II) Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác hạch toán và quản lý vật liệu
3) Vấn đề dự trữ vật liệu tại Điện lực Ba Đình:
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động không thể thiếu được trong q trình sản xuất, nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất là một yếu tố khách quan nhưng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động đòi hỏi các doanh nghiệp phải giảm mức tồn kho thấp nhất ở mức cho phép.
Việc quản lý và hạch toán tốt nguyên vật liệu tại kho nâng cao tính chặt chẽ trong quản lý nguyên vật liệu, tránh mất mát, lãng phí nhờ hệ thống chứng từ và quy trình ln chuyển chứng từ, đảm bảo số lượng, chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn. Ngược lại, dự trữ không đủ sẽ dẫn đến tình trạng gián đoạn trong sản xuất. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Điện lực là phải luôn sẵn sàng vật tư, vật liệu cho vận hành, khắc phục sự cố, sửa chữa điện nhưng trên thực tế lượng vật tư tồn kho ở Điện lực là quá lớn, có những loại vật liệu trong tháng 12/2001 khơng có xuất dùng.
Để giải quyết mâu thuẫn này, doanh nghiệp cần xác định lượng dự trữ tối thiểu, tối đa và theo dõi thường xuyên việc thực hiện các định mức đó để tránh lãng phí, tồn đọng vốn.
Bên cạnh đó, Điện lực cần tiếp tục phát huy công việc kiểm kê được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ sẽ tăng cường hiệu lực quản lý, tránh mất mát, hao hụt nguyên vật liệu và giảm thiểu những lãng phí trong khâu dự trữ. Sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phịng kế tốn có tác dụng kịp thời phát hiện tình trạng thiếu hụt, dư thừa hay mất mát của nguyên vật liệu.
4) Công tác kiểm kê kho vật liệu:
Công ty Điện lực thành phố Hà Nội qui định kiểm kê kho 1 năm 1 lần. Căn cứ vào thực tế, số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn lớn thì Điện lực nên tổ chức kiểm kê 6 tháng 1 lần để kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chung và của vật liệu nói riêng.
Việc kiểm kê khơng chỉ dừng ở kiểm kê số lượng mà còn cả về chất lượng. Nhưng để công tác kiểm kê được nhanh gọn, thuận lợi thì Điện lực phải xem xét lại các điều kiện hiện có theo hướng sau:
Về mặt sổ sách: Kế toán và thủ kho phải thống nhất cách ghi chép, cách sắp xếp các thẻ kho, các sổ chi tiết theo số danh điểm vật liệu. Việc tổ chức cất giữ vật liệu trong kho cũng cần phải thật khoa học để có thể dễ tìm, dễ thấy.
Ban kiểm kê: Điện lực phải bố trí đầy đủ các nhân viên kỹ thuật, cán bộ kế toán, thủ kho và người giúp việc phục vụ cho quá trình kiểm kê.
Phương tiện kiểm kê phải đầy đủ, đảm bảo chính xác, nơi kiểm kê phải thuận lợi, đủ ánh sáng.
Căn cứ vào kết quả kiểm kê, ban lãnh đạo Điện lực có thể ra quyết định xử lý kịp thời, tránh những ảnh hưởng xấu tới tính liên tục của quá trình sản xuất.
5) Lập dự phịng giảm giá cho nguyên vật liệu:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán.
Tại Điện lực Ba Đình, với chủng loại vật liệu nhiều như vậy, trong nền kinh tế thị trường đầy biến động thì việc vật liệu bị giảm giá là hồn tồn có thể xảy ra.
Phịng tài chính kế tốn điện lực Ba Đình nên tham mưu cho phịng tài chính kế tốn Cơng ty để thực hiện lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho trong tồn Cơng ty. Việc lập dự phịng sẽ khiến cho điện lực có thể chủ động khi giá cả vật liệu biến động lớn, giảm thiểu những ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sản xuất, kinh doanh.
Trong những năm vừa qua, cơng tác lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho tại Điện lực Ba Đình chưa được thực hiện. Nên chăng Điện lực nên xem xét lại cơng tác lập dự phịng này bởi vì những lý do sau:
- Thứ nhất: Dự phịng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế tốn nên Điện lực sẽ tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh.
- Thứ hai: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập của Điện lực vì vậy Điện lực sẽ giảm được mức thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
- Thứ ba: Dự phịng giảm giá góp phần phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế tốn.
Chính vì vậy, Cơng ty nên sử dụng thêm TK 159 để hạch tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho theo cơng thức sau:
Mức dự phịng cần lập năm tới =
Số lượng hàng tồn kho cuối niên độ của hàng A x
Mức giảm giá của hàng tồn kho A
Có thể theo dõi các khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho tại Điện lực như Biểu số 29
6) Mở tài khoản 151 <<Hàng đang đi đường>> và theo dõi trênNKCT số 6: NKCT số 6:
Trong trường hợp thu mua vật liệu tại Điện lực, nếu như xảy ra trường hợp cuối kỳ hố đơn về rồi nhưng hàng chưa về thì thiết nghĩ Điện lực nên mở thêm TK 151 “ Hàng mua đang đi trên đường” để theo dõi những lô hàng này, tránh trường hợp bị mất hoá đơn, chứng từ sẽ gây khó khăn cho cơng tác hạch tốn, đồng thời phản ánh đúng tình hình ngun vật liệu hiện có tại Điện lực.
7) Tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn tại Điện lực Ba Đình:
Hiện nay tại Điện lực Ba Đình đang áp dụng hình thức hạch tốn Nhật ký chứng từ. Với số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều thì việc áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ là đúng nhưng lại bị hạn chế khi áp dụng kế toán máy.
Với sự phát triển cả về quy mô cũng như năng lực quản lý tại Điện lực thì việc áp dụng kế tốn máy là cần thiết và Điện lực cần tạo mọi điều kiện để việc thực hiện kế toán trên máy được thuận lợi, đạt hiệu quả cao nhất.
Các bảng biểu với nhiều cột của hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ là không phù hợp với kế tốn máy. Phịng tài chính kế tốn có thể tham mưu cho giám đốc cũng như phòng quản lý nghiệp vụ cấp trên để nghiên cứu áp dụng hình thức ghi sổ kế toán phù hợp hơn. Điện lực Ba Đình có thể áp dụng hình thức sổ nhật ký chung. Đây là hình thức sổ phù hợp với kế tốn máy và với mọi qui mơ loại hình doanh nghiệp.
8) Việc áp dụng phương pháp tính giá vật liệu:
Hiện nay ở điện lực Ba Đình tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân đầu kỳ dự trữ. Mặc dù phương pháp này đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ vì có thể biết ngay giá xuất vật liệu từ đầu kỳ. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là độ chính xác khơng cao vì khơng tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.
Do đó trong điều kiện thực hành kế tốn máy tương đối hoàn chỉnh như ở Điện lực Ba Đình thì tính giá vật liệu theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập là phù hợp nhất. Sau mỗi lần nhập kho, máy tính sẽ tự động tính ra giá của vật liệu tồn trong kho. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật liệu, kế tốn đã có sẵn giá xuất kho, từ đó có thể hồn thiện chứng từ xuất kho ngay, không phải để đến cuối tháng đồng thời việc tính giá được chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả.
9) Việc áp dụng máy vi tính trong thực hành kế tốn:
Ngày nay, trước sự phát triển như vũ bão của Công nghệ thông tin và các sản phẩm phần mềm buộc người ta phải suy nghĩ về công việc thông thường của nghề kế tốn trong sự xuất hiện của phần mềm kế tốn.
Có thể nói, ngày nay hiệu quả quản lý của một doanh nghiệp trên mức độ lớn phụ thuộc vào chất lượng hệ thống thơng tin dựa trên máy tính của doanh nghiệp
đó. Hiện nay trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, có rất nhiều sản phẩm phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lý kế tốn đa dạng về quy mơ, hình thái sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, được cung cấp trọn gói bới các nhà sản xuất phần mềm chuyên nghiệp.
Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cần phải dựa trên nhu cầu, hồn cảnh, đặc điểm cụ thể của từng tổ chức doanh nghiệp. Trong tương lai, kế toán máy sẽ trở thành sự lựa chọn tất yếu, quyết định sự tồn tại và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp.
Sẽ thật sự hiệu quả và thuận lợi cho cơng tác kế tốn nếu Cơng ty đưa vào sử dụng máy vi tính cùng các phần mềm cho cơng tác hạch tốn nói chung và cơng tác hạch tốn vật liệu nói riêng. Xét riêng về mặt hạch toán vật liệu tại Điện lực, do đặc điểm vật liệu tại Điện lực là rất đa dạng về chủng loại và số lượng với số lần nhập, xuất rất lớn vì vậy cơng tác hạch tốn rất phức tạp. Kế tốn vật liệu sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi làm bằng thủ cơng, tính tốn, ghi chép các số liệu.
Tuy nhiên để có được các phần mềm kế tốn này khơng phải doanh nghiệp, cơng ty nào cũng có thể đầu tư được bởi lẽ để áp dụng được phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống máy vi tính tốt, bên cạnh đó phải có đội ngũ nhân viên kế tốn thành thạo về chun mơn cũng như sử dụng máy vi tính.
Tại Điện lực Ba Đình có điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính: đội ngũ kế tốn trẻ, đều đã có trình độ đại học, ham học hỏi...
Máy vi tính hiện đã được trang bị và phát huy hiệu quả tại Điện lực Ba Đình nhưng Điện lực Ba Đình nên phát triển hệ thống máy tính phục vụ cơng tác hạch toán kế toán theo hướng sau:
- Áp dụng những chương trình phần mềm kế tốn đặc biệt về kế toán vật liệu phù hợp với đặc điểm của Điện lực.
- Trang bị thêm máy vi tính cho phịng kế tốn. Với 8 kế tốn, 4 máy tính như vậy là ít làm hạn chế khả năng cung cấp một cách kịp thời các thơng tin kế tốn cho việc quản lý. Em nghĩ rằng Điện lực nên mạnh dạn đầu tư thêm máy vi tính cho phịng kế tốn, phấn đấu sao cho mỗi nhân viên kế tốn sẽ có một máy vi tính riêng phục vụ cho cơng việc, phần hành của họ.
- Điện lực cần thường xuyên đào tạo bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế tốn sao cho có thể sử dụng thành thạo, nhuần nhuyễn
phần mềm kế toán cũng như trong các ứng dụng tin học khác để góp phần cung cấp thông tin cho quản trị , quản lý Điện lực được kịp thời.
Trong tương lai không xa, khi mà quy mô sản xuất mở rộng, nghiệp vụ phát sinh nhiều, cần rất nhiều sổ sách để quản lý, thì máy vi tính mới thực sự phát huy vai trị của mình trong cơng tác hạch tốn nói chung và hạch tốn vật liệu nói riêng. Nếu tồn bộ cơng việc hạch tốn đều được thực hiện trên máy vi tính thì cơng việc hạch tốn nói chung sẽ được đơn giản hoá, đặc biệt đối với hạch toán nguyên vật liệu, một phần hành vốn đã rất phức tạp ở Điện lực Ba Đình. Việc trang bị hồn thiện hệ thống máy tính cho phịng tài chính kế tốn và tích cực đào tạo, bồi dưỡng trình độ cho nhân viên kế toán là tạo tiền đề cho việc quản lý kinh tế từ nay về sau ngày càng tốt hơn.
MỤC LỤC
Lời mở đầu
Phần một: Cơ sở lý luận hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh
nghiệp........................................................................................................................1
I)Những vấn đề chung về nguyên liệu, vật liệu:................................................1
1) Khái niệm nguyên liệu, vật liệu:....................................................................1
2) Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh:.................................................................................................................2
3) Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu:..........................................................2
4) Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp và nhiệm vụ của kế tốn:...................................................................................................................3
5) Phân loại và tính giá vật liệu:........................................................................4
Phân loại vật liệu:..........................................................................................4
Tính giá vật liệu:............................................................................................6
II) Hạch tốn ngun liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp:......................11
1) Hạch toán chi tiết vật liệu:...........................................................................11
a) Phương pháp thẻ song song:....................................................................12
b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:..................................................13
c) Phương pháp sổ số dư:.............................................................................15
2) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu:...................................................16
a) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xun:..............................................................................................18
Hạch tốn tình hình biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ:....................................................19
Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp:.....................................................................19
Hạch tốn tình hình biến động giảm vật liệu:..........................................19
b) Hạch tốn nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ:.....22
3) Tổ chức kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá vật liệu:.............25
a) Kế toán kiểm kê vật liệu:.........................................................................25
b) Kế toán đánh giá lại vật liệu:...................................................................26
4) Hạch toán vật liệu trên hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp:........................26
a) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung:...................26
b) Đối với doanh nghiệp áp dùng hình thức nhật ký sổ cái:........................27
c) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ.......................29
d) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ:...............30
6) Chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán nguyên vật liệu:............................33
a) Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu:............................................34
b) Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho:..................................................35
c) Xác định giá trị nguyên vật liệu tại một thời điểm kế toán:....................35
d) Điểm khác biệt giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu:.................................................36
7) Đặc điểm kế toán nguyên liệu, vật liệu ở một số nước:..............................37
a) Kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán Bắc Mỹ:.......................37
Hệ thống tài khoản kế toán Mỹ:...............................................................37
Sổ kế toán:...............................................................................................37
Các báo cáo tài chính:..............................................................................38
Hạch tốn ngun vật liệu:......................................................................38
b) Kế tốn ngun vật liệu trong hệ thống kế toán Pháp:............................41
Hệ thống tài khoản kế toán Pháp:............................................................41
Sổ sách kế toán:.......................................................................................41
Các báo cáo kế toán:................................................................................41
Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu trong hệ thống kế toán Pháp:........41
Kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho:...............................................44
Phần hai: Thực trạng hạch tốn ngun liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội.....................................................................................................................45
A) Đặc điểm chung của Điện lực Ba Đình - Hà Nội ảnh hưởng đến tổ chức hạch tốn:...........................................................................................................45
I) Q trình hình thành và phát triển của Điện lực Ba Đình:...................45
1) Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Điện lực Ba Đình:.........45
2) Chức năng, nhiệm vụ của Điện lực Ba Đình:..........................................45
3) Quy mơ, năng lực sản xuất và trình độ quản lý:......................................46
II) Khái quát đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Điện lực Ba Đình:....................................................................................47
1) Đặc điểm hoạt động kinh doanh ở Điện lực Ba Đình:............................47
2) Tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý:......................................................48
3) Đặc điểm sản phẩm và quy trình cơng nghệ:...........................................50
III) Tổ chức cơng tác kế tốn tại Điện lực Ba Đình:...................................51
1) Bộ máy kế tốn và kế tốn phần hành:....................................................51
2) Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu:....................................53