2.3 Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại cụng ty
2.3.1 Thủ tục nhập kho và chứng từ sử dụng
Phũng vật tư của cụng ty chịu trỏch nhiệm lập kế hoạch và thực hiện thu mua nguyờn vật liệu khi cần thiết. Nhu cầu vật liệu cho sản xuất được thể hiện qua cỏc bản dự trự vật tư được lập cho từng hợp đồng, từng cụng trỡnh. Căn cứ vào nhu cầu nguyờn vật liệu, cỏc nhõn viờn phũng vật tư kiểm tra số liệu trờn thẻ theo dừi nguyờn vật liệu (thẻ kho) để xem xột về số tồn kho, nếu khụng cũn đỏp ứng được nhu cầu sản xuất thỡ tiến hành thu mua.
Với kế hoạch thu mua đặt ra, phũng vật tư tỡm nhà cung ứng tốt nhất trong danh sỏch đó được phờ duyệt. Trưởng phũng vật tư soạn thảo hợp đồng mua bỏn với nhà cung ứng. Sau khi được giỏm đốc phờ duyệt, cỏc nhõn viờn tiếp liệu tiến hành mua nguyờn vật liệu.
Khi nguyờn vật liệu về cụng ty, người mua phải kiểm tra ban đầu về
số lượng, chủng loại dựa trờn hoỏ đơn GTGT. Nguyờn vật liệu trước khi nhập kho phải kiểm tra của KCS về cỏc tiờu chuẩn, quy cỏch, phẩm chất nguyờn vật liệu. Kết quả kiểm tra đảm bảo yờu cầu thỡ người kiểm tra kớ vào “phiếu kiểm soỏt vật tư nhập kho”. Sau đú trỡnh phú giỏm đốc hoặc phú giỏm đốc duyệt. Khi cỏc thủ tục này hoàn tất thỡ cho nguyờn vật liệu nhập kho. Tại kho, thủ kho kiểm tra tờn hàng, số lượng,…
Nhõn viờn phũng vật tư căn cứ hoỏ đơn, phiếu kiểm soỏt vật tư để viết
phiếu nhập kho. Phiếu được lập thành 3 liờn, trỡnh giỏm đốc duyệt và sau đú dựng để nhập hàng. Sau khi nhập kho 1 liờn nhõn viờn thu mua giữ lại kẹp vào hoỏ đơn, phiếu kiểm soỏt chứng từ làm chứng từ thanh toỏn, 1 liờn thủ kho giữ làm chứng từ cập nhật thẻ kho của thủ kho, 1 liờn thủ kho giao cho phũng kế toỏn.
Vớ dụ : Ngày 21/12/2008 nhập kho thộp CT3Fi16 và thộp CT3d1 mua của chi nhỏnh cụng ty kim khớ Đụng Anh, cựng ngày nhận được húa đơn số 6969. Phũng vật tư viết phiếu nhập kho số 1018 để nhập vật liệu. Nguyờn vật liệu nhập kho phải qua kiểm tra quy cỏch chất lượng của phũng KCS thụng qua chứng từ kiểm soỏt là phiếu kiểm soỏt vật tư.
Bảng biểu 1:Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng khi mua nguyờn vật liệu
HOÁ ĐƠN
Mẫu số:01GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG
HN/2005B
Ngày 21 thỏng 12 năm 2008 Số :6969 Đơn vị bỏn hàng: Chi nhỏnh Kim khớ Đụng Anh
Địa chỉ : Khối 2B thị trấn Đụng Anh
Số tài khoản:…………………………………………………………………… Điện thoại: ………………………… MS:
Họ tờn người mua: Nguyễn Đức Thiện
Tờn đơn vị : Cụng ty TNHH NN MTV Cơ khớ Đụng Anh Địa chỉ : Khối 2A thị trấn Đụng Anh
Sốtài khoản:…………………………………………………………………… Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt MS: 0100106391
STT Tờn hàng húa,
dịch vụ
ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Thộp CT3 fi16 kg 502.7 12.571 6.319.442
2 Thộp CT3 d1 kg 196.2 13.809 2.709.326
Cộng tiền hàng: 9.028.768 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 451.438 Tổng tiền thanh toỏn : 9.480.206 Số tiền viết bằng chữ : Chớn triệu bốn trăm tỏm mươi nghỡn hai trăm lẻ sỏu đồng
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
Bảng biểu 2: Phiếu nhập kho nguyờn vật liệu PHIẾU NHẬP KHO Số 1018 Mẫu số:01-VT Ngày 21 thỏng 12 năm 2008 Nợ TK 152 : Cú TK 331 : Họ tờn người giao hàng: ễng Thiện nhập
Theo HĐ số 6969 ngày 21 thỏng 12 năm 2008 của Chi nhỏnh cụng ty Kim khớ Đụng Anh Nhập tại kho : Bà Mến Stt Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng húa) Mó số đvt Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thộp CT3Fi16 kg 502.7 502.7 12.571 6.319.442 2 Thộp CT3 d1 kg 196.2 196.2 13.809 2.709.326 Cộng 9.028.768
Phụ trỏch cung tiờu Kế toỏn trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
CễNG TY TNHH NN MTV CƠ KHÍ ĐễNG ANH Số : 4782/VT
PHIẾU KIỂM SOÁT VẬT TƯ NHẬP KHO
PHẦN NGUỒN GỐC
- Ngày nhập 21/12/2008 Tờn kho nhập : Bà Mến
-Tờn hàng: Thộp CT3 fi 16 Xuất xứ: Chi nhỏnh cụng ty Kim khớ Đụng Anh
-Theo phiếu mua hàng:
-Theo hợp đồng/Đơn hàng nào: Dàn khụng gian khu thể thao SV Bỏch Khoa
- Họ tờn người mua vật tư: Lại Đức Thiện
- Tờn nhà cung ứng: Chi nhỏnh cụng ty Kim khớ Đụng Anh - Số lượng hàng: 502.7 kg
PHẦN KIỂM TRA Tiờu chuẩn kiểm tra mó số:
Kết quả kiểm tra: Đạt 502,7 kg Thộp CT3 fi 16
Phũng KCS ký Phũng tài vụ ký Người nhập ký Thủ kho ký
(Ghi rừ họ tờn) (Ghi rừ họ tờn) (Ghi rừ họ tờn) (Ghi rừ họ tờn )
Kết luận:(Nếu đạt yờu cầu: Trỡnh phú giỏm đốc vật tư duyệt, nếu chưa đạt yờu cầu hoặc phải xử lý: Trỡnh đại diện lónh đạo duyệt)
Ngày 21thỏng 12 năm 2008 Ngày 21 thỏng 12 năm 2008