- Ý kiến đề nghị:
2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn NVL tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
2.2.2.2 Đánh giá NVL xuất kho
Cơng ty sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, giả sử vật liệu nào nhập trước thì sẽ xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó làm giá vật liệu xuất kho. Do đó vật liệu tồn cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập kho sau cùng.
Ví dụ 2: Theo Phiếu xuất kho số PX25 (Biểu 2.5) ngày 03/02/2011 xuất
kho là 3500 kg, phần mềm tự tính đơn giá theo phương pháp nhập trước xuất trước là 16.885,71đ/kg
Trị giá thép D8 xuất kho:
3500 x 16.885,71 = 59.100.000 đ
2.2.3 Tổ chức cơng tác kế tốn NVL tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC
2.2.3.1 Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức cơng tác kế tốn NVL tạicông ty công ty
Để cơng tác kế tốn máy đạt hiệu quả, cần phải tổ chức mã hóa các đối tượng cần quản lý: tài khoản, vật tư, nhà cung cấp, kho...
+ Danh mục tài khoản
Để theo dõi tình hình nhập xuất NVL kế tốn sử dụng TK 152 được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2:
TK 1521: NVL chính TK 1522: NVL phụ TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1528: Vật liệu khác
TK 151: Hàng mua đang đi đường
Ngoài tài khoản 152, tài khoản 151 trong q trình hạch tốn, kế tốn cịn sử dụng những tài khoản: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627, TK 331, TK 642
+ Danh mục nhà cung cấp: Khai báo danh mục nhà cung cấp để hạch toán và quản lý việc mua hàng, trả nợ theo từng nhà cung cấp.
Ví dụ cách đặt mã nhà cung cấp:
THIEN_THANH: Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Thiên Thành PHACH_DUYEN: Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Phách Duyên
quản lý chúng trong các kho của công ty.
Các loại NVL mà cơng ty sử dụng được mã hóa bằng các chữ cái viết tắt của tên vật liệu. Chẳng hạn:
Thép D8 có mã là TD8
Thép D10 có mã là TD10
Cát vàng có mã là CATV
Cát đen có mã là CATĐ
+ Danh mục Kho: Vật liệu của công ty được quản lý theo từng kho riêng biệt. Để thuận lợi cho việc xử lý trên phần mềm thì các kho vật liệu được mã hóa như sau: Chữ số đầu tiên là K, các số tiếp theo là số thứ tự của kho
K007: Kho cơng trình ở Vincom
K008: Kho cơng trình ở Mạc Thị Bưởi
K009: Kho cơng trình ở Mỹ đình 1
+ Danh mục nhân viên: Khai báo danh mục nhân viên để quản lý việc mua hàng, trả nợ theo từng nhân viên
Cách đặt mã nhân viên: Dùng tên của nhân viên trong công ty (chữ hoa không dấu) và số thứ tự.
Ví dụ:
TUAN01: Trần Mạnh Tuấn ở đội 1
TUAN02: Trần Mạnh Tuấn ở đội 2
THACH: Nguyễn Văn Thách
2.2.3.2 Tổ chức chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế tốn về NVL tại cơng ty
Sơ đồ 2.6 Quy trình kế tốn NVL theo phần mềm MISA
+ Các chứng từ kế toán sử dụng: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phầm, hàng hóa (Mẫu 05-VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ (Mẫu 07-VT) - Hố đơn GTGT, bên bán lập
- Hố đơn bán hàng thơng thường, bên bán lập + Tổ chức sổ kế toán sử dụng:
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố - Bảng tổng hợp tình hình nhập xuất tồn NVL - Sổ Nhật ký chung, Nhật ký mua hàng
- Sổ cái TK 152 - Sổ chi tiết TK 1521
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng..
Nhập chứng từ vào máy
Chuyển số liệu sang các phần hành khác
Sổ chi tiết vật tư...
Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 152...
Kế toán vật tư phân loại và xử lý
2.2.3.3 Kế tốn chi tiết NVL tại cơng ty
2.2.3.3.1 Thủ tục nhập, xuất kho * Thủ tục nhập kho
Phòng kỹ thuật sản xuất căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà dự trù khối lượng vật tư tiêu hao, sau đó chuyển cho phịng kế hoạch.
Bộ phận vật tư của phòng kế hoạch hoặc các đội phụ trách việc mua vật liệu. Nhân viên tiếp liệu ở bộ phận vật tư hoặc đại diện các đội sẽ làm đơn xin tạm ứng để mua NVL. Khi mua NVL xong, người mua phải viết giấy đề nghị thanh tốn. Sau đó Kế tốn thanh tốn sẽ lập giấy thanh tốn căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn của người bán và Phiếu nhập kho,...NVL được nhà cung cấp chuyển thẳng đến chân cơng trình.
Khi vật liệu về đến chân cơng trình, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách của vật liệu. Kết quả kiểm tra được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn như: đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, kích cỡ thì thủ kho gửi hóa đơn cho phịng vật tư để lập phiếu nhập kho. Khi nhập kho thủ kho phải tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại ghi trên hố đơn, sau đó tiến hành nhập kho và căn cứ vào Phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho (chỉ ghi số lượng thực nhập)
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại bộ phận vật tư của phòng kế hoạch
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển lên phịng kế tốn + Liên 3: Nhân viên tiếp liệu giữ
Ví dụ 3: Ngày 02/02/2011 anh Nguyễn Văn Thách mua Cát vàng, cát đen
của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Thiên Thành và nhận được Hoá đơn GTGT theo biểu số 2.1
Sau khi nhận được hoá đơn, vật liệu được trở về kho ở các cơng trình. Trước khi tiến hành nhập vật liệu công ty tiến hành lập ban kiểm nghiệm vật tư
và Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2.2)
Sau đó tiến hành lập Phiếu nhập kho (Biểu 2.3) theo số thực nhập. * Thủ tục xuất kho
Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao NVL, các đội làm phiếu đề nghị xuất vật liệu gửi lên cho phòng kế hoạch để xem xét, phê duyệt. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tư, bộ phận vật tư lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho trước tiên được đưa lên cho Giám đốc ký duyệt, sau đó thủ kho tiến hành xuất kho và ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho. Sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng vật liệu cả thủ kho và người nhận đều ký vào Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch
+ Liên 2: Thủ kho giữ rồi chuyển lên phịng kế tốn + Liên 3: Đội nhận vật tư giữ
Ví dụ 4: Ngày 03/02/2011 đội xây lắp số 4 có nhu cầu xuất NVL để thi công biệt thự Vincom. Đội lập phiếu đề nghị xuất kho gửi lên bộ phận vật tư (Biểu số 2.4)
2.2.3.3.2 Kế tốn chi tiết NVL tại cơng ty
Tại cơng ty hiện nay việc hạch toán chi tiết NVL được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song.
+ Ở kho:
Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng trên Thẻ kho. Khi nhận đuợc các chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho và ghi luôn vào Thẻ kho. Định kỳ 15 ngày thống kê ở các đội sẽ tập hợp và gửi chứng từ lên phịng kế tốn.
Công ty chỉ mở Thẻ kho đối với NVL chính. Mẫu Thẻ kho mở cho Cát đen theo biểu sổ 2.6, Thép D8 theo biểu số 2.7
+ Ở phịng kế tốn:
Kế toán vật tư mở “ Sổ chi tiết vật liệu” cho từng thứ vật liệu và theo từng địa điểm bảo quản vật liệu để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng thứ vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nhận được. Khi nhận được các PNK, PXK Kế tốn vật tư kiểm tra và hồn thiện PNK, PXK đồng thời nhập vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động vào Sổ chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu.
Cuối tháng kế toán vật tư và thủ kho cùng đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Nếu có chênh lệch phải tìm ra ngun nhân để có biện pháp xử lý kịp thời.
2.2.3.4 Kế toán tổng hợp NVL nhập kho
NVL của công ty phần lớn được mua ngồi. Cơng ty thường mua NVL của các nhà cung cấp gần cơng trình thi cơng để giảm chi phí vận chuyển nên ở cơng ty chủ yếu xảy ra trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng.
- Trường hợp mua NVL thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc TGNH cho nhà cung cấp: Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Phiếu chi hoặc Giấy báo Nợ, Phiếu nhập kho kế toán định khoản và ghi sổ như sau:
Nợ TK 152 Nợ TK 133(1)
Có TK 111, 112
Ví dụ 5: Ngày 17/02/2011 nhập kho gạch 2 lỗ của Công ty CP vật liệu xây dựng Đức Long trị giá chưa thuế 21.120.000đ và thuế GTGT 10% đã thanh tóan bằng TGNH. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000603 , Giấy báo nợ số 13, Phiếu nhập kho PN27 kế toán phản ánh:
Nợ TK 152 21.120.000 Nợ TK 133(1) 2.112.000
Có TK 112(1) 23.232.000
- Trường hợp mua NVL bằng tiền tạm ứng: Đại diện các đội sẽ làm đơn xin tạm ứng, công ty sẽ ứng trước một khoản tiền nhất định để mua vật tư theo kế hoạch được duyệt.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 141 (chi tiết cho từng người) Có TK 111(1)
Sau khi NVL được mua về nhập kho, người nhận tạm ứng sẽ lập giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng nộp cho cơng ty u cầu thanh toán tạm ứng.
Kế toán phản ánh:
Nợ TK 152 Nợ TK 133(1)
Ví dụ 6: Trước khi mua NVL, ngày 15/02/2011 anh Nguyễn Văn Cương viết giấy đề nghị tạm ứng 20.000.000 đ ( Biểu số 2.10), sau đó kế tốn thanh tốn viết phiếu chi số PC37 (Biểu số 2.11) và chi tiền cho anh Cương. Kế toán ghi:
Nợ TK 141 (anh Nguyễn Văn Cương) 20.000.000 Có TK 111 20.000.000
Ngày 16/02/2011 anh Cương mua que hàn, sơn chống thấm trị giá chưa thuế là 13.200.000 đ, thuế GTGT 10% theo Hóa đơn GTGT số 0072459. Khi nhập kho vật liệu, anh Cương viết giấy đề nghị thanh tốn tiền tạm ứng với cơng ty (Biểu số 2.12)
Sau đó kế toán lập giấy thanh toán tiền tạm ứng (Biểu số 2.13 ) và phản ánh: Nợ TK 152(1) 13.200.000
Nợ TK 133(1) 1.320.000
Có TK 141 (anh Nguyễn Văn Cương) 14.520.000 Kế toán ghi sổ chi tiết tạm ứng cho anh Nguyễn Văn Cương (biểu 2.14)
- Trường hợp nhập NVL do không sử dụng hết đem về nhập lại kho, kế
toán phản ánh:
Nợ TK 152
Có TK 621 (Chi tiết theo cơng trình)
- Trường hợp mua NVL về nhập kho nhưng chưa trả tiền cho người bán: Nợ TK 152
Nợ TK 133(1)
Có TK 331 (chi tiết cho từng người bán)
Ví dụ 7: Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0006915 và PNK số PN47 ngày
19/02/2011 ông Nguyễn Xuân Thành nhập xi măng bút sơn PCB30 của Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Phách Duyên, chưa thanh toán cho người bán. Kế toán nhập vào phần mềm theo định khoản sau:
Nợ TK 152: 29.250.000 Nợ TK 133(1): 2.925.000 Có TK 331( Cơng ty Phách dun): 32.175.000 Kế toán phản ánh trên: - Sổ nhật ký chung (Biểu 2.15) - Sổ cái TK 331 (biểu 2.16)
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu 2.17) - Sổ cái TK 152 (biểu 2.18)
* Quy trình nhập liệu phiếu nhập kho
Vào menu Nghiệp vụ/Mua hàng/Mua hàng, kích chuột vào biểu tượng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, để thêm mới chứng từ mua hàng.
Phiếu nhập kho có các thơng tin sau:
- Hình thức thanh tốn: Lựa chọn thanh tốn bằng tiền ngay hoặc chưa thanh tốn. Nếu chọn hình thức là thanh tốn ngay thì chọn phương thức thanh tốn là Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hay Thẻ tín dụng.
- Đối tượng: Tên công ty bán hàng - Địa chỉ: Địa chỉ của công ty bán hàng - Người giao: Tên người giao hàng
- Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ nhập kho - Kèm theo: Chứng từ kèm theo
- Ngày chứng từ - Ngày hạch toán
- Số chứng từ: Mặc định là số tiếp theo của lần nhập gần nhất - Chọn Mã hàng
- Kho: Là mã của kho được chọn từ danh mục kho đã được khai báo - TK Nợ
- TK Có - Đơn vị tính
- Số lượng: Số lượng thực nhập - Đơn giá: Giá ghi trên hoá đơn - Thành tiền: Số lượng x đơn giá
Ở mục Thuế: Chọn % thuế GTGT, máy tính sẽ tự tính tốn số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Sau khi nhập xong thì nhấn “Cất” để lưu dữ liệu vừa nhập
kế toán thực hiện thao tác:
Vào menu Nghiệp vụ/Mua hàng/Mua hàng, kích chuột vào biểu tượng trên thanh cơng cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, để thêm mới chứng từ mua hàng. Màn hình xuất hiện như sau:
Từ màn hình này, kế tốn tiến hành nhập các thơng tin sau: - Hình thức thanh toán: Lựa chọn chưa thanh toán
- Đối tượng: Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Thiên Thành - Địa chỉ: Gia Thụy, Long Biên, Hà Nội
- Người giao: Nguyễn Văn Cung
- Diễn giải: Nhập kho Cát vàng, cát đen - Kèm theo: 01 Chứng từ gốc - Ngày chứng từ: 02/02/2011 - Ngày hạch toán: 02/02/2011 - Số chứng từ: PN21 - Chọn Mã hàng: CATV,CATĐ - Kho: K007 - TK Nợ: 1521
- TK Có: 331 - Đơn vị tính: m3
- Số lượng: Cát đen 78, Cát vàng 26
- Đơn giá: Cát đen 80.000, Cát vàng 430.000 - Thành tiền: Phần mềm tự tính
Cát đen: 78 x 80.000 = 6.240.000 đ Cát vàng: 26 x 430.000 = 11.180.000 đ
Ở mục Thuế: Nhập %Thuế GTGT: 10%, sau đó máy tự động tính số thuế và nhập các thơng tin liên quan đến hóa đơn: mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn Sau khi nhập xong thì nhấn “Cất” để lưu dữ liệu vừa nhập. Sau đó phần mềm sẽ tự động ghi vào các sổ chi tiết và tổng hợp liên quan: Bảng kê mua hàng, Nhật ký chung, Sổ cái TK 152, Sổ cái TK 331, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư, sổ chi tiết vật liệu..
2.2.3.5 Kế toán tổng hợp NVL xuất kho
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC là đơn vị xây dựng với các đội xây lắp đóng trên nhiều địa bàn ngay tại chân các cơng trình nên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây dựng các cơng trình theo những hợp đồng mà cơng ty đã ký kết.
- Khi xuất dùng NVL để thi cơng, kế tốn vật tư phải theo dõi chi tiết Tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” cho từng cơng trình, kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 621 (Chi tiết cho từng cơng trình)
Có TK 152 (Chi tiết cho từng loại vật liệu)
Ví dụ 8: Căn cứ vào Phiếu xuất kho số PX25 ngày 03/02/2011 xuất Thép
D8 cho anh Tạ Văn Khương để thi cơng biệt thự Vincom, kế tốn phản ánh: Nợ TK 621 (Biệt thự Vincom) 59.100.000
Có TK 1521 (Thép D8) 59.100.000 Kế toán ghi sổ cái TK 621 (Biểu 2.19)