3.2.4. Giải pháp về chứng từ kế tốn .
Để xây dựng căn cứ ghi chép, phân bổ chi phí theo hệ thống ABC tại cơng ty, về cơ bản cơng ty vẫn sử dụng chứng từ kế tốn được Bộ tài chính ban hành. Tuy nhiên, trên chứng từ kế tốn cơng ty cần điều chỉnh, bổ sung vào chứng từ các vấn đề sau :
- Hoạt động phát sinh chi phí
- Mức phí phát sinh cho từng hoạt động
Cụ thể, thay vì diễn giải chứng từ trước đây thường thể hiện quan hệ pháp lý trong giao dịch thay bằng quan hệ hoạt động và đối tượng chịu chi phí.
Cụ thể, gợi ý bổ sung nội dung một số chứng từ như sau :
+ Hoạt động: Bảng theo dõi chi phí cho từng hoạt động về số lượng tiêu thức hoạt động, về nội dung hoạt động; Bảng phân tích hoạt động- sản phẩm : thể hiện
Tậ p hợ p tr ực tiế p
mối quan hệ giữa hoạt động và sản phẩm, phân bổ số lượng hoạt động sử dụng cho sản phẩm......
+ Chi phí : Bảng theo dõi chi phí cho từng hoạt động; Bảng tổng hợp những hoạt động gây ra chi phí; Bảng tính hệ số (đơn giá) phân bổ chi phí sản xuất chung; Bảng báo cáo chi phí và tính giá thành......
Như vậy, trên các chứng từ chi phí cần phải cĩ sự hịa hợp với các hoạt động trên Bảng 3.1 – Những hoạt động gây ra chi phí.
Cụ thể , chứng từ nên ghi theo các hoạt động sau:
Hoạt động gây ra chi phí trực tiếp Loại chứng từ
Sản xuất sản phẩm: Sử dụng Nguyên vật liệu
Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị xuất vật tư.
Triển khai tạo phơi
Bảng chấm cơng; Phiếu báo làm thêm giờ; Phiếu xác nhận số lượng, chất lượng sản phẩm hồn thành... Hàn Lắp ráp Mài làm sạch mối hàn Đánh bĩng Vệ sinh sản phẩm
Hoạt động gây ra chi phí gián tiếp
1 Lập báo giá ký kết hợp đồng & Xử lý đơn
đặt hàng
Bảng chấm cơng, Phiếu báo làm thêm giờ, Bảng kê ĐĐH...
2 Nhận yêu cầu khách hàng & Tư vấn, thiết
kế bản vẽ kỹ thuật
Bảng chấm cơng, Phiếu báo làm thêm giờ, Bảng kê đơn đặt hang...
3 Tính tốn, báo gíá khách hàng
Bảng chấm cơng, Phiếu báo làm thêm giờ, Bảng kê đơn đặt hàng...
4 Lập kế hoạch vật tư Bảng chấm cơng
5 Lập lệnh sản xuất Bảng chấm cơng
6 Điều phối, giám sát sản xuất Bảng chấm cơng, Bảng kê sản phẩm...
7 Kiểm tra chất lượng sản phẩm Bảng kê chi tiết sản phẩm kiểm tra...
8 Kiểm tra vật tư nhập, xuất kho Bảng kiểm kê vật tư xuất-nhập- tồn, Thẻ kho...
xuất vật tư, Bảng kê xuất liệu...
10 Vệ sinh phân xưởng Bảng chấm cơng...
11 Thống kê phân xưởng Bảng kiểm kê phân xưởng...
12 Vận chuyển vật tư sản xuất
Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị xuất vật tư, Bảng kê vận chuyển vật tư...
13 Lưu kho Phiếu nhập kho, Bảng kê sản
phẩm lưu kho...
14 Bảo trì, sửa chữa máy mĩc thiết bị Phiếu xuất kho sữa chữa, Bảng theo dõi bảo trì...
15 Vận chuyển giao hàng Phiếu giao hàng, Bảng kê vận chuyển sản phẩm...
16 Khấu hao máy mĩc thiết bị Bảng phân bổ khấu hao, Bảng theo dõi hoạt động chạy máy...
3.3. Các giải pháp hỗ trợ ứng dụng hệ thống ABC tại cơng ty.
3.3.1. Các giải pháp hỗ trợ về quan điểm của các nhà quản trị trong ứng dụng hệthống ABC. thống ABC.
- Các nghiên cứu đều cho thấy rằng tất cả các cuộc cải cách đều cần phải cĩ sự ủng hộ và hỗ trợ mạnh mẽ của các nhà quản lý cấp cao - đĩ là nhân tố quyết định đến sự thành cơng của việc áp dụng hệ thống ABC. Bởi vì nếu khơng cĩ sự hỗ trợ mạnh mẽ từ ban quản trị này, thì những bộ phận cấp dưới vẫn cứ tiếp tục duy trì theo phương pháp tính giá cũ mà xem nhẹ việc sử dụng phương pháp ABC. Do đĩ, sẽ cĩ báo cáo rằng phương pháp tính giá ABC khơng phù hợp là điều tất yếu.
- Vì vậy, ban quản trị cấp cao nên tập trung các tài lực, chiến lược, mục tiêu vào việc thực hành hệ thống ABC.
- Ban quản trị phải tập hợp một đội ngũ nhân viên thực hiện cĩ năng lực và tận tâm.
- Họ phải quyết định trước mức độ chính xác mong muốn mà hệ thống cần phải cung cấp từ đĩ hệ thống cĩ thể sử dụng cho các mục tiêu đã định.
- Họ phải thể hiện cam kết của họ trong việc áp dụng hệ thống ABC bằng cách sử dụng hệ thống ABC trong việc đưa ra các quyết định.
- Hỗ trợ và khuyến khích đội ngũ nhân viên, cĩ những biện pháp khen thưởng và kỷ luật cụ thể cho từng trường hợp - đây là cách tiếp cận tích cực và chia sẻ hơn bất kỳ kỹ năng quản lý nào khác.
- Tạo mơi trường làm việc thuận lợi nhất cho nhân viên cĩ thể phát huy tính độc lập, thu thập và xử lý thơng tin chính xác nhất.
3.3.2. Các giải pháp xây dựng cơ sở kết nối giữa ABC và ABM .
ABC thực chất là một cơng cụ để phục vụ cho mơ hình quản lý ABM cho nên để ứng dụng cũng như phát huy được ABC thì cơng ty cần phải xây dựng và phát triển hệ thống quản lý ABM. Cụ thể, Cơng ty cần :
- Phân tích, đánh giá về thành quả theo từng hoạt động. - Định giá bán trên cơ sở hoạt động.
- Các báo cáo thơng tin cũng được xây dựng trên cơ sở hoạt động.
Về nguyên lý, thường thì các cơng ty xây dựng ABM trước khi xây dựng hệ thống ABC, bởi lẽ, hệ thống ABC là một cơng cụ của ABM, tuy nhiên, vẫn cĩ những cơng ty xây dựng hệ thống ABC trước để tạo dựng, thử nghiệm trong việc phân tích hoạt động để nhận dạng chi phí. Sau đĩ, sử dụng trải nghiệm của hệ thống ABC để xây dựng ABM và hồn thiện hệ thống ABC. Vì vậy, trong chuyên đề này, cĩ thể xem việc ứng dụng hệ thống ABC ở cơng ty cần nhìn trên 2 gĩc độ là một thử nghiệm của ABM và một ứng dụng cụ thể hệ thống ABC nên cần phải tiến hành song song ứng dụng hệ thống ABC và từng bước xác lập các vấn đề nghiệp vụ chuyên mơn của ABM.
3.3.3. Các giải pháp hỗ trợ kỹ thuật của kế tốn trong ứng dụng hệ thống ABC
- Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thơng tin thường xuyên, kịp thời và chính xác với khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong ứng dụng hệ thống ABC thì sự hỗ trợ của cơng nghệ kỹ thuật hiện đại là một yếu tố quan trọng, khơng chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thơng tin nhanh chĩng, thuận lợi mà nĩ cịn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế tốn, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế tốn.
- Cần trang bị hệ thống máy tính hiện đại, với các cơng cụ, phần mềm xử lý thơng tin thích hợp, dễ sử dụng, dễ chia sẻ nguồn dữ liệu, tiết kiệm thời gian, chính xác, truy xuất báo cáo theo yêu cầu một cách dễ dàng, kịp thời.
- Tích hợp dữ liệu cho tồn bộ hệ thống thơng tin cơng ty.
- Các nhà quản lý phải cĩ nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện đại và khả năng ứng dụng cơng nghệ tin học để xử lý và cung cấp thơng tin, từ đĩ cĩ kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của cơng ty.
- Nhân viên kế tốn phải cĩ một trình độ chuyên mơn nhất định về các phần mềm ứng dụng như : Foxpro, Access.v.v
Sự hỗ trợ của cơng nghệ vào cơng tác kế tốn cĩ ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong cơng tác quản lý và là một nhu cầu khách quan, cĩ tính hiệu quả lâu dài cho quá trình triển khai hệ thống ABC.
3.3.4. Các giải pháp hỗ trợ về tổ chức, tài chính ứng dụng hệ thống ABC.
Để ứng dụng hệ thống ABC đạt kết quả tối ưu nhất, một trong những yếu tố quan trọng khơng thể khơng đề cập đến đĩ là sự hỗ trợ về mặt tổ chức và tài chính cho q trình thực hiện.
- Về mặt tổ chức
+ Phân cơng cơng việc phù hợp với khả năng của từng nhân viên, phịng ban. + Các trung tâm hoạt động được phân định rõ ràng, tạo các mối liên hệ hỗ trợ giữa các trung tâm hoạt động với nhau.
+ Cần xây dựng một kế hoạch quản lý sự thay đổi một cách cẩn thận, và phải cĩ sự hợp tác và kết hợp của cả tổ chức, kết hợp khả năng chuyên mơn của nhiiều người chứ khơng phải của riêng bộ phận kế tốn.
+ Cần xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên mơn, kết hợp với nhĩm tư vấn triển khai mơ hình để đạt hiệu quả tối ưu nhất.
+ Tổ chức và hồn thiện quy trình cơng nghệ sản xuất kinh doanh; từng bước xây dựng và hồn thiện hệ thống quản lý chất lượng sản xuất kinh doanh.
+ Nhanh chĩng tuyển dụng và đào tạo lại nhân sự kế tốn với định hướng đa dạng hố nghiệp vụ và sử dụng thành thạo các cơng cụ xử lý thơng tin hiện đại.
+ Tổ chức định kỳ các buổi hướng dẫn, đào tạo, cập nhật cho nhân viên về nghiệp vụ, chuyên mơn cần thiết.
+ Giải thich rõ vai trị của mỗi bộ phận đối với cơng việc, nhiệm vụ chung của cơng ty.
+ Lập ra và phổ biến các mục đích, mục tiêu chung và cụ thể trong từng kỳ để nhân viên biết được những gì cần làm và tại sao cần phải làm như vậy.
+ Bảo đảm các tiêu chuẩn và chuẩn mực chung của cơng ty luơn được duy trì. + Thường xuyên đánh giá cách thức thực hiện cơng việc của từng bộ phận liên quan.
- Về mặt tài chính
Một trong những khĩ khăn lớn nhất trong việc áp dụng hệ thống ABC là chi phí rất tốn kém về việc thu thập dữ liệu. Cơng ty phải tập trung vào việc thu thập và xử lý số liệu cần thiết theo một cách thức chính xác với chi phí chấp nhận được vì bị ràng buộc về vấn đề tài chính.
Vì vậy mà cơng ty phải kỹ lưỡng trong việc chọn và phân tích loại thơng tin sử dụng để xác định chi phí chung.
+ Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật hiện đại cho các phịng ban để việc thu thập thơng tin chính xác và kịp thời cho việc ra quyết định.
+ Đảm bảo nguồn tài chính dự phịng cần thiết cho việc triển khai thực hiện hệ thống.
+ Đảm bảo cung cấp nguồn lực kịp thời và đầy đủ để các hoạt động trong quy trình sản xuất diễn ra liên tục, hạn chế thời gian chờ giữa các giai đoạn thực hiện
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trong chương này, thơng qua những thơng tin chi phí thu nhập được từ q trình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty TNHH Máy Sao Việt, đã tiến hành xây dựng nội dung và quy trình triển khai hệ thống ABC, xác định các Cơ sở phân bổ (cost driver) dựa trên những thủ tục rất chi tiết và hợp lý nên đảm bảo mức độ tin cậy rất cao vào chi phí, cho thấy rõ mối quan hệ nhân quả giữa chi phí phát sinh cho từng hoạt động và mức độ tham gia của từng hoạt động và quá trình sản xuất kinh doanh. Với hệ thống tiêu thức phân bổ chính xác và đầy đủ này, kế tốn cĩ thể phản ánh chính xác hơn mức độ tiêu hao nguồn lực thực tế của từng loại sản phẩm. Bên cạnh đĩ cũng đưa ra những quan điểm ứng dụng hệ thống ABC và các giải pháp hỗ trợ ứng dụng hệ thống tại cơng ty.
KẾT LUẬN CHUNG
Tính ưu việt của hệ thống ABC đã được thừa nhận trên thế giới vì kế tốn chi phí trên cơ sở hoạt động là một cơng cụ đo lường tương đối chính xác và hợp lý các chi phí phát sinh liên quan đến đối tượng và hoạt động chịu phí, điều đĩ giúp cho các doanh nghiệp cĩ thể đưa ra được phương pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất, đưa ra chiến lược phát triển hiệu quả, và là cơng cụ kết nối mơ hình quản trị doanh nghiệp hiện đại ABM (Acitvity- based Management).
Tuy nhiên, đối với Việt Nam, hệ thống này lại cịn nhiều mới mẻ. Các doanh nghiệp cần cĩ sự nghiên cứu, tiếp cận với những hệ thống hiện đại và cĩ sự sàng lọc cần thiết. Việc lựa chọn hệ thống nào cịn tùy thuộc vào hệ thống tập hợp chi phí ở mỗi doanh nghiệp mà thực chất là từ yêu cầu quản lý của các nhà quản trị ở mỗi doanh nghiệp.
Mặc dù, các doanh nghiệp ở Việt Nam áp dụng hệ thống ABC khơng nhiều do họ chưa hiểu hết về những lợi ích từ việc áp dụng hệ thống ABC. Hoặc do cơng tác kế tốn quản trị tại doanh nghiệp cịn lỏng lẻo, chưa phát triển, các thơng tin cung cấp cho các nhà quản lý chưa nhanh chĩng, kịp thời, mơi trường kinh tế, kỹ thuật, cơng nghệ và tổ chức quản lý cĩ sự cách biệt lớn so với các nước phát triển, nhưng khả năng ứng dụng hệ thống này trong các doanh nghiệp cĩ áp dụng qui trình cơng nghệ và tổ chức sản xuất tiên tiến là hồn tồn cĩ thể.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
1. Bộ Tài chính, 2006. Thơng tư 53/2006/TT-BTC về hướng dẫn áp dụng kê tốn quản trị doanh nghiệp.
2. Dương Thị Mai Hà Trâm, 2007.Giáo trình Kế tốn tài chính, Bộ mơn Kế tốn tài chính, Khoa Kế tốn- Kiểm tốn, Trường Đại Học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh. Hồ Chí Minh.
3. Huỳnh Lợi, 2007. Kế tốn quản trị. Hồ Chí Minh: nhà xuất bản Thống kê.
4. Huỳnh Lợi, 2013. Bài giảng Hệ thống chi phí dựa trên cơ sở hoạt động,
Chương trình cao học Kế tốn, Trường Đại Học Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh.
5. Lê Thị Hồng, 2013. Giải pháp xây dựng kế tốn quản trị chi phí trong doanh
nghiệp nhỏ và vừa ở địa phương, Trường Đại Học Hồng Đức.
6. Nguyễn Hồng Như Thảo, 2013. Vận dụng phương pháp tính giá ABC tại Cơng
ty CP in và bao bì Bình Định. Luận văn Thạc sĩ kinh tế. Đại học Đà Nẵng.
7. Nguyễn Ngọc Dung,2011.Vấn đề ứng Dụng Tin Học Vào Cơng Tác Kế Tốn
Trong Các Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ.Nguồn:<http://www.quantritaichinh.vn >
8. Nguyễn Tấn Bình, 2003. Kế tốn quản trị. Hồ Chí Minh: nhà xuất bản Đại học Quốc gia.
9. Nguyễn Thanh Huyền và Nguyễn Thu Hồi, 2013. Một số vấn đề về mơ hình hạch tốn chi phí theo hoạt động ABC trong kế tốn quản trị chi phí. Tạp chí
nghiên cứu khoa học kiểm tốn.-Kế tốn Nhà Nước.
10.Phạm Văn Dược, Đào Tất Thắng (2008), Giáo trình Kế tốn chi phí, Khoa Kế
tốn- Kiểm tốn, Trường Đại Học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.
11.Trần Minh Hiền, 2008. Vận dụng lý thuyết ABC để hồn thiện hệ thống kế tốn
chi phí tại Cơng ty điện tử Samsung Vina. Luận văn Thạc sĩ kinh tế. Đại học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh.
Tiếng Anh
13.Amizawati Mohd Amir*, Ruhanita Maelah, Azlina Ahmad and Sofiah Md. Auzair, 2010. The implementation of ABC-The case of a pulic university - MOHE Malaysia and University Kebangsaan Malaysia.
14.Cooper, R. & Kaplan, R. S, 1992. “Activity-Based Systems: Measuring the
Costs of Resource Usage”. Accounting Horizons.
15.Dr Lana Yan Jun Liu, 2011. Activity based costing in China: a case study of Xu
Ji Electric Co.Ltd. UK: Newcastle University.
16.Dr Nitin Kumar, Dalgobind Mahto, 2013. Current Trends of application of Activity Based Costing (ABC): a Review. USA: Vol 13 - Global Journal of Management and Business.
17.Kim Langfield-Smith, 2011. Managament Accounting. McGraw-Hill Australia.
18.Krumwiede, K.P. & Roth, H.P, 1997. “Implementing Information Technology
Innovations: The Activity-Based Costing Example”. S.A.M. Advanced
Management Journal.
19.Paul Jurek, Bert Bras, Tina Guldberg, Jim D’Arcy, Seog-Chan Oh, Stephan Biller, 2012. Activity-Based Costing Applied To Automotive Manufacturing.