(Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty)
Sơ đồ 2.11 : Dịng dữ liệu cấp 0/1 hệ thống xử lý tiền lương
Chứng từ, tài khoản, sổ kế tốn
Bảng chấm cơng, Phiếu báo làm thêm giờ, Bảng thanh tốn tiền lương
Bảng kê nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp.
Phiếu xác nhận số lượng, chất lượng sản phẩm hồn thành..
Sổ tổng hợp tài khoản 622, Sổ chi tiết tài khoản 334, 338.
Kế tốn sử dụng tài khoản 622 để hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, tài
khoản 334- Phải trả cơng nhân viên, tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác ( 3383-Bảo hiểm xã hội, 3384- Bảo hiểm y tế, 3389- Bảo hiểm thất nghiệp)
+ Chi phí sản xuất chung
Để tiến hành sản xuất, ngồi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp Cơng ty cịn phải bỏ ra các khoản chi phí mang tính chất phục vụ và quản lý chung cho các phân xưởng sản xuất là chi phí sản xuất chung .
Chi phí sản xuất chung phát sinh tại đơn vị bao gồm: lương nhân viên phân xưởng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sữa chữa, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng và cơng cụ dùng trong sản xuất. Chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều đối tượng tính giá thành sản phẩm
nên được tập hợp chung lại đến cuối tháng tiến hành phân bổ cho sản phẩm sản xuất theo tiêu thức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí sản xuất chung phân bổ = cho sàn phẩm i Tổng Chi phí sản xuất chung Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí x nguyên vật liệu sx sàn phẩm i Chứng từ, tài khoản, sổ kế tốn
Hĩa đơn mua hàng, Hĩa đơn thanh tốn tiền điện nước, Bảng thanh tốn
lương, Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định....
Kế tốn sử dụng tài khoản 627 để tập hợp chi phí sản xuất chung (6271- chi
cụ sản xuất, 6274- chi phí khấu hao tài sản cố định, 6277- chi phí dịch vụ mua ngồi.)
- Tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành.
+ Tổng hợp chi phí sản xuất : Cuối tháng, kế tốn tiến hành tập hợp tất cả các
chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ để tiến hành tính giá thành sản phẩm. Nếu sản phẩm của đơn hàng đã hồn thành.
+ Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: Tại Cơng ty, đối tượng tập hợp chi phí
là đơn đặt hàng nên chi phí phát sinh hàng tháng sẽ được phân loại cho từng đơn đặt hàng riêng biệt, vì vậy việc xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ rất đơn giản. Đến cuối kỳ, nếu đơn đặt hàng nào chưa hồn thành thì tồn bộ chi phí được tập hợp cho sản phẩm của đơn đặt hàng đĩ coi là chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ.
+ Tính giá thành sản phẩm.
Căn cứ vào đối tượng tập hợp chi phí là đơn đặt hàng nên khi đơn đặt hàng hồn thành thì tổng chi phí được tập hợp theo đơn đặt hàng đĩ chính là giá thành sản phẩm. Sử dụng phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng.
Trong phương pháp này, mỗi đơn đặt hàng được mở một “Bảng tính giá thành theo đơn đặt hàng”. Bảng tính giá thành được lập cho từng đơn đặt hàng khi phịng kế tốn nhận được thơng báo và lệnh sản xuất đã được phát ra cho cơng việc đĩ. Tất cả các Bảng tính giá thành được lưu trữ khi sản phẩm đang sản xuất, cho đến khi sản phẩm hồn thành và giao cho khách hàng, các Bảng tính giá thành được cung cấp từ khâu sản xuất sang khâu thành phẩm.
+ Chứng từ, tài khoản, sổ kế tốn :
Bảng tập hợp chi phí và tính giá thành.sản phẩm Sổ chi tiết tài khoản 154, 155
Kế tốn sử dụng tài khoản 154 để tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ.
Bảng 2.2 – Báo cáo chi phí và giá thành sản phẩm tại cơngty ty
(Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty)
- Sơ đồ kế tốn chi phí sản xuất và giá thành tại cơng ty
Sơ đồ 2.12 : Sơ đồ hạch tốn chi phí sản xuất tính giá thành
Sơ đồ 2.13 : Trình tự chuyển sổ được sử dụng để hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty)
- Phụ lục minh họa cho thực trạng kế tốn chi phí và tính giá thành tại cơng ty, theo đơn đặt hàng “Hệ thống chiên chân khơng phịng Lap” vào tháng 08/2013. (Nguồn: Phịng kế tốn cơng ty)
2.2.2.Đánh giá thực trạng hệ thống kế tốn chi phí và tính giá thành cơng ty - Những kết quả đạt được
+ Về mặt thơng tin cho các đối tượng bên ngồi và bên trong cơng ty
Đối tượng bên ngồi cơng ty : cung cấp thơng tin cho việc lập các báo cáo tài chính định kỳ.
Đối tượng bên trong cơng ty : Tập hợp chi phí, tính giá thành, phân tích chênh lệch chi phí trong kỳ để cung cấp thơng tin phục vụ yêu cầu kiểm sốt chi phí của các nhà quản trị trong cơng ty .
+ Về mặt kỹ thuật xử lý thơng tin
Tổ chức kiểm tra và đánh giá thực hiện chi phí hiện nay ở Cơng ty vẫn cịn ở mức độ tổng thể. Đánh giá quá trình thực hiện chi phí so với dự tốn nhằm đánh giá biến động chi phí và hồn thiện các định mức chi phí.
Quy trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm :
Theo quy trình và đặc điểm sản xuất của cơng ty thì phương pháp tính giá thành
sản phẩm được sử dụng theo đơn hàng là hồn tồn phù hợp. Làm cơ sở để đánh giá hiệu quả của mỗi đơn hàng, giúp nhà quản lý thấy được thiếu sĩt cịn tồn đọng và nhanh chĩng tìm ra được các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm .
Kỳ kế tốn của Cơng ty được xác dịnh là hàng tháng đã đảm bảo cung cấp kịp
thời các thơng tin cần thiết về chi phí cho các nhà quản lý, giúp cho việc lâp giá thành dự tốn được kịp thời, hợp lý và giúp đưa ra những quyết định ký kết hợp đồng sản xuất với khách hàng, xác định giá bán sản phẩm phù hợp với giá cả thị trường, tăng tính cạnh tranh với các đơn vị khác cả về giá cả và chất lượng.
Quy trình tập hợp chi phí được xét trên tổng thể, nên mọi chi phí sản xuất
chung phát sinh được tập hợp cho tồn bộ Cơng ty, cuối kỳ mới tiến hành phân bổ theo một tiêu thức duy nhất là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Phù hợp với phương thức hạch tốn theo hệ thống chi phí cổ điển.
Mặt khác, phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm theo định mức và sản lượng thực tế giúp cho Cơng ty cĩ thể theo dõi, quản lý vật tư, đồng thời tính tốn được mức chi phí nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm hợp lý, sát với tình hình thực tế. Vì vậy, nếu cĩ sự chênh lệch quá lớn giữa định mức và thực tế về nguyên liệu, Cơng ty cĩ thể dễ dàng xác định được ngun nhân và tìm biện pháp xử lý thích hợp.
+ Kết nối hệ thống kế tốn chi phí với các cơng cụ quản lý khác: Hệ thống kế
tốn chi phí và tính giá thành tại cơng ty chỉ được tiếp cận theo quan điểm của kế tốn tài chính, khơng thể mở rộng kết nối với các cơng cụ quản trị khác.
- Những hạn chế của hệ thống kế tốn chi phí tại cơng ty
Đối tượng bên ngồi cơng ty : các báo cáo tài chính khơng phản ánh đúng bản chất nội dung và giá trị kinh tế. Vì một số nguồn lực sử dụng nhưng lại khơng được theo dõi, tập hợp đầy đủ cho các đối tượng chịu phí, đặt biệt là chi phí phát sinh tại phân xưởng. Từ đĩ dẫn đến những nhìn nhận sai lệch về cách thức quản lý, cũng như tình hình tài chính của cơng ty. Giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Đối tượng bên trong cơng ty :
Thơng tin chưa phù hợp, chưa đáp ứng linh hoạt và kịp thời các quyết định
mang tính thời điểm của nhà quản trị. Vì kết cấu thơng tin chi phí chỉ được xem xét trên phạm vi hẹp ở từng bộ phận, kém linh hoạt chưa kết nối được với các yếu tố ngồi sản xuất khác.
Những thơng tin mà kế tốn chi phí cung cấp vẫn mới chỉ dừng lại tập trung
vào các thơng tin quá khứ, được xử lý từ các chứng từ lịch sử, thơng qua các báo cáo chi phí và gíá thành, những thơng tin mang tính chất dự báo cịn hạn chế, chưa linh hoạt và thực sự hữu ích.
Một số thơng tin cung cấp vẫn chưa được các nhà quản lý sử dụng để đưa
quyết định, do tính chất khơng đầy đủ, khơng phản ánh đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị kinh tế của nghiệp vụ phát sinh. Một số hoạt động tại phân xưởng bị bỏ sĩt, khơng được hạch tốn theo dõi cụ thể cho từng đối tượng.
Vì áp dụng hệ thống chi phí cổ điển nên thơng tin chi phí khơng được cung cấp
theo các trung tâm chi phí hay nguồn phát sinh chi phí, do đĩ mà Cơng ty vẫn chưa thực sự đánh giá đúng trách nhiệm của các nhà quản lý thuộc các cấp quản lý. Khơng thể xác dịnh ai phải chịu trách nhiệm về những thay đổi bất lợi của chi phí và giải pháp cần đưa ra để điều chỉnh là gì.
+ Về mặt kỹ thuật xử lý thơng tin
Chi phí được tập hợp và theo dõi cho tồn bộ phân xưởng mà khơng được theo dõi cho từng đối tượng chịu phí, khơng phân chia ra các trung tâm chi phí. Mặc dù, hồn tồn cĩ thể xác định được nguyên nhân phát sinh chi phí của nĩ một cách trực tiếp ngay từ ban đầu cho đối tượng nào. Vì vậy mà nhà quản trị khơng thể biết
được nguyên nhân, nguồn gốc phát sinh chi phí để từ đĩ kịp thời, chủ động định hướng ứng phĩ với chi phí, cắt giảm những hoạt động khơng hiệu quả, và tăng cường những hoạt động mang lại hiệu suất cao.
+ Kết nối hệ thống kế tốn chi phí với các cơng cụ quản lý khác
Hệ thống kế tốn chi phí và tính giá thành tại cơng ty chỉ được tiếp cận theo quan điểm của kế tốn tài chính - là một hệ thống kế tốn chi phí cứng nhắc, khơng thể sử dụng thơng tin, mở rộng kết nối với các cơng cụ quản trị khác. Vì thơng tin khơng đủ chi tiết, và nguồn thơng tin khơng đáp ứng yêu cầu phân tích của các mơ hình đặt ra.
- Ngun nhân dẫn đến hạn chế của hệ thống kế tốn chi phí tại cơng ty
+ Nội dung và kết cấu thơng tin của giá thành kém linh hoạt và chưa kết nối với nhu cầu của các đối tượng sử dụng.
+ Hệ thống kế tốn chi phí và tính giá thành được tiếp cận theo quan điểm của kế tốn tài chính nên kém linh hoạt trong lựa chọn các bộ phận, cũng như khơng thay đổi thích hợp cho việc cung cấp thơng tin cho các đối tượng khác nhau và ứng dụng triển khai các phương tiện xử lý thơng tin.
+ Hệ thống kế tốn chi phí khơng thay đổi kịp thời với những thay đổi hoạt động quản lý hoạt động cũng như cấu trúc chi phí tại cơng ty.
2.3. Những vấn đề cần đổi mới về hệ thống kế tốn chi phí tại cơng ty
Qua thực trạng của mơ hình hệ thống kế tốn chi phí truyền thống tại Cơng ty, bên cạnh những thành quả đạt được thì hệ thống chi phí cịn rất nhiều tồn tại cần được giải quyết và đổi mới. Đặc biệt nhấn mạnh đến sự thay đổi về quan điểm chi phí của nhà quản trị Cơng ty – là vấn đề cốt lõi , tiền đề cho mọi sự thay đổi trong tương lai của hệ thống kế tốn chi phí tại Cơng ty, mà cụ thể là thay đổi sang một mơ hình kế tốn mới, đã được thực hiện thành cơng ở nhiều doanh nghiệp trên thế giới - Hệ thống kế tốn chi phí dựa trên cơ sở hoạt động ABC.
2.3.1. Thay đổi về quan điểm chi phí
- Để phù hợp với mơi trường hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay và tương lai của cơng ty cũng như nhu cầu thơng tin chi phí hoạt động cơng ty, thì cần thiết phải thay đổi về quan điểm chi phí.
- Khơng chỉ tập trung đánh giá chi phí sản xuất trong giới hạn phân xưởng mà cần bổ sung các chi phí phụ trợ, chi phí ngồi sản xuất.
- Xem xét cấu thành của giá thành một cách đầy đủ hơn, khơng chỉ do ba yếu tố : chi phí nguyên vật liệu, nhân cơng và chi phí sản xuất chung.
- Thay đổi ở nhận thức, tư duy quản lý kinh tế của nhà quản lý từ quan điểm chuyên mơn hĩa – khơng gian đơn chiều, sang quan điểm chuỗi giá trị - chi phí
được đo lường, nhận thức, định nghĩa ở phạm vi rộng, khơng gian đa chiều theo cả quy trình hoạt động và các ảnh hưởng bên ngồi đến quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Thay đổi về quan điểm định hướng thơng tin, mục tiêu, vai trị của hệ thống kế tốn chi phí.
- Xác lập các bộ phận cấu thành và kỹ thuật xử lý thơng tin.
- Về tổ chức vận hành hê thống kế tốn chi phí , xác lập vị trí trong tổ chức quản lý, điều hành.
- Xác định những vấn đề kinh tế tài chính cần thiết, cũng như lợi ích của hệ thống kế tốn chi phí.
2.3.2. Thay đổi về mơ hình kế tốn mới – Hệ thống kế tốn chi phí dựa trên cơsở hoạt động – hệ thống ABC . sở hoạt động – hệ thống ABC .
- Để đáp ứng nhu cầu thơng tin chi phí hoạt động và yêu cầu kiểm sốt, quản lý chi phí của nhà quản trị, việc thay đổi mơ hình kế tốn mới dựa trên cơ sở hoạt động là thực sự cần thiết.
- Cơng ty cần phải lựa chọn một hình thức ABC phù hợp với trình độ, quy mơ và yêu cầu của mình, cũng như xây dựng nội dung và quy trình triển khai thực hiện hình thức ABC đã chọn hợp lý để cĩ thể thực hiện thành cơng mục tiêu đã đặt ra, gĩp phần cải tiến chất lượng thơng tin cung cấp. Từ đĩ cải thiện thành quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty ở hiện tại và trong tương lai.
2.4. Sự cần thiết ứng dụng hệ thống ABC tại cơng ty
Thơng qua khảo sát thực trạng cùng với những phân tích về kết quả và hạn chế cũng như nguyên nhân của hệ thống kế tốn chi phí tại Cơng ty, cho chúng ta thấy
sự cần thiết phải ứng dụng hệ thống mới - hệ thống ABC, cơng cụ hữu ích giải quyết những vấn đề tồn tại yếu kém trong hệ thống chi phí tại Cơng ty.
- Sự lạc hậu, lỗi thời của mơ hình kế tốn chi phí truyền thống, ngày càng bộc lộ những hạn chế và dần dần bị thay thế bởi những kỹ thuật, mơ hình hệ thống hiện đại đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của mơi trường kinh doanh và nhu cầu quản lý chi phí của các doanh nghiệp trên thị trường.
- Hệ thống tính chi phí truyền thống dựa vào việc phân bổ chi phí theo sản lượng, theo những tiêu thức đơn lẻ, khơng cĩ mối liên hệ với nguồn gốc phát sinh chi phí, đã mất đi sự chính xác khi mà cơ cấu chi phí đã thay đổi, lao động trực tiếp khơng cịn chiếm một tỷ trọng đáng kể như trước nữa, trong khi đĩ chi phí gián tiếp, chi