2.1 Khái quát về công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và thương mạ
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh
(Nguồn: phịng Tổ chức – Hành chính) GIÁM ĐỐC PGĐ. KỸ THUẬT PGĐ. KINH TẾ P. TÀI VỤ P. KH - KT P. TC - HC CÁC CÔNG TRƯỜNG BỘ PHẬN KCS
CÁC ĐỘI THI CÔNG XÂY LẮP
BỘ PHẬN KỸTHUẬT GIÁM SÁT THI CƠNG LĨNH VỰC
Nhìn vào sơ đồ tổ chức của công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh ta thấy nó được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, các phòng ban hỗ trợ cho phó giám đốc và giám đốc. Đứng đầu bộ máy quản lý của công ty là Giám đốc là người giữ vai trị lãnh đạo chung trong cơng ty, là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật, đại diện cho tồn bộ cán bộ cơng nhân viên trong công ty, chịu trách nhiệm kết quả và hoạt động trong kinh doanh của tồn doanh nghiệp. Giúp giám đốc cịn có phó giám đốc kỹ thuật và phó giám đốc kinh tế. Các phịng ban chức năng như phịng tổ chức hành chính, phịng tài vụ, phịng kế hoạch kỹ thuật giúp giám đốc theo các chun mơn của mình.
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
+ Giám đốc: là người trực tiềp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của công ty. Là người dại diện pháp nhân của công ty chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả hoạt động kinh doanh thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước bảo toàn và phát triển vốn cũng như đảm bảo đời sống cho công nhân viên.
+ Phó giám đốc kỹ thuật: có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty trong quản lý, điều hành các lĩnh vực:
- Công cụ kế hoạch và báo cáo thống kê. - công tác đấu thầu xây lắp.
- quản lý kỹ thuật chất lượng.
- Ứng dụng công nghệ mới, tiến bộ khoa học - kỹ thuật vào sản xuất. - Quản lý máy móc, thiết bị thi cơng.
- Xây dựng hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật
- An toàn lao động, vệ sinh mơi trường, phịng chống cháy nổ.
+ Phó giám đốc kinh tế: Có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty trong quản lý, điều hành các lĩnh vực:
- theo dõi lợi nhuận và chi phí, điều phối củng cố đánh giá dữ liệu tài chính.
- Dự báo yêu cầu tài chính, chuẩn bị ngân sách hàng năm, lên kế hoạch chi tiêu, phân tích những sai biệt, thực hiện động tác sửa chữa.
- phân tích đầu tư, quản lý danh mục đầu tư.
- Thiết lập và duy trì các quan hệ với ngân hàng và các cơ quan hữu quan khác.
- Theo sát và đảm bảo chiến lược tài chính đề ra.
+ Phịng TC - HC (tổ chức hành chính): phịng tổ chức hành chính gồm một trưởng phịng và các cán bộ chuyên viên đây là phịng chun mơn nghiệp vụcó nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty về tổ chức bộ máy quản lý Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quản lý sắp xếp nhân sự, tiền lương, chủ trì xây dựng các phương án về chế độ, chính sách lao động, đào tạo ; hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các phương án tổ chức bộ máy quản lý trong các đơn vị trực thuộc công ty, theo dõi công tác pháp chế, tham mưu cho giám đốc trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và các đơn vị trực thuộc ký các hợp đồng liên doanh, liên kết đúng pháp luật... theo dõi phong trào thi đua khen thưởng, kỷ luật.
+ Phòng KH - KT (phòng kế hoạch kỹ thuật): có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh; quản lý kỹ thuật các cơng trình đang thi cơng; quản lý theo dõi giá về các biến động về định mức, giá cả, lưu trữ, cập nhật các thay đổi và văn bản chính sách mới ban hành; làm hồ sơ đấu thầu các cơng trình do cơng ty quản lý, thiết kế các tổ chức thi công; nghiên cứu, tập hợp đưa ra các giai pháp công nghệ mới, đề xuất giám đốc đưa ra quyết định khen thưởng; chịu trách nhiệm quản lý quy trình, qui phạm, đảm bảo an tồn trong sản xuất kinh doanh như giám sát chất lượng cơng trình, quản lý thiết kế thi cơng các đội cơng trình; tổ chức cơng tác thống kê, lưu trữ, lập kế hoạch phát triển sản
xuất, kế hoạch xây dựng cơ bản; phụ trách soạn thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao khoán cho các đội xây dựng, thanh lý hợp đồng kinh tế.
Ngồi chức năng trên phịng kế hoạch kỹ thuật có nhiệm vụ quan trọng nữa là đấu thầu dự án. Đây là một việc làm đầy hấp dẫn có sự tập trung trí tuệ và năng lực của cán bộ chu mơn, chun ngành để tìm ra nhưng giải pháp tối ưu nhất của nhà thầu trong vấn đề đấu thầu để khai thác việc làm cho công ty.
+ Phịng tài vụ: Cung cấp thơng tin giúp lãnh đạo quản lý vật tư – tài sản – tiền vốn, các quỹ trong quá trình sản xuất kinh doanh đúng pháp luật và có hiệu quả cao. Thực hiện nghiêm túc pháp lệnh Kế tốn – Thơng kê, tổ chức hạch tốn kế tốn chính xác, trung thực các chi phí phát sinh trong q trình sản xuất và quản lý sản xuất. Đề xuất các ý kiến về huy động các khả năng tiềm tàng của các nguồn vốn có thể huy động để phục vụ sản xuất. Thực hiện các khoản thu nộp đối với ngân sách Nhà nước. Các khoản công nợ phải thu, phải trả được kiểm tra, kiểm soát kịp thời, thường xuyên, hạn chế các khoản nợ đọng dây dưa kéo dài. Lập kịp chính xác các báo cáo tài chính, quý, năm theo quy định hiện hành.
+ Các công trường: đây là bộ phận trực Tiếp thực hiện công việc xây dựng tại các công trường do cơng ty đề ra.
Như vậy, mỗi phịng ban có một chức năng riêng nhưng chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc đã tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vị trí, vai trị của mỗi phịng ban khác nhau nhưng mục đích vẫn là đảm bảo sự sống cịn của cơng ty.
Bên cạnh đó, do các cơng trình có địa điểm thi công khác nhau, thời gian thi cơng dài, mang tính chất đơn chiếc... nên lực lượng lao động của công ty được tổ chức thành các tổ, đội sản xuất, tổ chức hạch toán phụ thuộc. Mỗi
một đội sản xuất lại phụ trách thi cơng trọn vẹn một cơng trình hoặc một hạng mục cơng trình. Trong đó mỗi một đội sản xuất lại có thể tổ chức thành các tổ sản xuất. Tùy thuộc từng điều kiện và từng thời kỳ mà số lượng các tổ, đội sẽ thay đổi phù hợp với điều kiện cụ thể.
Các đội sản xuất, có các đội trưởng phụ trách thi cơng có trách nhiệm tổ chức thi công cùng với kỹ thuật của phịng Kế Hoạch – Kỹ thuật do cơng ty cử xuống. Mỗi một đội sản xuất có các tổ kế tốn có nhiệm vụ thanh quyết tốn với cơng ty theo từng khối lượng xây lắp hoàn thành. Cách tổ chức laođộng, tổ chức sản xuất, đồng thời sẽ tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp có thể khốn sản phẩm tới từng đội cơng trình, từng tổ sản xuất.