2.3 Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại cụng ty
2.3.2 Thủ tục xuất kho và chứng từ sử dụng
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trự vật tư đó được lập, khi phõn xưởng cú nhu cầu về nguyờn vật liệu thỡ phũng vật tư viết phiếu xuất kho cho phõn xưởng. Phiếu xuất kho sau khi được trưởng phũng vật tư ký duyệt xuống kho để nhận vật tư. Thủ kho sau khi kiểm tra tớnh hợp lệ của phiếu xuất kho thỡ tiến hành xuất kho và ký vào phiếu xuất kho, người nhận vật liệu ký vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn:
1 liờn giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho và định kỡ chuyển nờn phũng kế toỏn.
1 liờn giao cho người lĩnh vật tư 1 liờn thủ kho giữ
Ngoài ra đối với nguyờn vật liệu khụng xuất theo dự trự thường là
xuất kho cho quản lớ phõn xưởng thỡ xuất theo phiếu lĩnh. Cú nghĩa là ở phõn xưởng cú một quyển sổ lĩnh vật tư. Khi cú nhu cầu vật liệu thỡ nhõn viờn phõn xưởng mang quyển sổ lĩnh vật tư lờn phũng vật tư cho trưởng phũng vật tư kớ duyệt và viết phiếu sau khi được duyệt thỡ mang phiếu xuống kho để làm thủ tục xuất kho.
Trước hết phũng kỹ thuật lập bản dự trự vật tư, vớ dụ bản dự trự vật tư cho sản xuất giàn khụng gian khu thể thao sinh viờn Bỏch Khoa
CễNG TY TNHH NN MTV CƠ KHÍ ĐễNG ANH
Phũng vật tư
Số :……../………
(Trớch) BẢN DỰ TRÙ VẬT TƯ
Ngày 22 thỏng 12 năm 2008
Phũng, phõn xưởng sử dụng: PX kết cấu, phũng vật tư.
Tờn hàng sản xuất: DKG khu thể thao sinh viờn Bỏch Khoa Số lượng:…… Hợp đồng/ Lệnh sản xuất: ĐH Bỏch Khoa Ngày ….. thỏng…. năm…. Mó cụng trỡnh: STT Tờn vật tư Đ/vị Số lượng Vật tư thay thế (hoặc bổ sung) Đơn vị lĩnh Ghi chỳ 1 Thộp CT3fi16 kg 355 PX kết cấu 2 Thộp CT3 d5 kg 31.4 PX kết cấu ……..
Giỏm đốc duyệt Người lập biểu Phụ trỏch bộ phận sử dụng
Bản dự trự vật tư là cơ sở để viết phiếu xuất kho.
PHIẾU XUẤT KHO Số 1308
Ngày 22 thỏng 12 năm 2008 Nợ :621
Cú: 152
Họ, tờn người nhận: Bà Võn kết cấu địa chỉ,(bộ phận): DKG khu TTSV BK
Lý do xuất kho: ……………………………………………………………… Xuất tại kho: Bà Mến
Stt Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng húa) Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thộp CT3 fi16 kg 355 355 12.684 4.502.820 2 Thộp CT3 d5 kg 31.4 31.4 15.476 485.946 Cộng 4.988.766
Xuất, ngày 22 thỏng 12 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Phụ trỏch cung tiờu Người nhận Thủ kho
Hiện nay để thuận tiện cho việc giỏm sỏt và ghi sổ, đồng thời do điều kiện sử dụng kế toỏn mỏy trong cụng tỏc kế toỏn, cụng ty đang ỏp dụng ghi thẻ song song để hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu. Cụng tỏc kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu được thực hiện đồng thời cả ở kho và phũng kế toỏn
* Ở kho:
Việc ghi chộp theo dừi cỏc hoạt động nhập kho, xuất kho và quản lý tồn kho được thực hiện trờn thẻ kho.
Thẻ kho được mở cho từng thứ nguyờn vật liệu và mở theo năm và trờn đú chỉ ghi chộp theo dừi chỉ tiờu số lượng nguyờn vật liệu .
Khi nhận được cỏc phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho tiến hành kiểm tra tớnh hợp lệ của phiếu xuất kho, nhập kho để ghi sổ thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tớnh ra số tồn kho và ghi vào cột tồn kho trờn thẻ kho.
Cụng ty TNHH nhà nước một thành viờn cơ khớ Đụng Anh hạch toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung .vỡ vậy khi hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu kế toỏn sử dụng tài khoản 152.
Tài khoản 1521 –Nguyờn vật liệu chớnh Tài khoản 1522 – Nguyờn vật liệu phụ
Bảng biểu 6: thẻ kho
Công ty TNHH Nhà Nớc Một Thành Viên Cơ Khí Đơng Anh Khối 2A thị trấn Đông Anh
Thẻ kho- Tháng 12 năm 2008 Mã Vt Ngày Ct Số Ct Diễn giải Sl Nhập Sl Xuất Tồn kho AL000 1 - - Tồn đầu kỳ AL000 1 15/12/2008 L804 9 Nhập kho phục vụ sản xuất 52 202 52 202 AL000 1 15/12/2008 L804 9 Nhập kho phục vụ sản xuất 49 972 1021 74 AL000 1 20/12/2008 ĐPB1
Xuất kho cho phõn xưởng sản xuất sp 1021 74 AL000 1 - - Tổng nhập/xuất trong kỳ 1021 74 1021 74 AL000 1 - - Tồn cuối kỳ
Kế toỏn nguyờn vật liệu của cụng ty khụng phản ỏnh ngay cỏc ngiệp vụ xuất ,nhập vật tư vào sổ kế toỏn mà thường ghi vào sổ kế toỏn theo dừi và thẻ kho vào cuối thỏng.Việc hạch toỏn như vậy là khụng đỳng với nguyờn tắc “cơ sở dồn tớch”.Do hạch toỏn khụng đỳng nguyờn tắc như vậy sẽ dẫn đến việc ghi chộp khụng chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ xuất ,nhập vật tư vỡ sẽ bỏ sút hoặc thờm cỏc ngiệp vụ thực tế khụng phỏt sinh.Làm ảnh hưởng đến quỏ trỡnh sử dụng và hiệu quả quản lý nguyờn vật liệu, tỏc động đến chớ phớ đầu vào của quỏ trỡnh sản xuất.
* Ở phũng kế toỏn: Định kỳ 10 ngày một lần kế toỏn xuống kho lấy chứng từ nhập – xuất nguyờn vật liệu. Kế toỏn kiểm tra số liệu giữa thẻ kho của thủ kho và phiếu, nếu thấy số liệu khớp nhau thỡ ký nhận vào thẻ kho.
Sau khi nhận mang phiếu về phũng kế toỏn, kế toỏn nguyờn vật liệu kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đú nhập dữ liệu vào mỏy. Đến cuối thỏng kế toỏn in bảng kờ phiếu xuất kho, bảng kờ phiếu nhập kho, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Kế toỏn đối chiếu số liệu giữa thẻ kho của thủ kho với số liệu ở bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn do chương trỡnh kế toỏn mỏy cung cấp bao gồm số liệu chi tiết của từng thứ, từng loại nguyờn vật liệu .
Ngoài ra, kế toỏn nguyờn vật liệu đối chiếu giữa thẻ kho với bảng kờ phiếu xuất, bảng kờ phiếu nhập. Như vậy cú thể thấy trỡnh tự kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu của cụng ty như sau:
Nhập dữ liệu Phiếu nhập Kế toỏn mỏy xử lý Phiếu xuất Bảng tổng hợp Nhập -Xuất -Tồn Bảng kờ Nhập Bảng kờ Xuất Thẻ kho của thủ kho Đối chiếu Cuối thỏng
Kế toỏn nguyờn vật liệu khụng sử dụng sổ chi tiết nguyờn vật liệu cho từng thứ nguyờn vật liệu mà chỉ đối chiếu giữa thẻ kho với bảng kờ phiếu nhập, bảng kờ phiếu xuất và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Trờn cỏc bảng này khụng cho phộp theo dừi cỏc nghiệp vụ nhập, xuất theo từng thứ nguyờn vật liệu.Vỡ vậy để thuận tiện cho việc theo dừi và quản lý, cụng ty nờn đưa sổ kế toỏn chi tiết theo từng thứ nguyờn vật liệu vào sử dụng.
-Cơ sở lập: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất trong thỏng và sổ chi tiết nhập xuất tồn thỏng trước.
-Phương phỏp lập: vớ dụ ở bảng biểu dưới.
+ Dũng số sư đầu thỏng: Lấy số liệu ở sổ chi tiết NVL này thỏng trước chuyển sang (dũng cộng, cột tồn)
VD: Số dư cuối thỏng 11 của NVL cú mó AL0001 là 0 nờn số dư đầu thỏng 12 là 0
+ Dũng số phỏt sinh: Căn cứ vào cỏc chứng từ nhập xuất kho thực tế phỏt sinh trong thỏng để ghi theo thứ tự vào cỏc dũng ngang của sổ
VD: Theo chứng từ nhập kho số 48 ngày 31thỏng 12 đối với vật tư cú mó AL0001 ,số chứng từ L8049 với số tiền là 2 030 894 712đ.
+ Do doanh nghiệp tớnh giỏ trị NVL xuất kho theo đơn giỏ đớch danh, nờn mỗi lần xuất cú thể xỏc định được ngay đơn giỏ xuất, và được ghi ngay vào cột đơn giỏ xuất.
+ Cột tồn cuối thỏng:
VD: Tồn cuối thỏng của thộp tấm là 0.
- Tỏc dụng: Sổ chi tiết nhập xuất tồn dựng để theo dừi số lượng và giỏ trị của vật liệu, cụng cụ dụng cụ nhập-xuất-tồn trong thỏng, đồng thời nú là cơ sở để ghi và bảng kờ nhập-xuất-tồn.
Bảng biểu 7: Sổ chi tiết nguyờn vật liệu (mó AL0001)thỏngnăm 2008
Số tồn cuối thỏng = Số tồn đầu thỏng + Số lượng (giỏ trị) NVL, CCDC nhập trong thỏng _ Số lượng (giỏ trị) NVL,CCDC xuất trong thỏng
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN NVL CHÍNH: TK 1521
-Cơ sở lập: Căn cứ vào sổ chi tiết nhập - xuất - tồn vật liệu, cụng cụ dụng cụ và cỏc chứng từ cú liờn quan.
-Phương phỏp ghi:
+ Cột đầu thỏng: Lấy số dư cuối thỏng trước của bảng kờ thỏng trước chuyển sang theo dũng của từng thứ vật tư
+ Cột xuất trong thỏng: Căn cứ vào dũng tổng cộng ở cột xuất trong thỏng của sổ chi tiết nhập xuất tồn từng loại NVL
+ Cột tồn cuối thỏng: Lấy số tồn cuối thỏng của từng sổ chi tiết NVL để ghi VD: Số tồn cuối thỏng của NVL thộp tấm là 0.
+ Dũng cộng: Cộng dồn từ trờn xuống ở cột nhập và cột xuất, cũn cột tồn cuối thỏng được tớnh theo cỏch tớnh tương tự như ở sổ chi tiết NVL.
Đồng thời với việc ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, sau khi nhõn được cỏc hoỏ đơn, chứng từ thanh toỏn cới người bỏn hàng, kế toỏn ghi vào sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn và nhật ký chứng từ số 5 để theo dừi quỏ trỡnh thanh toỏn với người bỏn.
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
-Cơ sở lập: Căn cứ vào phiếu nhập kho và chứng từ thanh toỏn -Phương phỏp lập: vớ dụ theo bảng biểu số 9
+Số dư đầu thỏng này căn cứ vào số dư cuối thỏng trước trờn sổ chi tiết phải trả người bỏn (cựng người bỏn) thỏng trước chuyển sang
VD: số dư đầu thỏng 12 năm 2008 của tài khoản phải trả chi người bỏn là 858
868 868đ .
+ Dũng số phỏt sinh trong kỳ: Căn cứ trực tiếp vào cỏc phiếu nhập kho (cú tờn của người bỏn hàng) và cỏc chứng từ thanh toỏn để ghi
+Căn cứ vào cỏc hoỏ đơn, phiếu nhập kho kế toỏn ghi số hiệu, ngày thỏng của chứng từ, hoỏ đơn vào cỏc cột 2,3
+ Số dư cuối thỏng
Số dư cuối thỏng = số dư đầu thỏng + số phỏt sinh cú - số phỏt sinh nợ
VD: - Số dư cuối thỏng của cụng ty vật tư tổng hợp Hà Tõy là 148.064.225đ. Dược tớnh như sau:
Số dư cuối thỏng = 858.868.868+48.866.528-858.868.868
=48.866.528 đ.
Tỏc dụng của sổ chi tiết số thanh toỏn với người bỏn : Số chi tiết thanh toỏn
với người bỏn ding để theo dừi tỡnh hỡnh nhập NVL, CCDC do mua ngoài và tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn. Cuối thỏng tớnh ra số dư và tớnh dũng tổng cộng, cộng sổ chi thiết thanh toỏn của từng người bỏn, đối chiếu kiểm tra đỳng khớp số liệu hàng ngang cột dọc để ghi vào Nhật ký chung phải trả người bỏn.
2.4 Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu.
Cụng ty Cơ Khớ Đụng Anh hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn và đăng ký nộp thuế theo phương phỏp khấu trừ. Vỡ vậy kế toỏn sử dụng TK152 để phản ỏnh số hiện cũn, số phỏt sinh của nguyờn vật liệu và sử dụng cỏc Tk liờn quan khỏc như TK133, TK331,TK111, TK141, TK621, TK627,...
2.4.1 Kế toỏn tổng hợp nhập nguyờn vật liệu.
Nguyờn vật liệu ở cụng ty cơ khớ Đụng Anh được nhập từ nhiều nguồn khỏc nhau và chủ yếu là do mua trong nước và một số loại nguyờn vật liệu như cỏc loại fero được nhập khẩu từ nước ngoài.
Sau đõy là một số nghiệp vụ :
NV1-Ngày 21 thỏng 12 nhập kho 502.7kg thộp CT3fi16 của chi nhỏnh cụng
ty kim khớ Đụng Anh theo húa đơn 0009696,giỏ 12.571đ/kg tương ứng với số tiền 6.319.442đ.Thuế giỏ trị gia tăng 5%,nộp thuế theo phương phỏp khấu trừ. Kế toỏn nguyờn vật liệu sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho và húa đơn để nhập liệu vào màn hỡnh phiếu nhập mua (NM) theo trỡnh tự như đó trỡnh bày ở phần kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu. Phiếu này được định khoản như sau:
Nợ TK 1521: 6.319.442 Nợ TK1331: 315.972
Nv2: Nhập mua thộp của cụng ty Kim Khớ Đụng Anh, phiếu nhập kho số 318
ngày 21/12nhập 502,7 kg thộp CT3fi16 và 196,2 kg thộp CT3d1 kốm húa đơn số 9696 ngày 21/12 thanh toỏn qua chuyển khoản.
Với phiếu nhập này, kế toỏn sẽ nhập dữ liệu ở màn hỡnh phiếu nhập mua như đó trỡnh bày ở phần kế toỏn chi tiết. Số liệu sau khi được nhập sẽ tự động lờn bảng kờ phiếu nhập, sổ nhật ký mua hàng và cỏc sổ cỏi và sổ chi tiết liờn quan khỏc.
Nv được định khoản như sau:
Nợ TK1521: 9.028.768 Nợ TK1331: 451.438
Cú TK 3311: 9.480.206
Căn cứ giấy bỏo Nợ của ngõn hàng Nụng nghiệp Đụng Anh kế toỏn tiền gửi ngõn hàng sẽ nhập dữ liệu ở màn hỡnh của phiếu “ BN” theo định khoản sau :
Nợ TK3311: 9.480.206
Cú TK 11212 : 9.480.206
Bảng biểu 10 : Giấy bỏo nợ
NGÂN HÀNG NễNG NGHIỆP ĐễNG ANH
KHỐI 2B THỊ TRẤN ĐễNG ANH GIẤY BÁO NỢ Ngày 21/12/2008 Kớnh gửi : Cụng ty TNHH NN MTV Cơ khớ Đụng Anh Khối 2A thị trấn Đụng Anh
Hụm nay, chỳng tụi xin bỏo đó ghi Nợ tài khoản của Quý cụng ty số tiền sau:
Chi tiết Số tiền
Thanh toỏn cho Chi nhỏnh cụng ty Kim Khớ Đụng Anh
9.480.206
Số tiền viết bằng chữ : Chớn triệu bốn trăm tỏm mươi nghỡn hai trăm lẻ sỏu đồng.
Ngõn hàng Nụng nghiệp Đụng Anh Ngày 21hỏng 12ăm 2008
Mua nguyờn vật liệu thanh toỏn ngay bằng tiền mặt:
ễng NHó mua thộp phế liệu cú mó vật tư FRA0018 nhập kho ngày 11/12 năm 2008 theo húa đơn 6974, số lượng nhập kho la :24.184 kg, đơn giỏ là 6.500đ/kg, thuế gtgt 5%.
Với nghiệp vụ này kế toỏn nguyờn vật liệu nhập dữ liệu ở phiếu nhập và khụng nhập thuế gtgt được khấu trừ. Kế toỏn tiền mặt nhập dữ liệu ở phiếu chi về thuế gtgt được khấu trừ và tổng tiền thanh toỏn theo định khoản
Nợ TK1521 : 157.196.000 Nợ TK1331 : 7.859.800 Cú TK111 : 165.055.800
Dữ liệu sau khi nhập sẽ lờn cỏc sổ chi tiết, bảng kờ phiếu nhập nguyờn vật liệu. Số liệu này khụng được định khoản vào sổ cỏi tài khoản.
Kế toỏn tiền mặt căn cứ phiếu chi tiền mặt để nhập dữ liệu ở màn hỡnh “phiếu chi” . Dữ liệu nhập ở phiếu chi sẽ lờn cỏc sổ cỏi tài khoản.
Đơn vị : Cụng ty TNHH NN MTV cơ khớ Đụng Anh Mẫu số 02 – TT Địa chỉ: Khối 2A thị trấn Đụng Anh.
PHIẾU CHI Quyển số: Ngày11 thỏng 12 năm 2008 Số: 1645 Nợ TK152 Nợ TK1331 Cú: TK1111 Họ tờn người nhận tiền: ễng San.
Địa chỉ : Phũng kinh doanh cụng ty TNHH Anh Minh. Lý do chi: Thanh toỏn mua phế liệu
Số tiền: 165.055.800 đ.
(Viết bằng chữ :Một trăm sỏu lăm triệu ,khụng trăm năm lăm nghỡn ,tỏm trăm đồng chẵn)
Kốm theo:……………01………………………….chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, ghi họ tờn) Đó nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Một trăm sỏu lăm triệu ,khụng trăm năm lăm nghỡn ,tỏm trăm đồng chẵn)
Ngày 11 thỏng 12 năm 2008
Thủ quỹ Người nhận tiền
(Ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Bảng Biểu 12 : Sổ chi tiết thộp phế liệu
Bảng biểu 13 :Sổ cỏi tk 111-ngày 11/12/2008.
Nguyờn vật liệu của cụng ty chủ yếu được xuất dựng cho cụng việc sản xuất sản phẩm ,dựng cho cụng cuộc quản lý phõn xưởng và cỏc hoạt động cần thiết phục vụ cho ụng ty.
NV1 :Ngày 31/12 Xuất kho thộp phế liệu cú mó vật tư FRA0018 (bảng biểu 11) phục vụ cho sản xuất theo chứng từ DPB 1 số lượng 14.280kg với đơn giỏ 7.100 đ/kg tương ứng với 101.388.000 .
Căn cứ phiếu xuất kho, kế toỏn nguyờn vật liệu nhập dữ liệu ở màn hỡnh phiếu xuất(PX) theo trỡnh tự như phiếu xuất đó được trỡnh bày ở phần hạch toỏn chi