III) Tổ chức cơng tác kế tốn tại Điện lực Ba Đình:
3) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở Điện lực
Điện lực sử dụng đủ 9 loại tài khoản kế tốn và 2 tài khoản ngồi bảng là TK 005 và TK 009.
Một số tài khoản tại Điện lực không mở: - TK 212: Tài sản cố định thuê tài chính. - TK 213: Tài sản cố định vơ hình. - TK 221: Đầu tư chứng khốn dài hạn. - TK 229: Dự phịng giảm giá đầu tư dài hạn.
- TK 244: Ký cược, ký quĩ dài hạn. - TK 311: Vay ngắn hạn.
- TK 341: Vay dài hạn.
- TK 344: Nhận ký cược, ký quĩ dài hạn. - TK 413: Chênh lệch tỷ giá.
- TK 441: Nguồn vốn xây dựng cơ bản. - TK 461: Nguồn kinh phí sự nghiệp.
- TK 446: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
Cơng ty điện lực thành phố Hà Nội là một Công ty lớn, bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều phần việc nên các tài khoản được chi tiết hoá để tiện cho việc theo dõi các đơn vị và các phần công việc khác nhau.
Tài khoản tại Điện lực được phân thành các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4.
4) Tổ chức hình thức sổ kế tốn:
Công ty điện lực thành phố Hà Nội là một đơn vị lớn, các nghiệp vụ phát sinh nhiều kể cả ở các đơn vị trực thuộc nên Công ty đã chọn ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ để áp dụng trong tồn Cơng ty. Đội ngũ kế tốn viên có trình độ đủ đáp ứng u cầu của hình thức ghi sổ này. Ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ giảm bới đáng kể khối lượng công việc ghi chép.
Khâu hạch tốn tổng hợp tại Điện lực Ba Đình được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Trình tự ghi sổ kế tốn tại Điện lực Ba Đình tn theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 20: Sơ đồ kế tốn theo hình thức nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng
5) Tổ chức hệ thống báo cáo:
Theo qui định của Công ty, Điện lực phải nộp các báo cáo kế tốn về Cơng ty. Các báo cáo bao gồm:
Biểu số 4
Mã
biểu Tên mẫu biểu
Điện lực báo cáo tháng quí năm
Bảng cân đối kế toán x
Báo cáo kết quả kinh doanh x x
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ x x
Thuyết minh BC tài chính x x
BC chi phí SXKD điện x
BC các khoản Công ty cấp x BC các khoản phải nộp cty x Bảng TH thuế và các khoản phải nộp NN x
Bảng TH trích KHTSCĐ x x
Bảng TH tăng giảm TSCĐ x x x
Bảng TH các c.trình thuộc nguồn vốn SCL x x Bảng tổng hợp kết quả K.D x x
Báo cáo thu chi các quĩ x x
BC thu chi quĩ ĐTPT x x
Sổ cái
Bảng tổng hợp CPSXKD điện theo yếu tố x x Bảng tổng hợp CPSXKD khác theo yếu tố x x BC giá thành các ctrình khách hàng x
BC kết quả SXKD x
B) TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠIĐIỆN LỰC BA ĐÌNH - HÀ NỘI: ĐIỆN LỰC BA ĐÌNH - HÀ NỘI:
I) Đặc điểm vật liệu:
Vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành sản phẩm của quá trình sản xuất. Ở ngành điện nói chung và ở Điện lực Ba Đình nói riêng thì vật liệu có vai trị cực kỳ quan trọng và do đó cơng tác kế tốn vật liệu ln được quan tâm chú ý và thực hiện như ở các đơn vị hạch toán độc lập khác.
Đặc điểm của vật liệu:
Ngành điện có những qui trình cơng nghệ riêng biệt nên vật liệu của Điện lực Ba Đình cũng có đặc điểm riêng.
Vật liệu chủ yếu là những vật liệu chuyên ngành như công tơ, áp tô mát, cáp, dây điện, dầu máy biến thế, dầu cách điện, hịm cơng tơ....
Vật liệu sau khi thi cơng thì phần lớn sẽ ở ngồi trời, nếu chất lượng khơng được đảm bảo thì sẽ gây nên tai nạn, do đó chất lượng vật liệu là đối tượng đang được quan tâm hàng đầu của ngành điện.
II) Phân loại nguyên liệu, vật liệu:
Vật liệu dùng cho cơng tác xây dựng các cơng trình điện, thi cơng sửa chữa các đường dây, phục vụ vận hành và kinh doanh bán điện an toàn liên tục... được phân loại theo sổ danh điểm vật liệu từ trên Công ty và thực hiện thống nhất trong tồn Cơng ty. Hiện nay tại công ty vật liệu được phân thành 5 nhóm chính:
Nhóm 1: Vật liệu chính (TK 15221) - Bao gồm các loại vật tư chủ yếu để xây dựng các cơng trình điện, thi cơng sửa chữa các đường dây, cơng trình điện. Nhóm này chi tiết thành 385 loại vật liệu chính như cáp, dây, cầu dao, xà, đầu cốt, đầu cáp, cột, máy biến áp, dao cách ly.....
Nhóm 2: Nhiên liệu (TK 15218) - Bao gồm các loại dầu, mỡ, dầu cách điện, dầu máy biến thế, nhựa cách điện, xăng... Nhóm này chi tiết thành 16 loại vật liệu. Nhóm 3: Vật liệu phụ (TK 15222) - Bao gồm các loại aptơmát, TI, TU... Nhóm
này chi tiết thành 41 loại vật liệu phụ.
Nhóm 4: Cơng tơ (TK 15231) - Bao gồm các loại công tơ đo đếm điện 1 pha, 3 pha, hữu cơng, vơ cơng, điện tử...... Nhóm này chi tiết thành 41 loại vật liệu khác nhau.
Nhóm 5: Vật liệu thu hồi (TK 1525) - Bao gồm các loại vật liệu đã cũ, thu hồi khi xây dựng mới, cải tạo các cơng trình điện.
III) Tính giá vật liệu:
Vật liệu mà Điện lực Ba Đình sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được hình thành từ hai nguồn chính: Cơng ty điện lực thành phố Hà Nội cấp và Điện lực Ba Đình tự mua.
Giá đầu vào của vật liệu: giá đầu vào của vật liệu được tính theo giá thực tế. - Với vật liệu do Công ty cấp: Giá vật liệu là giá thực tế ghi trên phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ của Công ty.
- Đối với vật liệu mua ngoài: Giá vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế GTGT và các chi phí khác như vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi chưa có thuế GTGT.
Giá xuất kho vật liệu: Điện lực Ba Đình đang sử dụng phương pháp tính giá bình qn đầu kỳ dự trữ để tính giá vật liệu xuất kho.
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước =
Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân
Tại Điện lực Ba Đình, việc áp dụng máy tính trong thực hành kế tốn đã được thực hiện tương đối hoàn chỉnh. Vật liệu nhập, xuất trong kỳ được nhập vào máy hàng ngày. Máy tính sẽ tự động tính ra giá vật liệu xuất trong kỳ. Kế toán sẽ điền vào cột số tiền trên mỗi phiếu xuất kho đã nhận từ thủ kho.
IV) Tổ chức công tác quản lý quá trình dự trữ, thu mua, bảo quản vật liệu:
Việc mua sắm vật liệu được lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục trên cơ sở và điều kiện sau:
- Kế hoạch sản xuất, sửa chữa, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây dựng của đơn vị. - Định mức tiêu hao vật liệu trong vận hành và cho từng hạng mục cơng trình sửa
chữa.
- Định mức vật liệu dự phòng cho sản xuất.
- Báo cáo nghiên cứu khả thi phương án kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật kèm bản tiên lượng vật liệu đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Yêu cầu tiến độ của công tác sửa chữa lớn, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây
dựng.
- Cân đối vật liệu tồn kho của đơn vị. - Kế hoạch vốn.
- Các hồ sơ liên quan khác theo qui định của nhà nước và tổng công ty điện lực Việt Nam.
Quản lý q trình thu mua vật liệu:
Khi có quyết định của giám đốc mua một thứ vật liệu nào, bộ phận cung tiêu phải cung cấp đầy đủ 3 hồ sơ báo giá, từ đó sẽ chọn ra một nhà cung cấp đảm bảo các chỉ tiêu về kỹ thuật và kinh tế ở mức tối ưu.
Việc mua sắm vật liệu phải được thực hiện thông qua hợp đồng và đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Tất cả các loại vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất, sửa chữa lớn và dự phòng chiến lược, sửa chữa thường xuyên, cải tạo nâng cấp, phục hồi và đầu tư xây dựng được phân phối từ Công ty. Không mua sắm vật liệu thiết bị trôi nổi trên thị trường trong và ngồi nước, khơng rõ nguồn gốc xuất xứ, cơ sở chế tạo, vật liệu nhập ngoại nhưng hồ sơ giấy tờ không đầy đủ và không phù hợp....
- Việc cung ứng vật liệu phải kịp thời và đảm bảo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Vật liệu mua về phải có đầy đủ hoá đơn thuế GTGT. Với những vật liệu mua lẻ, số lượng ít, giá trị dưới 100 ngàn đồng thì có thể khơng có hóa đơn GTGT. - Vật liệu mua lẻ, số lượng ít phục vụ sản xuất thì chỉ cần giấy đề nghị mua sắm
vật liệu của bộ phận sử dụng và được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, giấy đề nghị nhập kho kèm chứng từ mua bán đã được duyệt.
Các hợp đồng mua vật liệu sau khi được ký thì chuyển 01 bộ cho phịng kỹ thuật - kế hoạch - vật tư để phòng này lập kế hoạch và chuẩn bị phương tiện vận tải, kho tàng để nhập vật liệu vào kho. Vật liệu nhập kho phải được kiểm tra đúng quy cách, phẩm chất và được xuất kho theo quy định hiện hành.
Phịng kỹ thuật - kế hoạch - vật tư có nhiệm vụ theo dõi việc tiếp nhận vật liệu, thực hiện nghĩa vụ thanh toán, xử lý các tồn tại đối với người bán về chất lượng vật liệu trong thời gian bảo hành; quyết toán và thanh lý hợp đồng với người bán.
Bảo quản vật liệu:
Kho vật liệu phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại vật liệu được lưu giữ và bảo quản tại đó. Mỗi loại vật liệu đều phải có thẻ kho ghi số lượng nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất và số liệu qua các đợt kiểm kê. Thủ kho là người chịu trách nhiệm về số vật liệu được giao quản lý tại kho.
Trên thực tế, biện pháp tổ chức kho của đơn vị đã đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn chứa, an toàn cho người và vật liệu. - Thuận tiện cho việc tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và đảo chuyển.
- Mỗi loại vật liệu được ở một vị trí, được đánh ký hiệu vị trí và ghi ký hiệu này vào thẻ kho để dễ tìm kiếm.
- Có sơ đồ bố trí kho, phân vùng cho từng chủng loại vật liệu, trang bị các bộ giá, hệ thống chiếu sáng hợp lý.
- Mỗi kho đều có bảng qui định phòng cháy chữa cháy và phương tiện cứu hoả tại chỗ.
- Xây dựng được nội qui ra vào kho, cấp phát vật liệu, kế hoạch đảo chuyển định kỳ để chống mối mọt, chổng rỉ...
V) Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ vật liệu:1) Thủ tục, chứng từ nhập kho: 1) Thủ tục, chứng từ nhập kho:
Tổ chức chứng từ kế toán là bộ phận quan trọng trong cơng tác kế tốn đặc biệt là kế toán vật liệu. Mọi nghiệp vụ ghi chép đều căn cứ trên các chứng từ này. Phần hành kế toán vật liệu chủ yếu là nhập, xuất vật tư.
Khi giám đốc duyệt giấy báo giá, bộ phận cung ứng sẽ đi mua vật liệu. Bộ phận cung ứng khi mua hàng sẽ mang hóa đơn GTGT về giao cho kế tốn vật liệu.
Biểu số 5:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 25 tháng 12 năm 2001 Ký hiệu AA/98 Số:06352 Đơn vị bán hàng: Công ty NG VINA
Địa chỉ: Hải Phòng............. Số tài khoản: ......................................... Điện thoại:................................... MS: 02 001 11700 5
Họ tên người mua hàng: Ông Kim Đơn vị: Điện lực Ba Đình.
Địa chỉ: Số 6 Hàng Bún , Hà Nội. Số tài khoản: 710A - 00050 Hình thức thanh tốn: Séc MS: 01 001 01114 1
STT
Tên hàng hoá, dịch
vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Dây súp đôi m 200 2.100 420.000
Cộng tiền hàng: 420.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 42.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 462.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm sáu mươi hai nghìn đồng.
Người mua hàng Kế tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Trường hợp vật tư do Cơng ty cấp thì phải có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Biểu số 6
Đơn vị: Công ty ĐLTP Hà Nội Mẫu số: 02 – BH
Địa chỉ: 69 Đinh Tiên Hoàng Ban hành theo QĐ số: 1141 - tài chính...........
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Ngày 26 tháng 12 năm 2001
- Căn cứ lệnh điều động số 23 ngày 25 tháng 12 năm 2001
của giám đốc Công ty Điện lực T.P Hà Nội về xuất cho Điện lực Ba Đình. - Họ tên người vận chuyển:....Thắng......................Hợp đồng số 12050 - Xuất tại kho: Đại Thanh
- Nhập tại kho: Điện lực Ba Đình.
STT Tên, qui cách sản
phẩm (hàng hóa) Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA 36295100 Lít 200 200 5 000 1 000 000 Tổng: 200 200 1 000 000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn.
Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập
Thủ tục nhập kho
Tất cả vật liệu, kể cả vật liệu Điện lực tự mua hay vật liệu do Công ty cấp về đến Điện lực đều phải tiến hành các thủ tục nhập kho theo qui định. Để làm thủ tục nhập kho nhất thiết phải có hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (nếu là vật liệu tự mua) hoặc hóa đơn kiêm phiếu vận chuyển nội bộ (nếu là vật liệu do công ty cấp). Thủ kho lập phiếu nhập kho làm 4 liên: 1 thủ kho giữ, 1 giao cho kế toán, 1 người mua hàng giữ, 1 lưu.
Biểu số 7
Đơn vị: ĐL Ba Đình
PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 - vật tư
Ngày 25 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC
Nợ: 15222 Số: 32 Có: 3311.005
Họ tên người giao hàng: Kim
theo số HĐ 06352 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Cty NG VINA Nhập tại kho: Kho I
ST T Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vt (SPHH) Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dây súp đôi M 200 200 2100 420.000 Cộng: 200 200 420.000
Nhập ngày 25 tháng 12 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 8 Đơn vị: ĐL Ba Đình
PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 - vật tư
Ngày 26 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC
Nợ: 15218 Số: 36 Có: 1363XF
Họ tên người giao hàng: Thắng theo số 12050 ngày 26 tháng 12 năm 2001 của Công ty điện lực thành phố Hà Nội.
Nhập tại kho: Kho I ST T Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vt (SPHH) Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA Lít 200 200 5 000 1 000 000 Cộng: 200 200 1 000 000
Tổng số tiền: (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn.
Nhập ngày 26 tháng 12 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Vật liệu nhận của cơng ty có một số to lớn cồng kềnh nên khơng thể nhập kho Điện lực mà chuyển thẳng đến cơng trình. Với những trường hợp như vậy, bộ phận vật tư vẫn phải báo cho kho để lập phiếu nhập kho đồng thời lập phiếu xuất