2.2. Thực trạng tổ chức kế toỏn tài sản cố định hữu hỡnh tại cụng ty cổ phần
2.2.2. Tổ chức kế toỏn TSCĐHH tại cụng ty cổ phần sản xuất và thương
thương mại dịch vụ Vạn Xuõn
2.2.2.1. Thủ tục, chứng từ sử dụng trong kế toỏn tăng, giảm TSCĐ HH
a) Trường hợp tăng TSCĐ HH
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ:
1. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng, bộ phận sử dụng lập “Giấy đề nghị cấp vật tư, thiết bị” chuyển lờn phũng quản lý thiết bị hoặc căn cứ vào “Bảng dự trự kinh phớ” đầu tư TSCĐ của cụng ty.
2. Phũng quản lý thiết bị sẽ chịu trỏch nhiệm chớnh trong việc tổng hợp và bỏo cỏo lờn Giỏm đốc về nhu cầu sử dụng TSCĐ của từng bộ phận và chịu trỏch nhiệm tỡm nhà cung cấp phự hợp để mua TSCĐ. Trường hợp mỏy múc thiết bị đó hết khấu hao hoặc bị hư hỏng nặng khụng thể sử dụng được thỡ
phũng tài chớnh kế toỏn cú thể xem xột trỡnh lờn giỏm đốc và phũng hành chớnh quản trị để ra quyết định đầu tư. Những trường hợp mua bỏn phỏt sinh đột xuất thỡ bộ phận sử dụng phải gửi “đề nghị cấp vật tư thiết bị” lờn phũng quản lý thiết bị và phải được giỏm đốc thụng qua.
3. Giỏm đốc cụng ty phờ duyệt và ra quyết định chọn nhà cung cấp TSCĐ, căn cứ vào đú để ký hợp đồng kinh tế.
4. Thực hiện mua, bỏn TSCĐ theo hợp đồng kinh tế, lập húa đơn GTGT và biờn bản bàn giao TSCĐ giữa hai bờn.
5. Người thực hiện mua, bỏn TSCĐ đại diện cho cụng ty lập giấy đề nghị thanh toỏn gửi cho kế toỏn thanh toỏn cựng với những chứng từ trờn.
6. Căn cứ vào những chứng từ trờn, kế toỏn kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ của chứng từ. Thực hiện thanh toỏn cho bờn bỏn theo hợp đồng kinh tế, lập chứng từ ghi sổ và chuyển cho kế toỏn mỏy để nhập vào phiếu kế toỏn
7. Lưu chứng từ theo quy định.
Sau khi thanh lý hợp đồng và nhận húa đơn GTGT để hoàn tất việc mua sắm và phục vụ cụng tỏc định khoản kế toỏn toàn bộ chứng từ được chuyển về phũng Tài chinh- kế toỏn để kế toỏn định khoản và lưu trữ, Bộ chứng từ gồm:
Tờ trỡnh
Hợp đồng mua bỏn
Húa đơn GTGT
Biờn bản thanh lý hợp đồng
Biờn bản giao nhận tài sản
Phiếu nhập kho
Phiếu chi, giấy ủy nhiệm chi nếu cú
Sau đõy là cỏc chứng từ của nghiệp vụ mua TSCĐ HH tại cụng ty cổ phần sản xuất và thương mại dịch vụ Vạn Xuõn. Thỏng 5 năm 2013 phũng Quản lý
SV: Đàm Việt Hũa 51 Lớp: CQ48/21.14
thiết bị gửi tờ trỡnh lờn Giỏm đốc đề nghị duyệt mua một xe vận chuyển thộp hiệu Huyndai. Sau khi Giỏm đốc cụng ty cú quyết định phờ duyệt tờ trỡnh đó chuyển quyết định cho phũng quản lý thiết bị tỡm đối tỏc mua loại TSCĐ trờn. Phũng quản lý thiết bị sau khi khảo sỏt thị trường tỡm được đối tỏc cung cấp mặt hàng thớch hợp và trỡnh lờn Giỏm đốc.
Ngày 20/04/2013 Giỏm đốc cụng ty đó ký kết hợp đồng mua bỏn với cụng ty Cổ phần đầu tư dịch vụ tổng hợp Thành Nam để mua xe vận chuyển hiệu Huyndai trờn. Tài sản được đầu tư bằng quỹ đầu tư phỏt triển.
Sau khi thỏa thuận 2 bờn thống nhất ký kết hợp đồng mua bỏn hàng húa sau :
Biểu 2.1: Hợp Đồng Kinh Tế
HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HểA
CỘNG HềA XÁ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do-Hạnh phỳc
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
SỐ: 09-12/NT-HĐKT
- Căn cứ Bộ luật dõn sự nước CHXHCN Việt Nam được Quốc hội thụng qua ngày 14/06/2005 cú hiệu lực thi hành từ 01/01/2006 và cỏc văn bản hướng dẫn thi hành.
- Căn cứ Bộ luật Thương Mại nước CHXHCN Việt Nam được Quốc hội thụng qua ngày 14/06/2005 cú hiệu lực thi hành từ 01/01/2006 và cỏc văn bản hướng dẫn thi hành.
Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bờn
Bờn mua CễNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẠN XUÂN
Địa chỉ: Số 9 Tổ 31, Phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội
Điện thoại: 043 764 8113 Mó số thuế: 0105281781
Đại diện là : ễ. Nguyễn Thanh Hựng – chức vụ Giỏm đốc (sau đõy gọi là bờn A)
Bờn bỏn CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THÀNH NAM
Địa chỉ: Số 1130 Đờ La Thành, phường Ngọc Khỏnh,quận Ba Đỡnh,thành phố Hà Nội
Điện thoại: 046.2813624 Mó số thuế: 0104970570 Tài khoản: 565295 00118
Mở tại: Ngõn hàng TMCP VP bank- phũng giao dịch Cầu Giấy-Hà Nội
Đại diện là: ễ. Nguyễn Duy Khỏnh - chức vụ Giỏm Đốc
(Sau đõy gọi là bờn B)
Sau khi bàn bạc và thảo luận, hai bờn cựng nhau thống nhất ký hợp đồng mua bỏn mỏy cần cẩu trục do hóng Mitsubishi sản xuất theo cỏc điều khoản sau:
Điều 1 HÀNG HểA, QUI CÁCH, CHẤT LƯỢNG VÀ GIÁ CẢ
TT Tờn hàng húa- thụng số kỹ thuật ĐV tớnh SL Đơn giỏ VNĐ Thành tiền VNĐ
1
Xe Vận tải Hyundai
Cụng suất tối đa: 15 tấn
Chiếc 01 750.000.000 750.000.000
Cộng tiền hang 750.000.000
Thuế GTGT (10%) 75.000.000
TỔNG GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG 825.000.000
SV: Đàm Việt Hũa 53 Lớp: CQ48/21.14
Tổng giỏ trị hợp đồng đó bao gồm thuế GTGT là: 825.000.000 VNĐ
Bằngchữ: Tỏm trăm hai mươi lăm triệu đồng
Qui cỏch chất lương xuất xứ:
Hàng mới 100% do hang Hyundai- Hàn Quốc sản xuất
Điều 2 : THỜI GIAN ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG
Thời gian giao hàng: trong vũng 8 đến 15 ngày kể từ ngày hợp đồng cú hiệu lực và bờn bỏn đó nhận được tiền hàng cho 100% giỏ trị hợp đồng như qui định tại điều 3 của hợp đồng
Địa điểm giao hàng : tại HÀ NỘI
Điều 3: HèNH THỨC VÀ THỜI HẠN THANH TOÁN
Thanh toỏn bằng tiền chuyển khoản được thực hiện thành 2 đợt:
- Đợt 1 : đặt cọc 30% giỏ trị hợp đồng trong vũng 3 ngày kể từ ngày ký hợp đồng
- Đợt 2: thanh toỏn 70% giỏ trị của hợp đồng trong vũng 7 ngày kể từ ngày bờn B gửi thụng bao giao hàng cho bờn A
Chứng từ thanh toỏn gồm:
1. Cụng văn đề nghị thanh toỏn 2. Húa đơn GTGT của bờn bỏn
3. Phiếu bảo hành của hàng húa của bờn bỏn
Điều 4: QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BấN (…)
Điều 6: CAM KẾT CHUNG
(…)
Hợp đồng được lập thành 4 bản tiếng Việt, cú giỏ trị phỏp lý như nhau mỗi bờn giữ 02 bản.
ĐẠI DIỆN BấN A ĐẠI DIỆN BấN B GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thanh Hựng Nguyễn Duy Khỏnh
- Húa đơn giỏ trị gia tăng
Biểu 2.2. Húa đơn GTGT
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Ngày 29 thỏng 04 năm 2013
Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty cổ phần đầu tư dịch vụ tổng hợp Thành Nam Địa chỉ: Số 1130 Đờ La Thành, phường Ngọc Khỏnh,quận Ba
Đỡnh,thành phố Hà Nội
Số tài khoản: 565295 00118 Mở tại: Ngõn hàng TMCP VP bank- phũng giao dịch Cầu Giấy-Hà Nội
Điện thoại: MS:
Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Thanh Hựng
Tờn đơn vị: Cụng ty cổ phần sản xuất và thương mại dịch vụ Vạn Xuõn Địa chỉ: Số 9 Tổ 31, Phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội
Số TK:
Hỡnh thức thanh toỏn: CK MS:
STT Tờn hàng húa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Xe vận chuyển Huyndai
C 1 750.000.000 750.000.000
Cộng tiền hàng: 750.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 75.000.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn 825.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Tỏm trăm hai mươi năm triệu đồng
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký,họ tờn) (ký,họ tờn) (ký,đúng dấu, họ tờn) SV: Đàm Việt Hũa Lớp: CQ48/21.14 Mẫu số: 01 GTGT3 – 3LL TN/13P 0012892 0000112 0 1 0 4 9 7 0 5 7 0 0 1 0 5 2 8 1 7 8 1 55
Biểu 2.3. Biờn bản giao nhận tài sản cố định
BIấN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HểA
CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TỔNG HỢP DỊCH VỤ THÀNH NAM
Số 1130 Đờ La Thành, phường Ngọc Khỏnh,quận Ba Đỡnh,thành phố Hà Nội Tel: 046.2813624 Fax 04.6262415
BIấN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HểA
Hụm nay ngày 29 thỏng 04 năm 2013 tại cụng ty cổ phần sản xuất và thương mại dịch vụ Vạn Xũn
Đó tiến hành việc giao nhận hàng húa giữa
Bờn bỏn hàng: CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TỔNG HỢP DỊCH VỤ
THÀNH NAM
Đại diện: ụng Hoàng Minh Tuấn Chức vụ: phú phũng kinh doanh Bờn mua hàng: CễNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI
VÀ DỊCH VỤ VẠN XUÂN
Đại diện: Nguyễn Trung Thanh Chức vụ: TP Kinh doanh thương mại Điện thoại: 043 764 8113
Địa chỉ Số 9, Tổ 31, phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội Hàng húa được giao theo hợp đồng số 09-12/NT-HĐKT, gồm cú
Stt Tờn hàng húa Đvt Sl Ghi chỳ 1 Xe vận tại Huyndai Chiếc 1
Hàng húa được giao đỳng chủng loại và chất lượng theo yờu cầu bờn mua. ĐẠI DIỆN BấN GIAO ĐẠI DIỆN BấN NHẬN HOÀNG MINH TUẤN NGUYỄN TRUNG THÀNH
b) Kế toỏn chi tiết giảm TSCĐHH
Trong quỏ trỡnh SXKD của cụng ty, do yờu cầu chủ quan cũng như khỏch quan mà giỏ trị TSCĐ giảm đi. Hàng năm phũng tài chớnh- kế toỏn cựng phũng vật tư tiến hành thành lập ban kiểm kờ tài sản. Đồng thời căn cứ vào “ Bảng kờ TSCĐ HH của những kỳ kế toỏn trước để lập “ Bảng kờ TSCĐ HH đó khấu hao hết chờ thanh lý “ và kiểm tra cỏc TSCĐ HH chưa hết khấu hao nhưng khụng sử dụng được xem xột trỡnh yờu cầu thanh lý tài sản lờn giỏm đốc. Cỏc trường hợp giảm TSCĐ đều được kế toỏn TSCĐ theo dừi phản ỏnh trong cỏc số kế toỏn cú liờn quan nhằm phản ỏnh đỳng tỡnh hỡnh quản lý, sử dụng TSCĐ của cụng ty, làm căn cứ để lập kế hoạch đổi mới TSCĐ của cụng ty. Trong năm 2013, TSCĐ của cụng ty nhỡn chung ớt biến động, việc giảm TSCĐ là do cụng ty tiến hành thanh lý một số tài sản đó khấu hao hết.
- Chứng từ sử dụng: biờn bản họp đề nghị thanh lý TSCĐHH, quyết định thanh lý TSCĐHH, biờn bản thanh lý TSCĐHH, húa đơn giỏ trị gia tăng.
- Trỡnh tự lập và luõn chuyển chứng từ như sau:
1. Dựa trờn bỏo cỏo thực tế của bộ phận sử dụng, Bảng kờ TSCĐ đó hết khấu hao của kế toỏn và kế hoạch đầu tư, sử dụng TSCĐ của cụng ty, phũng quản lý thiết bị tổ chức họp đỏnh giỏ TSCĐ và lập biờn bản họp thanh lý tài sản. (Trường hợp tài sản thanh lý cú giỏ trị nhỏ thỡ phũng quản lý thiết bị sẽ chọn khỏch hàng, và lập tờ trỡnh gửi giỏm đốc. Trường hợp giỏ trị TSCĐ tương đối lớn, cụng ty sẽ mở thầu để chọn khỏch hàng mua tài sản thanh lý của mỡnh).
2. Phũng quản lý thiết bị lập tờ trỡnh gửi giỏm đốc xin ra quyết định phờ duyệt thanh lý tài sản. Giỏm đốc xem xột và ra Quyết đinh thanh lý tài sản.
3. Người cú trỏch nhiệm được giao theo Quyết định sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với khỏch hàng về việc mua tài sản thanh lý của cụng ty.
SV: Đàm Việt Hũa 57 Lớp: CQ48/21.14
4. Hai bờn thực hiện hợp đồng theo điều khoản đó ký kết. Lập húa đơn GTGT, Biờn bản bàn giao tài sản.
5. Nộp chứng từ cho phũng kế toỏn, kế toỏn TSCĐ căn cứ vào chứng từ trờn để ghi giảm TSCĐ vào sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung, Sổ cỏi TK 211. Căn cứ vào Húa đơn GTGT, chứng từ thu tiền, kế toỏn nhập dữ liệu ghi tăng thu nhập từ việc thanh lý tài sản vào sổ liờn quan.
6. Thực hiện lưu trữ chứng từ theo quy định.
Vớ dụ: M ột bộ chứng từ thanh lý tại như sau: Ngày 26/ 08/ 2013, Cụng ty quyết định thanh lý một cõn thộp nước hết khấu hao, nguyờn giỏ là 62.000.000 đồng, giỏ trị thanh lý 8.800.000 đồng
Biểu 2.4. Biờn bản họp đề nghị thanh lý tài sản cố định
Cụng ty cổ phần sản xuất và thương mại dịch vụ Vạn Xuõn
Số 9 Tổ 31, Phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội
BIấN BẢN HỌP ĐỀ NGHỊ THANH Lí TSCĐ
Ngày 20 thỏng 08 năm 2013 1.Địa điểm: Phũng Kế hoạch
2. Thành viờn gồm:
ễng/Bà: Nguyễn Tuấn Dũng CV: Trưởng phũng kế hoạch
ễng/ Bà: Nguyễn Trọng Nam CV: Kế toỏn trưởng-Kế toỏn TSCĐ ễng/ Bà : Hoàng Thị Nhung CV: Kế toỏn tiền
3. Nội dung cuộc họp:
Đề nghị thanh lý: 01 Cõn Thộp
Cõn thộp: Nguyờn giỏ: 62.000.000 đồng.
Thời gian bắt đầu tớnh khấu hao: thỏng 6 năm 2010. Thời gian kết thỳc khấu hao: thỏng 6 năm 2013. Số thỏng khấu hao: 36 thỏng
4. Kết luận của cuộc họp: Đồng ý với đề nghị thanh lý cõn thộp. TP kế hoạch KT trưởng KT TSCĐ
Quyết định thanh lý TSCĐ
Biểu 2.5. Quyết định thanh lý tài sản cố định
QUYẾT ĐỊNH THANH Lí TSCĐ HH CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phỳc
Cụng ty cổ phần sẩn xuất và thương mại dịch vụ Vạn Xuõn
Số 9 Tổ 31, Phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội Tổng giỏm đốc cụng ty cổ phần sản xuất và thương mại dịch vụ Vạn Xuõn:
Căn cứ vào biờn bản họp ngày 20 thỏng 08 năm 2013 về việc đề nghị thanh lý 01 cõn thộp đó hết khấu hao của phũng kinh doanh.
Căn cứ và nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Giỏm đốc cụng ty được quy định trong điều lệ của cụng ty
QUYẾT ĐỊNH
- Chấp nhận cho thanh lý 01 Cõn thộp.
- Phũng kinh doanh hoàn thành hồ sơ và chịu trỏch nhiệm chớnh trong việc thanh lý cõn.
- Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký. Nơi nhận:
- Phũng Kế hoạch - Phũng Kế toỏn
Hà Nội, ngày 23 thỏng 08 năm 2013 Tổng giỏm đốc
(ký, họ tờn, đúng dấu)
SV: Đàm Việt Hũa 59 Lớp: CQ48/21.14
- Biờn bản thanh lý tài sản cố định
Biểu 2.6: Biờn bản thanh lý tài sản cố định
Cụng ty cổ phần sản xuất và thương mại dịch vụ Vạn Xuõn
Số 9 Tổ 31, Phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội
BIấN BẢN THANH LÍ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
1. Thành viờn hội đồng thanh lý
- ễng/ Bà: Nguyễn Tuấn Dũng Trưởng phũng Kinh doanh – Trưởng ban
- ễng/ Bà: Nguyễn Trọng Nam Kế toỏn trường kiờm kế toỏn TSCĐ - Ủy viờn
- ễng/ Bà: Đào Tấn Thuận Tổ Sản xuất 2. TSCĐ thanh lý và đỏnh giỏ:
- TSCĐ thanh lý: 01 cõn thộp - Số hiệu TSCĐ: TS015 - Nước sản xuất: Việt Nam
- Năm đưa vào sử dụng: thỏng 6/2010 - Nguyờn giỏ TSCĐ: 62.000.000 đồng
- Giỏ trị hao mũn đó trớch đến thời điểm thanh lý: 62.000.000 đồng - Giỏ trị cũn lại của TSCĐ: 0 đồng
- Hiện trạng của tài sản: Vẫn cũn sử dụng được
3. Kết luận của Hội đồng thanh lý: Chấp nhận thanh lý với giỏ: 8.800.000 đồng ( Một triệu hai trăm nghỡn đồng chẵn)
Ngày 26 thỏng 08 năm 2013 Trưởng ban thanh lý
(ký, họ tờn)
4. Kết quả thanh lý TSCĐ: - Giỏ trị thu hồi: 8.800.000 đồng
(viết bằng chữ: Tỏm triệu tỏm trăm nghỡn đồng chẵn)
Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
- Húa đơn giỏ trị gia tăng
Biểu 2.7. Húa đơn giỏ trị gia tăng bỏn thanh lý tài sản
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Ngày 27 thỏng 08 năm 2013
Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty cổ phần sản xuất và thương mại dịch vụ Vạn Xuõn
Địa chỉ: Số 9 Tổ 31, Phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: MST:
Người mua hàng: Bựi Thị Huyền Tờn đơn vị:
Số tài khoản:
Địa chỉ: 78 Tõy Sơn, Ninh Thành, TP Ninh Bỡnh, Ninh Bỡnh Hỡnh thức thanh toỏn: TM MST:
STT Tờn hàng húa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Cõn Thộp Chiếc 1 8.800.000 8.800.000
Cộng tiền hàng: 8.800.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 880.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn 9.680.000 Số tiền viết bằng chữ:Chớn triệu sỏu trăm hai mươi nghỡn đồng Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký,họ tờn) (ký, họ tờn) (ký,họ tờn,đúng dấu) SV: Đàm Việt Hũa Lớp: CQ48/21.14 Mẫu số: 01 GTGT3 – 3LL VX/13P 0004879