19. Ngày hiệu lực của Hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực ngay khi hai bên
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CỊN LẠI CUỐI KỲ
Ngày……tháng …… năm…… Số:
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng A B C D 1 E
Phụ trách bộ phận sử dụng
(Ký, họ tên)
“Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” do quản đốc phân xưởng lập ra trên cơ sở đã kiểm tra kỹ số lượng nguyên vật liệu thừa cuối kỳ ở phân xưởng. Nếu số ngun vật liệu thừa khơng cần sử dụng nữa thì sẽ nhập lại kho và lập phiếu nhập kho. Trong trường hợp số nguyên vật liệu thừa được để lại kỳ sau để tiếp tục sản xuất thì quản đốc lập ra Phiếu này (lập 2 liên). Liên 1 lưu lại, liên 2 gửi lên cho phịng kế tốn. Căn cứ vào Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ, kế tốn xác định chi phi nguyên vật liệu trong kỳ theo công thức (*) thơng qua bút tốn điều chỉnh (ghi âm):
Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ) Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ). Đồng thời mở sổ chi tiết chi phí cho kỳ sau và ghi bút tốn (mực thường):
Nợ TK 621- Chi phí ngun vật liệu trực tiếp (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ) Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ)
Ba là, cần phải xây dựng một hệ thống danh điểm vật tư.
Xây dựng danh điểm vật tư là việc quy định những ký hiệu cho từng thứ vật tư một cách khoa học, phù hợp với từng thứ vật tư; đảm bảo được tính dễ nhớ, dễ nhận diện, dễ kiểm tra. Tuy hiện nay chủng loại nguyên vật liệu của Công ty chưa phải là nhiều, nhưng trong chiến lược phát triển sản xuất, mở rộng quy mơ hoạt động thì chắc chắn chủng loại vật tư sẽ tăng lên nhiều. Nếu không xây dựng được một hệ thống danh điểm vật tư phù hợp thì sẽ gây khó khăn rất nhiều cho cơng tác quản lý, kiểm tra, hạch toán nguyên vật liệu. Mặt khác, Công ty thường xuyên sản xuất theo các đơn đặt hàng, mỗi đơn đặt hàng có những yêu cầu khác nhau về kích cỡ, chủng loại, chất lượng của từng thứ nguyên vật liệu sử dụng. Ví dụ đơn đặt hàng số 01 yêu cầu sử dụng loại dây thép 1và tôn lá loại MR nhưng đơn đặt hàng số 02 lại sử dụng dây thép 1.5 và tôn lá mạ thiếc loại Prime, … Cho nên, nếu không xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư sẽ rất hay nhầm lẫn giữa nguyên vật liệu sử dụng cho đơn đặt hàng này thành nguyên vật liệu sử dụng cho đơn đặt hàng kia,… dẫn đến sự khơng chính xác trong hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản
Về cách xây dựng danh điểm đối với nguyên vật liệu, có thể thực hiện bằng việc mở các tài khoản chi tiết theo nội dung kinh tế của nguyên vật liệu. Chẳng hạn, Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu; các tài khoản chi tiết cho tài khoản này như: TK 152.1- Vật liệu chính;
TK 152.2- Vật liệu phụ; …
Đối với vật liệu chính ở Cơng ty có thể quy định các danh điểm vật liệu như sau.
Tài khoản cấp 1
Tài khoản chi tiết
Tên nguyên vật liệu Tài khoản cấp 2 Tài khoản cấp 3 Tài khoản cấp 4
152 Nguyên liệu, vật liệu
152.1 Vật liệu chính 152.2 Vật liệu phụ … … 152.1.1 Dây thép 152.1.2 Tôn lá … … 152.1.1-1,0 Dây thép cỡ 1,0 152.1.1-1,5 Dây thép cỡ 1,5 … … 152.1.2-MR Tôn lá loại MR 152.1.2-PR Tôn lá loại Prime
… …
Một khi hệ thống danh điểm vật tư được xây dựng và Công ty áp dụng tin học vào cơng tác kế tốn thí sẽ phát huy được hiệu quả quản lý, hạch toán nguyên vật liệu.
Bốn là, tiến tới đầu tư trang bị công nghệ tin học vào cơng tác quản lý
nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng.
Hiện nay, cơng nghệ tin học phát triển không ngừng, tạo ra những ưu việt trong cơng tác quản lý, kế tốn. Nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng đã mạnh dạn đầu tư nhằm tin học hóa cơng tác quản lý, kế toán, cho phép nâng cao hiệu quả quản lý đồng thời tiết kiệm được chi phí sản xuất kinh doanh, qua đó tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát là một doanh nghiệp nhỏ, cho nên cơng tác quản lý và kế tốn ở Công ty cũng không quá phức tạp như các doanh nghiệp có quy mơ lớn. Nhưng điều đó khơng có nghĩa là khơng cần phải đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác quản lý và kế tốn. Vấn đề là ở chỗ lãnh đạo Cơng ty cần tính tốn kỹ lưỡng giữa chi phí đầu tư bỏ ra với kết quả thu lại để có phương án thích hợp. Dù sớm hay muộn, với quy mơ sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì vấn đề đưa tin học vào quản lý, kế toán cũng sẽ là một tất yếu.
Kết luận
Nguyên vật liệu là một bộ phận của tài sản lưu động trong các doanh nghiệp, do đó có vai trị rất quan trọng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng số lượng, quy cách, chất lượng các nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Vì lẽ trên, tăng cường cơng tác quản lý ngun vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Đề tài “Tổ
chức công tác kế tốn ngun vật liệu ở Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát” được nghiên cứu với mục đích chủ yếu là góp
phần hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát.
Đề tài là kết quả của sự vận dụng lý luận vào thực tiễn, bám sát thực tế cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại đơn vị. Ba vấn đề lớn, có ý nghĩa hết sức quan trọng trong phạm vi nghiên cứu đã được Đề tài làm sáng tỏ, đó là:
- Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất;
- Thực trạng cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất điển hình- Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát; - Những giải pháp để hoàn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu được xây dựng trên cơ sở thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất.
Em xin chân thành cảm ơn Bộ mơn Kế tốn doanh nghiệp- Học viện Tài chính; thầy NGUYỄN ĐÀO TÙNG- giảng viên Khoa Kế tốn, Học viện Tài chính và Cơng ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Quảng Phát đã giúp đỡ tận tình trong q trình nghiên cứu, tìm hiểu thực tế và hồn thành Đề tài.
Hà Nội, tháng 04/2005