19. Ngày hiệu lực của Hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực ngay khi hai bên
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
đây: Đơn vị:……………… Địa chỉ:……………… Mẫu 08- VT QĐ 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, sản phẩm, hàng hóa)
Ngày……tháng …… năm…… Số:
- Căn cứ ……… số……..ngày……..tháng……..năm……của…………..…………..………….. - Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông, bà:…………..…………..…………..…………..………….. Trưởng ban Ông, bà: …………..…………..…………..…………..………….. ủy viên Ông, bà: …………..…………..…………..…………..………….. ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại:
STT T Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số luợng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 4
Ýkiến của ban kiểm nghiệm: ..…………..………… ..…………..………… ………… ..…………..………… ..…………..………
…………………………………………………………………
Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Trưởng ban
(Ký, họ tên)
Đối với những chuyến hàng mua về có giá trị lớn, nhiều chủng loại, … thì nhất thiết phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. Cách ghi chép biên bản kiểm nghiệm như sau:
- Cột D “Phương thức kiểm nghiệm” ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác xuất;
- Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hay phiếu giao hàng, …;
- Cột 2 và 3 ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm.
- ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ghi rõ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyên nhân đối với nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý;
- Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho bộ phận phụ trách cung tiêu, 1 bản giao cho phịng kế tốn.
Trong trường hợp nguyên vật liệu không đúng với số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm một liên nữa và kèm theo các chứng từ liên quan để gửi cho đơn vị bán nhằm giải quyết.
Hai là, kế toán nguyên vật liệu cần phải theo dõi chặt chẽ hơn nữa tình
hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu trong kỳ của các tổ sản xuất ở phân xưởng.
Hiện này việc sử dụng nguyên vật liệu không hết, cuối kỳ cịn thừa vẫn chưa được kế tốn ngun vật liệu theo dõi chặt chẽ. Điều đó thể hiện ở chỗ, cuối kỳ kế toán bộ phận sản xuất (Phân xưởng sản xuất) không nhất thiết phải báo cáo số nguyên vật liệu thừa lại cuối kỳ, trừ trường hợp thừa quá nhiều, nhưng Công ty lại không quy định rõ ràng mức thừa bao nhiêu thì được coi là “thừa quá nhiều”. Trong thực tế việc xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho
sản xuất không hết, thừa lại cuối kỳ là chuyện thường xảy ra. Nguyên nhân có thể là do xuất kho trong kỳ quá nhiều, do tiến độ sản xuất chậm (có thể do mất điện thường xuyên trong kỳ, máy móc hỏng, lao động thiếu, năng xuất lao động giảm, …). Số vật liệu thừa cuối kỳ có thể nhập lại kho hoặc để lại kỳ sau để tiếp tục sản xuất. ở Công ty, vật liệu thừa thường không nhập lại kho mà để kỳ sau tiếp tục sản xuất. Dó đó kế tốn ngun vật liệu cần phải nắm được trị giá của số nguyên vật liệu thừa cuối kỳ làm cơ sở tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. Bởi vì:
Chi phí ngun vật
liệu trực tiếp trong kỳ = Trị giá nguyên vật liệuthực tế xuất kho trong kỳ - Trị giá nguyên vậtliệu thừa cuối kỳ (*)
Mặt khác, thông qua trị giá số vật liệu thừa cuối kỳ giúp kế nguyên vật liệu phần nào đánh giá được tiến thực hiện kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất nhờ đó phát huy hơn nữa vai trò kiểm tra, giám sát của kế toán nguyên vật liệu, ngăn ngừa được các hành vi chộm cắp nguyên vật liệu của Công ty.
Để khắc phục hạn chế trên, kế toán cần phải yêu cầu, cuối kỳ phân xưởng sản xuất phải báo cáo số nguyên vật liệu thừa bằng “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” theo mẫu sau đây:
Đơn vị:……………… Địa chỉ:………………
Mẫu 08- VT
QĐ 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính