IV. Nhóm hệ số hiệu quả hoạt động
3.2.2.3. Quản lí chặt chẽ các loại chi phí
+) Đối với các chi phí đầu vào:
- Cơng ty cần có những biện pháp giảm thiểu các chi phí đầu vào. Nhờ vào uy tín của mình, cơng ty nên đàm phán với các đối tác về chi phí vận chuyển, tháo dỡ sao cho đôi bên cùng có lợi.
- Hoàn thiện nhanh các thủ tục xuất nhập cảnh trước khi vận chuyển hàng hóa để giảm bớt chi phí lưu kho, lưu bãi
+) Đối với các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
Cơng ty cũng rất cần phải theo dõi sát sao, có biện pháp quản lý chặt chẽ, tránh để tình trạng lãng phí, cơng ty có thể tiến hành sử dụng một số biên pháp như:
- Đối với chi phí bán hàng
*) Xây dựng một bộ khung tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, các
khoản thưởng, các khoản phụ cấp một cách rõ ràng chi tiết, vừa để cho các nhân viên quản lý doanh nghiệp an tâm công tác vừa có thể theo dõi diễn biến những chi phí bán hàng mà cơng ty sẽ phải trả.
*) Ghi chép các khoản tạm ứng cho nhân viên bán hàng, các khoản chi phí phát sinh thêm trong quá trình bán hàng thực tế như: Chi phí xăng xe, điện thoại liên lạc với khách…để có thể thanh toán kịp thời, đầy đủ cho họ.
*) Ghi chép một cách khoa học, chi tiết và đầy đủ các khoản chi phí phát sinh khi bán hàng cho khách, ví dụ: Nếu có mợt hợp đờng với khách, công ty cần có
những ghi chép về số lượng, chủng loại, mẫu mã, đơn giá, thành tiền, và mang theo khi có nhân viên đến lắp đặt cho khách hàng, tránh tình trạng các nhân viên lắp đặt đòi thêm những chi phí, tiền bo, có thái đợ vòi vĩnh khách hàng hay hồn thành lắp đặt không tốt gây điều tiếng xấu cho công ty, ngược lại khi ghi chép và mang theo như vậy, khách hàng cũng dễ dàng theo dõi và thanh toán cho công ty.
*) Phổ biến ngay từ đầu đối với các nhân viên bán hàng, các khoản nào công ty sẽ có trách nhiệm trả cho nhân viên bán hàng, các khoản nào nằm trong danh mục được khuyến mãi: chi phí lắp đặt, vận chuyển, bốc dỡ cho khách, các khoản nào mà khách hàng sẽ phải trả thêm cho nhân viên bán hàng, để cho các nhân viên bán hàng có thể an tâm công tác, không sợ bị thiệt thòi, không đi vòi vĩnh, tiền bo từ khách hàng. Từ đó, công ty cũng dễ dàng quản lý chi phí bán hàng hơn, có thể xác định chính xác hơn các khoản chi phí đến từ công tác bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp
Cơng ty có thể tiến hành một số biện pháp như sau để có thể tránh tình trạng sử dụng lãng phí, khơng đúng chỗ, hiệu quả sử dụng không cao:
*) Xây dựng một bộ khung tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, các khoản thưởng, các khoản phụ cấp một cách rõ ràng chi tiết, vừa để cho các nhân viên quản lý doanh nghiệp an tâm công tác vừa có thể theo dõi diễn biến những chi phí quản lý doanh nghiệp mà công ty sẽ phải trả.
*) Xây dựng những quy tắc làm việc nơi công sở một cách chi tiết, như tiết kiệm điện, nước, các chi phi dịch vụ mua ngoài như: fax, điện thoại, internet,…tránh
sử dụng lãng phí, vơ tợi vạ, khơng có thái độ tiết kiệm của các nhân viên quản lý doanh nghiệp.
*) Ghi chép đấy đủ, sát sao trong công tác quản lý doanh nghiệp như các khoản tạm ứng, các khoản chi phí phát sinh thêm trong quá trình thực hiện quản lý doanh nghiệp ví dụ như: Chi phí đi lại, xăng xe, điện thoại của các nhân viên quản lý doanh nghiệp…Công việc này lại càng trở nên quan trọng khi công ty đã có thêm chi nhánh mới. Việc đi lại giữa các chi nhánh với trụ sở chính của cơng ty ở Hà Nợi cũng tốn kém nhiều chi phí.
Kết ḷn: Đó là mợt số các biện pháp mà công ty có thể áp dụng vào tình hình
quản lý chi phí thực tế của cơng ty, tuy nhiên trong thực tế còn phát sinh rất nhiều những diễn biến khác nữa, đòi hỏi công ty luôn phải ở trong trạng thái chủ động, để có thể đưa ra các biện pháp kịp thời, sát với tình hình thực tế.