
+ Trước sản xuất :
Cơng ty xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch chi phí sản phẩm cho Ban Giám Đốc phê duyệt, đồng thời ban hành kế hoạch tài chính, kế hoạch chi phí sản phẩm cho các bộ phận trong Cơng ty thực hiện.
Cơng ty xây dựng các định mức về chi phí sản xuất kinh doanh (định mức nhiên liệu, vật liệu, định mức chi phí dịch vụ mua ngồi...) trên 1 sản phẩm, định mức về chi phí sữa chữa lớn. Cơng ty xây dựng định mức về chi phí cho mỗi bộ phận thực hiện dựa trên cơ sở định mức của tồn Cơng ty.
+ Trong sản xuất : Theo dõi, kiểm sốt các chi phí sản xuất bao gồm:
Kiểm sốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: quản lý về mặt lượng, giá trị, phương pháp xác định giá thành, giá xuất kho phù hợp đặc điểm của nguyên vật liệu và đặc điểm của Cơng ty. Và thủ tục kiểm sốt chủ yếu được chia làm 2 phần: Kiểm sốt chu trình mua vào và nhập kho nguyên vật liệu, Kiểm sốt chu trình xuất kho nguyên vật liệu dùng để sản xuất.
Kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp: thơng qua các chứng từ như bảng chấm cơng, tổ chức phân cơng, phân nhiệm trong cơng tác lao động và tiền lương. Kiểm sốt chi phí tiền lương thơng qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ.
Kiểm sốt chi phí sản xuất chung: đây là khoản mục tổng hợp rất khĩ kiểm sốt, vì vậy, Ban Giám Đốc yêu cầu các khoản chi phục vụ quản lý phân xưởng phải cĩ chứng từ đầy đủ, hợp lý, phải cĩ xét duyệt của Ban Giám Đốc mới được chi.
Tất cả các chi phí sản xuất trên đều được tổ chức theo dõi , ghi chép hạch tốn, lưu hồ sơ , luân chuyển hồ sơ chứng từ và lập báo cáo định kỳ.
+ Sau sản xuất :
Thơng tin chi phí sản xuất sẽ được cung cấp bởi kế tốn thơng qua các báo cáo chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Kiểm tra đối chiếu và định kỳ phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, các dự tốn chi phí đối với chi phí sản xuất chung để đề suất các biện pháp tăng cường quản lý tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Nhu cầu thơng tin chi phí
+ Ngày nay, một trong những thơng tin qua trọng đối với các nhà quản lý doanh ngjhiệp là các thơng tin về chi phí, vì mỗi khi chi phí tăng thêm sẽ cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Nhu cầu thơng tin chi phí , đặc biệt là thơng tin chi phí sản xuất luơn gia tăng về tốc độ, tính linh hoạt, chính xác để phục vụ các quyết định kinh tế, liên quan đến giá trị thành phẩm, giá vốn, giá bán, lợi nhuận, hồn thiện định mức chi phí.
+ Cũng như bất kỳ một cơng ty nào hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường hiện nay, cơng ty đã nhận thức được tầm quan trọng của nguyên tắc hết sức cơ bản là phải làm sao đảm bảo lấy thu nhập bù đắp chi phí đã bỏ ra bảo tồn được vốn và cĩ lãi để tích luỹ, tái sản xuất mở rộng từ đĩ mới đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của cơng ty. Chìa khố để giải quyết vấn đề này chính là việc tìm hiểu nguyên nhân, nguồn gốc phát sinh chi phí để từ đĩ kịp thời, chủ động định hướng ứng phĩ với chi phí, định hướng đầu tư, liên kết đổi mới cơng nghệ, cải tiến tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Ngồi ra làm tốt cơng tác kế tốn chi phí sẽ giúp cho cơng ty nhìn nhận đúng đắn thực trạng của quá trình sản xuất, quản lý cung cấp thơng tin một cách chính xác kịp thời cho bộ máy lãnh đạo để đề ra các quyết sách, biện pháp tối ưu nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng lợi nhuận và cũng đồng thời giúp cơng ty cĩ sự chủ động sáng tạo trong sản xuất kinh doanh.
- Nhiệm vụ kế tốn chi phí
Trước yêu cầu đĩ, nhiệm vụ chủ yếu đặt ra cho kế tốn chi phí sản xuất là:
+ Phản ánh đầy đủ, kịp thời tồn bộ chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của cơng ty; kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của từng khoản chi phí. + Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư, chi phí nhân cơng, và các chi phí dự tốn khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí khác ngồi kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng…trong sản xuất để đề xuất những biện pháp ngăn chặn kịp thời.
+ Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch giá thành của cơng ty theo từng loại sản phẩm, vạch ra khả năng và các biện pháp hạ giá thành một cách hợp lý và cĩ hiệu quả. + Tổ chức lập và phân tích các báo cáo về chi phí, giá thành sản phẩm cung cấp những thơng tin cần thiết về chi phí, giá thành sản phẩm giúp cho các nhà quản trị cơng ty ra được các quyết định nhanh chĩng và phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh.
- Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, Đối tượng tính giá thành, Kỳ tính giá thành.
+ Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
Ở Cơng ty, quá trình sản xuất được tiến hành dựa trên các đơn đặt hàng nên việc tổ chức tậo hợp chi phí sản xuất cũng tiến hành theo các đơn đặt hàng. Theo đĩ, chi phí nguyên vật liệu khi phát sinh liên quan trực tiếp tới sản phẩm
sản xuất theo đơn đặt hàng nào thì kế tốn cơng ty tập hợp riêng cho sản phẩm của đơn đặt hàng đĩ.
Các chi phí phát sinh khác như: chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, được Cơng ty hạch tốn chung cho tồn bộ Cơng ty, sau đĩ dùng phương pháp phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo tiêu thức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ.
+ Đối tượng tính giá thành
Căn cứ vào đặc điểm sản phẩm, quy trình sản xuất tại Cơng ty và xuất phát từ đặc điểm đối tượng tập hợp chi phí của Cơng ty là từng đơn đặt hàng. Vì vậy đối tượng tính giá thành là sản phẩm của từng đơn đặt hàng đã hồn thành.
+ Kỳ tính giá thành : khơng trùng với kỳ báo cáo mà là khi đơn đặt hàng hồn thành.
- Trình tự tập hợp chi phí sản xuất. + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Quy trình mua hàng và nhập kho nguyên vật liệu
Tại bộ phận mua hàng: Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầu do bộ phận kho chuyển sang thì tiến hành xét duyệt và lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng được lập gồm cĩ 4 liên: một liên chuyển cho nhà cung cấp; một liên
chuyển cho bộ phận kho; một liên chuyển qua cho bộ phận kế tốn; liên cịn lại cùng với phiếu yêu cầu được lưu theo ngày tại bộ phận.
Tại bộ phận kho : Bộ phận kho nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận mua hàng
và phiếu đĩng gĩi từ nhà cung cấp thì đối chiếu, nhận hàng và lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập gồm cĩ 3 liên: một liên được chuyển cho bộ phận mua hàng; một liên chuyển qua cho bộ phận kế tốn; liên cịn lại cùng với phiếu đĩng gĩi và đơn đặt hàng được lưu theo ngày tại bộ phận.
Tại bộ phận kế tốn : Bộ phận kế tốn nhận được phiếu nhập kho từ bộ phận
kho; đơn đặt hàng từ bộ phận mua hàng, hĩa đơn từ nhà cung cấp thì tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính, ghi nhận thơng tin mua hàng. Khi ghi nhận thơng tin mua hàng, các dữ liệu sẽ được đối chiếu và sau đĩ lưu trữ vào các với tập tin cĩ liên quan. Sau quá trình này phiếu nhập kho, đơn đặt hàng và hĩa đơn được tập hợp thành bộ chứng từ mua hàng và lưu theo ngày.