19. Ngày hiệu lực của Hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực ngay khi hai bên
CTY TNHH PERSTIMA (VIỆT NAM)
(Bên bán)
Nguyễn Văn Hợp
Giám Đốc Hiroshi SuminoTổng Giám Đốc
Trong quá trình mua nguyên vật liệu, chứng từ rất quan trọng là hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT cùng với Hợp đồng sẽ được gửi về phịng kế tốn. Khi nhận được các chứng từ này, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa chúng,
sau đó dùng làm căn cứ để ghi vào phiếu nhập kho, sổ Nhật ký chung,… Biểu II.6 là một ví dụ về hóa đơn GTGT trong q trình mua ngun vật liệu.
Trong quá trình mua, khi hàng mua chuẩn bị về tới doanh nghiệp, người đi nhận hàng sẽ thông báo về cho Cơng ty. Nhận được thơng báo, Phịng Kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập kho (02 liên) giao cho thủ kho. Nếu cần kiểm tra hàng trước khi nhập kho thì cán bộ phụ trách kỹ thuật sản xuất, thủ kho và người của Phịng Kinh doanh sẽ được bố trí để kiểm tra. Sau khi nhập kho, thủ kho cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho. Liên 1, thủ kho gửi lại cho Phòng Kinh doanh (nơi lập phiếu), liên 2 thủ kho dùng để ghi số thực nhập vào Thẻ kho sau đó sẽ giao lại cho Phịng Kế toán.
Phiếu nhập kho sau khi được đưa về Phịng Kế tốn, kế tốn kiểm tra lại và căn cứ vào hóa đơn GTGT, các chứng từ liên quan khác để hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu “Đơn giá” và “Thành tiền” trên phiếu nhập kho (biểu II.7). Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán, kế tốn ghi sổ Nhật ký chung(biểu II. 10) theo định khoản:
Nợ TK 152- Nuyên liệu, vật liệu: 457.986.730 Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ: 22.899.336
Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng: 480.886.066
Mặt khác, phiếu nhập kho sau khi hoàn chỉnh được dùng làm căn cứ để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu (biểu II.9).
Tóm lại, tồn bộ quy trình nhập ngun vật liệu được bắt đầu từ việc
lựa chọn tìm nhà cung ứng, ký kết hợp đồng mua bán, vận chuyển hàng, giao hàng, nhận hàng và nhập kho, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán. Các chứng từ như hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, … được luân chuyển và xử lý một cách khoa học. Toàn bộ trị giá nguyên vật liệu nhập kho do mua ngồi đựơc kế tốn ghi nhận theo giá vốn thực tế. Trong kỳ, toàn bộ số lượng, trị giá nguyên vật liệu nhập kho thể hiện trên các phiếu nhập kho được kế toán ghi nhận trên các sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Cuối kỳ, toàn bộ số lượng, trị giá của
từng thứ nguyên vật liệu đã nhập kho trong kỳ được kế toán phản ánh trên
“Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa” (biểu II.12). Bảng này sẽ cung cấp thông tin về tổng số lượng, tổng giá trị của từng thứ nguyên vật liệu (sản phẩm, hàng hóa) ở thời điểm đầu kỳ, trong cả kỳ và thời điểm cuối kỳ.